新時期中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的思路探究

1、    新時期中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的思路探究    陳麗摘 要：在新時期的背景下，對中學(xué)檔案管理進行信息化建設(shè)，對檔案信息的儲存提供了便利條件，提高了檔案信息的安全性與利用率，對學(xué)校的發(fā)展具有重要意義?；诖?，本文將闡述新時期中學(xué)檔案管理存在的問題，以基礎(chǔ)建設(shè)、工作標(biāo)準(zhǔn)、安全維護以及引進人才為切入點，深入探究新時期中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的思路，旨在能夠發(fā)揮信息化的作用，提高中學(xué)檔案管理的科技化水平，為中學(xué)的檔案管理參考。關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)在中學(xué)，如果實現(xiàn)了檔案信息化管理，能夠為學(xué)校開展相關(guān)的工作提供保障，同時能夠促進中學(xué)學(xué)校長久發(fā)展

2、。在新時期的大背景下，信息技術(shù)以較快的方式推廣、普及，同時傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適合中學(xué)檔案管理的需求，因此可以將信息化引入檔案管理之中，建立更加科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，全面提高中學(xué)檔案管理的有效性。1 新時期中學(xué)檔案管理存在的問題雖然我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)展較快，但是受傳統(tǒng)思想的影響，部分中學(xué)并沒有積極引進信息化的檔案管理方式，具體表現(xiàn)在以下幾方面：（1）管理理念滯后。目前，在新時期的背景下，中學(xué)的辦學(xué)規(guī)模不斷增加，所以應(yīng)該加大對檔案管理的重視。但是，在當(dāng)前的檔案管理中，由于傳統(tǒng)觀念、方式的限制，很難提高檔案管理的質(zhì)量。同時，中學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)在很大程度上并未重視檔案管理工作，所以很難提高檔案管理的信息化水平

3、；（2）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。在部分中學(xué)中，由于資金、技術(shù)等因素的限制，基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，很難落實信息化建設(shè)。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的主要原因就是，中學(xué)將大部分的資金投入到教學(xué)中，如采購教學(xué)設(shè)施、擴展校園規(guī)模等，無法及時將檔案管理軟件、掃描儀、刻錄儀等信息化檔案管理設(shè)備引進校園，直接制約了檔案管理信息化建設(shè)；（3）認知不充分。缺乏對數(shù)字化概念的認識，僅僅人為檔案信息化建設(shè)就是將原本紙質(zhì)的信息錄入計算機中，并且大部分以人工的方式開展工作，所以無法發(fā)揮信息化管理的作用。（4）專業(yè)性較弱。目前，中學(xué)并沒有引進專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)人才，并將人才培養(yǎng)的重點放在教學(xué)工作中，其目的就是提高教學(xué)質(zhì)量。由于工作人員并不具備

4、專業(yè)的技能，所以就會直接影響信息化建設(shè)的程度1。2 新時期中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的思路2.1 重視中學(xué)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)為了提高中學(xué)檔案管理的信息化水平，工作人員應(yīng)該加大對檔案的管理力度。同時，在日常的管理工作中，還需要將檔案的信息化建設(shè)納入工作流程中，以便從根本上發(fā)揮管理工作的價值。在實際工作中，中學(xué)校園需要加大檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，進而完善檔案管理的制度內(nèi)容，前面記錄學(xué)校中教師出勤、工作情況以及學(xué)生的日常出勤情況等。在中學(xué)檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該加強對相關(guān)的條例、制度進行完善，為檔案的管理工作提供保障、監(jiān)管，并結(jié)合中學(xué)的實際需求，確定檔案信息化建設(shè)、管理的流程，充分利用信息化技

5、術(shù)，優(yōu)化中學(xué)檔案管理工作，并將管理工作的內(nèi)容落實在具體的工作人員上。另外，為了能夠促進檔案信息化建設(shè)的步伐，中學(xué)應(yīng)該加強辦公室自動化建設(shè)，以便更好的發(fā)揮信息化管理的作用，使相關(guān)的工作人員能夠通過計算機，對檔案內(nèi)容進行修正、查閱以及儲存，從根本上提高中學(xué)檔案信息的利用率。2.2 完善中學(xué)檔案信息化建設(shè)的工作標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理的信息化建設(shè)中，需要基于信息化的方式，對中學(xué)檔案信息進行全方位的管理。但是，在管理的過程中，如果想要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息錄入計算機中，就需要耗費大量的精力、時間。同時，紙質(zhì)檔案在類型方面存在著一定的差異，就需要電子數(shù)據(jù)設(shè)置不同的文件類型。如今，由于電子文檔的管理方式在功能、結(jié)構(gòu)等

6、方面具有顯著的差異，因此很難實現(xiàn)共享檔案信息的目的，并且檔案管理工作的開放性、通用性依然有很大的進步空間。例如：當(dāng)中學(xué)開始使用某一種檔案管理軟件之后，經(jīng)過一段時間以后就會對其進重編、放棄，這樣的方式不僅增加了學(xué)校成本支出，還會影響檔案管理信息化建設(shè)的信心，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的效率。因此，為了保證中學(xué)檔案信息化管理的兼容性，就需要對文件的格式、業(yè)務(wù)規(guī)范進行統(tǒng)一掛辦理，從而加強檔案管理的效率。在信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該明確具體的建設(shè)目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理的程序，進而完善中學(xué)檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。2.3 做好中學(xué)檔案信息化建設(shè)的安全維護在中學(xué)中，檔案通常記錄著教師的科研成果、實踐教學(xué)經(jīng)驗等，具有較高

7、的應(yīng)用價值，并且與中學(xué)學(xué)校的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，為了避免檔案信息發(fā)生泄露，在信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該重視中學(xué)檔案信息化管理的安全維護。具體來說，在建設(shè)信息化檔案管理的工作中，工作人員應(yīng)該充分認識到檔案當(dāng)前面臨的風(fēng)險、為了可能發(fā)生的風(fēng)險。對此，在建設(shè)的過程中可以采用防病毒入侵技術(shù)、電子信息恢復(fù)技術(shù)、加密技術(shù)等安全防范技術(shù)，以此來保證中學(xué)檔案信息的安全性。除此之外，中學(xué)的檔案管理工作還可以采用異地備份的方式，即在異地存放該學(xué)校的檔案信息，由于外部、內(nèi)部等因素而造成檔案信息的泄露、損壞，從而保護檔案信息的完整性、安全性。例如：對于中學(xué)中較為珍貴的檔案資料，可以將同質(zhì)備份、異質(zhì)備份兩種方式結(jié)合起來，相

8、互彌補其中的不足，同時采用縮微品形式增強檔案信息的保護效果。2.4 引進中學(xué)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才中學(xué)檔案信息化建設(shè)的成功效果與工作人員的技能、素質(zhì)有著直接的關(guān)系，因此需要引進專業(yè)的技術(shù)人才。在新時代的大背景下，中學(xué)檔案管理的工作人員需要具有較高的創(chuàng)新能力，并且需要深入掌握信息化管理方式的重要性。另外，在實際工作中，中學(xué)學(xué)校應(yīng)該重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，其培訓(xùn)的內(nèi)容包括：基礎(chǔ)計算機知識、實踐操作技能等。經(jīng)過一段時間的培訓(xùn)以后，能夠有效推進中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進程，優(yōu)化學(xué)校的管理工作。同時，為了保證檔案管理信息化建設(shè)的進程，中學(xué)還應(yīng)該積極引進專業(yè)的、高素質(zhì)的技術(shù)人才，以此來推動檔案信息

9、化的建設(shè)。此外，在信息化建設(shè)的過程中，還需要充分利用全新的、先進的管理軟件、管理技術(shù)，并在正式入職以前進行崗位培訓(xùn)，增強工作人員的能力，并強化思想素質(zhì)。對于檔案管理的工作人員而言，應(yīng)該具有保密的基本素質(zhì)，嚴(yán)禁將中學(xué)檔案中的信息泄露，全面提高檔案管理的質(zhì)量，為學(xué)校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)2。3 結(jié)語綜上所述，目前部分中學(xué)檔案管理工作中，依然存在很多問題，需要一起中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，積極引進信息化管理方式。以此為基礎(chǔ)，中學(xué)更加重視了檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)，完善了檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，同時加強了對檔案信息化管理的安全維護，引進了更多先進的技術(shù)人才，為實現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)提供了保障。所以，在中學(xué)的發(fā)展中，可以將文中的方式應(yīng)