HY酒店業(yè)采購(gòu)部工作程序

1、hy酒店業(yè)采購(gòu)部工作程序 hy酒店業(yè)采購(gòu)部工作程序之相關(guān)制度和職責(zé)，采購(gòu)部工作程序第一節(jié):采購(gòu)基本程序一、采購(gòu)審批程序:流程表:使用部門經(jīng)理倉(cāng)庫(kù)主任采購(gòu)部經(jīng)理財(cái)務(wù)部成本主管財(cái)務(wù)部經(jīng)理主管副總總經(jīng)理二、采購(gòu)審批權(quán)限采購(gòu)內(nèi)容. 采購(gòu)部工作程序br>第一節(jié):采購(gòu)基本程序br>一、采購(gòu)審批程序:br> 流程表:使用部門經(jīng)理倉(cāng)庫(kù)主任采購(gòu)部經(jīng)理財(cái)務(wù)部成本主管財(cái)務(wù)部經(jīng)理主管副總總經(jīng)理br>二、采購(gòu)審批權(quán)限br>采購(gòu)內(nèi)容限制金額批準(zhǔn)人br>庫(kù)存物品$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元br>生鮮、食品$ 元至$元br>$ 元至$元br>

2、;$ 元至$元br>家私$ 元至$元br>$ 元至$元br>文具$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元br>辦公設(shè)備$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元 br>日常修理配件$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元 br>工程設(shè)備$ 元至$元br>$ 元至$元br>$ 元至$元br>三、基本程序:br>1、使用部門申購(gòu);br>2、報(bào)價(jià);br>3、報(bào)批;br>4、訂貨入倉(cāng)。br>四、采購(gòu)貨品分為:br>1、貨倉(cāng)存貨補(bǔ)充:倉(cāng)庫(kù)管理人員要常常檢查庫(kù)

3、存貨品的存量的變化,貨品庫(kù)存量到達(dá)最低界線時(shí),填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單。庫(kù)存最低線,也稱采購(gòu)線,是酒店為保證供應(yīng),減少資金積壓而確定的訂貨點(diǎn)的庫(kù)存量,它主要依據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限,進(jìn)貨容易易以及訂貨到進(jìn)貨入庫(kù)時(shí)天數(shù)等因素確定。z#br>2、部門新增物料:各部門固業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時(shí),由各部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單,按采購(gòu)審批程序獲得批準(zhǔn)后,由采購(gòu)部組織實(shí)施。l1wvhbr>3、部門更替舊有設(shè)備或物品:當(dāng)酒店的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)至一定周期時(shí),操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等均要按實(shí)際使用狀況更新、補(bǔ)充。br>(3)庫(kù)存數(shù)量;br>(4)最近一次訂貨單價(jià);br>(5)最近一次訂

4、貨數(shù)量;br>(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。br>送采購(gòu)部經(jīng)理初審,采購(gòu)部經(jīng)理應(yīng)把倉(cāng)庫(kù)交來(lái)采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn),并注明到貨時(shí)間,退一份回倉(cāng)庫(kù)。采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?按倉(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)容要求,選定相應(yīng)供應(yīng)商,提出采購(gòu)看法,標(biāo)明本次申購(gòu)單每種商品的價(jià)格,按采購(gòu)審批程序報(bào)批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,采購(gòu)部馬上組織實(shí)施,一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特別狀況,要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。br>2、部門新增物品采購(gòu)程序;br> 假設(shè)部門欲增置新物料,部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)查閱每年編制計(jì)劃,弄清計(jì)劃是否包括該項(xiàng)目等,如沒(méi)有預(yù)算,應(yīng)攢寫有關(guān)報(bào)告,連同“采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)部,采購(gòu)部按酒店有關(guān)采購(gòu)程序和

5、審批程序進(jìn)行辦理,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織實(shí)施。br>3、部門更新替舊設(shè)備和物品采購(gòu)程序:br>如部門欲替換舊有設(shè)備或物品,應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報(bào)告給主管副總及財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。經(jīng)審批后,將一份遺失或損壞報(bào)告和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)部,采購(gòu)部按酒店采購(gòu)程序和審批程序辦理有關(guān)審批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,組織采購(gòu)。br>4、食品飲料,煙酒的采購(gòu)程序br>酒店中的食品和飲料天天消耗量很大,其中有些食物可以存放較長(zhǎng)時(shí)間,但有些食物存放卻不能。例如:海鮮、凍品、三鳥、肉類和蔬菜等就不同,有些物料還有有效使用日期限制。所以采購(gòu)部需要與各出品部、餐飲部,酒吧和成本會(huì)計(jì)有緊密合作。

6、作出適當(dāng)?shù)牟少?gòu),就食物飲料而言。天天都有不同種類和數(shù)量的需求。各出品部的用料因營(yíng)業(yè)狀況變化較大,申請(qǐng)購(gòu)買的手續(xù)也跟其他方法不盡相同。.br>(1)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果及各部門餐飲用料的采購(gòu)申請(qǐng),由各出品部、酒吧、各餐飲部門總廚或主管,依據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)狀況,猜測(cè)明天用量,填寫每日市場(chǎng)購(gòu)貨表,采購(gòu)部按每月兩次定價(jià)的價(jià)格填上,經(jīng)餐飲部門經(jīng)理及質(zhì)量成本監(jiān)督審核后,便可以 落單或直接到市場(chǎng)選購(gòu)。br>(2)蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果的供應(yīng)商選定:以上貨品購(gòu)買可采納合約形式固定價(jià)格,并可保證貨源,采購(gòu)部、出品部、餐飲營(yíng)業(yè)部和成本會(huì)計(jì)主任必須合作,進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較,選定供應(yīng)

7、商。采購(gòu)部要邀請(qǐng)供應(yīng)商對(duì)酒店常常使用的餐飲用料提供七到十五日的報(bào)價(jià),采購(gòu)部組織市場(chǎng)調(diào)查,根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格,與供應(yīng)商確定固定的十五日供應(yīng)價(jià),在此確認(rèn)期間內(nèi),供應(yīng)商將按此固定價(jià)提供酒店所需的物料,這些報(bào)價(jià)和供應(yīng)商的選定必須送交主管副總和總經(jīng)理審核方為有效。br>(3)選擇供應(yīng)商,除合計(jì)其價(jià)格是否合理外,亦需合計(jì)到其供應(yīng)能力和供貨水平的穩(wěn)定性,需要對(duì)下面幾點(diǎn)進(jìn)行比較:br>a、哪一家供應(yīng)商的價(jià)格最低;br>b、哪一家的質(zhì)量最高;br>c、哪一家具備提供相同水平酒店的供貨經(jīng)驗(yàn)。br>d、哪一家供應(yīng)商最誠(chéng)實(shí)。- 、燃料和c5采購(gòu)程序br>采購(gòu)部依據(jù)餐飲部營(yíng)業(yè)狀況與工

8、程部、餐飲部編制每日c5燃油、石油氣、柴油采購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃,按采購(gòu)審批程序辦理審批。br>6、修理零配件各工程物料采購(gòu)程序br>采購(gòu)部依據(jù)工程部每月上報(bào)每月用量計(jì)劃,有計(jì)劃辦理審批手續(xù),并組織實(shí)施。br>7、部門急用和零星用品、辦公用品的采購(gòu)程序br>采購(gòu)部按酒店采購(gòu)工作程序和審批程序辦理。br>六、審核采購(gòu)申請(qǐng)單br>1所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián),采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后,整份共四聯(lián)交給倉(cāng)庫(kù),經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主任復(fù)核送采購(gòu)部。br>2、采購(gòu)申請(qǐng)單一共四聯(lián),在經(jīng)審批批準(zhǔn)后:第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用。第二聯(lián)采購(gòu)部存檔并組織采購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)主任存檔核實(shí)。第四聯(lián)

9、部門存檔。br>3、審定采購(gòu)申清單:當(dāng)采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)單后、應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。br>(1)簽置核對(duì):檢查采購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置,核對(duì)其是否正確。br>(2)數(shù)量核對(duì),復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗,決定采購(gòu)申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。br>4、選定供應(yīng)商。br>(1)聯(lián)系供應(yīng)商,可以利用 。 或其他通訊途徑向供應(yīng)商索要資料,報(bào)價(jià)及樣品,供應(yīng)商資料可從以下來(lái)源獲得。br>a、營(yíng)業(yè)代表的來(lái)訪;br>b、供應(yīng)商目錄及郵寄小冊(cè)子;br>c、刊物或 黃頁(yè),報(bào)刊的廣告;br>d、網(wǎng)上查詢。br>(2)有關(guān)部門的介紹。選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)是十分重要的環(huán)

10、節(jié),所以要合計(jì)以下條件:br>a、穩(wěn)固財(cái)政;最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商,因這樣對(duì)堅(jiān)持酒店貨品的水準(zhǔn)、數(shù)量及交貨期有一定的保證;br>b、品質(zhì)的統(tǒng)一,所選擇的供應(yīng)商必須能供應(yīng)符合酒店要求的物品,令酒店堅(jiān)持一貫穩(wěn)定水平;br>c、地區(qū)假設(shè)品質(zhì)或數(shù)量上可以接受的話,最好選擇本地的供應(yīng)商,從而節(jié)省運(yùn)什費(fèi),且聯(lián)系方便,易于隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行狀況;br>d、價(jià)格:如所有供應(yīng)商供應(yīng)貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求,選擇供應(yīng)商要選擇價(jià)格最低的一個(gè),假設(shè)品質(zhì)條件不同則應(yīng)與申購(gòu)部門共同合計(jì),協(xié)商核定最符合酒店要求的供應(yīng)商;br>e、維護(hù)保養(yǎng):如所購(gòu)買的物品是需要日后修理保

11、養(yǎng)的,選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng),對(duì)設(shè)備等項(xiàng)目的購(gòu)買,采購(gòu)員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)修理方法。同時(shí),事先一定要向工程部了解所購(gòu)物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容,以免造成不能配套或無(wú)法安裝的狀況。i/bvbr>b、客房部、康樂(lè)城物品:主管客房副總經(jīng)理、客房部經(jīng)理、娛樂(lè)部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)成本;br>c、工程部、其他部門物品:主管工程副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)成本。br>4、供應(yīng)單位確定后,采購(gòu)部門向供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià),由于酒店物品的價(jià)值和數(shù)量較大時(shí),可以和供應(yīng)商作議價(jià),以進(jìn)一步達(dá)成對(duì)酒店較為有利的協(xié)議。而且議價(jià)方式不僅可以在價(jià)

12、錢方面洽談,甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細(xì)節(jié)都可以商磋。降低價(jià)格對(duì)酒店有直接的利益。在以下?tīng)顩r下,儀價(jià)是沒(méi)有多大作用的,但盡力嘗試。br>a、小數(shù)額的購(gòu)買;br>b、唯一供應(yīng)的來(lái)源;br>c、法律規(guī)定的價(jià)格;br>d、己定折扣之價(jià)目表;br>e、緊俏的市場(chǎng)商品。br>當(dāng)一切步驟完成后,采購(gòu)部便可將有關(guān)資料填寫在采購(gòu)申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目?jī)?nèi),連同所有報(bào)價(jià)單和推舉供應(yīng)商的報(bào)價(jià),交給主管副總和總經(jīng)理批準(zhǔn)。、定購(gòu):采購(gòu)申請(qǐng)單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后,交回采購(gòu)部,采購(gòu)部便安排分派采購(gòu)申請(qǐng)單給有關(guān)的部門,而采購(gòu)員應(yīng)立即準(zhǔn)備采購(gòu)單給供應(yīng)商,及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)單是酒店正式給予供應(yīng)商的

13、授權(quán)文件,此份定單一式三份,而其中所列的供應(yīng)商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價(jià)格必須與己批準(zhǔn)之采購(gòu)申請(qǐng)單相同。采購(gòu)單一式三聯(lián):第一聯(lián)供應(yīng)商;第二聯(lián)采購(gòu)部;第三聯(lián)財(cái)務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián)。采購(gòu)定單要注明資料:br>a、貨品供應(yīng)商的名稱、地址及有關(guān)資料br>b、采購(gòu)申請(qǐng)單的號(hào)碼;br>c、訂單日期;br>d、需求部門;品名、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、數(shù)量、單價(jià)、包裝要求、交貨日期、運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn);br>f、總值;br>g、付款方法。br>6、合同:有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的需求,工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品的定購(gòu),采購(gòu)部要以采購(gòu)合同代替采購(gòu)訂單。采購(gòu)合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件,一經(jīng)

14、簽置,雙方便需遵守合同上的細(xì)則。br>(1)、合同的目的:br>a、買賣雙方通過(guò)合同確認(rèn)雙方的責(zé)任,保證雙方利益;br>b、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后,彼此各執(zhí)一份以作為憑證,完善合同的效力;br>c、合同足以約束買賣雙方的行為,減少違約事件發(fā)生,保證合同的有效執(zhí)行。br>(2)、工程合同細(xì)則應(yīng)具體列明br>a、工作范圍物料供應(yīng),安裝家私設(shè)備;br>b、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法;br>c、其他費(fèi)用雜項(xiàng)開(kāi)支、超時(shí)、工人工資、保險(xiǎn)費(fèi)等的承當(dāng);br>d、完成工期和工程進(jìn)度界定方法;br>e、延期完工的賠償;br>f、保養(yǎng)期及修理事項(xiàng)

15、的規(guī)定;br>g、工程進(jìn)度款,保證金等的付款方法和規(guī)定。br>(3)物品或服務(wù)性采購(gòu)合同細(xì)則應(yīng)列明:br>a、具體采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)明的:名稱、產(chǎn)地、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝的規(guī)定。br>b、交貨期限,運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn);br>c、付款細(xì)則和驗(yàn)收方法;br>d、修理保養(yǎng)辦法及收費(fèi);br>e、保修的年限;br>f、接受或拒絕貨品程序和處理方法;br>g、什么情形下可取消合同;br>h、合法的權(quán)利及義務(wù)。br>八、其他;br>1、采購(gòu)定單的跟催br>當(dāng)定單發(fā)出后,采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。br>以下?tīng)顩r采購(gòu)部需要跟催的:br>(1)物品未能依期交貨;br>(2)交負(fù)數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入;br>(3)新定的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商;br>(4)唯一來(lái)源但有問(wèn)題的供應(yīng)商;br>(5)供應(yīng)商未能履行合同責(zé)任。br>2、采購(gòu)定單取消br>(1)酒店取消定單:br> 如因某種原因,酒店需要取消己發(fā)出之定單,供應(yīng)商可能提出取消的賠償,故采購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能的問(wèn)題及可行解決方法,以便報(bào)總經(jīng)理作出決定。br>(2)供應(yīng)商取消定單:br>如因某種原因,供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購(gòu)部必須能找到另一供應(yīng)商并馬上通知需求部門。為保證