手把手教您用excel為員工核定年休假天數(shù)

1、手把手教您用excel為員工核定年休假天數(shù)帶薪年休假（Paid Annual Leave ）簡稱年休假，是指職 工連續(xù)工作一年以上可以享受的一定時間的帶薪的假期，是 我國員工福利制度的一項重要組成部分。很多HR新手往往不知道該從何著手去理解年休假的政 策法規(guī)，以及應該用何種方式為員工準確核定年休假，這樣 較易導致員工無法及時享受到應有的福利、影響勞動關系的 和諧穩(wěn)定。本人以前核算過企業(yè) 5000多名員工2012年度年休假的 工作，由于單位人數(shù)眾多、人員類別又多樣化，核算過程的 艱辛可想而知，當然從中也積累了一些實用的心得、體會與 大家一同分享。政策法規(guī)篇要想準確核定年休假，首先要對當前年休假的

2、相關政策 法規(guī)有一個全面的了解，可供研讀的文件有三個，分別是：職工帶薪年休假條例（國務院令第514號）、企業(yè)職工帶薪年休假實施辦法（人社部令第1號）以及關于企業(yè)帶薪年休假 有關問題的復函（人社廳函（2009） 149 號）。文件中幾乎每個條款都可以進行深入的研究，本文主要 選取其中和年休假天數(shù)核定有關的幾個條款和常見案例加 以解析：（一）、工齡和年休假的關系案例1 :“剛大學畢業(yè)的小張和有30年社會工齡的老王 是同一時間進某單位工作的，工作崗位、性質也都一樣，一 年以后小張得知自己可以開始休年休假了，很高興，但隨后 他發(fā)現(xiàn)老王從去年就開始享受年休假了，而且今年年休假的 天數(shù)還比自己多10天，小

3、張心想，難道是單位核定錯了嗎？” 職工帶薪年休假條例中的第二條和第三條分別規(guī)定“職工連續(xù)工作1年以上的，享受帶薪年休假”、“職工累計工 作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20 年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天?！钡诙l 說的是“什么時候開始享受年休假”、第三條說的是“到底能夠 享受幾天”。搞清楚這兩條的關系就可以解釋本案例了，小張和老王雖然是同一時間進單位的，但由于其累計社會工齡不同造成最終享受的年休假起始時間和天數(shù)的不同。老王在 進單位前已經(jīng)曾經(jīng)連續(xù)工作一年以上，所以新進單位其實就 符合享受年休假的 條件，只不過當年的享受天數(shù)要再進行 折算（詳見下文），而小張大

4、學剛畢業(yè)沒有社會工齡，必須 連續(xù)工作一年以上才能開始享受年休假。另外，兩人的累計 社會工 齡也不同，一年以后，小張累計社會工齡是1年，老王累計社會工齡是 31年，所以小張的年休假天數(shù)和老王的年休假天數(shù)肯定是不同的，這也體現(xiàn)了工齡越長福利越好 的基本原則。（二）、休假起始日和天數(shù)折算案例2: “剛大學畢業(yè)的小張2011年7月1日進單位工作，他知道要做滿一年才有年休假，但是這一年是怎么算的呢？是明年7月1日還是明年1月22日（過年）開始就有？ 做滿一年后，也是休息5天嗎？這5天應該在啥時候休完？” 本案中小張是應屆畢業(yè)生，以前沒有工齡，所以在新單位應至少工作滿1年，即從2012年7月1日起開始享受

5、2012 年度的年休假。年休假一般情況下都是休當年度的，而且這 個“當年度”是指自然年度，即當年的1月1日到12月31日。 小張是2012年7月1日才符合享受條件的，所以根據(jù)企 業(yè)職工帶薪年休假實施辦法第五條的規(guī)定需要進行折算后 才能計算出他2012年7月1日到2012年12月31日之間還 能使用的年休假天數(shù)，具體折算方式如下：（當年度在本單位剩余日歷天數(shù)+365天）X職工本人全年應當享受的年休假天數(shù)“當年度在本單位剩余日歷天數(shù)”可以從日歷上數(shù)出來，也就是 7月1日到12月31日一共有幾天；“職工本人全年應當享受的年休假天數(shù)”根據(jù)上面說到的條例第三條的規(guī)定可以得知，小張是5天，所以折算公式為：

6、(31+31+30+31+30+31)+365 X5=2.5205 根據(jù)政策規(guī)定，折算后小數(shù)點之后的數(shù)字將全部舍去，也就是說小張最后可以享受的2012年度的年休假天數(shù)為2天，截止日期到 2012年12月31日為止。從 2013年1月1日到2013年12月31日之間，正好是一 個自然年度，就不用再進行折算了，即2013年度小張可以休5天。(三) 、社會工齡的核定方法根據(jù)以上2點可以看出，年休假天數(shù)核定的基礎就是員 工的累計社會工齡，那么累計社會工齡核定的基礎又是什么 呢？關于 企業(yè)帶薪年休假 有關問題的復函 中的第二點對此做了詳細解釋，本文中就不再贅述了。在此筆者重點提 醒一下：員工依法服兵役期

7、間也應計算為累計社會工齡，即 軍齡算作工齡，HR可以根據(jù)員工提供的退伍證等有效 證明將此年限計算進去。實際操作篇1、前期核定工作一一先根據(jù)該員工的勞動手冊或人事檔案中其他相關證明材料上的社會工齡記錄進行工齡的核 算，確定一共有多少個月的社會工齡，以及是否曾經(jīng)連續(xù) 工 作一年以上。并將相關原始資料進行備份、歸檔。日后如果 有新進員工，也可以在辦理入職手續(xù)時讓其簽署工齡確認表， 讓員工對HR的核定結果進行簽字確認，以避免日后產(chǎn)生不 必要的糾紛。2、 計算準備工作一一新建一張excel表格，將本單位入職時間錄入A2單元格（格式最好設為“年-月-日”，如 2011-02-03），社會工齡工作年限可用公

8、式在B2單元格計算【公式：總社會工齡的月份數(shù) /12】（如果要做得細一點，也 可以先把總社會工齡的月份數(shù)錄B2單元格，即每進來一個員工都核定一下，然后錄入，再在C列用公式：=B2/12拖動 句柄操作）接下來就是核算員工年休假的重頭戲了老員工算法3、針對去年就在單位工作的老員工一一先要計算其在“本單位工作年限”，可用公式在C2單位格計算，以計算2012年年休假為例【公式：=（"2011-12-31"-A2+1）/365】公式解析：因為老員工的工齡除了在外單位工作的工齡 外還要加上在本單位工作的工齡，所以先算截止當年年底該 員工一共做了幾天，即用當年年底的“年月日”減去該員工入

9、 職本單位的“年月日”再加1天（如果不加上這1天最后算出 來可是會少一天的哦）算出天數(shù)除以365天即可算出做了幾年。再次提醒：工齡是核定年休假天數(shù)的基礎，一定要做實做細、按實操作4、有了社會工齡（第2點中得出）和本單位工齡（第 3 點中得出）后就應該進行工作年限的匯總，可在D2單元格設置工齡匯總【公式：=B2+C2】，接著選擇D2單元格用exce 中的條件格式功能將大于 10年工齡和大于20年工齡的人用 不同顏色的色塊標識出來，具體操作（因excel版本不同會有些許差異）：開始條件格式新建規(guī)則 選擇規(guī)則類型“只為包含以下內(nèi)容的單元格設置格式”，單元格值，大于或等于 20用紅色，大于或等于 10

10、用綠色當然，此處用條件格式來做雖然簡單但對某些有更高追求的同志來說還是希望用公式來實現(xiàn)此功能，所以下文（新 員工算法）中還會介紹另一種用公式直接計算的方法，兩種 方法都可以達到需要的效果。5、 對不同社會工齡的老員工用色塊標出后，再用excel 中的篩選功能篩選不同色塊，比如篩選綠色色塊，則所有總工作年限大于等于10年但小于20年的員工都可以篩選出來 了，E2列可以作為當年可休年休假天數(shù)的核定列，直接手動輸入10，拖動句柄復制即可。同樣方法可以將工齡大于20年的員工篩選后在 E2列錄入15,將無色塊的篩選后錄入 5, 即可完成全員核算工作。這樣，只要前期核定工齡正確，即 使是上百人、上千人也可

11、以在很短的時間內(nèi)進行年休假天數(shù) 的快速核定。新員工算法新進單位員工算法較為復雜，需要分為兩類：6、第一類是新進單位但在之前有工作經(jīng)驗且已經(jīng)曾經(jīng) 連續(xù)工作一年以上的員工一一這類員工按照目前人保局關 于年休假的口徑規(guī)定剛進新單位就應當給予其法定年休假（上文案例1中也有提及），由于一般此類員工不會正巧是 1月1日進單位的，所以需要進行折算才能確定當年度應該 給他休的年休假天數(shù)（具體法條可參見：企業(yè)職工帶薪年 休假實施辦法以及上文中的案例2）。假設王某符合上述條件，是2011年2月3日進本單位的工作，問他2011年能享受幾天年休假？公式如下：【二TRUNC("2011 -12-31"

12、;-A2+1)/365*IF(AND(D2<10,D 2>0),5,IF(and(D2>=10,D2<20),10,IF(D2>=20,15,0)】公式解析：這個公式看似比較復雜，我們需要以中間的 乘號為界限，分前半段和后半段進行分析。前半段【"2011-12-31"-A2+1)/365】這個公式其實就是計算從員工新進單位時間到本單位剩余的日歷天數(shù)后再除以365天進行天數(shù)計算(即1號令第五條中規(guī)定的“當年度在本 單位剩余日歷天數(shù)+ 365天”)。后半段【IF(AND(D2<10,D2>1),5,IF(and(D2>=10,D2

13、<20),10,IF(D2> =20,15,0)】是職工累計工作年限所對應的年休假法定天數(shù)的 計算，即“職工累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天； 已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休 假15天?！?可以看出，此段公式就可替代上文老員工算法 中第4點的條件格式，所以利用 excel可嘗試多種做法，最 后結果其實都一樣的。將以上兩個公式算下來的結果相乘，會得出一個小數(shù)， 比如4.56164383561644,根據(jù)年休假實施辦法的規(guī)定“折 算后不足1整天的部分不享受年休”，所以用 TRUNC函 數(shù)對計算結果進行取整(小數(shù)點后都舍去)，最后此人2011年度可享受年

14、休假天數(shù)可以計算出來，為4天。只要這個對這條公式充分理解了，那么其它人員的年休 假核算都不是難事了。7、第二類新進人員是指以前從來沒有參加過工作，現(xiàn) 在新進單位工作的職工，比如應屆畢業(yè)生，這類職工沒有社 會工齡，應該從他畢業(yè)后與單位建立勞動關系后計算其工齡， 在本單位連續(xù)工作一年以后再享受國家法定年休假。所以這類員工應該比其他員工多一列一一“年休假享受 起始日期”(假設在g列)，以確定他第二年從哪一天開始符 合享受年休假的條件，即他的入職日期往后推算一年的日期， 所以g2單位格【公式：=DATE(YEAR(A2)+1,MONTH(A2),DAY(A2) 】，比如應屆 生小王的入職日期是 201

15、1-02-03，用此公式計算后，年休假 享受起始日期為“ 2012-02-03 ”。當然，2012-2-3以后他能享受幾天年休假也是要進行折 算的，使用的公式和上文第6點是相似的，把前半段公式【"2011 -12-31"-A2+1)/365 】改為【"2012-12-31"-g2+1)/365 】 即可。企業(yè)福利假算法除了國家法定年休假以外，很多企業(yè)為了完善本企業(yè)的 福利體制、增強人才競爭力，會制定有福利年休假，也就是 額外多給員工的年休假，當然這種算法是按照各個企 業(yè)的 規(guī)則制度來的?，F(xiàn)在多數(shù)企業(yè)的做法是先做滿一年，然后按照員工在本企業(yè)的工作年限給予福利年休假，但是一般福利年休假會隨著法定年休假的增加而減少（因為老員工工齡長，法定年休假假期也長，所以福利年休假可適當減少）， 以達到新老員工間的平衡。以我們企業(yè)為例：1年昇計工作對間10年:按照上面的規(guī)定可以編制出如下