物業(yè)作業(yè)：印鑒及證照管理規(guī)定

1、物業(yè)作業(yè)：印鑒及證照管理規(guī)定 物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書:印鑒及證照管理規(guī)定 1.目的 確保公司各類印鑒、證照的統(tǒng)一規(guī)范管理及正常、合理使用。 2.范圍 適用于公司及各部門。 3.職責(zé) 3.1總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)各類公司級(jí)公章和證照的保管和使用,并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。 3.2各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門各類公章和證照的保管或授權(quán)其他人保管,并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。 4.方法和過程掌握 4.1印鑒的管理 4.1.1管理原則 a.印鑒保管須指定專人負(fù)責(zé),并填寫印鑒、證照登記表。 b.需加蓋公章的部門或個(gè)人向本部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,說(shuō)明蓋章的目的、用途、范圍等,填寫印鑒使用申請(qǐng)表,經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可蓋章。但管理處各類票據(jù)及體系文件

2、各類格式化協(xié)議可免于登記。 c.各部門新刻或改制印鑒,須報(bào)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可辦理,并由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)登記備案。 d.印鑒必需嚴(yán)格保管,如遇丟失、損壞或被盜時(shí),應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向部門經(jīng)理和總經(jīng)理辦公室主任匯報(bào),予以備案,準(zhǔn)時(shí)辦理補(bǔ)刻手續(xù),并追究部門及相關(guān)人員的責(zé)任。 4.1.2公司公章 a.因工作需要開具公司法人代表證明書、法人授權(quán)委托證明書的部門或個(gè)人,必需報(bào)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后加蓋公司公章。 b.因工作需要開具公司介紹信的部門或個(gè)人,需說(shuō)明用途、范圍,經(jīng)部門經(jīng)理同意后由總經(jīng)理辦公室主任審批并加蓋公章。 c.以公司名義對(duì)外發(fā)文須由總經(jīng)理辦公室主任審核文件后,加蓋公司公章。 d.各部門有關(guān)資料、文

3、件如需加蓋公司公章,經(jīng)手人應(yīng)將需蓋章文件及經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)的印鑒使用申請(qǐng)表提交總經(jīng)理辦公室主任審核,辦理登記手續(xù)后,方可加蓋公司公章。 4.1.3公司合同章 以公司名義簽訂的各類合同,需按合同管理程序相關(guān)規(guī)定,履行有關(guān)審批手續(xù)后方可加蓋公司合同章。 4.1.4部門公章 a.以部門名義張貼、外發(fā)(公司以外)的各類文件需加蓋部門公章。 b.體系文件規(guī)定使用的各類文件/協(xié)議,須加蓋部門公章后方有效。 c.向顧客發(fā)放的管理費(fèi)收費(fèi)通知單和催繳單需加蓋部門公章。以管理處名義下發(fā)的各類違規(guī)通知單需經(jīng)部門經(jīng)理同意后,加蓋部門公章。 d.管理處開具的各類證明需經(jīng)部門經(jīng)理同意后加蓋部門公章。 4.1.5特別原因

4、需借公司公章外出公干,須填寫印鑒、證照領(lǐng)(用)申請(qǐng)表,說(shuō)明用途和特別原因,經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽批同意后方可借出;歸還公章時(shí),須將借用公章所蓋文件的復(fù)印件一并交付備查;凡發(fā)覺借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題,將嚴(yán)肅追究借用人的責(zé)任; 4.1.6凡需使用空白介紹信或證明,須書面申請(qǐng)說(shuō)明用途,并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后,方可加蓋公章;空白介紹信和證明若沒用完,應(yīng)如數(shù)退回,不得挪作他用; 4.1.7總經(jīng)理辦公室主任外出時(shí),應(yīng)將公章交給總經(jīng)理辦公室指定的臨時(shí)代管人保管,不得擅自交給他人代管代用;代管人在此期間受本管理規(guī)定的約束,并對(duì)代管結(jié)果負(fù)責(zé)。 4.2各類證照的管理 4.2.1各類證照包

5、括各類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類稅務(wù)登記證(包括國(guó)稅、地稅)、各類收費(fèi)許可證、停車場(chǎng)收費(fèi)價(jià)目表、機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)許可證、企業(yè)代碼證及有關(guān)榮譽(yù)證明。 4.2.2各部門應(yīng)指定專人對(duì)各類證照進(jìn)行管理,并登記在印鑒、證照登記表上?，F(xiàn)場(chǎng)擺放或懸掛的證照需保證安全和干凈。 4.2.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫印鑒、證照領(lǐng)(借)用申請(qǐng)表,經(jīng)部門經(jīng)理同意后,方可使用。 4.2.4總經(jīng)理辦公室要確保公司各類證照的有效性,各部門經(jīng)理須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司總經(jīng)理辦公室代為辦理。 4.2.5各部門在取得各類證照時(shí),須報(bào)送復(fù)印件一份至公司資料室,由資料室進(jìn)行登記備案。在每次修改體系文件時(shí),品質(zhì)管理部須與資料室對(duì)接,以備更改質(zhì)量手冊(cè)中公司簡(jiǎn)介。 4.3公章使用審批規(guī)定 用章事項(xiàng)用章審批人 1、以公司名義發(fā)出的各類文件和信函總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理或總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人 2、財(cái)務(wù)報(bào)表 開設(shè)帳戶總經(jīng)理或財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理總經(jīng)理 3、人事調(diào)動(dòng)職員入戶人事管理部經(jīng)理人事管理部經(jīng)理 4、各種行政事務(wù)部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理辦公室主任 6、重大業(yè)務(wù) 一般業(yè)務(wù)總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理部門經(jīng)理 7、法律文書總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理 5.質(zhì)量記錄表格 *wy6.3-z01-01-f1印鑒、證