試論如何推進(jìn)社保檔案管理的民生化及信息化

1、    試論如何推進(jìn)社保檔案管理的民生化及信息化    摘 要：近年來(lái)，隨著社會(huì)保障制度的完善，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面不斷增大、參保人數(shù)也逐漸增多。社會(huì)保障制度的快速發(fā)展，對(duì)我國(guó)的社保檔案管理提出了新的要求。然而，傳統(tǒng)的社保檔案管理中存在很多問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)保障制度快速發(fā)展的需要。本文討論了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題探討了推進(jìn)社保檔案管理民生化和信息化的具體方式，對(duì)于提高我國(guó)社保檔案的管理效率，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和公平具有重要的意義。關(guān)鍵詞：社保檔案管理；民生化；信息化社保檔案管理是我國(guó)實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)公平的重要途徑

2、。具體來(lái)說(shuō)，當(dāng)公民辦理社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生一份相應(yīng)的社保檔案，這份檔案會(huì)隨著公民的就業(yè)、繳費(fèi)、調(diào)動(dòng)、退休等情況而發(fā)生相應(yīng)地變化，幾乎關(guān)系到參保公民的一生。當(dāng)參保公民達(dá)到社會(huì)保障金的領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，由社會(huì)保障部門(mén)按照他們的參保情況，給他們發(fā)放相應(yīng)的社會(huì)保障金，以此來(lái)保障他們的最基本生活需要。因此，社保檔案管理關(guān)系到每個(gè)參保公民的個(gè)人權(quán)益。本文中，我們探究了推進(jìn)社保檔案管理民生化與信息化的具體方法，對(duì)于提高我國(guó)社保檔案的管理效率具有重要的意義。1 社保檔案管理現(xiàn)狀（一）管理人員素質(zhì)偏低目前，我國(guó)社保檔案管理人員的平均職業(yè)素質(zhì)偏低，給檔案的管理工作帶來(lái)了很多負(fù)面的影響。具體來(lái)說(shuō)，一些社保檔案管理機(jī)構(gòu)由于

3、管理制度不夠完善，不注重對(duì)管理人員職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，在沒(méi)有對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)和考核的前提下就讓他們直接進(jìn)入崗位，導(dǎo)致他們?cè)跈n案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。例如，一些管理人員的素質(zhì)較低，對(duì)前來(lái)咨詢(xún)、辦理社保檔案的群眾不夠耐心和周到；而另一些管理人員的職業(yè)技能不夠過(guò)硬，無(wú)法有效地完成社保檔案的管理工作。（二）管理方法落后我國(guó)當(dāng)前的社保檔案管理主要還是基于紙質(zhì)檔案，管理過(guò)程較為繁瑣，管理效率一直難以提高。具體來(lái)說(shuō)，社保檔案的管理分為兩個(gè)過(guò)程。第一個(gè)過(guò)程是檔案的建立。一份檔案的建立要經(jīng)過(guò)紙質(zhì)檔案收集、整理、上架等多個(gè)步驟，在這個(gè)過(guò)程中要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。第二個(gè)過(guò)程是檔案的轉(zhuǎn)移。首先參保人員要向新

4、參保機(jī)構(gòu)提交書(shū)面申請(qǐng)，相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)后會(huì)發(fā)出同意接收函，然后辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，在手續(xù)完結(jié)后通知參保人員，整個(gè)檔案的變動(dòng)過(guò)程十分麻煩。另外，社保檔案管理機(jī)構(gòu)還需定期檢查檔案的庫(kù)存、分類(lèi)和完整等狀況，并提交書(shū)面匯報(bào)，不僅耗費(fèi)人力還容易出錯(cuò)。2 推動(dòng)社保檔案管理的民生化（一）提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案管理的民生化離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人員，因此我們必須加強(qiáng)對(duì)管理者素質(zhì)和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，全面提升其綜合素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，首先要加強(qiáng)對(duì)工作人員服務(wù)理念的培訓(xùn)，通過(guò)將服務(wù)態(tài)度納入考核標(biāo)準(zhǔn)、完善服務(wù)反饋等方式，幫助他們樹(shù)立“以人為本”的服務(wù)態(tài)度，進(jìn)而保障民生化檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。然后，要加強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。一方面，

5、要鼓勵(lì)他們積極參加省檔案局組織的培訓(xùn)，了解最新的行業(yè)知識(shí)和技能。另一方面，在本地檔案局內(nèi)部，針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的辦理、檔案的利用等具體流程展開(kāi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而保證民生化檔案管理的高效運(yùn)行。其次，要注重檔案管理人才的隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)在各個(gè)管理部門(mén)之間開(kāi)展體育運(yùn)動(dòng)、業(yè)務(wù)比賽等方式，增強(qiáng)個(gè)人的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，培養(yǎng)融洽的團(tuán)隊(duì)合作氛圍，進(jìn)而保障民生化檔案管理有條不紊地展開(kāi)。（二）完善檔案管理的管理制度檔案管理的民生化離不開(kāi)完善的檔案管理制度，因此我們要針對(duì)民生化檔案管理的要求，整合資源，建立科學(xué)的社保檔案管理機(jī)制。具體來(lái)說(shuō)，首先按照新的社會(huì)保險(xiǎn)分類(lèi)細(xì)則重新整理當(dāng)前的檔案制度，及時(shí)保障參保人員

6、的個(gè)人權(quán)益。例如，在2016年的城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)中，納入人群、繳費(fèi)金額、大病范圍、報(bào)銷(xiāo)比例較2015年都有所變化。因此，我們需要針對(duì)這些變化對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行添加、修改、刪除等各項(xiàng)制度整合。其次，針對(duì)國(guó)家沒(méi)有明文提出的具體問(wèn)題，當(dāng)?shù)厣绫n案管理的部門(mén)也應(yīng)在管理制度上給與適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，充分保障參保人員的個(gè)人權(quán)益。例如，一些破產(chǎn)和改制企業(yè)的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理混亂，針對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行集中管理，按照實(shí)際情況督促企業(yè)繳費(fèi)，盡量地規(guī)范其社保檔案管理，維護(hù)參保職工的個(gè)人權(quán)益。3 推動(dòng)社保檔案管理的信息化傳統(tǒng)的社保檔案管理一直以紙質(zhì)檔案為主，不重視檔案的信息化建設(shè)，造成檔案管理效率低下。隨著信

7、息化技術(shù)的高速發(fā)展，社保檔案管理的信息化已成為一個(gè)必然的趨勢(shì)。（一）加強(qiáng)管理人員的信息化水平在傳統(tǒng)的社保檔案管理中，管理人員只需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單地記錄、歸類(lèi)和存檔工作，偶爾涉及到一些電子檔案的整理。隨著社會(huì)保障制度的逐漸完善，我國(guó)開(kāi)始逐步推進(jìn)檔案管理的信息化。因此，在當(dāng)前的管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，也應(yīng)當(dāng)引入信息技術(shù)培訓(xùn)，幫助他們樹(shù)立檔案管理信息化的理念。具體來(lái)說(shuō)，可以在培訓(xùn)中講解國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的信息化檔案管理案例，以圖片、視頻、動(dòng)態(tài)圖等多媒體形式直觀展現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程以及優(yōu)勢(shì)。其次，針對(duì)檔案管理部門(mén)所使用的專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，及時(shí)安排管理人員學(xué)習(xí)軟件功能，并親自上機(jī)實(shí)踐，提高他們熟練使用檔案管

8、理軟件的能力。（二）深化檔案管理的信息化建設(shè)在信息化檔案建設(shè)的過(guò)程中，首先要按照檔案管理工作量的大小，安裝配備合適的電腦硬件，其次要根據(jù)社保檔案的特點(diǎn)，選擇合適的檔案管理軟件進(jìn)行紙質(zhì)檔案的電子化管理。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理的信息化應(yīng)該分為兩個(gè)過(guò)程。第一個(gè)過(guò)程是紙質(zhì)檔案的錄入，在這個(gè)過(guò)程中管理軟件要幫助管理人員盡量快速、準(zhǔn)確地錄入電子檔案信息，減少錄入過(guò)程中的錯(cuò)誤和冗余操作。第二個(gè)過(guò)程是檔案的整理，在電子檔案錄入之后，軟件要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檔案歸檔、管理、分類(lèi)、存儲(chǔ)等功能。此外，還要提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出、自動(dòng)打印，報(bào)表生成，網(wǎng)上查詢(xún)等功能，以最大限度地節(jié)約人力物力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、信息化。（三）推動(dòng)檔案的網(wǎng)絡(luò)

9、化管理在推動(dòng)社會(huì)檔案管理信息化的過(guò)程中，也要加快網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。具體來(lái)說(shuō)，要建一個(gè)全國(guó)通用的社保檔案管理平臺(tái)，定期對(duì)各地區(qū)的電子社保檔案進(jìn)行整理、歸納、存檔，并對(duì)各地區(qū)的社保檔案管理機(jī)構(gòu)提供統(tǒng)一的信息管理和查詢(xún)功能。通過(guò)這種方法，可以免去檔案調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔時(shí)復(fù)雜的操作流程，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢(xún)、實(shí)時(shí)修改，有效提升了檔案管理的效率。同時(shí)，還可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)，完善當(dāng)前檔案管理的各項(xiàng)操作流程，以最簡(jiǎn)單、方便、快捷的形式，為參保人員提供高效、細(xì)致的服務(wù)?？偟脕?lái)說(shuō)，社保檔案管理對(duì)保障我國(guó)人民基本權(quán)益，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)公平至關(guān)重要。當(dāng)前的社保檔案管理中存在很多問(wèn)題，例如管理人員素質(zhì)不高，管理方法較為落后，已無(wú)法滿足我國(guó)社會(huì)保障體系快速發(fā)展的需要。本文中，我們探究了推動(dòng)社保檔案管理民生化和信息化的方法，對(duì)提高我國(guó)社保檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理具有重要意義。參考文獻(xiàn)1白玉玲. 談社保檔案管理中的信息化建設(shè)j. 中國(guó)科技投資， 2016（7）.2肖霞. 論社會(huì)保障檔案管理的信息化建設(shè)策略j. 商品與質(zhì)量， 2016（36）.3嚴(yán)統(tǒng)一. 推動(dòng)社會(huì)保障檔案管理信息化建設(shè)的工作構(gòu)想j. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（9）.4孫紅. 積極推進(jìn)社保檔案管理的規(guī)范化、民生化、