采購(gòu)部管理制度-2018.2.3

1、采購(gòu)部管理制度-2018.2.3 采購(gòu)部規(guī)章制度 概述 采購(gòu)部在公司的統(tǒng)一管理下，根據(jù)實(shí)際工作要求，適時(shí)、適量、適價(jià)、經(jīng)濟(jì)合理的采購(gòu)各 部門所需的物料。確保公司經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)行及項(xiàng)目按時(shí)順利完成。 組織結(jié)構(gòu) （一）總則 為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作效 率，所有采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展 工作。 （二）采購(gòu)部職責(zé)及管理制度: 、采購(gòu)部工作職能： 3 三、采購(gòu)部管理制度 1.采購(gòu)職能 1.制訂采購(gòu)政策及制度 2. 制訂采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算。 3. 明確米購(gòu)人員的任務(wù)和完成目標(biāo)。 4. 完成公司采購(gòu)指標(biāo)，適時(shí)適量供應(yīng)物料。 2.執(zhí)行職能 1. 執(zhí)行公司的采購(gòu)理念和相關(guān)政策。 2. 執(zhí)行公司

2、下達(dá)的采購(gòu)任務(wù)。 3. 選擇與評(píng)估供應(yīng)商。 4. 確定合理的庫(kù)存量，并對(duì)庫(kù)存量進(jìn)行實(shí) 時(shí)監(jiān)控。 5. 采購(gòu)談判管理。 6. 簽訂采購(gòu)合同。 7. 執(zhí)行對(duì)需求部門所提米購(gòu)需求的審核、 對(duì)合同執(zhí)行的管控、對(duì)發(fā)起人付款計(jì)劃的 審核。 3.采購(gòu)管理職能 1 .采購(gòu)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與調(diào)整。 2. 米購(gòu)人員的招聘與培訓(xùn)管理。 3. 采購(gòu)績(jī)效考核管理。 4. 采購(gòu)成本、庫(kù)存成本管理。 5. 審核需求部門的需求，明確采購(gòu)合同的 條 6. 審核發(fā)起部門的付款計(jì)劃。 7. 審核合同的簽訂。 8. 審核采購(gòu)價(jià)格的確認(rèn)。 9. 審核供應(yīng)商的管理。 4.采購(gòu)支持職能 1. 為業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、工程部提供最新的 用料規(guī)格、性

3、能、價(jià)格、供應(yīng)商等資料。 2. 為工程部適時(shí)、適量、適質(zhì)地提供物料。 3. 協(xié)助工程部、庫(kù)管進(jìn)行物料驗(yàn)收。 4. 為業(yè)務(wù)部、預(yù)算部提供材料成本，協(xié)助 業(yè)務(wù)部制定產(chǎn)品價(jià)格。 5. 為業(yè)務(wù)部、預(yù)算部提供采購(gòu)成本信息， 尋找降低米購(gòu)成本的方法。 6. 為財(cái)務(wù)部提供付款計(jì)劃，合理控制資金 流轉(zhuǎn)。 1、采購(gòu)部工作職責(zé): 1.制訂采購(gòu)計(jì)劃 1. 編制年、月采購(gòu)計(jì)劃。 2. 編制采購(gòu)預(yù)算。 3.分析采購(gòu)需求。 2.市場(chǎng)調(diào)查 1. 調(diào)查采購(gòu)市場(chǎng)，包括資源分布情況、供 應(yīng)商情況、品種質(zhì)量、價(jià)格情況、運(yùn)輸情 況等。 2. 尋求新材料，為改良產(chǎn)品尋找替代品。 3. 收集相關(guān)政策、法規(guī)。 4. 調(diào)查和掌握供應(yīng)渠道。

4、5. 撰寫調(diào)查報(bào)告。 3供應(yīng)商管理 1. 正確開發(fā)與選擇供應(yīng)商。 2. 供應(yīng)商的評(píng)估， 對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、 品質(zhì)、 交期、交量等做出評(píng)估。 3. 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，以作為管理供應(yīng)商 的依據(jù)。 4. 與供應(yīng)商洽談，建立供應(yīng)商檔案。 5. 開發(fā)新供應(yīng)商，進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)功能。 不斷尋求替代物料與降低采購(gòu)價(jià)格。 6. 建立記好的供應(yīng)商合作關(guān)系。保證物料 的及時(shí)供應(yīng)。 4.庫(kù)存管理 1. 進(jìn)行物料驗(yàn)收入庫(kù)、保管和發(fā)貨。 2. 確定合理的庫(kù)存量，降低庫(kù)存成本。 3. 呆料與廢料的預(yù)防與處理 4. 與財(cái)務(wù)交接單據(jù)。 5.組織采購(gòu) 1. 根據(jù)物料需求，組織并實(shí)施米購(gòu)計(jì)劃。 2. 采購(gòu)談判管理包括確定價(jià)格，交貨期

5、及 付款方式等相關(guān)條件。 3. 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、訂購(gòu)及交貨的催促 與協(xié)調(diào)。 4. 起草完整的采購(gòu)合同并進(jìn)行合同評(píng)審。 5采購(gòu)訂單的制訂、發(fā)放、跟進(jìn)及保存。 6. 采購(gòu)付款的申請(qǐng)及付款。 7. 物料品質(zhì)管理。 6.部門協(xié)作管理 1. 向業(yè)務(wù)部提供新產(chǎn)品的詢價(jià)、比價(jià)并開 發(fā)新供應(yīng)商。 2. 向工程部提供所需求物料的供應(yīng)，保證 工程進(jìn)度的實(shí)施。 3. 向預(yù)算部提供所詢物料的最新、最低采 購(gòu)成本，以滿足成本核算要求。 4. 向財(cái)務(wù)部提供完整的票據(jù)、 單據(jù)等資料 信息，完善財(cái)務(wù)制度要求。 5. 完成公司其它需要采購(gòu)部協(xié)作事宜。 四、采購(gòu)工作制度及流程: 需求申請(qǐng)需求單審批接收詢價(jià)比價(jià)議價(jià)商務(wù)談判確定供

6、應(yīng)商合同審 批一一合同簽訂一一合同執(zhí)行一一物料接收一一交驗(yàn)一一入庫(kù)（附：采購(gòu)流程圖改.docx） 1、 物料需求申請(qǐng)： （流程：申請(qǐng)人一需求部門審核一采購(gòu)部）相關(guān)表格： 項(xiàng)目用需求單庫(kù)存采購(gòu)申請(qǐng)單 1. 各部門所需物料請(qǐng)購(gòu)均必須填寫項(xiàng)目用需求單，并按流程完成審批，如只通過電話或紙條形 式提出，米購(gòu)部可拒絕米購(gòu)。 2. 需求單內(nèi)容須填寫完整，若信息不全無(wú)法采購(gòu)的，采購(gòu)部可拒收需求單。 （如：項(xiàng)目部提需 求單，項(xiàng)目經(jīng)理須對(duì)需求物料的品名、規(guī)格、品牌、單位、需求數(shù)量、要求到貨時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)填寫； 并對(duì)此項(xiàng)目的客戶名稱、施工地點(diǎn)、開工日期、竣工日期、項(xiàng)目方案簡(jiǎn)介（施工內(nèi)容） 、對(duì)物料的使 用、質(zhì)量、包裝

7、等要求、付款方式、與甲方賬期等詳細(xì)說(shuō)明，以此作為采購(gòu)與供應(yīng)商談判依據(jù)） 。 3. 所有需求單均應(yīng)有需求部門審核和采購(gòu)部審核后，采購(gòu)人員方能接收。如因特殊情況有緊急 采購(gòu)的，需求人不能按流程審批，可先發(fā)郵件給采購(gòu)部。先安排采購(gòu)，后盡快補(bǔ)完手續(xù)。 （發(fā)起人在 發(fā)送郵件時(shí)應(yīng)同時(shí)抄送需求部門經(jīng)理、采購(gòu)主管、采購(gòu)專員、庫(kù)管 4 人）。 4. 需求部門負(fù)責(zé)人要對(duì)需求單中物料內(nèi)容和項(xiàng)目概述進(jìn)行確認(rèn)，并保證信息的完整性。對(duì)所提 需求物料的準(zhǔn)確性、項(xiàng)目概述內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。 5. 庫(kù)管常用物料建立最低庫(kù)存量。低于庫(kù)存量時(shí)產(chǎn)生需求，由庫(kù)管按庫(kù)存采購(gòu)申請(qǐng)單格式 填寫，經(jīng)采購(gòu)主管審核后采購(gòu)。 2、需求單接收、詢價(jià)比價(jià)

8、議價(jià)及商務(wù)談判： （流程：需求單接收一庫(kù)管確認(rèn)數(shù)量一詢比議價(jià)一主管審核一談判一合同起草 價(jià)單預(yù)算報(bào)價(jià)單 ）相關(guān)表格：詢價(jià)單比 1. 采購(gòu)部接到需求單后，應(yīng)在第一時(shí)間與庫(kù)管確認(rèn)庫(kù)存數(shù)量并給庫(kù)管留存一份需求單，確定最 終米購(gòu)數(shù)量后在進(jìn)行米購(gòu)。如不用米購(gòu)，應(yīng)由米購(gòu)?fù)ㄖ枨蟛块T有庫(kù)存，可以領(lǐng)用 2. 采購(gòu)專員應(yīng)充分了解所提物料的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特殊要求。如不明處應(yīng)與需求 部門進(jìn)行詳細(xì)溝通，明確物料的要求。保證一次采購(gòu)合格率 100% 3. 采購(gòu)部應(yīng)向供應(yīng)商詳細(xì)說(shuō)明物料品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款 方式及質(zhì)保條件等事宜。若無(wú)法按需求日采購(gòu)回公司須與需求部門溝通協(xié)商，避免

9、耽誤工期。 4. 同種產(chǎn)品供應(yīng)商至少對(duì)比三家，做三方比價(jià)單并需報(bào)價(jià)方蓋章將詢價(jià)比價(jià)結(jié)果作成產(chǎn)品價(jià)格 對(duì)比表并匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并表明意見，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。 5. 采購(gòu)部就合同技術(shù)指標(biāo)和技術(shù)條件、設(shè)備圖紙、交貨時(shí)間地點(diǎn)等與項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。 6. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)就采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)商進(jìn)行談判并起草采購(gòu)合同。 7. 對(duì)于勞務(wù)施工項(xiàng)目，應(yīng)由工程部進(jìn)行主導(dǎo)，提供至少 3 家施工方信息和報(bào)價(jià)。由工程部主導(dǎo)、 采購(gòu)部、預(yù)算員參與進(jìn)行評(píng)審，確定施工方。 7.1 市場(chǎng)部應(yīng)與業(yè)主對(duì)項(xiàng)目施工內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并與工程部交底，由工程部與施工方進(jìn)行施工 交底。 7.2 工程部應(yīng)對(duì)施工方案中的工程項(xiàng)及工程量進(jìn)行審核并確認(rèn)。 7.3 預(yù)算部應(yīng)對(duì)施工

10、方提供的報(bào)價(jià)明細(xì)進(jìn)行審核，并與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通確認(rèn)。 7.4 采購(gòu)部起草合同，與法務(wù)溝通，與施工方談判，雙方簽訂合同。采購(gòu)專員同時(shí)在 T6 系統(tǒng)中 生成采購(gòu)訂單。 3、合同評(píng)審、簽署、歸檔 （流程：合同起草一發(fā)起人意見一需求部門審核一米購(gòu)部審核一法務(wù)審核一財(cái)務(wù)部審核一總經(jīng)理審 批一采購(gòu)部一行政蓋章）相關(guān)表格采購(gòu)合同模板 采購(gòu)訂單合同審批單合同執(zhí)行臺(tái)賬用 章申請(qǐng)表權(quán)限審批單 1. 采購(gòu)部根據(jù)需求單內(nèi)容起草合同，合同模板應(yīng)嚴(yán)格按公司法務(wù)模板進(jìn)行，由采購(gòu)部進(jìn)行合同 審批流程。同時(shí)在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單。合同編號(hào)應(yīng)與系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單號(hào)保持一致。 （年度合同除 外） 2. 合同審批時(shí)應(yīng)附帶相對(duì)應(yīng)的需求單，

11、根據(jù)合同審批單各部門審批內(nèi)容由相關(guān)人員對(duì)合同進(jìn)行 評(píng)審，并在合同審批表上進(jìn)行簽字確認(rèn)并批復(fù)建議： 2.1 發(fā)起人應(yīng)對(duì)此合同的簽訂原因、簽訂合同的重要性、物料的簡(jiǎn)要說(shuō)明等進(jìn)行描述。 2.2 需求部門重點(diǎn)把握合同項(xiàng)目名稱與內(nèi)部立項(xiàng)表、 圖紙名稱的準(zhǔn)確性和一致性、是否與需求單 內(nèi)容一致、所訂物料性能及質(zhì)量是否能滿足需求部門要求、付款條件是否與項(xiàng)目要求保持一致、到 貨日期是否能滿足項(xiàng)目進(jìn)度等，注明是否同意。 2.3 采購(gòu)部應(yīng)對(duì)合同價(jià)格的合理性、 簽約方資質(zhì)證明復(fù)印件加蓋公章是否齊全真實(shí)、 寫明簽署該 合同的必要性，注明是否同意。 2.4 法務(wù)人員應(yīng)把控分析合同條款風(fēng)險(xiǎn)性及預(yù)防措施控制，注明是否同意。

12、2.5 財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)合同付款金額、付款期限及付款方式是否合理，票據(jù)是否符合財(cái)務(wù)制度要求，注 明是否同意。 2.6 最終按權(quán)限審批由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理進(jìn)行審批。 3. 每一筆需求單均應(yīng)有采購(gòu)合同及采購(gòu)訂單，經(jīng)審批流程及審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 4. 合同審批后， 需向行政部提供合同審批單申請(qǐng)合同章， 申請(qǐng)加蓋合同章時(shí)需根據(jù)行政部單據(jù) 填寫齊全。 5. 對(duì)于審批蓋章后的合同，由采購(gòu)部發(fā)與供應(yīng)商進(jìn)行蓋章并寄回。 6. 對(duì)于甲、乙雙方簽字蓋章的合同，需提交公司檔案室歸檔，提交時(shí)填好提交登記表，以便后 續(xù)查閱相關(guān)信息。 4、物料及發(fā)票接收： （流程：備貨一交貨方式一確認(rèn)是否合格一入庫(kù)一接收發(fā)票一登記一財(cái)務(wù)

13、交接、不合格一退換貨一 法務(wù)流程）相關(guān)表格送貨單 到貨單入庫(kù)單發(fā)票交接單對(duì)賬單 1. 供應(yīng)商按合同要求進(jìn)行物料的備貨，按收貨地點(diǎn)進(jìn)行發(fā)貨。 2. 物料由供應(yīng)商直發(fā)工程現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)由需求單中的指定收貨人進(jìn)行物料的驗(yàn)收與確認(rèn)工作，經(jīng) 確認(rèn)無(wú)誤后在送貨單中簽字確認(rèn)，返回公司時(shí)交于采購(gòu)專員，采購(gòu)專員接到現(xiàn)場(chǎng)送貨單后，在系統(tǒng) 中錄入采購(gòu)到貨單，通知庫(kù)管錄入檢驗(yàn)單和入庫(kù)單，庫(kù)管同時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)。 3. 物料由供應(yīng)商發(fā)到公司時(shí)，采購(gòu)專員在接到物料后，應(yīng)第一時(shí)間通知需求人和庫(kù)管進(jìn)行物料 的驗(yàn)收工作，確認(rèn)是否與需求單內(nèi)容相符。確認(rèn)無(wú)誤后，采購(gòu)專員在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)到貨單，庫(kù)管 錄入檢驗(yàn)單和入庫(kù)單，需求部門辦理出庫(kù)。

14、 4. 采購(gòu)人員應(yīng)與需求部門、庫(kù)管對(duì)供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與需求單所列內(nèi) 容一致，供應(yīng)商在送貨時(shí)應(yīng)附二聯(lián)送貨單。采購(gòu)部留一份，庫(kù)管留一份。 5. 供應(yīng)商應(yīng)提供必要的合格證、檢測(cè)報(bào)告、使用說(shuō)明等資料，提交采購(gòu)部存檔。 6. 物料到貨驗(yàn)收無(wú)誤后由庫(kù)管辦理入庫(kù)手續(xù)，其中入庫(kù)單有 1 聯(lián)給采購(gòu)部留存，采購(gòu)專員在辦 理發(fā)票交接時(shí)交予財(cái)務(wù)部。 7. 在驗(yàn)收和使用材料時(shí)發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下，應(yīng)立即采取緊急措施，并與需求部門進(jìn)行 協(xié)商處理，若不能使用應(yīng)盡快與供應(yīng)商協(xié)商確認(rèn)退換貨事宜。如造成公司損失，應(yīng)提交到法務(wù)流程 進(jìn)行處理。 8. 已辦理合格入庫(kù)的物料，經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后，由供應(yīng)商開據(jù)相對(duì)

15、應(yīng)的發(fā)票并提交采購(gòu)專員進(jìn) 行合同臺(tái)賬歸檔，采購(gòu)專員應(yīng)把相對(duì)應(yīng)的需求單、送貨單、入庫(kù)單、發(fā)票同時(shí)交接給財(cái)務(wù)進(jìn)行認(rèn)證 工作。并同時(shí)通知需求部門進(jìn)行登記。 9. 需求部門在接到發(fā)票信息后，應(yīng)對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行登記。以便掌握合同執(zhí)行情況。 5、付款計(jì)劃及付款流程： （付款計(jì)劃流程：項(xiàng)目經(jīng)理作出付款計(jì)劃一需求部門審核一采購(gòu)部審核一財(cái)務(wù)部審核一總經(jīng)理審批 申請(qǐng)人填寫付款申請(qǐng)單一部門經(jīng)理審核一會(huì)計(jì)審核一財(cái)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)一總經(jīng)理審批一出納辦理）相 關(guān)表格付款計(jì)劃表付款申請(qǐng)單項(xiàng)目結(jié)算通知單 1. 項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)匯總和整理項(xiàng)目執(zhí)行過程中的（工程項(xiàng)和量的確認(rèn)單、初驗(yàn)、終驗(yàn) 報(bào)告）、物料的使用（使用過程中是否有質(zhì)量問

16、題）、資料匯總（與施工方的相關(guān)確認(rèn)單據(jù)、驗(yàn)收證 明、竣工報(bào)告）等相關(guān)資料進(jìn)行匯總，并提交采購(gòu)部 1 份存檔，并由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)起項(xiàng)目結(jié)算通知單 （由項(xiàng)目部提出），同時(shí)提交到市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部，市場(chǎng)部以此依據(jù)與業(yè)主進(jìn)行結(jié)算；采購(gòu)部 以驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和項(xiàng)目結(jié)算通知單等資料作為給供應(yīng)商進(jìn)行付款依據(jù)。財(cái)務(wù)部以此作為項(xiàng)目回款和付款 依據(jù)。采購(gòu)部按照財(cái)務(wù)要求于每月 20 日前做出下月付款計(jì)劃并進(jìn)行審批通過后提交到財(cái)務(wù)部。 2. 工程部門負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目結(jié)算通知單中的項(xiàng)目執(zhí)行資料、驗(yàn)收資料等內(nèi)容進(jìn)行審核確認(rèn)，保證 項(xiàng)目?jī)?nèi)容的真實(shí)性。 3. 采購(gòu)專員以項(xiàng)目結(jié)算通知單為依據(jù)作出付款計(jì)劃并提交采購(gòu)主管審核。 4. 采購(gòu)部負(fù)

17、責(zé)人對(duì)付款計(jì)劃的發(fā)票情況（未開票不付款）、付款單價(jià)、數(shù)量、付款情況進(jìn)行審核, 保證付款金額的準(zhǔn)確性。 5. 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)付款計(jì)劃的金額、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、付款日期進(jìn)行審核。 6. 最終由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批同意后到付款流程執(zhí)行。 7. 付款計(jì)劃確定后由采購(gòu)專員按財(cái)務(wù)要求的付款申請(qǐng)單格式填寫相關(guān)內(nèi)容，并提交部門負(fù) 責(zé)人審核。 8. 部門經(jīng)理審核完后，提交到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)進(jìn)行確認(rèn)：核對(duì)付款申請(qǐng)單與付款計(jì)劃中的付款內(nèi)容、 項(xiàng)目?jī)?nèi)容、付款金額、付款方式、付款信息等。如果此合同是初次付款，采購(gòu)專員在提交財(cái)務(wù)前應(yīng) 先由合同歸檔部門進(jìn)行合同確認(rèn)。 9. 會(huì)計(jì)確認(rèn)無(wú)誤后交于財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批，無(wú)誤后交

18、于財(cái)務(wù)出納辦理付 6 關(guān)于公司新開發(fā)項(xiàng)目詢價(jià)流程： （流程：需求部門一工程部作方案一采購(gòu)部、預(yù)算員一采購(gòu)詢價(jià)比價(jià)議價(jià)、預(yù)算員對(duì)工程量進(jìn) 行報(bào)價(jià)一交于預(yù)算員匯總一預(yù)算員編制報(bào)價(jià)單一總經(jīng)理審批一預(yù)算員提交需求部門）相關(guān)表格： 新 開發(fā)市場(chǎng)詢價(jià)申請(qǐng)單詢價(jià)議價(jià)單預(yù)算報(bào)價(jià)單 6.1 公司有新開發(fā)的項(xiàng)目需要公司進(jìn)行報(bào)價(jià)時(shí)， 須由需求部門填寫新開發(fā)市場(chǎng)詢價(jià)申請(qǐng)單， 發(fā)與 工程部，由工程部先期作出方案并交于采購(gòu)部和預(yù)算員。 6.2 工程部在接到申請(qǐng)單后，應(yīng)先明確需求詢價(jià)工程的技術(shù)服務(wù)要求、施工要求、質(zhì)量要求等， 以便進(jìn)行工程方案的擬定。 6.3 采購(gòu)部在接到申請(qǐng)單后，應(yīng)先明確需求詢價(jià)產(chǎn)品的相關(guān)信息，以便尋找合

19、適供應(yīng)商進(jìn)行溝通， 進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)流程。 6.4 預(yù)算員在接到申請(qǐng)單后，應(yīng)先明確需求工程量及人工工時(shí)，以便進(jìn)行價(jià)格核算。 6.5 其它相關(guān)部門進(jìn)行配合工作。 6.5 采購(gòu)部對(duì)于價(jià)格信息進(jìn)行審核后提交于預(yù)算員， 由預(yù)算員進(jìn)行成本價(jià)格的匯總分析，按公司 統(tǒng)一對(duì)業(yè)主報(bào)價(jià)單格式進(jìn)行填寫，并交于總經(jīng)理審批。 6.6 總經(jīng)理批準(zhǔn)后由預(yù)算員交于需求部門，需求部門接到報(bào)價(jià)單后與業(yè)主進(jìn)行溝通確認(rèn)工作。 6.7 各部門在新項(xiàng)目詢價(jià)過程中一定要注意業(yè)主信息的保密工作。增加項(xiàng)目保護(hù)意識(shí)。 五、關(guān)于審批權(quán)限的確定： 根據(jù)導(dǎo)出的年度采購(gòu)數(shù)據(jù)分析了各階段金額出現(xiàn)比例。授權(quán)金額最高上限為 20，000 元人民幣。 合同

20、簽訂權(quán)限審批單 付款合同 需求部門經(jīng)理 采購(gòu)部經(jīng)理 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理助理 總經(jīng)理 金額W 2000020000 元 V V V V 2000020000 元V金額 V V V V V 年度合同（須附報(bào)價(jià) 單） V V V V V 說(shuō)明：為提高公司辦公效率，特制定此采購(gòu)作業(yè)簽訂權(quán)限審批表。 1 單筆采購(gòu)作業(yè)及訂單金額小于 或等于 20000 元，最終于總經(jīng)理助理審批后蓋章可執(zhí)行； 2、單筆采購(gòu)作業(yè)及訂單大于 20000 元及年 度合同，最終由總經(jīng)理審批方可執(zhí)行。 總經(jīng)理助理： 總經(jīng)理： 六、供應(yīng)商管理規(guī)定 1. 新供應(yīng)商開發(fā)需求 1.1 當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，供應(yīng)商管理人員進(jìn)行新供應(yīng)商開發(fā)： 1)

21、 新產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品更改需要增加新的供方時(shí)； 2) 量產(chǎn)產(chǎn)品由于成本壓力、公司策略需要開發(fā)新的供方時(shí)； 3) 現(xiàn)有供方因出現(xiàn)以下情況， 產(chǎn)品供應(yīng)發(fā)生困難或存在潛在危機(jī)時(shí) ： 發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量事故 3 次及以上不能及時(shí)交付產(chǎn)品 現(xiàn)有的工藝手段已不能滿足公司技術(shù)文件所規(guī)定的規(guī)范 其供貨價(jià)格已明顯失去競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 售后服務(wù)態(tài)度惡劣等 4) 因內(nèi)部自制加工能力受限，需委外協(xié)作或采購(gòu)時(shí)。 1.2 設(shè)備類及臨時(shí)性固定資產(chǎn)類采購(gòu)，供應(yīng)商不納入供應(yīng)商開發(fā)流程。 2. 供應(yīng)商資料收集 2.1 技術(shù)相關(guān)部門制定采購(gòu)物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)， 根據(jù)其對(duì)最終產(chǎn)品性能的影響程度， 將采購(gòu)物資分為如下 三類： 1) 重要物資： 直接影響最終產(chǎn)

22、品的壽命、性能，可能導(dǎo)致顧客投訴物資為“ A 類物資”，包括相 關(guān)外協(xié)加工物資等。 2) 一般物資：對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響的物資為“ B 類物資”。 3) 輔助物資： 包裝材料以及生產(chǎn)過程中起輔助作用的物資為“ C 類物資”。 2.2 根據(jù)采購(gòu)物資分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行供方及采購(gòu)物資分類： 1) A 類物資：直接構(gòu)成產(chǎn)品，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量有重大影響的。 2) B 類物資：直接構(gòu)成產(chǎn)品，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量有一定的影響。 3) C 類物資：不直接構(gòu)成產(chǎn)品，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量基本沒有影響的。 3. 供方信息來(lái)源主要有以下幾個(gè)途徑： 1) 現(xiàn)有合格供方； 2) 相關(guān)部門、及有關(guān)人員推薦； 3) 通過各種媒體收集的相關(guān)企業(yè)信息；

23、 4) 企業(yè)自薦； 5) 通過公開招錄而獲取的相關(guān)企業(yè)信息； 6) 顧客指定的供應(yīng)商； 7) 其他途徑。 4. 供應(yīng)商管理人員根據(jù)新供應(yīng)商開發(fā)需求對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行收集，編制供應(yīng)商調(diào)查表 ，包 含以下內(nèi)容： 1) 營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、一般納稅人資格證； 2) 企業(yè)簡(jiǎn)介(企業(yè)宣傳材料)； 3) 公司及各個(gè)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理聯(lián)系方式； 4) 質(zhì)量體系證書； 5) 生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)； 6) 公司生產(chǎn)設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備明細(xì)； 7) 第三方出具的產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告； 8) 給其他廠家配套證明，其他配套方授予的優(yōu)秀證書； 9) 有關(guān)質(zhì)量保證、質(zhì)量改進(jìn)方面的證明文件。 5. 確定潛在供應(yīng)商 5.1

24、 供應(yīng)商負(fù)責(zé)填寫供應(yīng)商調(diào)查表，供應(yīng)商管理人員根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行評(píng) 價(jià)，確定潛在供應(yīng)商。 5.2 潛在供方選擇原則 1) 始終貫徹公開評(píng)審、多部門參與的原則； 2) 在研發(fā)能力、質(zhì)量保證能力滿足要求的前提下，堅(jiān)持價(jià)格低者優(yōu)先的原則； 3) 根據(jù)實(shí)際需要，遵循地域就近，服務(wù)上乘，信譽(yù)可靠等原則。 5.3 準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn) 1) 有較強(qiáng)的生產(chǎn)能力； 2) 已建立有效的質(zhì)量管理體系； 3) 有較強(qiáng)的產(chǎn)品開發(fā)和可靠性試驗(yàn)?zāi)芰Γ?4) 有完善的技術(shù)服務(wù)體系，能及時(shí)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)； 5） 具有一定行業(yè)知名度和良好信譽(yù) 6. 供應(yīng)商評(píng)價(jià) 6.1 技術(shù)/工程/采購(gòu)人員根據(jù)供應(yīng)商資料、樣品檢驗(yàn)結(jié)果、審核結(jié)果對(duì)

25、供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。 6.2 供應(yīng)商評(píng)價(jià)項(xiàng)目包括： 1） 供應(yīng)商的生產(chǎn)能力； 2） 供應(yīng)商的價(jià)格； 3） 供應(yīng)商可接受的付款周期； 4） 供應(yīng)商的技術(shù)水平； 5） 供應(yīng)商質(zhì)量管理體系水平； 6） 質(zhì)量保證能力； 7） 供貨能力。 7. 報(bào)價(jià) 7.1 供應(yīng)商管理人員根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果通知通過評(píng)價(jià)的潛在供方報(bào)價(jià)， 所選擇的供應(yīng)商需要按照公司要求 的報(bào)價(jià)方式進(jìn)行報(bào)價(jià)。 7.2 供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品報(bào)價(jià)時(shí)，應(yīng)提供完整的價(jià)格細(xì)分資料（單價(jià)、成本構(gòu)成等） 。（視具體情況而定） 7.3 采購(gòu)人員負(fù)責(zé)填寫產(chǎn)品價(jià)格對(duì)比表。 7.4 報(bào)價(jià)審批產(chǎn)品價(jià)格對(duì)比表由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。 7.5 必要時(shí)采購(gòu)部可組織工程部相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)

26、場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察，并填寫供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審報(bào) 告，最終確定由哪家供應(yīng)商進(jìn)行樣品試制。并填寫樣品評(píng)審表 。 7.6 如果供應(yīng)商連續(xù) 2 次樣品檢驗(yàn)不合格，可取消其供應(yīng)商資格。 7.7 樣品檢驗(yàn)合格后，工程部應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行圭寸存。供應(yīng)商管理人員可填寫新供應(yīng)商建立申請(qǐng)表并 經(jīng)米購(gòu)部主管確認(rèn)后在系統(tǒng)中建立合格供應(yīng)商信息。 8. 供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià) 8.1 供應(yīng)商評(píng)審可以通過以下過程績(jī)效指標(biāo)對(duì)主要供應(yīng)商的供貨績(jī)效進(jìn)行日常監(jiān)控與管理，并建立 供應(yīng)商交付業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)表 1）價(jià)格、2）品質(zhì)、3）交期、4）綜合配合度。 8.2 供應(yīng)商管理人員收集各部門關(guān)于供應(yīng)商供貨物資的質(zhì)量表現(xiàn)，以供方評(píng)審表的形式促進(jìn)供應(yīng) 商改進(jìn)其制造過程的業(yè)

27、績(jī)。 1） 工程部反饋所收集的生產(chǎn)使用過程的供貨物資的質(zhì)量表現(xiàn)。 2） 庫(kù)管匯總到貨檢驗(yàn)情況、進(jìn)廠檢驗(yàn)合格率。 3） 采購(gòu)部統(tǒng)計(jì)供方的交付及時(shí)性、價(jià)格調(diào)整等。 8.3 評(píng)審結(jié)果 1）從質(zhì)量、成本、交付、服務(wù)等幾個(gè)方面，并結(jié)合第三方認(rèn)證辦法，做到公平、公正、公開， 對(duì)供方業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)；采用定量打分的方式（滿分 100 分），由供應(yīng)商管理人員根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié) 果對(duì)供方按優(yōu)秀（A 級(jí)）、良好（B 級(jí)）、合格（C 級(jí)）、基本合格（D 級(jí)）、不合格（E 級(jí)）進(jìn) 行分級(jí)排序，實(shí)行等級(jí)管理。 2）依據(jù)評(píng)價(jià)得分對(duì)供方等級(jí)劃分 A E 級(jí) 等級(jí) A B C D 分值 A 85 84 B 70 69 C 60 59 D

28、 8.4評(píng)價(jià)后處理方案 1） 針對(duì) A 級(jí)供應(yīng)商，更新合格供方名錄，調(diào)整其供貨份額且新產(chǎn)品配套、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面 予以優(yōu)先； 2） 針對(duì) B 級(jí)供應(yīng)商，暫停供貨，要求其進(jìn)行整改，并提交整改報(bào)告，供應(yīng)商管理人員負(fù)責(zé)對(duì)整 改情況進(jìn)行驗(yàn)證，必要時(shí)可安排綜合小組進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，如果驗(yàn)證通過則保留其供貨資格， 如果驗(yàn)證未通過，取消其合格供方資格，保留資料； 3） 針對(duì) C/D 級(jí)供應(yīng)商，直接取消其合格供方資格，保留資料。 8.5 資料歸檔 采購(gòu)人員對(duì)各階段工作資料進(jìn)行收集和歸檔，確保過程資料的完整。 七、庫(kù)房管理規(guī)定： 1. 物料收貨及報(bào)檢： 1.1 采購(gòu)應(yīng)提前通知庫(kù)管貨物到達(dá)時(shí)間，以便庫(kù)管合理安排時(shí)間。供

29、應(yīng)商在送貨時(shí)應(yīng)附送貨單 ， 物料和單據(jù)到庫(kù)管后，庫(kù)管應(yīng)及時(shí)安排收貨工作。 1.2 庫(kù)管收貨時(shí)應(yīng)先檢驗(yàn)物料的包裝情況，確認(rèn)是否有損壞。如有損壞，應(yīng)第一時(shí)間通知采購(gòu)到現(xiàn)場(chǎng)。 采購(gòu)應(yīng)先與供應(yīng)商進(jìn)行溝通確認(rèn)后是否決定開箱驗(yàn)收。送貨單必須有采購(gòu)提供的采購(gòu)訂單號(hào)及項(xiàng)目 編號(hào)，否則拒絕收貨。 1.3 庫(kù)管人員負(fù)責(zé)確認(rèn)送貨單的數(shù)量和實(shí)物， 如不符由采購(gòu)人員聯(lián)系供應(yīng)商處理， 并由庫(kù)管人員在送 貨單簽字確認(rèn)實(shí)收數(shù)量。 1.4 采購(gòu)人員對(duì)已直發(fā)到施工現(xiàn)場(chǎng)的物料，采購(gòu)專員接到現(xiàn)場(chǎng)送貨單后，在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)到貨單， 通知庫(kù)管錄入檢驗(yàn)單和入庫(kù)單，庫(kù)管同時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)。 1.5 庫(kù)管確定送檢單反饋給采購(gòu)人員，合格的辦理入庫(kù)

30、手續(xù)。對(duì)不合格物料進(jìn)行不合格品處理。不合 格物料絕對(duì)不允許入庫(kù)。 1.6 庫(kù)管原則上當(dāng)天送來(lái)的物料當(dāng)天處理完畢，如有特殊最遲不得超過 2 天。 1.7 庫(kù)管對(duì)已入庫(kù)的物料進(jìn)行分區(qū)分類擺放，不得隨意堆放。對(duì)于項(xiàng)目用料，原則上按項(xiàng)目名稱歸類 存放，并明確標(biāo)識(shí)內(nèi)容。物料卡 1.8 庫(kù)管對(duì)不合格的物料放在指定的退貨區(qū)，由采購(gòu)與供應(yīng)商確定退貨。 2. 物料出庫(kù)： 2.1 庫(kù)管的物料出庫(kù)依據(jù)是需求部門提供的需求單，并由需求部門審批確認(rèn)。 2.2 庫(kù)管把所出庫(kù)之物料備好，并與領(lǐng)料單確認(rèn)后，由領(lǐng)料相關(guān)人簽名確認(rèn)后方可讓物料出庫(kù)。 領(lǐng)料時(shí)，非庫(kù)管管理人員不能進(jìn)入庫(kù)房（特殊情況除外）。 2.3 庫(kù)管出庫(kù)物料的原則

31、是同一物料做到先進(jìn)先出。 2.4 庫(kù)管無(wú)權(quán)給沒有辦理相關(guān)手續(xù)的物料出庫(kù)。如須緊急領(lǐng)用物料，需求部門應(yīng)填寫緊急放行物料申 請(qǐng)表，并經(jīng)采購(gòu)部主管審批后庫(kù)管方可放行。物料放行后，需求部門應(yīng)在 2 日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)，否 則不予辦理其它領(lǐng)用工作。 3. 不合格品物料的處理： 3.1 庫(kù)管或工程人員對(duì)采購(gòu)來(lái)的不良物料需要及時(shí)通知采購(gòu)部，填寫不合格品處置記錄 ，不合格 品先暫放庫(kù)房并進(jìn)行不合格品標(biāo)識(shí)。 3.2 庫(kù)管負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)和管理不合格品，填寫不合格品統(tǒng)計(jì)表，于每天上報(bào)采購(gòu)專員和采購(gòu)部負(fù)責(zé)人。 3.3 采購(gòu)人員接到不合格品處置記錄后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理方式，解決不合格品問題。（原 則上應(yīng)在 2 天之內(nèi)處理

32、完成，視具體情況而定） 4. 不合格品處理： 4. 1 采購(gòu)人員經(jīng)與需求部門確認(rèn)后，不影響正常使用情況下，可以辦理讓步接收，在不合格品處 置記錄中填寫處置情況，交與庫(kù)管辦理入庫(kù)手續(xù)；并通知供應(yīng)商進(jìn)行整改。 4.2 如物料確認(rèn)不可使用，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，及時(shí)辦理退、換貨手續(xù)，應(yīng)保證不能影響工程 進(jìn)度。 5. 物料報(bào)廢： 5.1 報(bào)廢原因： 5.1.1 庫(kù)管的：1）變質(zhì)的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）；2 ）超過使用壽命的；3）已不再使用的 （呆滯物料）； 5.1.2 使用過程中的：1）因無(wú)法維修或無(wú)維修價(jià)值的； 2 ）使用過程中人為損壞的，確認(rèn)無(wú)法再 用的； 5.1.3 其它部門：1）因業(yè)主

33、更改升級(jí)而造成報(bào)廢的；2）已購(gòu)買，但工程部、市場(chǎng)部更改滯后，經(jīng)協(xié) 調(diào)無(wú)法退回的；3）己購(gòu)物料，在使用時(shí)發(fā)現(xiàn)為不良，經(jīng)采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商不可退換的； 5）在 發(fā)貨運(yùn)輸中損壞退回的；6）現(xiàn)場(chǎng)退回已無(wú)法使用的。 5.2 物料報(bào)廢流程： 5.2.1 庫(kù)管人員統(tǒng)計(jì)庫(kù)存所需報(bào)廢的物料，由相關(guān)責(zé)任部門出具呆、廢物料處理申請(qǐng)表 ，由工程 部出具檢測(cè)結(jié)果、采購(gòu)部核準(zhǔn)后，呈報(bào)公司總經(jīng)理審批予以報(bào)廢； 5.2.2 物料報(bào)廢注意事項(xiàng)：所有已辦理報(bào)廢手續(xù)的物料歸庫(kù)管保管； （需要區(qū)別分開庫(kù)存物料報(bào)廢、 來(lái)料不良品的物料，并且分開保管）。 6. 庫(kù)房物料管理： 6.1 庫(kù)管人員應(yīng)對(duì)物料的品質(zhì)進(jìn)行維護(hù)：物料在包裝、收貨、點(diǎn)數(shù)、入庫(kù)、搬運(yùn)、擺放、歸位、儲(chǔ)存、 發(fā)貨過程中遵守安全原則，做到防損、防水、防蛀、防曬等安全措施。 6.2 物料的儲(chǔ)存保管，以物料的屬性、特點(diǎn)和用途規(guī)劃設(shè)置庫(kù)管，并根據(jù)庫(kù)管的條件劃區(qū)分工。同類 物料存放。重貨及體積大的物料落地堆放，輕貨或周轉(zhuǎn)量小的物料用貨架存放。 6.3 物料堆放的原則：根據(jù)物料特點(diǎn)，必須做到過目有數(shù)，檢點(diǎn)方便，成行成列，文明堆齊。 6.4 對(duì)于庫(kù)房?jī)?nèi)的物料，相對(duì)照應(yīng)有物料卡，內(nèi)容明確。庫(kù)管應(yīng)保持物料的正確標(biāo)識(shí)，對(duì)于錯(cuò)誤 標(biāo)識(shí)及時(shí)更正。 6.5 當(dāng)月物料的單據(jù)、賬目由庫(kù)管把電子檔和手工單據(jù)于次月 1 日匯總一同交到財(cái)務(wù)。存檔單據(jù)由其 分類保管好，原則上單據(jù)