合同支付與結(jié)算管理軟件快速指南

1、合同支付與結(jié)算管理軟件快速指南2.1 軟件基本功能 合同支付與結(jié)算管理軟件有五大業(yè)務(wù)管理功能，分別對(duì)應(yīng)五個(gè)功能窗口：1) 合同管理功能-合同臺(tái)賬窗口2) 工程款中期支付管理功能-支付臺(tái)賬窗口3) 工程變更管理功能-變更臺(tái)賬窗口4) 中期結(jié)算、竣工結(jié)算編制功能-結(jié)算臺(tái)賬窗口5) 施工期工程材料管理功能-材料臺(tái)賬窗口上述五大業(yè)務(wù)功能，均在“開始” 窗口可以打開對(duì)應(yīng)的功能窗口。選擇“開始” 窗口業(yè)務(wù)管理窗口啟動(dòng)界面除了上述業(yè)務(wù)功能以外，還有數(shù)據(jù)管理功能和系統(tǒng)管理功能。數(shù)據(jù)管理功能提供備份和還原軟件處理的重要數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理功能提供合同支付周期設(shè)置、合同格式的模板設(shè)置、合同條款編號(hào)的代碼設(shè)置和系統(tǒng)配置等

2、功能。系統(tǒng)管理窗口2.2 用戶角色與使用流程合同支付與結(jié)算管理軟件的用戶角色類型一般有三種：業(yè)主、中介機(jī)構(gòu)和承包商。每種類型角色的用戶具有不同的操作權(quán)限。例如：屬于業(yè)主和中介機(jī)構(gòu)角色的用戶權(quán)限一般較多，可以建立合同臺(tái)帳、修改合同臺(tái)帳、審查支付申請(qǐng)、審查變更申請(qǐng)、將變更合同條款寫入合同臺(tái)帳（變更生效）等等操作。承包商角色用戶的權(quán)限一般較少，僅能根據(jù)（或引用）合同臺(tái)帳的合同條款，提出支付申請(qǐng)。此限制是保證承包商角色的用戶嚴(yán)格按合同條款提出支付申請(qǐng)，合同以外的工程項(xiàng)目須以變更申請(qǐng)的形式向業(yè)主或中介提出?！疽撞僮鞯臋?quán)限管理機(jī)制】用戶角色類型和相應(yīng)的操作權(quán)限，在使用過程自動(dòng)產(chǎn)生，一般不需要專門設(shè)置，簡化

3、了軟件用戶的權(quán)限管理操作。建立一個(gè)全新的工程項(xiàng)目的用戶，其角色自動(dòng)就是業(yè)主、中介機(jī)構(gòu)角色。在業(yè)主或中介機(jī)構(gòu)提供的合同臺(tái)帳文件為基礎(chǔ)建立工程項(xiàng)目的用戶，其角色自動(dòng)就是承包商角色。用戶角色與權(quán)限對(duì)應(yīng)表 用戶角色合同編制合同變更合同執(zhí)行支付申請(qǐng)支付審核支付審批業(yè)主中介機(jī)構(gòu)承包商軟件應(yīng)用方式之一：業(yè)主、中介機(jī)構(gòu)和承包商使用流程業(yè)主或中介建立工程項(xiàng)目建立合同電子臺(tái)帳承包商接收合同電子臺(tái)帳建立工程項(xiàng)目承包商向中介機(jī)構(gòu)提出支付申請(qǐng)業(yè)主根據(jù)中介機(jī)構(gòu)提供的支付證書按合同規(guī)定支付工程款發(fā)出支付通知書中介機(jī)構(gòu)審查支付申請(qǐng)?zhí)岢鲋Ц蹲C書生成中期結(jié)算和竣工結(jié)算文件軟件應(yīng)用方式之二：總承包商和分包商使用流程總承包商建立工程

4、項(xiàng)目建立合同電子臺(tái)帳分包商接收合同電子臺(tái)帳建立工程項(xiàng)目分包商向總承包商提出支付申請(qǐng)總承包商審查支付申請(qǐng)?zhí)岢鲋Ц蹲C書按合同規(guī)定支付工程款發(fā)出支付通知書生成中期結(jié)算和竣工結(jié)算文件2.3 合同管理-合同臺(tái)賬合同臺(tái)賬也稱合同電子臺(tái)賬，合同電子臺(tái)賬是將中標(biāo)工程量清單電子標(biāo)書文件導(dǎo)入到合同臺(tái)賬窗口，建立的合同電子文件。 2.3.1 業(yè)主或中介機(jī)構(gòu)角色用戶新建工程項(xiàng)目 運(yùn)行合同支付與結(jié)算管理軟件，在“項(xiàng)目向?qū)А贝翱凇靶陆ā币粋€(gè)項(xiàng)目。新建工程項(xiàng)目項(xiàng)目向?qū)Т翱?輸入新工程項(xiàng)目信息。輸入計(jì)劃工期（日歷天數(shù)），開工日期后，軟件自動(dòng)計(jì)算完工日期。選擇“完成”按鈕，則完成新建工程項(xiàng)目的操作。 新建工程項(xiàng)目2.3.2 業(yè)

5、主或中介機(jī)構(gòu)角色用戶新建合同臺(tái)賬在“開始”窗口，點(diǎn)擊“合同臺(tái)賬”按鈕，進(jìn)入合同臺(tái)賬窗口。選擇“新建合同” 按鈕，軟件提示一系列建立合同電子臺(tái)帳的向?qū)Т翱凇Ｄ凑障驅(qū)Т翱诘奶崾?，一步一步就能輕松建立起一個(gè)合同臺(tái)賬。建立一個(gè)合同臺(tái)帳的操作流程：進(jìn)入“合同臺(tái)帳窗口”選擇“新建合同”按鈕新建一個(gè)合同節(jié)點(diǎn)輸入合同編號(hào)和合同名稱輸入合同付款條件設(shè)定：是否允許超額支付工程款工程預(yù)付款計(jì)算方式和支付方式工程保修金計(jì)算方式和支付方式拖欠工程款利息計(jì)算方式和支付方式選擇合同模板合同模板規(guī)定了支付申請(qǐng)書的格式和合同的格式（合同包含的各項(xiàng)費(fèi)用種類）建立合同支付周期設(shè)定工期、開工日期和完工日期設(shè)定周期長度（月/雙月季度

6、/半年/自定義等等）設(shè)定提交支付申請(qǐng)時(shí)間導(dǎo)入中標(biāo)工程量清單支持清單大師文件導(dǎo)入（支持導(dǎo)入國標(biāo)清單格式的EXCEL表格）至此，完成了合同臺(tái)帳的建立過程建立合同臺(tái)賬流程操作流程界面進(jìn)入“合同臺(tái)帳窗口”選擇“新建合同”按鈕新建一個(gè)合同節(jié)點(diǎn)/輸入合同編號(hào)和合同名稱輸入合同基本信息輸入合同付款條件設(shè)定：是否允許超額支付工程款工程預(yù)付款計(jì)算方式和支付方式工程保修金計(jì)算方式和支付方式拖欠工程款利息計(jì)算方式和支付方式選擇合同模板合同模板規(guī)定了支付申請(qǐng)書的格式和合同的格式（合同包含的各項(xiàng)費(fèi)用種類）建立合同支付周期設(shè)定工期、開工日期和完工日期設(shè)定周期長度（月/雙月季度/半年/自定義等等）設(shè)定提交支付申請(qǐng)時(shí)間建立周

7、期導(dǎo)入中標(biāo)工程量清單支持清單大師文件導(dǎo)入（支持導(dǎo)入國標(biāo)清單格式的EXCEL表格）至此，完成了合同臺(tái)帳的建立過程建立好的合同臺(tái)賬（展開至統(tǒng)計(jì)節(jié)點(diǎn)）建立好的合同臺(tái)賬（展開至工程量清單節(jié)點(diǎn)）2.3.3 分發(fā)合同電子臺(tái)賬業(yè)主或中介機(jī)構(gòu)角色的用戶建立好一個(gè)合同臺(tái)賬以后，可以選擇鼠標(biāo)右鍵，將合同臺(tái)帳以合同電子臺(tái)賬形式分發(fā)給與工程有關(guān)的各個(gè)用戶（如總承包商、專業(yè)分包商和其他參與項(xiàng)目投資管理的機(jī)構(gòu)），使有關(guān)用戶共同使用相同的合同內(nèi)容控制工程造價(jià)。選擇“合同分發(fā)”命令選擇鼠標(biāo)右鍵，將合同臺(tái)帳以合同電子臺(tái)賬形式分發(fā)給與工程有關(guān)的各個(gè)用戶將合同臺(tái)帳以合同電子臺(tái)賬形式分發(fā)給與工程有關(guān)的各個(gè)用戶生成合同電子臺(tái)賬文件2.

8、3.4 承包商接收合同電子臺(tái)賬，建立對(duì)應(yīng)的工程項(xiàng)目為保證承包商角色的用戶嚴(yán)格按合同條款提出支付申請(qǐng)，承包商第一次接收到合同電子臺(tái)賬后，在新建項(xiàng)目窗口選擇打開合同臺(tái)賬文件類型，打開獲得的合同臺(tái)賬文件，軟件自動(dòng)建立一個(gè)新的工程項(xiàng)目，從此使用該項(xiàng)目文件的用戶就自動(dòng)成為承包商角色的用戶。重新啟動(dòng)合同支付與結(jié)算管理軟件，在“項(xiàng)目向?qū)А贝翱谶x擇“更多”按鈕，選擇文件類型是“合同臺(tái)賬文件”，打開“合同臺(tái)賬文件”，軟件自動(dòng)建立一個(gè)新的工程項(xiàng)目文件。選擇文件類型是“合同臺(tái)賬文件”，打開“合同臺(tái)賬文件”在“項(xiàng)目向?qū)А贝翱谶x擇“更多”按鈕 用合同臺(tái)帳文件建立工程項(xiàng)目自動(dòng)成為承包商角色的用戶和相應(yīng)的權(quán)限使用合同電子臺(tái)

9、賬建立的項(xiàng)目文件，用戶角色自動(dòng)變?yōu)椤俺邪探巧背邪探巧挠脩舨荒苤苯有薷暮贤_(tái)帳的內(nèi)容，不能刪除或增加合同條款。如果該合同工程有合同變更，則需業(yè)主或中介角色的用戶發(fā)出新的合同臺(tái)帳文件，承包商角色的用戶導(dǎo)入新的合同臺(tái)帳即可。選擇“合同導(dǎo)入”命令鼠標(biāo)右鍵菜單，導(dǎo)入新的合同臺(tái)帳2.3.5 在合同臺(tái)賬可以查閱到什么統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)？當(dāng)建立好合同臺(tái)賬以后，除了可以保證每一筆支付嚴(yán)格按合同條款規(guī)定的工程量清單項(xiàng)目和單價(jià)進(jìn)行付款以外，還可以在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段，查看到各種項(xiàng)目工程款審查和支付的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。合同金額與支付金額、審批金額、申請(qǐng)金額的比較每一個(gè)合同條款在各支付周期的支付情況和比例合同條款在各支付周期

10、的審批和支付統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)2.3.6 合同模板與合同條款編號(hào)【合同模板】合同模板決定了合同臺(tái)帳、支付臺(tái)帳和結(jié)算書的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)方式。合同臺(tái)帳和支付臺(tái)帳的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)方式與合同所規(guī)定的計(jì)價(jià)方式是一致的。您可以根據(jù)實(shí)際合同規(guī)定的內(nèi)容，靈活修改合同模板的內(nèi)容。合同模板舉例廣東施工合同范本模板(2006版)清單法模板定額法模板合同名稱合同名稱合同名稱合同內(nèi)條款合同內(nèi)條款合同內(nèi)條款 分部分項(xiàng)清單 分部分項(xiàng)清單 分部分項(xiàng)清單 措施項(xiàng)目清單 措施項(xiàng)目清單 措施項(xiàng)目清單 其他項(xiàng)目清單 其他項(xiàng)目清單 其他項(xiàng)目清單 規(guī)費(fèi)與稅金 規(guī)費(fèi)與稅金價(jià)差調(diào)整預(yù)付款合同外條款(變更項(xiàng)目)規(guī)費(fèi)與稅金保修金 分部分項(xiàng)清單合同外條款(變更項(xiàng)目)拖

11、欠工程款利息 措施項(xiàng)目清單 分部分項(xiàng)清單合同外條款(變更項(xiàng)目) 其他項(xiàng)目清單 措施項(xiàng)目清單 分部分項(xiàng)清單 規(guī)費(fèi)與稅金其他項(xiàng)目清單 措施項(xiàng)目清單價(jià)差調(diào)整 其他項(xiàng)目清單 規(guī)費(fèi)與稅金 規(guī)費(fèi)與稅金、在系統(tǒng)管理窗口，可以修合同模板【合同條款編號(hào)】將工程量清單導(dǎo)入到合同臺(tái)賬之后，為保證合同條款的唯一性，軟件自動(dòng)給每一個(gè)合同條款編制了一個(gè)編碼唯一的合同編號(hào)。每一個(gè)合同條款都有一個(gè)特定的屬性，例如：分部分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)節(jié)點(diǎn)、工程量清單合同條款、措施項(xiàng)目合同條款等等。合同編號(hào)的生成規(guī)則：合同條款屬性代號(hào)+流水碼合同條款屬性合同條款屬性代號(hào)工程合同統(tǒng)計(jì)節(jié)點(diǎn)分部分項(xiàng)清單統(tǒng)計(jì)措施項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)其他項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分部分項(xiàng)清單措施項(xiàng)目其他項(xiàng)

12、目規(guī)費(fèi)（合同內(nèi)）稅金（合同內(nèi)）規(guī)費(fèi)（合同外）稅金（合同外）預(yù)付款預(yù)付款扣回保修金拖欠工程款利息GCHTTJQDCSXTQCXGFSJGFBSJBYFKYFKHBXJLX在系統(tǒng)管理窗口，可以修合同模板2.4 工程款中期支付管理-支付臺(tái)賬在“開始”窗口，點(diǎn)擊“支付臺(tái)賬”按鈕，進(jìn)入支付臺(tái)賬窗口。之前，在建立合同臺(tái)賬時(shí)，已經(jīng)建立了支付周期表，支付臺(tái)賬自動(dòng)默認(rèn)了已經(jīng)建立好的支付周期。在“支付臺(tái)賬”窗口可以建立某一個(gè)支付周期的支付申請(qǐng)書。支付申請(qǐng)書一般由承包商建立，并提供給中介機(jī)構(gòu)或業(yè)主審查。中介機(jī)構(gòu)或業(yè)主用戶導(dǎo)入支付申請(qǐng)書，在支付臺(tái)帳記錄審查意見和審查結(jié)果。用戶也可以獨(dú)立完成每一支付周期的支付申請(qǐng)書、支

13、付證書和支付通知系列表格。選擇某一支付周期，點(diǎn)擊“增加支付”按鈕，選擇當(dāng)前合同（軟件支持多合同）。當(dāng)前支付申請(qǐng)書自動(dòng)調(diào)用了與合同臺(tái)賬結(jié)構(gòu)完全一樣的合同模板。新建支付申請(qǐng)打開合同臺(tái)賬窗口，選擇本周期使用的合同條款。在支付臺(tái)賬窗口新建支付申請(qǐng)書用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊支付臺(tái)賬某一行的合同編號(hào)列，可以打開合同臺(tái)賬窗口，選擇本周期使用的合同條款。支付申請(qǐng)的所有條款必須從合同臺(tái)賬中選擇，不能直接錄入，保證了支付申請(qǐng)嚴(yán)格按合同確定的工程量清單項(xiàng)目、工程量清單單價(jià)和工程量清單計(jì)量單位申請(qǐng)工程款。承包商角色用戶的在制作支付申請(qǐng)時(shí)，僅能根據(jù)（或引用）合同臺(tái)帳的合同條款，提出支付申請(qǐng)。此限制是保證承包商角色的用戶嚴(yán)格按合同

14、條款提出支付申請(qǐng)，合同以外的工程項(xiàng)目須以變更申請(qǐng)的形式向業(yè)主或中介提出。點(diǎn)擊“增加”按鈕，將有關(guān)合同條款添加到支付臺(tái)帳中雙擊鼠標(biāo)左鍵，選擇合同臺(tái)賬中的合同條款選擇合同臺(tái)賬中的合同條款可以多選幾個(gè)合同條款，點(diǎn)擊“增加”按鈕，將有關(guān)合同條款添加到支付臺(tái)帳中，也可以全選所有項(xiàng)目。承包商角色用戶、中介商角色用戶和業(yè)主商角色用戶分別輸入本期各合同條款的申請(qǐng)工程量、審核工程量和審核工程量。工程量批量輸入和支付臺(tái)賬文件導(dǎo)入導(dǎo)出等功能介紹，見本手冊(cè)對(duì)應(yīng)的章節(jié)。輸入本期各合同條款的申請(qǐng)工程量、審核工程量和審核工程量支付臺(tái)賬支持工料機(jī)抽料功能。選擇“材料匯總”頁面，當(dāng)光標(biāo)在材料匯總表范圍，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵菜單，可以進(jìn)

15、行工料機(jī)匯總分析和價(jià)差調(diào)整等操作。輸入調(diào)整價(jià)格，計(jì)算價(jià)差【過賬】若支付申請(qǐng)通過中介和業(yè)主的審查，可以調(diào)用“過賬”功能，將支付臺(tái)賬的每一個(gè)項(xiàng)目的審核金額、審批金額、支付金額等數(shù)據(jù)累計(jì)到合同臺(tái)賬對(duì)應(yīng)的合同條款中，自動(dòng)計(jì)算合同臺(tái)賬的累計(jì)審核金額、審批金額、支付金額。過賬之后的支付臺(tái)賬的數(shù)據(jù)是不能修改的。將當(dāng)前支付周期的支付臺(tái)賬數(shù)據(jù)過賬到合同臺(tái)賬【取消過賬】 若已經(jīng)“過賬”的支付臺(tái)賬，還需要修改數(shù)據(jù)，應(yīng)該先取消過賬?！旧山Y(jié)算書】 可以多選幾個(gè)支付臺(tái)賬或全部支付臺(tái)賬，生成結(jié)算書文件。結(jié)算書文件在“結(jié)算臺(tái)賬窗口”打開。2.5 工程變更管理-變更臺(tái)賬 在“開始”窗口，點(diǎn)擊“變更臺(tái)賬”按鈕，進(jìn)入變更臺(tái)賬窗口

16、。 工程項(xiàng)目建設(shè)過程發(fā)生工程變更是不可避免的。工程變更會(huì)引起合同價(jià)款的變化。 發(fā)生工程變更后，承包商必須提出變更申請(qǐng)書，說明變更原因，合同價(jià)款的調(diào)整方式。 中介機(jī)構(gòu)和業(yè)主審查變更申請(qǐng)書，如同意變更，則發(fā)出變更令，并在變更令中附上引起價(jià)款調(diào)整的新的合同條款（即合同外條款）。 工程變更引起合同價(jià)款的變化方式一般分為三種情況： 單價(jià)變更 工程數(shù)量變更 單價(jià)和工程數(shù)量同時(shí)變更 所有工程變更所產(chǎn)生的新的合同條款，會(huì)集中放在合同臺(tái)賬的“合同外條款”中，以與原合同的“合同內(nèi)條款”明顯區(qū)別，方便統(tǒng)計(jì)出工程變更金額。 點(diǎn)擊“變更申請(qǐng)”按鈕，生成一個(gè)新的變更申請(qǐng)，填寫“變更原因簡述”、“變更內(nèi)容簡述”等變更申請(qǐng)報(bào)

17、表的有關(guān)信息。 在“工程量增減計(jì)算書窗口”或“工程變更價(jià)款報(bào)價(jià)單窗口”選擇鼠標(biāo)右鍵命令“增加資料”?？梢暂斎朐兏贤蜉斎胍粋€(gè)全新的合同條款。點(diǎn)擊“增加資料”，輸入造價(jià)變更條款選擇鼠標(biāo)右鍵命令“增加資料”，輸入造價(jià)變更條款選擇原合同條款輸入變更數(shù)量輸入原變更合同或輸入一個(gè)全新的合同條款【審批變更】中介或業(yè)主角色的用戶可以審批變更申請(qǐng)。經(jīng)過審批的變更申請(qǐng)自動(dòng)生成“變更令”文件。審批變更申請(qǐng)【變更生效】 當(dāng)生成“變更令”文件后，發(fā)出“變更生效”命令，可以將變更令中的合同條款寫入到合同臺(tái)賬中的合同外條款部位。從而實(shí)現(xiàn)了合同臺(tái)賬的修改，新修改的合同臺(tái)賬將分發(fā)給工程項(xiàng)目各方，統(tǒng)一按新的合同條款提出支付

18、申請(qǐng)和結(jié)算。 發(fā)出“變更生效”命令工程變更產(chǎn)生的新的合同條款，放在合同外條款目錄下。變更條款在合同臺(tái)帳中的位置2.6 中期結(jié)算、竣工結(jié)算編制-結(jié)算臺(tái)賬在“開始”窗口，點(diǎn)擊“結(jié)算臺(tái)賬”按鈕，進(jìn)入結(jié)算臺(tái)賬窗口。在“支付臺(tái)賬窗口”建立的結(jié)算文件，可以在“結(jié)算臺(tái)賬窗口”打開。如果所有支付周期的支付證書已經(jīng)過賬，結(jié)算文件也匯總了所有支付周期的支付證書，則結(jié)算金額與合同臺(tái)賬的累計(jì)審批金額、累計(jì)支付金額等是相同的。這正是合同支付與結(jié)算管理軟件實(shí)現(xiàn)的管理效果：嚴(yán)格按合同進(jìn)行結(jié)算，所有支付項(xiàng)目必須是合同規(guī)定的工程量清單項(xiàng)目，支付項(xiàng)目的單價(jià)必須是合同單價(jià)?！窘Y(jié)算工作變得非常輕松！】由于之前有完整的支付申請(qǐng)-支付證書-支付通知書管理體系，工程結(jié)算將變得非常簡單。結(jié)算只是匯總各周期的支付證書，整理支付證書所附帶的各種變更令文件、各階段工程計(jì)量成果。而傳統(tǒng)的結(jié)算編制方法，往往是承包人根據(jù)竣工圖重新計(jì)算竣工工程量。根據(jù)大量的簽證資料重新套定額。傳統(tǒng)的結(jié)算審查過程，承包商可能故意將結(jié)算報(bào)大，“頭帶三尺帽