受控文件管理規(guī)定

1、深圳市格瑞普電池有限公司文件名稱(chēng)文件編號(hào)版頁(yè)本次制定日期grp-ld-ga-027a2011.01.0310f3受控文件管理規(guī)定1.目的:為了適應(yīng)公司發(fā)展，對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效控制，防止作廢文件的非預(yù)期使用，確保各相關(guān)場(chǎng)所及時(shí)得到并使用文件的現(xiàn)行有效版本，使受控文件的管理規(guī)范化、程序化，特制定此規(guī)定。，2.適用范圍：適用于深圳市格瑞普電池技術(shù)研發(fā)有限公司所有質(zhì)量體系之受控文件及外來(lái)文件的管理。3.定義：3.1受控文件是非受控文件”的對(duì)稱(chēng)。它是按照is09001標(biāo)準(zhǔn)423（或gb/t19001及其它體系）要 求予以控制的文件。3.2凡是能夠產(chǎn)生多個(gè)修改狀態(tài)或多個(gè)版本的文件都是受控

2、文件。效版本。如：電芯工藝、設(shè)備參數(shù)等。受控文件主要是控制使用文件的唯一有3.3受控文件指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)，并能保證收回的文件。受控文件未經(jīng)文件管理部門(mén)批準(zhǔn)不得復(fù)制，文件封面一般加蓋受控印章。4.職責(zé)4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)和質(zhì)量環(huán)境程序文件。4.2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)及質(zhì)量環(huán)境程序文件。4.3研發(fā)部、品質(zhì)部、客服部、設(shè)備部等部門(mén)負(fù)責(zé)組織編制電芯工藝、技術(shù)文件和各類(lèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，并經(jīng)管理者代表審核。4.4文控中心負(fù)責(zé)文件格式的審核、編制受控文件目錄清單，并及時(shí)更新，負(fù)責(zé)各類(lèi)體系文件的歸口復(fù)制、發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀和歸檔管理。4.5各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)屬本部門(mén)適用文件的

3、簽收和貫徹實(shí)施，編制本部門(mén)適用的受控文件目錄清單。5.程序5.1文件分類(lèi)5.1.1質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)；5.1.2質(zhì)量環(huán)境程序文件；5.1.3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；5.1.45.1.5技術(shù)文件：qc工程圖、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、bom清單；管理規(guī)定、管理規(guī)范；5.1.6外來(lái)文件或資料（如國(guó)家或地方法律、法規(guī)和其它要求等）6.2文件的編制與批準(zhǔn)6.2.1文件應(yīng)按其使用范圍和性質(zhì)，由其相應(yīng)的管理者審批后生效。審批人應(yīng)就文件的充分性和適宜性進(jìn)行評(píng)價(jià)，如文件的功能、便于使用、所需資源、方針和目標(biāo)、與管理知識(shí)相關(guān)的當(dāng)前和 未來(lái)的要求、文件體系的水平縱向?qū)Ρ?、公司與顧客、供方和它相關(guān)方的接口等等。必要時(shí)， 可采用會(huì)簽或會(huì)

4、議方式予以溝通，確保文件的使用者都能理解和得到相應(yīng)的文件。6.2.2文件審批和發(fā)布權(quán)限（一覽表）6.2.3文件編號(hào)按文件編寫(xiě)作業(yè)規(guī)范的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.3文件的發(fā)放和領(lǐng)用6.3.1受控文件發(fā)放前應(yīng)加蓋藍(lán)色“受控”印章，并注明分發(fā)序號(hào)后發(fā)放。文件領(lǐng)用人應(yīng)在文件發(fā)放控制記錄上簽收。632各部門(mén)應(yīng)宣傳貫徹或傳閱受控文件的內(nèi)容，及時(shí)使有關(guān)人員了解文件內(nèi)容。633文件因破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用者應(yīng)向文控中心辦理更換手續(xù)，交出破損文件，換發(fā)新的文件。6.3.4受控文件不得隨意自行復(fù)印。文件因丟失或其它原因（如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證、咨詢(xún)機(jī)構(gòu)）而需申請(qǐng)領(lǐng)用時(shí)，由申請(qǐng)人填寫(xiě)發(fā)放記錄，發(fā)放部門(mén)核準(zhǔn)后發(fā)放；提供

5、給顧客等相關(guān)方的文件，不加蓋“受控”印章，不做更改（換）控制，但必須做好發(fā)放記錄。6.3.5受控文件的使用人因工作崗位變動(dòng)時(shí)，其使用文件按如下方式管理：a）b）在本公司調(diào)動(dòng)到性質(zhì)相同的崗位，保留原使用文件；調(diào)出本公司或調(diào)到與原崗位無(wú)關(guān)的崗位時(shí)，原使用文件由發(fā)放部門(mén)收回或作出相應(yīng)的調(diào)整。6.4文件的使用6.4.1所有場(chǎng)所使用的有關(guān)文件應(yīng)是現(xiàn)行有效的版本。6.4.2所有文件使用人應(yīng)經(jīng)常查閱受控文件清單和本部門(mén)適用的受控文件清單，了解文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。6.5文件的更改文件更改或作廢時(shí)，由申請(qǐng)者填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)單或文件作廢申請(qǐng)單，按原文件審批程序批準(zhǔn)后進(jìn)行更改或作廢，并將更改后的正稿或作廢的相應(yīng)文件

6、交至發(fā)放部門(mén)，由發(fā)放部門(mén)按原發(fā)放單位進(jìn)行發(fā)放，同時(shí)收回相應(yīng)的作廢文件并在文件收發(fā)控記錄上作相應(yīng)的記錄。6.6文件的管理6.6.16.6.2本公司的文件以書(shū)面形式為準(zhǔn)。任何人不得在受控文件上亂涂亂畫(huà)亂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。6.6.3當(dāng)組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限調(diào)整，文件控制部門(mén)應(yīng)組織對(duì)文件適宜性的評(píng)審，確定是否修訂，修訂文件應(yīng)重新履行審批。6.6.4與質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)的文件都必須分類(lèi)存放在干燥、安全的地方。6.6.5各部門(mén)文件由本部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，體系維護(hù)專(zhuān)員每季對(duì)各部門(mén)文件保管情況進(jìn)行檢查。6.6.6對(duì)受控文件，各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)本部門(mén)的適用受控文件清單，并及時(shí)按需更新。

7、1.6.6.7文件簽收要確認(rèn)1.1文件接收人在接收文件時(shí)，要根據(jù)文控中心制作的簽收表仔細(xì)核對(duì)文件的名稱(chēng)、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、版本狀態(tài)等是否與所發(fā)一致、確認(rèn)無(wú)誤后方可簽收。文件一經(jīng)簽收，則即屬于文件接收部門(mén)使用和保管的范圍。1.2文件接收部門(mén)在文件受控期間如果人為將文件丟失，則由文控中心對(duì)相關(guān)責(zé)任人開(kāi)出扣款通知單（每開(kāi)一張扣款通知單，將扣款30元），扣款通知單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后上交人事部。2.換版或作廢文件回收要及時(shí)2.1文件接收部門(mén)在接到文件換版或作廢通知后，一個(gè)工作日內(nèi)（特殊：如比較急的文件文控中心第一時(shí)間下發(fā)，接收部門(mén)第一時(shí)間回收。）給予回收完畢，逾期者則由文控中心對(duì)相關(guān)責(zé)任人開(kāi)出扣款通知單（每開(kāi)一

8、張扣款通知單，將扣款30元），扣款通知單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后上交人事部。如果由于未及時(shí)回收導(dǎo)致用錯(cuò)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生質(zhì)量事故，則視情節(jié)嚴(yán)重程度追加懲罰。2.2文件接收部門(mén)在及時(shí)將“換版或作廢文件”交至文控中心時(shí)，經(jīng)文控中心核實(shí)確為全部回收時(shí)，文件接收部門(mén)負(fù)責(zé)人須在該文件收發(fā)控制記錄表中“回收人”一欄簽名，此簽收記錄由文控中心存檔。3.文件受控前要做好自我審核3.1為確保下發(fā)文件符合iso體系要求，文件制定者在將文件交至文控中心前要進(jìn)行自我審核。照grp-ld-wi-001文件編寫(xiě)作業(yè)規(guī)范。自我審核包括：“文件名稱(chēng)、”“文件格式”、“文件編號(hào)”、“文件內(nèi)容”、“版本狀態(tài)”、“文件規(guī)范性”等。具體參3.2文控中

9、心會(huì)對(duì)呈交上來(lái)即將受控制的文件參照文件編寫(xiě)作業(yè)規(guī)范，在“格式”、“編號(hào)”、“版本狀態(tài)”、“文件規(guī)范性”等方面進(jìn)行核對(duì)，如有嚴(yán)重不符文件要求時(shí)，則由文控中心進(jìn)行文件受控異常登記（詳見(jiàn)附件表格），由文件制定人確認(rèn)簽名，同時(shí)該文件退回制定人進(jìn)行重新審核，異常登記同類(lèi)現(xiàn)象累積超過(guò)直到合格方可受控制下發(fā)。3次，則改為開(kāi)稽核罰單給文件編制部門(mén)，做為警示和改善。4.文件控制表單：文件更改申請(qǐng)表、文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表、文件遺失補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表、文件作廢申請(qǐng)表。需求部門(mén)可根據(jù)實(shí)際填寫(xiě)相應(yīng)表單。6.7文件的作廢與銷(xiāo)毀6.7.1所有失效或作廢文件由原擬制部門(mén)通知發(fā)放部門(mén)，回并記錄于文件收發(fā)控記錄。發(fā)放部門(mén)文件管理員按原發(fā)放清單

10、逐一收6.7.2作廢文件的原稿上加蓋“作廢”印章，保存于發(fā)放部門(mén)，不作銷(xiāo)毀，其余副本作廢文件，由發(fā)放部門(mén)填寫(xiě)文件作廢申請(qǐng)單，經(jīng)由原文件批準(zhǔn)部門(mén)批準(zhǔn)后，作統(tǒng)一銷(xiāo)毀處理。6.7.3作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)不準(zhǔn)保留“作廢”文件。其余留用的作廢文件，經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件管理人員加蓋“作廢”印章后方可保存參考。6.8外來(lái)文件的管理6.8.1收到外來(lái)文件的部門(mén)，需識(shí)別其適用性，并控制分發(fā)，以確保其有效性。6.8.2體系維護(hù)專(zhuān)員負(fù)責(zé)收集質(zhì)量/環(huán)境適用法律、法規(guī)與其它要求的最新版本“外來(lái)文件”印章，分發(fā)到相關(guān)部門(mén)使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。6.8.3各部門(mén)要把與質(zhì)量/環(huán)境體系有關(guān)的外來(lái)文件填入本部門(mén)適用的受控文件清單里。6.9文件歸檔需要?dú)w檔的文件，由文控中心檔案室按文檔記錄管理程序，進(jìn)行分類(lèi)、編寫(xiě)目錄、歸檔。7.相關(guān)文件7.1文件編寫(xiě)作業(yè)規(guī)范8.相關(guān)記錄8.1受控文件目錄清單8.2文件收發(fā)控制記錄表8.3文件發(fā)放申請(qǐng)單8.4文件更改申請(qǐng)單8.5文件遺失補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單8.6文件作廢申請(qǐng)單9.章印9.1受控文件章9.2修訂文件章9.3外來(lái)文件章9.4作廢文件章9.5保存文件章統(tǒng)一編號(hào)，加蓋，核準(zhǔn)審核制定15rep文件名稱(chēng)勺空4411啟工車(chē)肚由 砧若r曰/三1刁11丄向 曰 七丫匕/冃厶文件編號(hào)版 本制定日期grp-ld-ga-027a2011.01.03受控文件管理規(guī)定分發(fā)號(hào)編制