利用城建檔案存在的問題

1、利用城建檔案存在的問題論文一、城建檔案利用質(zhì)量不高（一）收集與利用明顯錯(cuò)位。檔案收集來源不均衡，影響檔案利用的質(zhì)量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過地上檔案。地下管線普查結(jié)果雖然解決了一時(shí)之需，但建立和完善動態(tài)管理更有利于提供及時(shí)高效的服務(wù)。以銅陵市長江路人防地下工程為例，施工前施工單位調(diào)閱了所有沿街工程地質(zhì)勘察報(bào)告、地下管線等檔案，為指導(dǎo)長江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線資料缺失，不得不邊施工邊探查。（二）檔案質(zhì)量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點(diǎn)是民用建筑，由于開發(fā)強(qiáng)度高，開發(fā)單

2、位資質(zhì)參差不齊，部分檔案在制作時(shí)就存在漏項(xiàng),甚至空白。同時(shí)，檔案館本身也存在只重視館藏?cái)?shù)量,盲目收集,范圍過于粗放的問題。有利用價(jià)值的資料難以準(zhǔn)確、完整的接收進(jìn)館,質(zhì)量難以保證，從而進(jìn)一步制約了檔案的利用。（三）檔案載體過于單一。紙質(zhì)檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。二、檔案信息化建設(shè)力度不能滿足現(xiàn)實(shí)檔案利用的需要（一）信息化建設(shè)中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn),而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。（二）信息化建設(shè)中,軟件或系統(tǒng)開發(fā)節(jié)奏過緩。軟件或系統(tǒng)

3、開發(fā)是對傳統(tǒng)檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實(shí)施,也就是說需要從整個(gè)系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排,而目前軟件或系統(tǒng)開發(fā)缺乏積極應(yīng)對，信息化只實(shí)現(xiàn)了目錄信息化。（三）既有標(biāo)準(zhǔn)亟待統(tǒng)一。如國土和規(guī)劃所用標(biāo)準(zhǔn)有差異，市政道路與交通道路的標(biāo)準(zhǔn)不相同等，這些對信息化利用造成了一定的障礙。三、城建檔案利用的法律、法規(guī)過于原則化，對實(shí)際操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)（一）信息公開要求。中華人民共和國政府信息公開條例早在2007年1月17日國務(wù)院第165次常務(wù)會議就通過，自2008年5月1日起施行。條例從基本原則、公開的范圍、公開的方式和程序、監(jiān)督和保障等方面進(jìn)行了明確的規(guī)定，是我國政府信息公開的基本法規(guī)。規(guī)定：“各級人民政

4、府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對政府信息公開工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。國家按照“公開為原則，不公開為例外”的基本要求，大力推行政務(wù)公開工作。電子政務(wù)是信息公開的重要載體。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)的同時(shí)，構(gòu)建網(wǎng)上信息公開平臺。但條例沒有實(shí)施細(xì)則，具體的辦法需要地方政府制定。針對城建檔案的管理沒有形成政府規(guī)范性的文件予以指導(dǎo)。（二）中華人民共和檔案法頒布于1987年，歷時(shí)27年，其中針對檔案開放內(nèi)容過于寬泛。國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔

5、案向社會開放的期限，可以多于,30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報(bào)國務(wù)院批準(zhǔn)施行。檔案館應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。對于城建檔案館如何操作沒有可以具體的操作規(guī)程。城建檔案與個(gè)人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開的范圍和比例應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)寬于檔案法的要求。（三）檔案利用的手續(xù)沒有統(tǒng)一規(guī)定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個(gè)人產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具房產(chǎn)證、產(chǎn)權(quán)的身份證和代理人身份證，如果在辦理房產(chǎn)證之前，可出具購票發(fā)票、合同等相當(dāng)于房產(chǎn)屬性說明材料等。（四）檔案利用過

6、程中的憑證作用沒有法律規(guī)范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”。檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性才能保證它的憑證作用。四、外借檔案存在遺失或受污的風(fēng)險(xiǎn)（一）規(guī)劃系統(tǒng)外，借閱檔案基本上有借無還，沒有相關(guān)的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復(fù)印，關(guān)鍵材料可加蓋證明專用章，加以佐證。（二）在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。辦案人員工作忙，幾個(gè)人所

7、需的案卷委托一個(gè)人來借，用后檔案不能及時(shí)歸還。五、如何改善目前檔案利用過程中存在的問題（一）擴(kuò)大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)豐富館藏、藏用結(jié)合是檔案工作的原則。一方面從調(diào)查研究入手，充分了解我市建設(shè)和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學(xué)的收集方案，采取積極有效的方法，有計(jì)劃、有步驟地開展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過多種渠道，加強(qiáng)對散存在社會其它部門和個(gè)人手中的城市建設(shè)檔案及有關(guān)資料開展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對性和實(shí)效性。從目前情況看，首先是根據(jù)利用需求，有針對性地著力提高地下管線檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線檔案管理的專項(xiàng)制度，但普查

8、后的日常收集管理機(jī)制還沒有完全形成，要根據(jù)近年來地下管線的新趨勢，加強(qiáng)與水利、電信、人防等部門的溝通，重點(diǎn)開展雨污分流、三網(wǎng)入戶、地下商業(yè)開發(fā)等重點(diǎn)工程的跟蹤服務(wù)，確保相關(guān)專業(yè)的檔案及時(shí)收集。其次是開展工業(yè)、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門管理的公路段所形成的道路建設(shè)檔案，隸屬教育部門管理的各類學(xué)校所形成的教學(xué)樓實(shí)驗(yàn)樓工程檔案,隸屬衛(wèi)生部門管理的醫(yī)院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側(cè)面反映了城市的建設(shè)與發(fā)展變遷。另外還應(yīng)根據(jù)城市文化品味的提升，加強(qiáng)對本地的地方特色檔案的調(diào)查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價(jià)值的老舊街區(qū)與建筑等，這些檔案內(nèi)容的收集進(jìn)館，更能豐富館藏內(nèi)容和優(yōu)化館

9、藏結(jié)構(gòu)。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應(yīng)制定年度的詳細(xì)工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，做到年度計(jì)劃與遠(yuǎn)期工作目標(biāo)相結(jié)合，形成有效的內(nèi)部工作機(jī)制。只有通過廣泛的調(diào)查研究，摸清“家底”，搞清利用規(guī)律，才能理清收集工作的思路，為制度科學(xué)可行的收集工作方案，提供全面準(zhǔn)確的依據(jù)，也只有進(jìn)一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開展和利用效果的不斷提升。（二）加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)城建檔案的管理逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，建立一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系已經(jīng)成為各檔案館建設(shè)與發(fā)展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過幾年的實(shí)踐，城建檔案數(shù)字化掃描已達(dá)5000多卷，檔案的檢查查詢更加方便了，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)查詢，查

10、全率大大提高。下一步改進(jìn)的重點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：一是建立數(shù)字檔案的入館標(biāo)準(zhǔn)，由相關(guān)單位從入館前就形成完整規(guī)范的數(shù)字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統(tǒng)的建立，形成統(tǒng)一的數(shù)字平臺，方便檔案之間的銜接與對照；三是完善管理的各項(xiàng)軟硬件，在利用上盡早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢與利用。（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉(zhuǎn)變，要求行政權(quán)力的運(yùn)作依據(jù)、程序、過程、結(jié)果，除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的外，都要依法公開，做到?jīng)Q策讓公眾參與、執(zhí)行受公眾監(jiān)督，保障公民對行政管理事務(wù)的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，促進(jìn)政府依法行政。這就要求檔案部門轉(zhuǎn)變以往對內(nèi)服務(wù)為主的服務(wù)方向，及時(shí)接收政府及其職能部

11、門形成的政策性、規(guī)范性、公益性文件，通過各種方式和途徑向社會公開，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強(qiáng)公眾對政府法規(guī)、政策的認(rèn)知和認(rèn)同。而檔案部門要承擔(dān)起政務(wù)信息（包括現(xiàn)行文件和檔案信息）公開的職能職責(zé)，必須嚴(yán)格依法管檔。因此，應(yīng)當(dāng)在遵循檔案法及相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開辦法和實(shí)施細(xì)則，明確公開的具體范圍、內(nèi)容和方式，制定詳細(xì)的程序，確保簡便、高效、合法、適度。（四）強(qiáng)化檔案轉(zhuǎn)移控制檔案一旦入館就應(yīng)嚴(yán)格控制，確保檔案的完整，避免利用中可能發(fā)生的缺損和污染。一是嚴(yán)格檔案利用憑證。檔案利用只提供復(fù)制件，不外借檔案。二是嚴(yán)格規(guī)范檔案原件查詢制度。在利

12、用中盡量使用電子檔案和復(fù)印件，確需查看原件的，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的查詢辦法，在規(guī)定的場所、有專人監(jiān)管的情況下查閱。三是建立完善外借檔案登記管理制度。上級規(guī)劃建設(shè)管理部門因工作需要外借檔案的情況時(shí)有發(fā)生，必須嚴(yán)格相關(guān)管理。一是嚴(yán)明手序，建立詳細(xì)的登記簿。登記的項(xiàng)目、內(nèi)容應(yīng)齊全詳細(xì),內(nèi)容包括外借的審批人、檔案借出時(shí)間、借閱單位或個(gè)人、借出檔案名稱、檔號、數(shù)量、檔案所屬年度、借出時(shí)限、借出時(shí)檔案的狀況、借出時(shí)經(jīng)手人、歸還日期、歸還經(jīng)手人、檔案歸還狀況、處理結(jié)果等。從外借檔案登記簿的功能與作用看,不僅使檔案館接待人員知曉其內(nèi)容、去向,萬一出現(xiàn)問題,便于處理,而且能促使借閱者加強(qiáng)責(zé)任心,注意保護(hù)好檔案。二是嚴(yán)格控制外借檔案數(shù)量。檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。三是在借出檔案時(shí)應(yīng)點(diǎn)交清楚，并責(zé)成借用單位注意保密和保護(hù)檔案，借用單位應(yīng)對所借檔案的完整和保