合同審批流程+詳細(xì)說明

1、.合同審批流程圖文概述2.1 合同審批流程概述合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的準(zhǔn)則，既可以維護(hù)企業(yè)的利益，也明確規(guī)定了企業(yè)的責(zé)任和義務(wù)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動必須遵守的法律規(guī)范。合同審批可以保證合同內(nèi)容滿足國家法律、法規(guī)和政策的要求，貫徹平等互利、協(xié)商一致和等價(jià)有償?shù)脑瓌t，同時(shí)，最大限度降低企業(yè)的各種風(fēng)險(xiǎn)。合同審批共包括7個(gè)環(huán)節(jié)：繕制合同文本、審核業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、審核法律風(fēng)險(xiǎn)、審核財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、審批、簽署合同和登記存檔。2.2 合同審批流程圖 合同審批流程詳細(xì)說明3.1 繕制合同文本（F1）繕制合同文本是指根據(jù)雙方協(xié)商的結(jié)果及相關(guān)資料起草合同文本的過程。只有采用非標(biāo)準(zhǔn)樣本的合同需要繕制合同文本。3.1.1 工作內(nèi)容3.1.

2、1.1 收集相關(guān)信息 在繕制非標(biāo)準(zhǔn)合同文本之前，中煤進(jìn)出口公司相關(guān)人員必須收集相關(guān)信息，包括業(yè)務(wù)協(xié)商的結(jié)果、公司以前的合同樣本、類似合同的標(biāo)準(zhǔn)樣本等，作為起草合同文本的基礎(chǔ)，同時(shí)將相關(guān)資料作為合同附件。3.1.1.2 制定合同框架 根據(jù)合同的價(jià)格條款、交易方式等條件，同一類型的合同也具有不同的框架體系，因此，在起草非標(biāo)準(zhǔn)合同文本之前，必須先確定合同的框架體系，根據(jù)價(jià)格條款、交易方式確定應(yīng)包括的合同類型。3.1.1.3 起草合同文本 對于合同框架中的非標(biāo)準(zhǔn)合同，合同文本的起草必須遵循中華人民共和國民法通則及中華人民共和國合同法等相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，保證條款的合法性、嚴(yán)密性和可行性。對于關(guān)鍵條款

3、，如數(shù)量條款、質(zhì)量條款、價(jià)格條款、付款方式、付款時(shí)間、違約條款等，必須向公司的法律顧問咨詢，保證用詞準(zhǔn)確，沒有歧義，同時(shí)還必須對合同的盈虧狀況進(jìn)行預(yù)測。3.1.1.4 上報(bào)合同 在起草完合同文本之后，相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須仔細(xì)檢查合同的各項(xiàng)條款，保證內(nèi)容完整，用詞準(zhǔn)確，沒有文字錯(cuò)誤。并將檢查過的合同文本及盈虧預(yù)測等相關(guān)附件上報(bào)上級主管。3.1.2 工作結(jié)果A合同文本（非標(biāo)準(zhǔn)合同），見附件HY1。B盈虧預(yù)測一覽表，見附件HY2。審核業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（F2）審核業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要是評價(jià)合同的業(yè)務(wù)前景、業(yè)務(wù)利潤和回款風(fēng)險(xiǎn)。3.2.1 工作內(nèi)容3.2.1.1 評價(jià)業(yè)務(wù)前景 中煤進(jìn)出口公司的部門主管在拿到業(yè)務(wù)員繕制的合同文

4、本后，首先需要對業(yè)務(wù)的發(fā)展前景進(jìn)行評估。對于有發(fā)展?jié)摿Φ臉I(yè)務(wù)，可以考慮適當(dāng)增加優(yōu)惠條款，以維護(hù)雙方的長期合作關(guān)系；對于臨時(shí)性和沒有發(fā)展?jié)摿Φ臉I(yè)務(wù)，必須對其它業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格審核，并提出修改建議。3.2.1.2 評價(jià)業(yè)務(wù)利潤在確定了業(yè)務(wù)的發(fā)展前景之后，部門主管需要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展前景來確定合同的利潤水平，同時(shí)將合同的盈虧預(yù)測與相應(yīng)的利潤水平作對比。如滿足利潤要求，則簽字同意，否則提出修改建議。3.2.1.3 評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)控制措施在合同滿足了業(yè)務(wù)發(fā)展需求和利潤要求之后，還必須對合同中的風(fēng)險(xiǎn)控制措施進(jìn)行評估，檢查合同條款是否對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)采取了恰當(dāng)?shù)囊?guī)避措施。如果規(guī)避措施得當(dāng)，則簽字同意，否則提出修改建議

5、。 需要更多的流程，請到3.2.2 工作結(jié)果業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)表，見附件HB1。3.3 審核法律風(fēng)險(xiǎn)（F3）審核法律風(fēng)險(xiǎn)是對合同的合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審核。這項(xiàng)工作由中煤進(jìn)出口公司的法律顧問全面負(fù)責(zé)。只有非標(biāo)準(zhǔn)樣本合同需要進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)審核。3.3.1 工作內(nèi)容3.3.1.1 審核合法性A 當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；B 合同內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律、法規(guī)和政策的規(guī)定；C 當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等；D 訂約程序是否符合法律規(guī)定。3.3.1.2 審核嚴(yán)密性A 合同應(yīng)具備的條款是否齊全；B 當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；C 文字表述是否確切無誤。

6、3.3.1.3 審核可行性A 當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；B 預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；C 合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。3.3.1.4 修改合同文本 在公司的法律顧問對合同文本提出修改建議后，相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須嚴(yán)格依據(jù)修改意見對合同文本進(jìn)行修改，保證合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性。3.3.2 工作結(jié)果法律意見書，見附件HB2。3.4 審核財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（F4）審核財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是評價(jià)合同的資金調(diào)撥、付款條件和財(cái)務(wù)費(fèi)用。3.4.1 工作內(nèi)容3.4.1.1 評價(jià)付款條件對于銷售合同，根據(jù)對方的信用等級評價(jià)合同的付款條件，可以有效的降低企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；對于采購合同，采用有利的

7、付款條件，可以降低企業(yè)的資金成本，并提高公司的資金周轉(zhuǎn)率。因此，財(cái)務(wù)部門必須審核合同的付款條件，并提出審核意見。3.4.1.2 評價(jià)合同的資金調(diào)撥 中煤進(jìn)出口公司的財(cái)務(wù)部門需要根據(jù)公司的資金狀況對合同的資金調(diào)撥提出建議，使合同執(zhí)行中資金的流入、流出滿足公司整體的資金計(jì)劃安排。3.4.1.3 評價(jià)合同的贏利性 以貸款方式支付合同貨款或其它費(fèi)用時(shí)，必須考慮資金成本，從財(cái)務(wù)角度對合同的贏利性進(jìn)行預(yù)測。因此，財(cái)務(wù)部門必須在考慮了財(cái)務(wù)費(fèi)用的基礎(chǔ)上，對合同的盈虧進(jìn)行預(yù)測，從財(cái)務(wù)角度提出合同贏利性的意見。3.4.2 工作結(jié)果 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)表，見附件HB3。3.5 審批（F5） 審批是指公司總經(jīng)理對合同做出最

8、后的決策。3.5.1 工作內(nèi)容 公司總經(jīng)理在業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)表和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)表的基礎(chǔ)上，根據(jù)對業(yè)務(wù)特點(diǎn)及公司資金狀況的了解，對合同的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)做出綜合評價(jià)。若同意部門主管對業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的評價(jià)，則簽字認(rèn)可，否則提出審批意見。3.5.2 工作結(jié)果合同審批意見。3.6 簽署合同（F6）簽署合同也就是使合同具備法律效力的過程。3.6.1 工作內(nèi)容3.6.1.1 確認(rèn)合同在合同完成公司內(nèi)部的審批過程之后，應(yīng)盡快組織、協(xié)調(diào)合同相關(guān)單位（主要包括用戶、供應(yīng)商、運(yùn)輸單位、保險(xiǎn)公司以及合同中所涉及的必須簽章的單位和部門）完成合同在相關(guān)單位的確認(rèn)過程。3.6.1.2 簽署合同在合同完成內(nèi)部審批和外部審批

9、過程之后，中煤進(jìn)出口公司必須至少準(zhǔn)備四份合同正本（其中三份供公司內(nèi)部相關(guān)部門使用），由公司總經(jīng)理和合同相關(guān)方的法定代表共同簽字、蓋章，使合同生效。中煤進(jìn)出口公司總經(jīng)理可親自簽署合同，也可簽署授權(quán)書，由授權(quán)人簽字，完成合同的簽署過程。3.6.2 工作結(jié)果A正式合同，見附件HY3；B授權(quán)書，見附件HY4。3.7 登記存檔（F7） 合同的登記存檔是公司檔案管理的重要內(nèi)容。3.7.1 工作內(nèi)容3.7.1.1 填寫合同要素一覽表 合同簽署之后，相關(guān)部門的業(yè)務(wù)人員必須填寫合同信息一覽表，將合同正本中的關(guān)鍵條款摘錄出來，滿足日常工作需要。3.7.1.2 存檔使用合同簽署完畢，三份合同正本應(yīng)交公司檔案管理部門登記、編號。公司檔案管理部門在合同登記存檔之后，必須將合同正本交業(yè)務(wù)相關(guān)部門一份，如果是長期合同還應(yīng)交財(cái)務(wù)部門保存一份，以便為日常工作提供方便?！?】 合同簽署之后，還會經(jīng)常發(fā)