實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理分析

1、    實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理分析    付麗萍摘 要：施檔案科學(xué)化管理，有助于提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息有效利用。實(shí)施檔案科學(xué)化管理一方面需要檔案管理人員實(shí)施高度重視，同時(shí)也需要構(gòu)建完善的檔案管理制度。本文則基于如何實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理展開分析。關(guān)鍵詞：檔案；管理；科學(xué)化現(xiàn)階段，隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，我國(guó)的檔案管理也在不斷的完善和進(jìn)步，人們對(duì)檔案信息的利用也在逐漸加強(qiáng)。提高檔案管理科學(xué)化水平不僅是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的要求，同時(shí)也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)在，檔案管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)就是提高檔案管理科學(xué)化水平。這就要求檔案管理必須要對(duì)檔案管理工作

2、給予高度重視和關(guān)注，并對(duì)檔案管理工作體系進(jìn)行建立和完善，改變管理理念，并通過(guò)多項(xiàng)措施提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的快速發(fā)展。1 檔案管理工作現(xiàn)況近年來(lái)，我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案事業(yè)有了更好的機(jī)遇，同時(shí)也要求其要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)知識(shí)極大的促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，充分開發(fā)利用社會(huì)所有的信息資源。現(xiàn)在，人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越高，檔案數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)上的存儲(chǔ)和運(yùn)用還在安全性、可靠性和穩(wěn)定性等方面存在較多的問(wèn)題。另外，檔案管理由于一直都缺乏關(guān)注和重視，因此其在管理方面比較懶散，缺乏必要的管理制度，在管理中還存在管理理念落后以及管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，

3、待解決。2 如何實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理2.1 完善檔案管理制度檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者必須要對(duì)檔案管理的重要性給予充分的認(rèn)識(shí)，并認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)在提高檔案管理科學(xué)化水平中的重要作用，在具體的工作中，要通過(guò)有關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)來(lái)通過(guò)立法完善管理體系，并在此基礎(chǔ)上逐步推動(dòng)檔案管理的自主創(chuàng)新。另外，還要加強(qiáng)對(duì)管理思想上的重視，從根本上提高管理工作者對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，并設(shè)立相關(guān)部門來(lái)通過(guò)對(duì)不同環(huán)節(jié)的管理制度監(jiān)督以及責(zé)任追究、業(yè)務(wù)考核和表彰獎(jiǎng)勵(lì)等制度來(lái)深化內(nèi)部體制改革。2.2 規(guī)范管理流程制定規(guī)范的檔案工作制度，完善認(rèn)識(shí)檔案查、借、轉(zhuǎn)遞流程。核實(shí)材料齊全后，填寫檔案轉(zhuǎn)出登記表，并對(duì)紙質(zhì)和電子版查詢

4、目錄進(jìn)行修改，注明轉(zhuǎn)出的時(shí)間及單位，同時(shí)結(jié)清檔案管理費(fèi)；密封檔案，并由經(jīng)辦人簽字蓋章。在檔案查閱中，應(yīng)當(dāng)注意任何個(gè)人不得查閱或借用、經(jīng)手轉(zhuǎn)移本人及其直系親屬的檔案；查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁對(duì)檔案材料進(jìn)行涂改、圈劃、抽取、撤換；不得擅自抄錄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理工作人員進(jìn)行復(fù)印，填寫意見并加蓋公章后交由的借閱者，同時(shí)應(yīng)盡快將檔案材料送回檔案室處理。2.3 創(chuàng)新檔案管理理念檔案管理作為一個(gè)系統(tǒng)的管理工程，期間所包含的內(nèi)容以及對(duì)它產(chǎn)生影響因素是眾多的，每一個(gè)因素發(fā)生變動(dòng)或者是進(jìn)行發(fā)展都會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)新的影響。在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及人類

5、文明不斷進(jìn)步的形式下，勢(shì)必會(huì)對(duì)方案管理提出新的要求和挑戰(zhàn)。這就需要我們對(duì)檔案管理的全過(guò)程用全新的管理理念和科學(xué)的管理手段進(jìn)行細(xì)分，以確保檔案管理能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。3 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑3.1 樹立先進(jìn)的檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制。具體的做法有：首先，我們應(yīng)該借鑒當(dāng)前所使用的一些最先進(jìn)的管理理念，然后結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求來(lái)制定比較先進(jìn)的管理制度，對(duì)檔案管理工作中的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行明確、細(xì)分，推行責(zé)任制的管理模式。其次，與計(jì)算機(jī)工程人員以及多媒體工程人士進(jìn)行溝通與交流，將檔案管理與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合。最后，借鑒國(guó)外的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，為國(guó)內(nèi)檔案管理事業(yè)注

6、入新的思想和動(dòng)力。3.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。其主要的做法是：一方面定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技術(shù)以及信息技術(shù)、和現(xiàn)代化管理理念來(lái)開展，確保培訓(xùn)能夠有針對(duì)性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的思想動(dòng)力。3.3 制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，確保檔案管理的高效性。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程對(duì)于規(guī)范檔案管理工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，從整體上很好的控制檔案管理工作的科學(xué)化有著重要的作用。具體

7、的做法主要有：首先，我們應(yīng)當(dāng)改善檔案管理的條件。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、配備專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員、制定比較完善的管理制度等等。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)管力度，及時(shí)的進(jìn)行檔案移交、審批。最后，對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)分化的管理，對(duì)于重點(diǎn)、重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管，提高檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、保密性等等。3.4 建立電子檔案工作室，提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平。具體的做法主要是：（1）將電子檔案管理從檔案管理工作中獨(dú)立出來(lái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行專門化的管理；（2）給電子檔案工作室配備現(xiàn)代化的辦公工具，并安排系統(tǒng)維護(hù)人員以確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行；（3）提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)操作水平。提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平主要

8、從強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平以及確保網(wǎng)絡(luò)安全、不斷進(jìn)行系統(tǒng)更新兩個(gè)方面進(jìn)行著手。4 關(guān)于檔案未來(lái)發(fā)展方向的探討4.1 利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)技術(shù)以及數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保存、管理、利用的一體化。電子檔案隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)逐漸的走向成熟，由于檔案內(nèi)容里面的公式圖表以及分析圖等等需要專門的軟件進(jìn)行處理，這些問(wèn)題現(xiàn)代化的軟件工程早已能夠妥善的進(jìn)行解決，我們需要做的就是將這種軟件廣泛的在檔案的建立者以及檔案的管理部門之間能夠廣泛的應(yīng)用，使得檔案管理能夠擁有一個(gè)專門的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案材料的保存、管理、利用一體化，這也將為檔案的發(fā)展提供一個(gè)巨大的飛升空間。4.2 專業(yè)化的管理團(tuán)

9、隊(duì)，打造出地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。隨著越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到管理對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、對(duì)于事情的成敗有著至關(guān)重要的作用，越來(lái)越多的人開始著手管理學(xué)的學(xué)習(xí)，這也造就了大批優(yōu)秀的管理人才活躍在當(dāng)今的社會(huì)中。同時(shí) ，這就為檔案管理建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)提供了極大地可能性。4.3 提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，依然是檔案管理工作努力的重要方向。雖然經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展給檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機(jī)遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是讓它以知識(shí)的形式傳播下去、擴(kuò)散開來(lái)，為人類的持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力和基礎(chǔ)。因此加大人們對(duì)于檔案利用的關(guān)注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價(jià)值，也是未來(lái)我們要繼續(xù)堅(jiān)持發(fā)展的重要方向?？傊箼n案工作有新的進(jìn)展和突破，就要提高檔案管理科學(xué)化水平的有效性以及檔案管理了科學(xué)化水平提高的重要途徑、檔案管理未來(lái)發(fā)