天津市《企業(yè)檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則

1、1 關(guān)于印發(fā)天津市實(shí)施細(xì)則的通知津檔200417 號(hào)各區(qū)縣檔案局，各有關(guān)單位：為更好地落實(shí)企業(yè)檔案管理規(guī)定 ，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案管理，開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，更好地為我市“三步走”戰(zhàn)略實(shí)施提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，現(xiàn)將天津市企業(yè)檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。天津市企業(yè)檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則第一章總 則第一條 為充分有效地保護(hù)和利用企業(yè)檔案資源，更好地為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)天津市檔案管理?xiàng)l例 、 企業(yè)檔案管理規(guī)定和國有企業(yè)文件材料歸檔辦法等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則所稱企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像

2、、電子信息等各種門類和載體形式的歷史記錄。第三條 本細(xì)則適用于本行政區(qū)域內(nèi)各類企業(yè)的檔案管理。第四條 企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)依法受到保護(hù)。企業(yè)對本單位檔案有依法管理、保管、利用的義務(wù)和權(quán)利。任何個(gè)人不得將企業(yè)檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。第五條 企業(yè)檔案工作要接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。企業(yè)集團(tuán)公司要加強(qiáng)對集團(tuán)內(nèi)各類企業(yè)的檔案管理和指導(dǎo)。第六條 企業(yè)檔案實(shí)行檔案信息的集中統(tǒng)一管理。第二章 檔案管理體制第七條 企業(yè)要按照檔案法的要求，根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要和企業(yè)的規(guī)模，建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理工作?？梢圆扇∠鄳?yīng)的管理模式：1、建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理部門（檔案館、科、室或檔案

3、資料信息中心） ，集中統(tǒng)一管理本企業(yè)檔案，并對企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要， 企業(yè)檔案部門可集中保管其分公司和子公司的檔案。大、中型企業(yè)要采用上述檔案管理模式對檔案進(jìn)行管理。2、建立相對集中的檔案管理模式。即在統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案保管、利用制度的前提下，因地域等因素，某些專業(yè)性較強(qiáng)且利用率較高的檔案材料可由專業(yè)業(yè)務(wù)部門保管，但須向企業(yè)檔案管理部門報(bào)送檔案案卷級或文件級目錄。3、建立企業(yè)檔案委托管理的模式。企業(yè)可以采取委托具有資質(zhì)的檔案中介服務(wù)組織承擔(dān)具體的檔案整理、編目、檔案信息的數(shù)字化加工、檔案代保管等工作。第八條企業(yè)檔案管理部門是企業(yè)檔案信息、資料

4、的存貯基地和利用中心，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)，制定本企業(yè)各種載體文件材料歸檔和各門類檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等規(guī)章制度；統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、2 保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；指導(dǎo)、監(jiān)督本企業(yè)各部門和所屬機(jī)構(gòu)的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。第九條 企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，配備專 (兼)職檔案工作人員。 檔案人員應(yīng)參加檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持證上崗。大、中型企業(yè)檔案部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱。第三章 文件材料的收集與歸檔第十條 企業(yè)文件材料的形成、積累和歸檔要列入企業(yè)各項(xiàng)工作程序和計(jì)劃，列入企業(yè)有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍

5、。企業(yè)各職能部門（包括臨時(shí)機(jī)構(gòu)）要指定專人負(fù)責(zé)收集整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料，并按規(guī)定做好歸檔工作。第十一條企業(yè)要根據(jù)國家、本市的檔案法律、法規(guī)和有關(guān)行業(yè)規(guī)定，制定本企業(yè)檔案歸檔范圍，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。市屬大型企業(yè)制定的檔案管理制度和辦法須報(bào)市檔案行政管理部門備案。第十二條歸檔范圍1、黨群工作形成的文件材料。2、行政管理工作形成的文件材料。3、經(jīng)營管理工作形成的文件材料。4、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料。5、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)工作形成的文件材料。6、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料。7、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料。8、設(shè)備儀器管理等方面形成的文件材料。9、會(huì)計(jì)工作形成的

6、文件材料。10、職工個(gè)人管理形成的文件材料。11、其他對國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料。第十三條歸檔時(shí)間1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。2、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。3、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。4、企業(yè)職工外出參加各種公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。5、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。6、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔要與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間

7、一致。7、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。8、需要隨時(shí)歸檔的文件有：變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。第十四條歸檔要求1、整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。2、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。3、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。3 4、具有永久、

8、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。5、歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。6、歸檔文件材料一般一式一份。重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7、兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與其承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的文件材料，有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。8、各部門的有關(guān)人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理規(guī)范后經(jīng)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。第四章檔案管理第十五條企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案要實(shí)行檔案信息的集中統(tǒng)一管理，大、中型企業(yè)的實(shí)體檔案也要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。歸檔的各門類和載體的文件材料應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、完整

9、系統(tǒng)。第十六條檔案案卷質(zhì)量要求：企業(yè)黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等檔案整理要符合天津市地方標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)（db12/t127-2001） ；企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)和技術(shù)改造、設(shè)備儀器等檔案整理要符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求(gb/t11822-2000)；會(huì)計(jì)檔案的整理要符合會(huì)計(jì)檔案管理辦法(財(cái)會(huì)字 1998 32號(hào))；其它門類檔案整理要符合相關(guān)整理標(biāo)準(zhǔn)要求。第十七條企業(yè)要按國家有關(guān)規(guī)定，制定本企業(yè)檔案保管期限表和分類、編號(hào)方案，檔案類目設(shè)置要科學(xué)簡明，便于科學(xué)管理與利用。第十八條檔案保管應(yīng)符合下列要求：1、有專用的檔案庫房并配備必要的檔案裝具，

10、檔案柜架擺放合理，便于查找利用。2、企業(yè)要按照檔案防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮濕、防蟲、防高溫、防塵等要求，配備必要的防磁、消毒等設(shè)備，紙質(zhì)檔案要采用無酸卷盒存放。3、對照片、錄音（像）帶、電子文件等特殊載體的檔案，要有符合保管要求的檔案裝具單獨(dú)存放，以延長其使用年限。4、庫藏檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查，建立統(tǒng)計(jì)登記臺(tái)帳，做到帳物相符。第十九條企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入企業(yè)現(xiàn)代化、信息化管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，一并實(shí)施。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)配備或提供與接收的電子文件、多媒體等電子信息檔案相適應(yīng)的設(shè)備和運(yùn)行環(huán)境， 以保證已接收的電子文件、 多媒體等電子信息檔案的可讀、 可視性。企業(yè)檔案管理部門要不斷采用現(xiàn)代化

11、檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)企業(yè)案卷級、文件級檔案條目和原文的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、檢索，并逐步向網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展。第二十條企業(yè)應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可予以銷毀，并履行必要的程序。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，事前應(yīng)由鑒定銷毀組織提出銷毀報(bào)告、編制清冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。第二十一條企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定做好在建或承建重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等對國家和社會(huì)有保存價(jià)值檔案的登記工作。第二十二條企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要,不斷提高檔案管理服務(wù)水平,并可自愿參加檔案行業(yè)中介服務(wù)組織開展的檔案評估活動(dòng)。第五章 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置第二十三條檔案行政管理部門要加強(qiáng)對改制企業(yè)檔案工作

12、的監(jiān)督和指導(dǎo)，企業(yè)集團(tuán)公司應(yīng)加強(qiáng)對改制企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)所屬企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作的組織管理，并配合檔案行政管理部門做好該項(xiàng)工作。4 第二十四條改制企業(yè)要按有關(guān)法規(guī)做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后檔案的處置工作。改制企業(yè)應(yīng)在企業(yè)改制領(lǐng)導(dǎo)小組或資產(chǎn)清算組織的領(lǐng)導(dǎo)下，提出檔案處置方案，報(bào)檔案行政管理部門或企業(yè)主管部門，經(jīng)審核后，將檔案處置方案納入企業(yè)改制方案，企業(yè)檔案處置與企業(yè)改制一并實(shí)施。在改制過程中，改制企業(yè)應(yīng)在改制的批準(zhǔn)制度、清產(chǎn)核資、財(cái)務(wù)審計(jì)、資產(chǎn)評估、交易管理、底價(jià)確定、依法保護(hù)債權(quán)人利益和維護(hù)職工合法權(quán)益等項(xiàng)工作中，做好文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案的移交工作。改制企業(yè)檔

13、案整理、歸檔和移交工作未完成前，檔案人員不得調(diào)離崗位。第二十五條在企業(yè)改制中，檔案的歸屬和流向。1、企業(yè)實(shí)施破產(chǎn)的，破產(chǎn)企業(yè)應(yīng)確定專人將檔案整理規(guī)范，除干部職工檔案、設(shè)備檔案、基建檔案按有關(guān)要求移交外，其余檔案材料、實(shí)物等，按隸屬關(guān)系交企業(yè)集團(tuán)公司保管。企業(yè)集團(tuán)公司無力接收或無主管部門的，由市或區(qū)縣綜合檔案館代保管或寄存。2、國有企業(yè)間兼并合并的，其兼并合并前的檔案屬新成立企業(yè)所有，由新成立企業(yè)集中保存，也可按隸屬關(guān)系向企業(yè)集團(tuán)公司移交或寄存市或區(qū)縣綜合檔案館。企業(yè)兼并合并后形成的檔案另立全宗。3、國有企業(yè)被非國有企業(yè)兼并的，其黨群管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案移交企業(yè)集團(tuán)公司或由

14、市、區(qū)縣綜合檔案館代保管。4、企業(yè)中外合資合作由中方控股、中方管理的，其合資、合作前的檔案屬國家所有，可作為獨(dú)立全宗，保管在新的企業(yè)，供其所用。5、企業(yè)產(chǎn)權(quán)整體轉(zhuǎn)讓、出售給國有企業(yè)的，其原有檔案歸屬于買方企業(yè)，作為單獨(dú)全宗保管。轉(zhuǎn)讓、出售給非國有企業(yè)的，其黨群管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理類檔案和會(huì)計(jì)檔案移交原企業(yè)集團(tuán)公司或由市、區(qū)縣綜合檔案館代保管，其余檔案歸屬于買方企業(yè)。6、企業(yè)以其全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，其原有檔案由控股企業(yè)管理，改組后的檔案另立全宗；也可以在改組改制時(shí)由主管部門指定一個(gè)新的企業(yè)進(jìn)行檔案管理；已部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，進(jìn)入股份制企業(yè)的部分檔案分立全宗，由股

15、份制企業(yè)管理；未進(jìn)入股份制企業(yè)的部分檔案，由原企業(yè)自行管理。7、國有企業(yè)實(shí)行承包、租賃的，其檔案處置列入雙方合同契約。企業(yè)承包、租賃前的全部檔案由發(fā)包、 出租方保管， 承包、承租方可以按有關(guān)規(guī)定查閱利用；企業(yè)承包、租賃期間形成的檔案，承包、承租方按國家有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、保管，承包、租賃期滿，向發(fā)包、出租方進(jìn)行移交。8、因各種原因，不再隸屬于我市的企業(yè)，其隸屬關(guān)系變動(dòng)前形成的檔案應(yīng)全部移交原企業(yè)集團(tuán)公司保管。企業(yè)集團(tuán)公司無保管條件的，應(yīng)由市檔案館代保管。第二十六條企業(yè)改制中，凡發(fā)生檔案歸屬不明問題，企業(yè)應(yīng)及時(shí)向檔案行政管理和主管部門報(bào)告，以便共同協(xié)商，使檔案得到妥善處置。第六章檔案信息開發(fā)

16、利用第二十七條企業(yè)檔案部門要健全檔案檢索體系，建立檔案信息集中管理的開發(fā)模式。檔案管理部門應(yīng)通過局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等將檔案信息集中統(tǒng)一管理，提供利用。企業(yè)在開發(fā)檔案信息的過程中，要對企業(yè)核心技術(shù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的開發(fā)利用進(jìn)行審查。要處理好利用和保密的關(guān)系。第二十八條檔案信息開發(fā)利用主要采取下列形式：1、緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展，從企業(yè)文化、企業(yè)產(chǎn)品宣傳等方面開展檔案、情報(bào)、信息編輯、匯編專題資料等工作。2、利用檔案制作多媒體宣傳品。3、建立企業(yè)精品檔案展室。5 4、依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開展檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)。第二十九條企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，在遵守保密制度和不損

17、害國家、企業(yè)和個(gè)人利益的前提下，積極提供和開發(fā)檔案信息，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。第七章附 則第三十條本細(xì)則由天津市檔案局負(fù)責(zé)解釋。第三十一條本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。附：企業(yè)在改制中形成文件材料的歸檔范圍二 00 四年五月十七日主題詞：檔案企業(yè) 細(xì)則 通知天津市檔案局辦公室 2004年 5 月 17 日印（共 180 份）附件：企業(yè)在改制中形成文件材料的歸檔范圍l、實(shí)行股份合作制的企業(yè)形成的文件材料主要包括：企業(yè)改制方案、審請報(bào)告及有關(guān)主管部門的各種審批材料；職工代表大會(huì)同意改制的決議；股份公司發(fā)起人協(xié)議書、合同書；公司及持股會(huì)章程、持股名冊；公司及持股會(huì)法人登記材料；董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)股東會(huì)議記錄、決

18、議及有關(guān)司法公證等方面的文件材料。2、實(shí)行轉(zhuǎn)讓出售的企業(yè)形成的文件材料主要包括：轉(zhuǎn)讓出售的方案、請示、報(bào)告及上級有關(guān)部門的各種審批材料；轉(zhuǎn)讓出售協(xié)議、合同書；職工安置方案、申請報(bào)告及有關(guān)主管部門的各種審批材料；職工安置申請書、協(xié)議書、公證書、花名冊等文件材料。3、實(shí)行兼并、合并的企業(yè)形成的文件材料主要包括：企業(yè)兼合并方案、申請報(bào)告及有關(guān)主管部門的各種審批材料；兼合并協(xié)議書、公證書；在冊職工和退休職工安置方面的明細(xì)表、花名冊等文件材料。4、實(shí)行合資合作的企業(yè)形成的文件材料主要包括：可行性報(bào)告、合資合作各方意向書、建議書、協(xié)議書、會(huì)議紀(jì)要、 章程、營業(yè)執(zhí)照、上級有關(guān)主管部門的審批材料及有關(guān)司法公證材料等。5、實(shí)行先租后售的企業(yè)形成的文件材料主要包括：請示與批復(fù)、協(xié)議、合同、公證書等文件材料。6、實(shí)行破產(chǎn)的企業(yè)形成的文件材料主要包括：企業(yè)破產(chǎn)申請報(bào)告、會(huì)議記錄、主管部門審批意見；法院下達(dá)的民事和破產(chǎn)終結(jié)裁定書、公告及法院確認(rèn)的有關(guān)文件材料等；債權(quán)人會(huì)議決議、抵押財(cái)產(chǎn)協(xié)