[經(jīng)營管理]4-6採購管理A-0

1、制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日 版次：a.0版 頁 次 第1頁共9頁|爲使採購作業(yè)有所遵循，並能右理地執(zhí)行確保能以適峙、適價與適質(zhì)之糸物料與牛產(chǎn)設備供應*產(chǎn)所需以詁昇公司產(chǎn)品與服務 一、目白勺之品質(zhì)。二、範凡公司所採購之原物料、機器、儀器與設備均屬之。三、定義八、四、權(quán)責單位相關單位五、作業(yè)流程not流程採購時機修訂日期：年 月 日六、作業(yè)內(nèi)容who ， when ， where 5 how to do 5 what版次：a.0版七、參考文件a、應用表單相關單位塡單/取消相關單位資料查詢6.1採購時機6.1.1當公司有重大決策需採購大批原物料或機器設備時。6.1.2當原物料

2、低於安全庫存量時。6.1.3當產(chǎn)能不足須添購機器、儀器設備時。6丄4處理行政事務所需之文具或其他備品時。6丄5當合約審查通過需採購非規(guī)格品或非本公司生產(chǎn)之商品時。6.2塡單/取消6.2.1各需求單位人員依其業(yè)務所需，塡具。請購單 (msm40601)如附件 1，一式二聯(lián)，需就各項目確實塡寫，並依°核決權(quán)限表"(ms-m4- 0602)如附表1之相關規(guī)定，呈核決權(quán)限主管審核。622各單位人員所提出之採購申請，若未奉核可，將。請購單 (ms-m4- 0601)如附件1，一式二聯(lián)以碎紙機銷毀或撕毀即可。6.3資料查詢6.3.1核決權(quán)限主管接獲。請購單 (msm40601)如附件1

3、，應即核對所塡資 料是否齊全，若資料不全或塡寫不清楚時，應通知請購單位補齊資料 或更正後，再依所請購物品查詢。供應商合格名錄 (ms-m4-0608)如 附件2、°供應商資料調(diào)查表 (msm40606)如附件3與相關之歷史交 易記錄。請購單 (ms-m4-0601) 核決權(quán)限表 (ms-m4-0602)相關單位詢價6.4詢價6.4.1核決權(quán)限主管依以下條件判定是否需要詢價，若需要，進入流程弘 進行詢/議價，若不需要，則進入流程訶，進行核決。請購單(ms-m4-0601) 供應商合格名錄(ms-m4-0608) 供應商資料調(diào)查表 (ms-m4-0606)名翔恿線股份有限公司採購管理程序

4、書文件編號ms-m2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年 月 日版次：a.0版頁次第3頁共9頁四權(quán)責 單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容who ? when ? where ? how to do ? what七、參考文件八、應用表單no流程6.4.1.1 詢價a初e初c有d機e屬f凡條件i次採購之生產(chǎn)性原物料且單項物品採購金額超過5000元1次採購之非生產(chǎn)性原物料口單項物品採購金額超過2000元價格更便宜之資訊或有其他相關產(chǎn)品可以替代時。7器、儀器設備等之採購。於壟斷獨占市場之產(chǎn)品'不需比議價。執(zhí)行iso 9002品質(zhì)系統(tǒng)前已比議價過之原物料，不需比議價。相關單位詢礒價6.5

5、詢/議價6.5.1核決權(quán)限主管依以下規(guī)定進行詢/議價作業(yè)6.5丄1詢價a所需採購之品項，如係多家供應商可供應時，需至少有兩家供應 商的電話報價或報價單報價。b所需採購之品項若爲固定供應商供應時，直接要求其報價。c所需採購之品項若爲機械、量規(guī)儀器及設備類時，需要求供應商 簽訂合約，合約內(nèi)容需註明如：安裝、試車、保固、訓練與違約 罰責等相關事宜。d供應商之報價單中應詳細說明付款條件、付款方式、物品規(guī)格、 數(shù)量、單價、交期、運送方式與運送地點等相關條件。6.5.1.2 議價a比較供應商之條件後，選擇最具競爭力者爲優(yōu)先議價對象。b議價時可以電話或傳真方式進行。詢議價表 (ms-m4-0603)四、權(quán)責

6、 單位五、作業(yè)流程no流程修訂日期：年 月 日六、作業(yè)內(nèi)容who ， when ， where 5 how to do 5 what版次：a.0版七、參考文件a、應用表單相關單位彙集相關單位核決會計組核對c將議價結(jié)果塡入°詢議價表 (msm40603)如附件4。6.6彙集6.6.1核決權(quán)限主管將以下資料彙整後以利於進行審查。6.6.1.1所有供應商之報價單。6.6.1.2 *詢議價表"(ms-m4-0603)如附件 4。6.6.1.3合約書：採購機械、量規(guī)儀器及設備類時。6.6.1.4 *供應商資料調(diào)查表 (ms-m4-0606)如附件3 :初次採購非規(guī)格品或 非本公司生產(chǎn)

7、之商品時。6.7核決6.7.1核決權(quán)限主管由本作業(yè)內(nèi)容6.6之相關資料，決定是否選定供應商以 進行採購，若已選定供應商，進入流程護進行核對，若無法選定供 應商，則進入流程陽重新進行詢/議價。6.7.2核決權(quán)限主管依現(xiàn)況需求，判定例行採購、無須詢議價與已經(jīng)詢議價後之品項是否進行採購，若是，進入流程護進行核對，若否，則進入流程©，取消採購申請，或進入流程胃，重新進行詢/議價。6.8核對6.8.1核決權(quán)限主管將所選定之供應商之相關資料與核準後之°請購單 (msm40601)如附件1之第二聯(lián)，於每天下午以以下方式交給會計 員，第一聯(lián)則交由申請人自行留存，但若屬緊急採購，則將第二聯(lián)以

8、 傳真或面交方式交給會計員'並以電話或當面告知方式聯(lián)繫，以便立 即進行相關作業(yè)。詢議價表(ms-m4-0603) 供應商資料調(diào)查表(ms-m4-0606)請購單 (ms-m4-0601)四、權(quán)責單位會計組五、作業(yè)流程no 流程越權(quán)會計組 送審相關單位 叵審核相關單位 會計組六、作業(yè)內(nèi)容who ? when ? where ? how to do ? what6.8.1.1於每天彙集後，交由司機或夕卜務員轉(zhuǎn)交。6.8.1.2 傳真。6.8.1.3 面交 °6.8.2會計員依。核決權(quán)限表 (ms-m4-0602)如附表1之相關規(guī)定、歷史交 易記錄與公司之相關規(guī)定，核對核決權(quán)限主管

9、之權(quán)限與交易條件後， 呈會計組主管審閱。6.9越權(quán)6.9.1會計組主管依會計員核對之結(jié)果，判定核決權(quán)限主管是否逾越權(quán)限， 若是，進入流程岡，進行送審，若否，則進入流程回，進行採購。6.10送審6.10.1會計組主管依°核決權(quán)限表 (ms-m4-0602)如附表1之相關規(guī)定，將 所有之相關資料送交確實之核決權(quán)限主管，並由該主管進行審核。6.11審核6.11.1核決權(quán)限主管依所有之相關資料與現(xiàn)況需求，判定是否進行採購，若 是，進入流程呵，進行採購，若否，則進入流程©，取消採購申 請，或進入流程陽重新進行詢/議價。6.12採購6.12.1核決權(quán)限主管與會計員依以下步驟進行採購。6

10、.12.1.1核決權(quán)限主管應立即通知供應商，以確保交易條件及交期。6.12.1.2核決權(quán)限主管將。請購單 (ms-m4-0601)$u附件1之第二聯(lián)與*詢七、參考文件八、應用表單核決權(quán)限表 (ms-m4-0602)核決權(quán)限表(ms-m4-0602)請購單 (ms-m4-0601) 詢議價表 (ms-m4-0603)議價表 (msm40603)如附件4，交給會計員，開立。採購訂單名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號ms-m2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：a.0版頁次第6頁共9頁四、權(quán)責 單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容who ? when ? where ?

11、 how to do ? what七、參考文件八、應用表單no流程(msm40604)如附件5，一式兩聯(lián)，第一聯(lián)傳真予供應商以確認訂 購後，做爲財務部門付款憑証，第二聯(lián)由司機或拒定專人送至請購 單位申請人做爲收貨、驗貨之依據(jù)。6.12.1.3若爲機械、量規(guī)儀器與設備等重要採購時，核決權(quán)限主管與供應 商簽訂 ''買賣合約書，技術資料的取得、人員訓練、保固條件、 安裝試車及將來備品之供應價格應一倂列入合約中，如屬於預付款 案件時，則應於合約中明訂分批付款時機及付款比例。6.12丄4會計員於°採購訂單 (ms-m4-0604)如附件5，傳真予供應商時， 塡寫。供應商交期追蹤

12、管制表 (ms-n44-0609)如附件6，即展開交 期跟催至供應商如指定交貨日交貨爲止。6.12.1.5若爲委外加工之採購，需於*採購訂單(msm40604)如附件5中 加註指定進貨至委外加工廠，待確認進貨與進貨數(shù)量時，開立"委 外領料單 (ms-p4-06如附件7與。委外加工單"(n4s-p4-0613) 如附件8。採購訂單 (ms-m4-0604) 供應商交期追蹤管 制表 (ms-m4-0609) 委外領料單 (ms-m4-0612) 委外加工單 (ms-m4-0613)會計組逾期6.13逾期6.13.1會計員依.供應商交期追蹤管制表(msm40609)如附件6上之交

13、貨 日期與實際交貨日期核對，供應商是否逾期交貨，若是，進入流程 0，進行交期管控，若否，則進入流程p，進行進貨。供應商交期追蹤管制表(ms-m4-0609)會計組 相關單位交期管控6.14交期管控6.14.1供應商逾期交貨後，相關單位主管向供應商杳詢逾期原因，塡入應商品質(zhì)與交期評等月報表 (ms-m4-0610)如附件9，並依【供應供應商管理程序 書(ms-m2-0602)供應商品質(zhì)與交期 評等月報表 (ms-m4-0610)四、權(quán)責 單位五、作業(yè)流程no流程修訂日期：年 月 日六、作業(yè)內(nèi)容who ， when ， where 5 how to do 5 what版次：a.0版七、參考文件a、

14、應用表單商管理程序書】(ms-m2-0602)之相關規(guī)定辦理。供應商 相關單位進貨6.15進貨6.15.1會計員將*採購訂單"(ms-m4-0604)如附件5之第二聯(lián)與 ''買賣合約 書或圖面或型錄等資料交給相關之驗收人員。6.15.2供應商應依議定之交貨日期與運送方式，送貨至公司指定地點。6.15.3驗收人員於貨品送達時，依"採購訂單 (ms-m4-0604)如附件5或''買賣合約書或供應商之 ''出貨單清點數(shù)量後，於供應商之 ''出貨單上簽名並標註e1期，將供應商 ''出貨單之簽收聯(lián)與 。採

15、購訂單 (ms-m4-0604)如附件5之第二聯(lián)裝訂一起後，轉(zhuǎn)交相 關人員進行檢驗或測試。6.15.4若交貨量與*採購訂單"(ms-m4-0604)如附件5不符，數(shù)量先以供應 商之 ''出貨單爲準，並於°採購訂單 (ms-m4-0604)如附件5之第 二聯(lián)上標註實際交貨量以作爲供應商評等之參考依據(jù)。採購訂單 (ms-m4-0604)供應商 相關單位檢驗/測試6.16檢驗/測試6.16.1相關單位人員分別依【進料檢驗程序書】隅也鄧與【設備管理 程序書】(msp20903)之相關規(guī)定辦理，若非進料與購設備者，則依 請購單位需求之規(guī)格或標準進行驗收。6.16.2若

16、客戶合約(訂單)中要求，前往本公司之供應商處查證其產(chǎn)品之品質(zhì) 時，相關單位人員應於事先徵得供應商同意客戶前往查證其產(chǎn)品之 品質(zhì)之前提下，才接受此客戶合約(訂單)，但客戶之查證，僅列爲 參考，不得作爲產(chǎn)品品質(zhì)有效管制之證明。進料檢驗程序書(ms-p2-1001) 設備管理程序書(ms-p2-0903)名翔恿線股份有限公司採購管理程序書文件編號ms-m2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期： 年 月 日版次：a.0版頁次第8頁共9頁四、權(quán)責 單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容who ? when ? where ? how to do ? what七、參考文件八、應用表單no流程相關單位0不合

17、格6.17不合格6.17.1相關單位人員依相關之檢驗與測試標準，判定是否合乎品質(zhì)要求，若 不合格，進入流程，進行聯(lián)絡，若合格，進入流程0，進行入 庫或移轉(zhuǎn)°相關單位聯(lián)絡6.18聯(lián)絡6.18.1相關單位人員以電話連絡供應商，協(xié)議是否辦理退貨，並聯(lián)絡會計員 暫時不支付該批貨款。相關單位供應商阿不退貨6.19不退貨6.19.1相關單位人員與供應商代表協(xié)議，若確定不退貨，在不直接影響品 質(zhì)之前提下，進入流程，進行特採，若確定退貨，進入流程 0，進行退貨作業(yè)。相關單位特採6.20特採6.20.1相關單位人員依【特採處理程序書©0ha3w與【供應商管理程 序書】(ms-m2-0602)

18、之相關規(guī)定辦理。6.20.2核決權(quán)限主管與會計組主管應給予供應商適當之警示，可依以下方 案與供應商進行協(xié)議。6.20.2.1應付票據(jù)票期遞延一個月或另行約定付款日期。6.20.2.2設定貨款折扣並開立。折價單 (ms-m4-0605)如附件10，由供應商 代表簽名確認，以作爲扣款之依據(jù)。特採處理程序書(ms-p2-1304)供應商管理程序書(ms-m2-0602)折價單 (ms-m4-0605)相關單位供應商園入庫危轉(zhuǎn)/ 退貨6.21入庫/移轉(zhuǎn)/退貨6.21.1入庫夠轉(zhuǎn)四、權(quán)責 單位五、作業(yè)流程no流程修訂日期：年 月 日六、作業(yè)內(nèi)容who ， when ， where 5 how to do 5 what版次