檔案資料信息管理研究與實(shí)踐

1、    檔案資料信息管理研究與實(shí)踐    趙志紅【摘 要】 信息技術(shù)的普及，讓檔案管理運(yùn)用到每個領(lǐng)域，檔案管理中信息資源作為檔案管理的載體，開發(fā)新系統(tǒng)促進(jìn)系統(tǒng)檔案管理的有效合理性，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展，透明化以及資源共享化，對于整個管理流程進(jìn)行整理、分析、運(yùn)用、挖掘與增長，檔案管理系統(tǒng)的各環(huán)節(jié)之間相互協(xié)作，提高系統(tǒng)運(yùn)行的效率與質(zhì)量。檔案管理作為現(xiàn)代管理中的重要部分，影響到一個工程，一個企業(yè)甚至一個國家的運(yùn)行，無規(guī)矩不成方圓，因此，它的規(guī)范化管理顯得至關(guān)重要。在此就是從檔案信息資源的規(guī)范化管理的角度引發(fā)思考，并提出了一些規(guī)范化管理的措施?！娟P(guān)鍵詞】 檔案 信

2、息 規(guī)范化 管理 措施進(jìn)入信息時代之后，我國檔案的數(shù)量與日俱增，種類也愈加紛繁龐雜，只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，才能使各級各類檔案管理部門認(rèn)真保存、管理、積極開發(fā)并充分利用各種檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，基礎(chǔ)和前提是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進(jìn)的。一、不斷更新觀念，提高主動創(chuàng)造性樹立合理的社會服務(wù)管理以及市場經(jīng)濟(jì)觀念，確立主動服務(wù)的觀念，只有各個檔案管理部門人員確立主動服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生一系列自覺的服務(wù)行動，確立開放性的觀念，檔案工

3、作者只有從封閉性走出來，面向社會，主動融入，才能及時了解與把握對檔案利用的需求，以此進(jìn)行檔案信息的開發(fā)與傳遞，當(dāng)然這都需要確立相應(yīng)的競爭觀念。二、豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源要按照相關(guān)規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料；要逐步擴(kuò)大檔案信息的開發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開發(fā)和利用各級檔案館的館藏檔案信息；要針對社會熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源，把現(xiàn)實(shí)信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關(guān)部門作為解決熱點(diǎn)問題的參考，為推動本地區(qū)的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。三、擴(kuò)大科技檔案的利用范圍檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照相關(guān)規(guī)定及時進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)情況適當(dāng)放寬對部分檔案的限制。特別是科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、文化

4、、技術(shù)等類檔案，要擴(kuò)大向社會開放的范圍，進(jìn)行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實(shí)現(xiàn)知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉(zhuǎn)讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進(jìn)行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進(jìn)科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。第一，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。第二，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)的所有文獻(xiàn)部門應(yīng)當(dāng)建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。四、提高個人的業(yè)務(wù)素質(zhì)工作，做好一系列檔案編研為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，需要提升檔案人員的相應(yīng)的業(yè)務(wù)

5、素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識以及相關(guān)具體操作的業(yè)務(wù)問題進(jìn)行廣泛學(xué)習(xí)，通過參考學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式逐步得到提升。檔案的工作者們需要掌握外語的學(xué)習(xí)情況，在新形勢下，對檔案管理人員提出一系列新任務(wù)，隨著越來越多相關(guān)部門對外開發(fā)步伐的加快，一些檔案部門不可避免的出現(xiàn)一系列外事檔案，如果相關(guān)管理人員不具備外語素質(zhì)，就難以管理好屬于自己的工作，不利于實(shí)現(xiàn)對管理對象的有效管理。檔案工作者要努力的汲取計算機(jī)的相關(guān)知識，因?yàn)殡S著辦公室大戰(zhàn)，計算機(jī)管理檔案越來越受到重視，一系列的現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)入檔案室，這些設(shè)備逐步的成為檔案人員的辦公用具。如果檔案管理者不具備這樣的素質(zhì)，那樣正常的工作就不能合理的展開，于是需要

6、學(xué)習(xí)各類的現(xiàn)代化技能，這是檔案工作人員必須要學(xué)習(xí)的知識。五、實(shí)行文檔一體化，做好文書處理工作六、檔案工作管理的規(guī)范化的有效途徑是文檔一體化，在文檔一體化思想指導(dǎo)下，進(jìn)行建設(shè)適應(yīng)新形勢發(fā)展的文件中心。它將目前各個機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件與檔案管理統(tǒng)一進(jìn)行有機(jī)整體管理，文件中心缺失介于檔案館與文件形成機(jī)關(guān)的一種過渡性質(zhì)的文件保管機(jī)構(gòu)。經(jīng)過一系列的實(shí)踐證明，盡管檔案工作和文字處理工作之間的任務(wù)不同，并且具有相對獨(dú)立性，但從雙方之間的相互關(guān)系來看，檔案室文書的歸宿，而文書則是檔案的來源，在這種情況下就不難看出二者是緊密結(jié)合的需要具體應(yīng)用于工作環(huán)節(jié)中。信息化時代的到來，對檔案的管理工作提出了一系列更高的要

7、求，同時也為檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了巨大機(jī)遇，檔案工作者必須主動適應(yīng)時代的發(fā)展需要，提高對檔案管理與信息資源的開發(fā)利用重視工作，加強(qiáng)對于檔案工作管理的規(guī)范化，升華檔案的管理理念，積極的繼續(xù)開發(fā)利用手段的探索利用，提升檔案管理的一系列工作質(zhì)量，使檔案管理及其開發(fā)利用與社會的發(fā)展同步進(jìn)行。結(jié)束語信息化時代對檔案管理工作提出了更高的要求，同時也給檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了機(jī)遇。檔案工作者必須主動適應(yīng)時代的發(fā)展，高度重視檔案管理和信息資源的開發(fā)利用工作，加強(qiáng)檔案工作管理的規(guī)范化，升華檔案管理理念，積極探索新的開發(fā)利用手段，不斷提升檔案管理工作的科技含量，使檔案管理和開發(fā)利用工作與社會的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1 吳州芳. 論