電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用研究

1、    電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用研究    周璇 魏婷婷摘 要 由于近代社會(huì)電子信息技術(shù)的發(fā)展，信息管理技術(shù)也得到了大規(guī)模的應(yīng)用，企事業(yè)單位檔案庫(kù)的歸納與整理是信息管理技術(shù)最為常見(jiàn)的應(yīng)用。本文將關(guān)注點(diǎn)放在了信息管理技術(shù)在企事業(yè)單位的應(yīng)用及在應(yīng)用的過(guò)程中可能存在的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)電子信息技術(shù)在企事業(yè)單位應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討研究并提出對(duì)策。關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息技術(shù) 應(yīng)用因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，企事業(yè)單位管理檔案的方式也隨之發(fā)生改變，從以前依靠人工整理到現(xiàn)在依靠信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理，機(jī)器淘汰人工，傳統(tǒng)的管理機(jī)制發(fā)生了改變。對(duì)比傳

2、統(tǒng)的管理模式，電子信息檔案無(wú)疑占據(jù)了較大的優(yōu)勢(shì)，憑借其優(yōu)越性，電子信息檔案得到了推廣和認(rèn)可。但電子信息管理也存在一定的缺陷，在使用的過(guò)程中不可避免的帶來(lái)了一定的問(wèn)題。為了獲得更好的使用效果，我們應(yīng)當(dāng)在使用之前進(jìn)行檢查力求將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，而本文的重點(diǎn)就是在企事業(yè)單位進(jìn)行電子信息管理的過(guò)程中，針對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討，降低企事業(yè)單位在進(jìn)行信息管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。一、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用電子信息技術(shù)比較傳統(tǒng)的信息管理技術(shù)具有地域及時(shí)間上面的優(yōu)勢(shì)，突破了傳統(tǒng)信息管理技術(shù)時(shí)間、空間上的限制，與傳統(tǒng)信息管理技術(shù)相比，電子信息技術(shù)所用時(shí)間短，工作效率高。電子信息技術(shù)在企事業(yè)單位信息管理方面

3、的應(yīng)用有以下幾個(gè)方面：一是內(nèi)容管理，是對(duì)檔案內(nèi)容依據(jù)要求進(jìn)行歸納整理，讓內(nèi)容更為簡(jiǎn)潔而清晰，提高了工作效率。二是管理系統(tǒng)。運(yùn)用電子信息管理技術(shù)來(lái)創(chuàng)建管理程序，減少人們?cè)诓樵冞@一方面所花的時(shí)間。三是檔案資料的存儲(chǔ)保護(hù)，節(jié)省了傳統(tǒng)信息管理技術(shù)所需要的空間，提高了信息管理技術(shù)的科學(xué)性和效率。二、加強(qiáng)檔案管理中電子信息應(yīng)用的策略（一）提高規(guī)范化水平俗話說(shuō)：“無(wú)規(guī)矩不成方圓?！弊鳛樾畔⒐芾砣藛T應(yīng)當(dāng)提高自己的思想覺(jué)悟，自覺(jué)遵守工作守則，做到愛(ài)崗敬業(yè)。要對(duì)于文檔整理報(bào)以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做好文件格式，對(duì)于語(yǔ)焉不詳?shù)奈臋n資料要進(jìn)行審核并依據(jù)真實(shí)情況進(jìn)行修改，即使是電子文檔也要做好工作，防止出現(xiàn)檔案丟失的情況。工作人

4、員也要提高自身的知識(shí)儲(chǔ)量，自覺(jué)吸收先進(jìn)的信息管理技術(shù)，培養(yǎng)良好的專業(yè)素質(zhì)，提高自己的實(shí)踐應(yīng)用能力和管理技術(shù)，保證電子檔案的質(zhì)量。（二）提高電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平電子信息管理技術(shù)因?yàn)榫哂锌旖莺头奖愕奶攸c(diǎn)，在檔案管理工作方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)了檔案管理工作朝現(xiàn)代化、智能化發(fā)展的步伐，企事業(yè)單位要抓住機(jī)會(huì)，根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)電子信息技術(shù)與檔案信息管理進(jìn)行結(jié)合，更好地掌握電子信息管理技術(shù)的應(yīng)用方法，檔案管理的工作團(tuán)隊(duì)更應(yīng)當(dāng)憑借這個(gè)便利，提高團(tuán)隊(duì)的工作效率，減少不必要的時(shí)間損耗。（三）減少或避免出現(xiàn)安全隱患檔案信息合理的保存是電子信息檔案管理工作較為重要的一部分，只有妥善地對(duì)電子檔案進(jìn)

5、行存檔才能表示檔案管理工作的告一段落。為了減少安全隱患，應(yīng)該對(duì)檔案管理方面進(jìn)行要求，即規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并提高檔案管理的安全性，如設(shè)置安全秘鑰，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全性進(jìn)行評(píng)估等，都能在一定程度上提高檔案工作的安全性。三、電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的措施電子檔案雖然比傳統(tǒng)檔案在空間和時(shí)間上占據(jù)優(yōu)勢(shì)，但這并不能表明電子信息檔案就是無(wú)懈可擊的?，F(xiàn)在是信息時(shí)代，在網(wǎng)絡(luò)上尋找一個(gè)人的資料是輕而易舉的，這也代表人們的隱私安全得不到保證，同樣作為電子檔案的安全問(wèn)題也是不容忽略的。雖然電子檔案在發(fā)展過(guò)程中起到非常重要的作用，但并不是說(shuō)就是萬(wàn)無(wú)一失的。在互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的電子檔案管理中想要真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的保密工作是當(dāng)下發(fā)展不

6、得不面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題。在信息技術(shù)時(shí)代，最新的電子檔案管理方式也有弊端，但根據(jù)實(shí)際狀況來(lái)看，電子信息檔案并沒(méi)有得到完全的優(yōu)化，所以相關(guān)事業(yè)單位在使用電子檔案管理時(shí)也應(yīng)該注意信息的安全性，積極采用一些防范措施，使信息管理更加安全。（一）積極引進(jìn)最新技術(shù)由于時(shí)代的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)正悄無(wú)聲息地滲透人們的生活，而計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度也已經(jīng)超乎了人們的預(yù)期，在檔案管理引進(jìn)電子信息管理技術(shù)不僅能提高檔案管理的安全性和隱秘性，更重要的是提高了檔案管理的穩(wěn)定性。電子檔案管理更多的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)使用的過(guò)程中要采取多種工作方法相結(jié)合的方式，提高工作效率。為了提高工作的安全程度，需要對(duì)工作進(jìn)行加密，良好的密碼機(jī)制是提高工作安全性的一個(gè)途徑，而在現(xiàn)代信息易于搜索的今天，對(duì)信息進(jìn)行加密也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代工作者需要做到的工作。（二）制訂相應(yīng)的規(guī)章制度建立健全相應(yīng)的制度可以保證管理的時(shí)效性，推進(jìn)員工參與制度建設(shè)，為企事業(yè)單位的發(fā)展提出更多的建議。企事業(yè)單位加強(qiáng)制度建設(shè)不僅僅是節(jié)約成本更重要的是提高制度運(yùn)行的規(guī)范化、制度化程度，為電子檔案存儲(chǔ)的完善性貢獻(xiàn)力量，也指明了今后的發(fā)展方向，提供了發(fā)展思路。四、結(jié)語(yǔ)企事業(yè)單位中的檔案管理屬于管理工作的一部分，所以對(duì)于工作人員的要求極高，需要其綜合性較強(qiáng)，能夠熟