事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研究

1、    事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研究    邱廣軍【摘要】檔案管理在事業(yè)單位的管理工作中是一項相當重要的內(nèi)容，當前多數(shù)事業(yè)單位檔案管理存在損壞或者丟失等問題。而且隨著信息化技術(shù)的進步，信息化檔案管理方式逐漸得到重視和應(yīng)用，但仍然存在一些問題和缺陷。本文針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的一些問題展開研究，以期提高檔案管理的信息化程度?！娟P(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)在事業(yè)單位的檔案管理工作，信息化建設(shè)是十分重要的。尤其是在近些年來，檔案管理模式逐漸改善，在信息技術(shù)的支持下加強集中管理，有利于提高事業(yè)單位檔案管理的效率。而相比于傳統(tǒng)的檔案管

2、理方式，信息化管理簡化了以往繁瑣的使用流程，對事業(yè)單位的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性當前隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化手段是各個行業(yè)發(fā)展的重要趨勢。在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式正逐漸被時代所淘汰。計算機技術(shù)的普及應(yīng)用使檔案管理更加便利和快捷，因此建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化有利于實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，在日常工作過程中應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)可以隨時隨地儲存和調(diào)用相關(guān)檔案，有利于提高工作效率。同時信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的室藏檔案模式，對于檔案的分類更加細化、排序分組更加合理，所以事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有利于最快速度的調(diào)用檔案和歸集檔案;另外一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔

3、案容易在保存中出現(xiàn)不同程度的損壞，從而使檔案信息失真、甚至是失效。而檔案信息化能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容復(fù)刻到電子硬盤或者云服務(wù)器中，有利于最大時效去保存檔案信息。而且相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化建設(shè)通過檔案平臺以及管理后臺可以更加簡便地對檔案進行整理和借閱工作，有利于推動檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)十分重要，是提高事業(yè)單位綜合實力的重要基礎(chǔ)和保障。二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題（一）對信息化建設(shè)不夠重視。目前有很多事業(yè)單位沒有意識到檔案管理對自身發(fā)展的重要作用，甚至一些管理人員認為檔案管理的成果對單位的發(fā)展不會造成任何影響。因此出現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理

4、的工作目標不明確、工作流程不規(guī)范，從而失去了事業(yè)單位檔案管理的真正職能及作用。也正是因為這種錯誤的認識使很多事業(yè)單位對檔案管理的信息化建設(shè)程度不夠。而且在事業(yè)單位檔案管理部門，中負責(zé)人員為了節(jié)省成本，不注重檔案管理的信息化建設(shè)，對其投入的資金、人力和物力都明顯乏力，致使無法支撐完善的信息化體系建設(shè)。（二）檔案信息資源的開發(fā)程度不夠。在事業(yè)單位管理工作中信息資源的開發(fā)程度直接影響到人員檔案的完整性和管理質(zhì)量。但是當前大多數(shù)事業(yè)單位對檔案管理缺乏科學(xué)合理的信息化設(shè)計規(guī)劃，使信息資源開發(fā)工作存在嚴重問題。首先體現(xiàn)在信息資源的收集不全面，在將人員信息錄入計算機數(shù)據(jù)庫時，只是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容復(fù)制到電子檔

5、案中，沒有進行實地的調(diào)查和驗證，從而導(dǎo)致部分檔案信息存在不準確的問題。一方面，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損或模糊的現(xiàn)象，管理人員依舊沒有展開調(diào)查，將人員信息錄入數(shù)據(jù)庫后，致使人員檔案信息殘缺，會引發(fā)后續(xù)管理問題;另外一方面，數(shù)據(jù)庫檔案信息重復(fù)性內(nèi)容較多，如果沒有經(jīng)過必要的整合和分析處理，就會造成檔案信息資源混亂，人員資料不全等問題，影響檔案資料的實際利用。（三）檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要原因是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足。比如事業(yè)單位中一些堅持傳統(tǒng)管理觀念的老員工對信息化手段和技術(shù)的掌握程度不夠，操作能力有限，難以實現(xiàn)更深層次的檔案信息化管理。此外，具備信息化管理觀念的年

6、輕員工沒有接受合格的上崗管理培訓(xùn)，從而缺乏信息化建設(shè)和管理經(jīng)驗，缺乏針對實際問題的解決能力，阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)進程。因此檔案管理人員的缺失以及培養(yǎng)人才的制度不完善，導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)難以有序開展，缺乏人才支撐，不能有效地提高檔案管理信息化建設(shè)水平。（四）檔案數(shù)據(jù)庫檢索功能落后。在信息化檔案管理模式中，檔案信息通常是儲存在計算機數(shù)據(jù)庫中，但是由于軟件和硬件設(shè)施的功能限制，致使檔案檢索效率低下。一旦需要對人員檔案或者相關(guān)材料進行調(diào)取時，不能夠及時檢索到所需檔案，影響其他工作效率。而當前事業(yè)單位的檔案檢索方式主要有兩種方式：一是計算機檢索，對于專業(yè)素養(yǎng)不高、計算機知識匱乏的管理

7、人員來說，無法實現(xiàn)快速檢索。另一種就是人工手動檢索，這種方式查找檔案的速度極慢，信息化建設(shè)的成效沒有得到充分體現(xiàn)。而且在事業(yè)單位檔案管理部門中還存在信息化設(shè)備落后、軟件與硬件不適應(yīng)等狀況，導(dǎo)致檔案信息檢索效率極慢，不利于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑（一）提高事業(yè)單位對信息化檔案管理的重視程度。首先，管理者要立足于單位的發(fā)展、建設(shè)，充分考慮內(nèi)外部環(huán)境，認識到信息化應(yīng)用到檔案管理工作中的作用和重要性。其次，要認識到檔案管理對于整個事業(yè)單位發(fā)展的積極影響。雖然檔案管理不能夠直接決定事業(yè)單位的收益，但能夠為相關(guān)活動的開展和發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供重要依據(jù)，與事

8、業(yè)單位的各項工作都有密切的聯(lián)系。加強檔案管理信息化建設(shè)，就能夠在一定程度上推動單位的工作效率和質(zhì)量提高。所以必須要確立事業(yè)單位檔案管理的目標，制定規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理工作制度及相關(guān)規(guī)定，將信息化建設(shè)融入制度保障中，提高領(lǐng)導(dǎo)者對信息化檔案管理建設(shè)的重視。另外還要加大資金、人力、設(shè)備投入，促進檔案管理信息化，為事業(yè)單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。（二）建設(shè)檔案信息推廣平臺。檔案管理工作需要各部門的積極參與和配合，通過建設(shè)檔案信息推廣平臺能夠進一步加強事業(yè)單位各個部門之間的聯(lián)系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準確性，為信息化建設(shè)奠定有利的基礎(chǔ)。同時利用信息推廣平臺能夠更廣泛收集人員或者活動信息等相關(guān)資料

9、，管理人員審核合格后錄入數(shù)據(jù)庫中，形成電子檔案。能夠最大限度地保障檔案的完整性和真實性，提高檔案利用效率。這一過程需要相關(guān)管理人員能夠樹立數(shù)字化管理觀念，利用專業(yè)信息化知識建設(shè)功能完善的檔案信息推廣平臺，為事業(yè)單位的檔案調(diào)閱、調(diào)用、更改、錄入等提供便利，能夠最大限度地提高檔案信息開放程度。（三）強化管理人員培訓(xùn)。首先，在招聘和選用檔案管理人員時要以專業(yè)素養(yǎng)作為核心考核內(nèi)容，要求具備一定的計算機操作能力和信息化管理意識，還要有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗，能夠獨立處理實際問題。其次，事業(yè)單位要組織檔案管理人員上崗培訓(xùn)以及定期學(xué)習(xí)，保障其管理能力能夠與時代發(fā)展相適應(yīng)，盡快掌握檔案信息化建設(shè)中的新技術(shù)和新

10、方法。最后，可以采用“年輕員工+老員工”優(yōu)勢互補的管理團隊，利用年輕員工接受新鮮事物以及學(xué)習(xí)事物快速的優(yōu)勢彌補老員工信息技術(shù)操作不熟練的缺點，同時老員工具有豐富的檔案管理經(jīng)驗，能夠及時地傳授年輕員工處理檔案管理工作的技巧，形成管理隊伍共同進步的人才培養(yǎng)格局。（四）引進新設(shè)備，及時更新軟件系統(tǒng)。設(shè)備是檔案管理信息建設(shè)的重要基礎(chǔ)，事業(yè)單位要引進具有先進功能的計算機硬件設(shè)備和智能檢索軟件系統(tǒng)，并且要定期進行維護和升級管理，保障檔案管理信息化建設(shè)能夠不斷地得到優(yōu)化和進步。比如可以將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本、圖片等形式，促進管理方法的多樣性和實用性。要關(guān)注市場檔案管理軟件、硬件市場，保障管理設(shè)備的先進性，同時事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部也要加強對檔案信息化的技術(shù)研發(fā)和探索，促使檔案管理信息化建設(shè)與事業(yè)單位自身更加適應(yīng)，從而最大限度地提高檔案利用效率，提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。四、結(jié)束語綜上所述，在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理是重要的組成部分，在推動單位發(fā)展的過程中能夠起到一定的作用和影響。所以檔案管理工作必須要與時俱進，加強信息化建設(shè)，因此事業(yè)單位要提高檔案管理信息化建設(shè)重視程度、建設(shè)檔案信息推廣平臺、強化管