材料采購(gòu)管理

1、材料物資采購(gòu)管理辦法第一條 為了加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制，規(guī)范采購(gòu)行為，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，以最大限度地降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。第二條本辦法對(duì)本公司所有材料物資的采購(gòu)均適用。第三條采購(gòu)流程及職責(zé)分工一、采購(gòu)流程：1 、 生產(chǎn)部根據(jù)設(shè)備狀況滾動(dòng)編制月度、季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃包括主要材料（玻璃、鋁框、接線盒、背板等）月度、季度消耗總量、單位產(chǎn)品材料消耗量及原輔材料安全庫(kù)存量，經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。2 、 采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、單位消耗量、安全庫(kù)存量、實(shí)時(shí)庫(kù)存量、采購(gòu)周期及供求狀況定期編制原輔材料采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后進(jìn)行詢價(jià)；辦公用品由需求部門

2、申請(qǐng)，綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)，其余物資采購(gòu)包括修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等由需求部門申請(qǐng)，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)。3 、 采購(gòu)審批權(quán)限：公司原輔材料采購(gòu)計(jì)劃，由分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)；其余物品采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)申請(qǐng)由需求部門申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批、董事長(zhǎng)核準(zhǔn)后執(zhí)行；大宗機(jī)器設(shè)備等巨額采購(gòu)還需呈報(bào)公司董事會(huì)決議通過后執(zhí)行。4 、 采購(gòu)人員進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)、比較分析報(bào)審，原輔材料、修理用備件、機(jī)器設(shè)備及工具、辦公設(shè)備、家具、低值易耗品等定價(jià)須經(jīng)公司物資價(jià)格監(jiān)查組審議通過后執(zhí)行采購(gòu)。5 、 成立物資采購(gòu)監(jiān)查組。物資監(jiān)查組的工作職責(zé)：參與公司供應(yīng)商的

3、選擇；負(fù)責(zé)公司采購(gòu)物資價(jià)格的審定等，監(jiān)查組由董事長(zhǎng)任組長(zhǎng)，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)為成員的四人監(jiān)查組。供應(yīng)商評(píng)價(jià)采用現(xiàn)場(chǎng)考察和資質(zhì)審查相結(jié)合，但參與現(xiàn)場(chǎng)考察人員和參與其資質(zhì)審查人員不得重復(fù)；供應(yīng)商評(píng)審采用比較記名投票方式，董事長(zhǎng)一人兩票制，其余人員一人一票制，全數(shù)為五票，少數(shù)服從多數(shù)。經(jīng)監(jiān)查組審查通過的采購(gòu)價(jià)格才能執(zhí)行。6 、 定期或即時(shí)簽訂購(gòu)銷合同，日常由采購(gòu)人員聯(lián)系發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量及交貨地點(diǎn)等事項(xiàng)。7 、 倉(cāng)庫(kù)收貨、品管人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。二、職責(zé)分工：1 、 銷售部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度銷售計(jì)劃的制定和修正；2 、 生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)公司月度、季度、年度生產(chǎn)計(jì)劃的制定和修正；3 、 采購(gòu)部門

4、負(fù)責(zé)公司所有材料物資的采購(gòu)，同時(shí)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、交貨期限、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量及安全庫(kù)存量定期或適時(shí)進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)；4 、 品管部門負(fù)責(zé)采購(gòu)貨物的質(zhì)量參數(shù)以及進(jìn)倉(cāng)貨物的品質(zhì)檢驗(yàn)；5 、 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)流程及購(gòu)銷合同、單據(jù)的審核，同時(shí)負(fù)責(zé)相關(guān)資金的落實(shí)安排；6 、 倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)貨物的數(shù)量驗(yàn)收、發(fā)放及實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)量反饋等；7 、 總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)及其購(gòu)銷合同的簽批，包括主要材料、修理備用件、辦公設(shè)備、低值易耗品等貨物采購(gòu)供應(yīng)商的選擇及其接洽；8 、 董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)機(jī)器設(shè)備、不動(dòng)產(chǎn)購(gòu)置、無形資產(chǎn)受讓等非經(jīng)常性物資采購(gòu)的接洽、合同簽批等。第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過3 個(gè)月的用量。第五條供應(yīng)商

5、評(píng)定控制程序1 、主要材料的含義主要材料是指構(gòu)成產(chǎn)品的主體、產(chǎn)品之間可以分隔但不影響產(chǎn)品性能材料，主要包括玻璃、鋁框、接線盒、 EVA 等，輔助材料就是主要材料以外的材料；2 、對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)2.1 、采購(gòu)部根據(jù)同類材料的無差異控制要求，結(jié)合物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等比較，選擇合格的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商選擇評(píng)定記錄表。在無差異或差異可控的基礎(chǔ)上，對(duì)同類材料供應(yīng)，應(yīng)盡量選擇幾家合格的供應(yīng)商。經(jīng)采購(gòu)部、監(jiān)查組等相關(guān)機(jī)構(gòu)審查通過后，錄入合格供應(yīng)商名單中。2.2 、評(píng)價(jià)供應(yīng)商時(shí)一般可考慮以下因素：a、供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格及付款條件、售后服務(wù)、歷史業(yè)績(jī)等；b、質(zhì)量保證能力，即質(zhì)量控制體系；c、業(yè)內(nèi)評(píng)價(jià)、

6、第三方認(rèn)證等；d、滿足法規(guī)的要求，采購(gòu)產(chǎn)品涉及強(qiáng)制性認(rèn)證的，應(yīng)具有相關(guān)認(rèn)證的證書和質(zhì)量證明等2.3 、對(duì)第一次供應(yīng)材料的供應(yīng)商，除提供充分的背景證明材料外，還需經(jīng)樣品測(cè)試及小批量試用，經(jīng)測(cè)試合格后才能供貨：a、新供應(yīng)商根據(jù)相關(guān)要求提供少量材料；b、交生產(chǎn)車間試用，并填寫供應(yīng)商評(píng)定記錄表中相關(guān)欄目，結(jié)果反饋給采購(gòu)部；c、小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。小批量試用合格的，必要時(shí)再經(jīng)試用，均合格的，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入合格供應(yīng)商名錄。3 、供應(yīng)商的日常管理3.1 、采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的供貨業(yè)績(jī)進(jìn)行跟蹤，及時(shí)與品管部進(jìn)行溝通。供應(yīng)商產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出限期整改通知

7、單限期整改，如兩次發(fā)出 “通知單 ”但質(zhì)量仍沒有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其供貨資格。3.2 、采購(gòu)部每年對(duì)合格供應(yīng)商至少進(jìn)行兩次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表 ，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占 50 ，交貨期評(píng)分占 10，價(jià)格及售后服務(wù)占40 。評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)為：一年中平均質(zhì)量合格率達(dá)到 98 以上的給予滿分，每降一個(gè)百分點(diǎn)扣5 分，但質(zhì)量評(píng)分不能低于35 分；交貨期都準(zhǔn)時(shí)交貨的給滿分，經(jīng)常送貨不及時(shí)的，給5 分以下；在同等質(zhì)量的基礎(chǔ)上價(jià)格在業(yè)內(nèi)最低的，給35 分以上?？傇u(píng)分不能低于80 分，若低于80 分或質(zhì)量評(píng)分低于35 分，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的檢驗(yàn)或驗(yàn)

8、證工作。3.3 、采購(gòu)人員保持與供應(yīng)商及時(shí)溝通，當(dāng)供應(yīng)商的供貨變化會(huì)影響獲證產(chǎn)品一致性時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)采取相關(guān)措施，以確保該變化符合認(rèn)證規(guī)定的要求。第六條供應(yīng)商的選擇所有物品采購(gòu)供應(yīng)商采購(gòu)部門必須建立其背景資料檔案庫(kù)，同類物品采購(gòu)至少準(zhǔn)備兩家或以上數(shù)量供應(yīng)商，以確保供應(yīng)渠道的順暢，供應(yīng)商的選擇從合格供應(yīng)商名錄中擇優(yōu)錄用；第七條價(jià)格確認(rèn)1 、已經(jīng)核定的物料，采購(gòu)人員應(yīng)注重分析，收集信息資料以盡可能降低采購(gòu)成本，其他部門人員若有相關(guān)信息應(yīng)盡可能提供采購(gòu)人員，以供參考；2 、最新采購(gòu)物品或最新供貨的供應(yīng)商其供貨價(jià)格須報(bào)請(qǐng)物資采購(gòu)監(jiān)查組進(jìn)行審議，經(jīng)審議通過后方可執(zhí)行，已經(jīng)核定物料采購(gòu)價(jià)格通知上調(diào)時(shí)，須附價(jià)

9、格上調(diào)原因，采購(gòu)部報(bào)請(qǐng)物資采購(gòu)監(jiān)查組進(jìn)行審議，審議通過后方可執(zhí)行；第八條詢價(jià)、比價(jià)、競(jìng)價(jià)1 、根據(jù)物料采購(gòu)的需求，采購(gòu)人員應(yīng)至少選擇三家適合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)的內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、報(bào)價(jià)的有效期限、交貨日期、結(jié)算方式、合同形式（長(zhǎng)期合同或即時(shí)合同）等；2 、采購(gòu)部在收到供應(yīng)商反饋信息后，采購(gòu)人員據(jù)此分別品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交期、售后服務(wù)等進(jìn)行比較分析，選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo)，公開競(jìng)價(jià)；3 、物資采購(gòu)監(jiān)查組審議價(jià)格的過程嚴(yán)肅認(rèn)真，審議的方法是評(píng)定計(jì)分制，審議的地點(diǎn)必須是公司注冊(cè)地，審議的依據(jù)是供應(yīng)商提交的投標(biāo)書或報(bào)價(jià)單等。第九條執(zhí)行采購(gòu)1 、采購(gòu)人員接到

10、經(jīng)核準(zhǔn)的“請(qǐng)購(gòu)單 ”后，應(yīng)與供應(yīng)廠商進(jìn)一步接觸，進(jìn)行正式的質(zhì)量、價(jià)格和后續(xù)服務(wù)談判。對(duì)金額較大的或批量采購(gòu)，應(yīng)到供方生產(chǎn)工廠進(jìn)行實(shí)際考察，以充分了解供方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)等，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向。2 、在采購(gòu)作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購(gòu)人員應(yīng)準(zhǔn)備相應(yīng)買賣合同四份，經(jīng)授權(quán)簽字蓋章后生效，供方留存兩份，需方留存兩份，其中一份采購(gòu)部、一份財(cái)務(wù)部，合同需要列明至少下列條款：2.1 、供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；2.2 、采購(gòu)物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明；2.3 、訂單所采購(gòu)的數(shù)量/ 重量：?jiǎn)挝话b數(shù)量/ 重量；包裝件

11、數(shù)；2.4 、價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)、合同總額，定金或預(yù)付款2.5 、交貨日期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量。2.6 、付款方式2.7 、所需的質(zhì)量證明資料（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等）。2.8 、質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。2.9 、運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。3 、屬于分批交貨的貨物，采購(gòu)人員根據(jù)實(shí)際需求，出具交貨通知單經(jīng)采購(gòu)部門經(jīng)理審核，加蓋公章后由采購(gòu)人員通知供方發(fā)貨，采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。4 、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在其“送貨單 ”上注明 “訂購(gòu)單編號(hào)”及 “包裝方式 ”，以便驗(yàn)收確認(rèn)。5 、采購(gòu)部門接到生產(chǎn)部門

12、緊急采購(gòu)案件，應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，按采購(gòu)程序指明專人迅速辦理。6 、階段控制及溝通6.1 、采購(gòu)過程分為請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨四個(gè)階段，采購(gòu)部應(yīng)協(xié)調(diào)控制采購(gòu)作業(yè)每個(gè)階段的進(jìn)度。6.2 、采購(gòu)人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)將異常情況反饋給主管上級(jí)，說明異常原因及預(yù)定完成日期，以便擬訂對(duì)策處理。7 、采購(gòu)作業(yè)方式除一般采購(gòu)作業(yè)方式外，采購(gòu)部門可依據(jù)材料物資使用情況和采購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)：7.1 、集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料物資，可以集中采購(gòu)計(jì)劃交貨的，可核定材料項(xiàng)目，通知生產(chǎn)等部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門定期集中辦理采購(gòu)。7.2 、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用

13、量較大的大宗材料物資，應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供貨價(jià)格，報(bào)批準(zhǔn)后通知各部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃。8 、退貨經(jīng)檢驗(yàn)不合格的材料物資需要退貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)出具紅字“材料入庫(kù)單”或拒絕入庫(kù)，同時(shí)書面通知采購(gòu)人員并附有關(guān)“材料檢驗(yàn)報(bào)告”，采購(gòu)應(yīng)及時(shí)同供應(yīng)商溝通進(jìn)行后續(xù)處理。第十條貨物驗(yàn)收及付款1 、供應(yīng)商交貨時(shí)采購(gòu)部應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)，對(duì)實(shí)物清點(diǎn)件數(shù)或稱重，隨貨同行的有關(guān)證件進(jìn)行核對(duì)，實(shí)物與請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)合同內(nèi)容核對(duì)相符后簽收，倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單，庫(kù)管員簽字確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知采購(gòu)部會(huì)同處理。2 、對(duì)有質(zhì)量參數(shù)要求的材料物資，品管部派員驗(yàn)收，經(jīng)驗(yàn)收合格后倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單，同時(shí)品管人員和庫(kù)管員必須簽字確認(rèn)。第十一條付款

14、結(jié)算1 、采購(gòu)款項(xiàng)必須按采購(gòu)合同所約定的時(shí)間和方式由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一安排支付。2 、付款申請(qǐng)由采購(gòu)人員提交，提交的內(nèi)容包括：送貨單、入庫(kù)單、對(duì)方開具的發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告等，申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)合同要求進(jìn)行，分清輕重緩急。申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明交貨日、開票日、預(yù)付款、已付款、余款等。按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)。3 、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購(gòu)人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：3.1 、緊急采購(gòu)且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)付款手續(xù)；3.2 、外埠采購(gòu)且供應(yīng)商要求立即付款時(shí)；3.3 、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試期間臨時(shí)急需材料采購(gòu)；3.4 、1000元以下的零星采購(gòu)。第十二條進(jìn)度控制及異常反饋1 、采購(gòu)部應(yīng)注重合同或協(xié)議的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)度。2 、采購(gòu)人員發(fā)現(xiàn)供貨方交貨日期有延誤