會議的籌劃與管理

1、會議的籌劃與管理會議的籌劃與管理1會議的重要性會議的重要性n大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向n90%以上的重大決策是通過會議制定的以上的重大決策是通過會議制定的n企業(yè)花在開會上的時間越來越多企業(yè)花在開會上的時間越來越多n開會的頻率越來越高開會的頻率越來越高2會議的籌劃與管理會議的籌劃與管理 n會前的準(zhǔn)備工作會前的準(zhǔn)備工作n會間的組織服務(wù)會間的組織服務(wù)n會后的善后處理會后的善后處理3會前準(zhǔn)備工作會前準(zhǔn)備工作 1、安排議題、議程、日程安排議題、議程、日程2、擬訂與會人員名單擬訂與會人員名單3、申請會議所需資金申請會議所需資金4、會場布置會場布置5、安排食宿和茶水安排

2、食宿和茶水6、發(fā)出會議通知發(fā)出會議通知 4安排議題、議程安排議題、議程 n 議題的收集和篩選議題的收集和篩選 n 議程議程 5 委員會會議議程委員會會議議程 7月月6日上午日上午11點(diǎn)點(diǎn)格林格林德雷戈飯店德雷戈飯店 1、（、（11：00）任命一位會議主席）任命一位會議主席 2、（、（11：10）為缺席致歉）為缺席致歉 3、（、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄）批準(zhǔn)上次會議備忘錄 4、（、（11：30）上次會議提出的事項）上次會議提出的事項 5、（、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （12：00）會間休息）會間休息 6、（、（12：15）財務(wù)事項）財務(wù)事項 7、（、（12：45）特別事宜

3、）特別事宜 8、（、（13：00）其他動議）其他動議 9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜 10、（、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)）下次會議細(xì)節(jié) 議 程 的 開議 程 的 開頭 為 會 議頭 為 會 議的 日 期 、的 日 期 、時 間 和 地時 間 和 地點(diǎn)點(diǎn)每 項 均 有每 項 均 有一 個 起 始一 個 起 始時間時間下 次 會 議 細(xì)下 次 會 議 細(xì)節(jié) 寫 在 議 程節(jié) 寫 在 議 程的末尾的末尾6擬訂與會人員名單擬訂與會人員名單 n選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h n送交上級審核送交上級審核 7申請會議所需資金申請會議所需資金 n確定會議規(guī)格確定會議規(guī)格n申請經(jīng)費(fèi)申請經(jīng)費(fèi)

4、口頭口頭書面書面8會場布置會場布置 n 選擇會場選擇會場a.場地大小場地大小 b.附屬設(shè)施齊全附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備 d.會場氛圍會場氛圍 e.場地不受外界干擾場地不受外界干擾 n 布置會場布置會場a.附屬設(shè)施附屬設(shè)施 b.準(zhǔn)備會議文件準(zhǔn)備會議文件 9討論：各種會場的利與弊討論：各種會場的利與弊會場類型會場類型優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型圓桌型橢圓型橢圓型口口字型字型U型型教室型教室型1011面對面就座面對面就座 當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊兩邊 主席坐在團(tuán)隊

5、成員之間 1213顯示等級顯示等級 如果你希望顯示等級，讓主席坐在如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐按資歷遞降順序就坐 主席坐在長桌主席坐在長桌的頂端的頂端 資歷最淺者資歷最淺者坐在離主席坐在離主席最遠(yuǎn)處最遠(yuǎn)處 141516自由討論自由討論 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌在會議中用一張圓桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一個位置上個位置上 17安排食宿和茶水安排食宿和茶水 n 食宿食宿a.用膳用膳 b.住宿住宿 n茶水茶水 18一杯香茶可一杯香茶可贏得交

6、易機(jī)會贏得交易機(jī)會19角色練習(xí)角色練習(xí)n表演會議期間奉茶的禮儀表演會議期間奉茶的禮儀20給給客人斟茶的注意事項客人斟茶的注意事項n當(dāng)當(dāng)桌子上放有資料文件時，不要勉強(qiáng)客人桌子上放有資料文件時，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。并等待客人的回答，按客人意愿行事。n開會時，如果出席者眾多，可請同事幫忙，開會時，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。21n茶溢出來了！這時不要驚慌，不忙亂，茶溢出來了！這時不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時，務(wù)必先道歉，

7、后擦拭。切記：斟茶時，務(wù)必帶上干凈毛巾。帶上干凈毛巾。n有茶和糕點(diǎn)時，要先將糕點(diǎn)放在客人左有茶和糕點(diǎn)時，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。n洽談時間較長，在一至一個半小時內(nèi)，洽談時間較長，在一至一個半小時內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。應(yīng)更換茶葉。給給客人斟茶的注意事項客人斟茶的注意事項22上茶時的七個上茶時的七個程序程序n兩手端茶盤，盤子高度位于胸部兩手端茶盤，盤子高度位于胸部n敲門，并說：敲門，并說：“對不起！對不起！”進(jìn)入接待室進(jìn)入接待室n止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意n將茶盤的一端置于桌子側(cè)面將茶盤的一端置于桌子側(cè)面23n桌上不能

8、放盤時，則左手拿盤，右手取茶壺桌上不能放盤時，則左手拿盤，右手取茶壺n用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾n上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待走到門口時，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。室。上茶時的七個上茶時的七個程序程序24 會間的組織服務(wù)會間的組織服務(wù)1、簽到簽到2、安排就座安排就座3、做好會議記錄和錄音做好會議記錄和錄音4、會場服務(wù)會場服務(wù)25 簽到簽到 n簽到形式簽到形式 薄式薄式卡片式卡片式代簽代簽n簽到時的接待工作簽到時的接待工作 26游戲：會議排座游戲：會議排

9、座27安排就座安排就座 n要適合會議性質(zhì)要適合會議性質(zhì)n讓報告者坐中央讓報告者坐中央n會議主持人的座位會議主持人的座位n秘書的座位秘書的座位28做好會議記錄做好會議記錄 n會議記錄構(gòu)成會議記錄構(gòu)成 n會議記錄方式會議記錄方式 n會議記錄寫作會議記錄寫作 29小組討論小組討論n設(shè)計會議記錄表格（設(shè)計會議記錄表格（5分鐘）分鐘）30 會議名稱會議名稱 時間時間 主席主席 會議目的會議目的 出席人數(shù)出席人數(shù) 缺席人數(shù)缺席人數(shù) 缺席理由缺席理由 會議內(nèi)容會議內(nèi)容和決議事項和決議事項 決議事項決議事項 的實(shí)施的實(shí)施 實(shí)施項目實(shí)施項目 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人 或部門或部門 完成期限完成期限 出席人出席人 蓋蓋 章章 特別事項特別事項 31點(diǎn)評點(diǎn)評n根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。緊急情況處理技巧。32會場服務(wù)會場服務(wù) n轉(zhuǎn)接電話轉(zhuǎn)接電話n突發(fā)狀況突發(fā)狀況 n建議休息建議休息 n協(xié)助上司掌握、控制會議進(jìn)程協(xié)助上司掌握、控制會議進(jìn)程 33會議的善后處理會議的善后處理1、會場清理、會場清理2、印發(fā)會議記錄、印發(fā)會議記錄3、資金、資金4、會議的總結(jié)工作、會議