產(chǎn)品訂貨管理辦法暫行

1、石泵企字（2006） 11號關(guān)于下發(fā)合同管理辦法（試行）的通知各子（分）公司、部室：為了規(guī)范產(chǎn)品訂貨管理程序，加強(qiáng)合同的全過程管理，確保 合同的按時交付及貨款的及吋回收，經(jīng)集團(tuán)公司研究，對合同訂 價、結(jié)算條件、合同的執(zhí)行、提發(fā)貨管理、產(chǎn)品驗(yàn)收、安裝調(diào)試 及貨款催收等工作做出了具體規(guī)定，現(xiàn)將合同管理辦法（試 行）發(fā)給你們，請集團(tuán)公司銷售、進(jìn)出口分公司及財務(wù)部，各子 公司的營銷部、生產(chǎn)技術(shù)部、財務(wù)部、企管部等，組織業(yè)務(wù)、管 理人員對文件進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，各有關(guān)部門要嚴(yán)格按程序工作，考 核部門按規(guī)定進(jìn)行檢查、考核。本通知自下發(fā)之日起執(zhí)行，原產(chǎn)品訂貨管理辦法同時作 廢。二oo六年六月三十日合同管理辦法（試

2、行）為規(guī)范產(chǎn)品訂貨管理程序，加強(qiáng)合同管理，確保合同的按時交付及貨 款的及時回收，降低資金風(fēng)險，減少資金山用，現(xiàn)就合同價格的確定、結(jié) 算條件、合同的執(zhí)行及捉發(fā)貨管理，制訂如下管理辦法。1合同簽訂冇關(guān)規(guī)定。1.1合同價格的確定：（1）對各聯(lián)營網(wǎng)點(diǎn)按銷售協(xié)議冇關(guān)價格標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（2）對公司用戶原則上執(zhí)行公司現(xiàn)行出廠價。凡價格下浮的銷售公司 訂貨人員必須向子公司營銷部捉出申請，經(jīng)子公司營銷部部長審核上報公 司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可簽訂合同，其中，降價10%（含）以內(nèi)由子公司主管副總審 批，超過10%由子公司總經(jīng)理審批。只冇符合公司規(guī)定的付款結(jié)算條件的合 同，銷售公司訂貨人員方可捉出降價申請。（3）合同條款的總價

3、款屮應(yīng)包括主機(jī)、附件、配套電機(jī)及其它配套產(chǎn) 品、運(yùn)費(fèi)、包裝、合裝、試驗(yàn)等所冇相關(guān)項目的貨款及費(fèi)用。未經(jīng)主管副 總或總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得減免費(fèi)用。（4）銷售公司訂貨人員在確定運(yùn)費(fèi)時必須向生產(chǎn)技術(shù)部儲運(yùn)負(fù)責(zé)人員 詢價，并以此為標(biāo)準(zhǔn)支付運(yùn)費(fèi)。12付款結(jié)算條件：（1）銷售公司訂貨人員與用戶簽訂合同時必須執(zhí)行以下付款結(jié)算條 件：a. 合同正式簽訂后，用戶最低預(yù)付該合同總額的30%,款到合同生效。b. 捉發(fā)貨前，50萬元以上的合同最低付清總款的70%,貨到后支付余 額；50萬以下20萬以上的合同最低付清總額的95%,貨到后支付余額；20 萬元以下的合同捉貨前付清全部貨款。c. 外購配套產(chǎn)品和外購零件款及保證金

4、在提發(fā)貨前要全部付清。d. 質(zhì)保金不得超過5%且支付期限應(yīng)在一年之內(nèi)。（2）50萬元以下的合同一律按以上付款結(jié)算條件簽訂，銷售部門不得 捉出特批申請上報審批，要給用戶做好解釋工作。（3）超過50萬元的合同，不符合以上付款結(jié)算條件規(guī)定的，經(jīng)子公 司營銷部部長審核后，報主管副總審核，再報總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后方可簽 訂合同。（4）正規(guī)招標(biāo)項目的付款方式應(yīng)于投標(biāo)前由標(biāo)書制作人員以書而形式 按（3）條規(guī)定的審批程序執(zhí)行，審批完畢后方可投標(biāo)和簽訂合同；并將審 批結(jié)果到營銷部綜合管理室備案。（5）對固定老用戶實(shí)施信用管理，結(jié)算條件及付款方式按雙方協(xié)議執(zhí) 行。固定老用戶的確定及協(xié)議簽訂必須經(jīng)子公司營銷部部長及主

5、管副總裁 審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。1.3合同中要明確捉（到）貨驗(yàn)收時間、安裝調(diào)試時間、質(zhì)保金到期 時間及相應(yīng)回款時間。1. 4銷售公司業(yè)務(wù)人員耍嚴(yán)格按照公司規(guī)定的價格標(biāo)準(zhǔn)及付款結(jié)算條 件簽訂合同，并在簽訂合同的同時，每份合同同時填寫合同價格審批單 一份。1.5合同擬訂后，連同合同價格審批單表一同報子公司財務(wù)部審 核蓋章并由審核人簽字，合同價格審批單表屮包含配套產(chǎn)品的要先到生 產(chǎn)技術(shù)部審核蓋章并由審核人簽字，經(jīng)審核不符合公司規(guī)定的一律由銷售 部門重新擬訂合同并審批。16配套產(chǎn)品訂貨規(guī)定（1）配套產(chǎn)品訂購范圍a. y280及以下電機(jī)可配帶訂貨；b. y315及以上電機(jī)、js、jr、300kw以上的潛水配

6、套電機(jī)一般由用戶 肖.接訂購;c偶合器、齒輪箱、變頻器一般不再配帶，由用戶直接訂購；d.聯(lián)營網(wǎng)點(diǎn)簽訂合同屮不需合裝的電機(jī)等配套產(chǎn)品由網(wǎng)點(diǎn)自行解決；e特殊情況，如招標(biāo)項目等必須成套供應(yīng)超出訂購范圍的，簽訂合同 前，銷售部門必須以書而形式報子公司營銷部部長審核、主管副總批準(zhǔn)；（2）凡合同屮配帶配套產(chǎn)品的要執(zhí)行以下結(jié)算條件：a. 簽訂合同時要明確規(guī)定預(yù)付款限定條款，執(zhí)行在任何階段都不能墊 支資金的原則，即用戶與本公司、本公司與配套廠的付款方式、比例要相 同。本公司一律不墊支配套產(chǎn)品款及各種保證金。b. 凡配帶配套產(chǎn)品的，簽訂合同時要收取成套費(fèi)（含運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用）， 成套費(fèi)一般按配套產(chǎn)品的15%收取，最低

7、不低于10%,（不得低丁配套產(chǎn)品 質(zhì)保金的15倍）。c. 凡用戶指定配套廠家的，必須冇配套供應(yīng)商及用戶承諾按合同條款 同比例分付，否則不允許定貨。（3）簽訂用戶自備配套產(chǎn)品的合同，要執(zhí)行以下結(jié)算條件：a. 在簽訂用戶自備配套產(chǎn)品月.到廠合裝的合同時，必須按價格本規(guī)定 標(biāo)準(zhǔn)收取合裝費(fèi)，并在合同價格審批單屮注明。b. 用戶自備并需到廠合裝的配套產(chǎn)品，按用戶自備配套產(chǎn)品價格的5% 收取下站、起吊、裝卸和保管費(fèi)。此費(fèi)用在合同價格審批單屮耍注明。2 合同傳遞及執(zhí)行。2.1經(jīng)財務(wù)部審批的合同，營銷部通知銷售公司及該合同訂貨人員， 由其通知用戶按合同規(guī)定比例支付預(yù)付款，同時將合同傳遞到生產(chǎn)技術(shù)部, 生產(chǎn)技術(shù)

8、部可進(jìn)行生產(chǎn)前準(zhǔn)備工作。預(yù)付款到帳后，財務(wù)部書而通知生產(chǎn) 技術(shù)部，生產(chǎn)技術(shù)部接通知后安排生產(chǎn)。項目訂貨合同，經(jīng)營銷部部長審 核，報主管副總審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)（在合同上簽字），在預(yù)付款未到帳前可 排產(chǎn)。2.2凡公司已排產(chǎn)，用戶要求變更合同的，訂貨人員確認(rèn)變更內(nèi)容并 與用戶協(xié)商確定違約賠償金數(shù)額，營銷部審核后捉交生產(chǎn)技術(shù)部審核，生產(chǎn) 技術(shù)部提供該合同已投產(chǎn)情況后，再傳遞財務(wù)部審核確定賠償額，主管副總 審批后，方可簽訂變更合同，用戶取消合同的，預(yù)付款視為違約金，不再 退款。以上內(nèi)容應(yīng)在合同屮予以明確。凡變更合同的必須重新簽訂合同并 按規(guī)定審批，否則生產(chǎn)技術(shù)部不得排產(chǎn)。2.3對于現(xiàn)貨合同，財務(wù)部只審核銷

9、售清單，不再審核合同。2. 4裝配前確認(rèn)生產(chǎn)技術(shù)部制定周裝配計劃后，以裝配通知單（格式后附）的形式 傳遞至營銷部，由營銷部通知銷售公司進(jìn)行裝配前確認(rèn).（2）銷售公司按照營銷部通知向用戶確認(rèn)合同到貨驗(yàn)收及回款的時間, 確認(rèn)后銷售公司要將確認(rèn)信息及時反饋營銷部，營銷部整理后反饋生產(chǎn)技 術(shù)部.2. 5生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)營銷部反饋的用戶確認(rèn)信息安排組裝，原則上按裝配、發(fā)運(yùn)及到貨驗(yàn)收同期為四周以內(nèi)做為產(chǎn)品組裝計劃下達(dá)依據(jù).3 提發(fā)貨規(guī)定。3. 1發(fā)貨確認(rèn)（1）營銷部負(fù)責(zé)產(chǎn)品發(fā)貨的確認(rèn)、審批，符合以下規(guī)定的方可發(fā)貨。a、貨到后，用戶15日內(nèi)可進(jìn)行驗(yàn)收并回款的；b、按合同規(guī)定付款條件及比例已付款的；（2）發(fā)貨確

10、認(rèn)程序a、生產(chǎn)技術(shù)部將可發(fā)貨的合同信息傳遞到營銷部，營銷部通知銷售公 司和財務(wù)部確認(rèn)用戶能否15日內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收并回款及貨款到帳情況（以發(fā)貨 通知單的形式），銷售公司、財務(wù)部確認(rèn)后將通知單及時反饋到營銷部。b、營銷部按規(guī)定進(jìn)行發(fā)貨前確認(rèn).3.2凡符合發(fā)貨條件的合同，營銷部開具銷貨清單到財務(wù)部辦理結(jié)算 手續(xù)后向生產(chǎn)技術(shù)部下達(dá)發(fā)貨通知，生產(chǎn)技術(shù)部按通知要求安排運(yùn)輸公司 發(fā)貨。特殊情況，雖不符合發(fā)貨條件但需發(fā)貨的，必須由銷售部門捉岀書 而巾請，營銷部審核報子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理發(fā)貨手續(xù)。3.3聯(lián)營網(wǎng)點(diǎn)、用戶超過100%付款部分，由營銷部捉出對應(yīng)合同的付 款明細(xì)，財務(wù)處予以開票結(jié)算。超出規(guī)定比例的付款

11、，貨款可結(jié)轉(zhuǎn)使用。34貨款的界定確認(rèn)（1）用戶付款的界定確定由銷售公司負(fù)責(zé)。（2）銷售部門對每天的回款進(jìn)行界定確認(rèn)，填寫貨款執(zhí)行統(tǒng)計單, 按予付款、進(jìn)度款、到貨款、調(diào)試款、質(zhì)保金確定每筆回款對應(yīng)的合 同，并將以上回款信息傳遞財務(wù)部和營銷部。4. 貨物驗(yàn)收4. 1汽運(yùn)貨物運(yùn)送到合同規(guī)定地點(diǎn)后，運(yùn)輸公司應(yīng)將到貨信息及時反饋 生產(chǎn)技術(shù)部，捉交用戶簽收的收條.4. 2生產(chǎn)技術(shù)部將到貨信息書而反饋營銷部和銷售公司.4. 3銷售公司負(fù)責(zé)組織用戶驗(yàn)收，并將驗(yàn)收信息書而反饋營銷部，要求 于貨到后兩周內(nèi)驗(yàn)收完畢.4. 4對丁鐵路運(yùn)輸?shù)暮贤?，生產(chǎn)技術(shù)部將發(fā)貨信息通知營銷部及銷售公 司，銷售公司于發(fā)貨日起20日內(nèi)通

12、知用戶收貨驗(yàn)貨并以書而形式將到貨、 驗(yàn)貨信息反饋至營銷部及生產(chǎn)技術(shù)部。4. 5銷售公司應(yīng)于發(fā)貨日起20日內(nèi)收回到貨款。5. 安裝調(diào)試5. 1營銷部將合同驗(yàn)貨完畢信息以調(diào)試通知單形式（格式后附）傳遞至 工程成套安裝公司，進(jìn)入安裝調(diào)試階段；在安裝調(diào)試完成后，由工程成套 安裝公司書而傳遞至營銷部備案。營銷部通知銷售公司催收貨款，自安裝 調(diào)試至質(zhì)保期期間，由工程成套安裝公司負(fù)責(zé)現(xiàn)場服務(wù)工作，質(zhì)保期到期 后，銷售公司負(fù)責(zé)回收質(zhì)保金。5. 2到貨驗(yàn)收后3個月為安裝調(diào)試期，如因用戶原因未進(jìn)行安裝調(diào)試， 則3個月末為付調(diào)試款日期，同時承諾用戶安裝調(diào)試服務(wù)至正常為止。5. 3工程成套安裝公司要建立：（1）用戶服

13、務(wù)檔案即服務(wù)維修臺帳，詳 細(xì)記錄用戶大修期及備件情況（用量及廠家）。（2）安裝調(diào)試臺帳按周記錄 安裝調(diào)試進(jìn)度。（3）質(zhì)保期管理臺帳，記錄質(zhì)保期情況。以上信息，工程 成套安裝公司要于每周向營銷部反饋，由營銷部協(xié)調(diào)處理。6. 對丁已投標(biāo)結(jié)束或已執(zhí)行的合同，銷售公司要立即收回投標(biāo)保證金 或履行保證金，對于投標(biāo)保證金和履約保證金，銷售公司要建立臺帳進(jìn)行 管理。7. 用戶未按合同執(zhí)行又要簽訂新合同的，必須執(zhí)行本辦法規(guī)定的付款 結(jié)算條件，銷售部門一律不得提出特批巾請，要給用戶做好解釋工作。8. 對丁招標(biāo)項目，投標(biāo)前，可先響應(yīng)標(biāo)書，屮標(biāo)后在鑒定合同時要按 此辦法執(zhí)行。9. 貨款催收及清欠9. 1自新公司成立

14、后簽訂的合同，銷售分公司合同簽訂人員該合同貨款 回收的責(zé)任人，銷售分公司要建立必要的臺帳進(jìn)行管理。9. 2自合同規(guī)定付款日起半年z內(nèi)由銷售分公司該合同簽訂人員負(fù)責(zé) 貨款的催收工作。9. 3超過合同規(guī)定付款期限半年的，子公司營銷部負(fù)責(zé)組織將該合同移 交清欠辦清欠，如不移交的該合同回款的銷售提成歸清欠辦。9. 4清欠辦應(yīng)于接收債權(quán)之日起一年內(nèi)進(jìn)行清欠，凡到期不能清回的合 同，營銷部負(fù)責(zé)組織將該合同移交集團(tuán)公司綜合辦公室法務(wù)室依法清欠（可 釆用風(fēng)險代理方式，費(fèi)用支付辦法另行制度）。如不移交捉成不再支付給清 欠辦。10進(jìn)出口分公司的國外用戶合同的簽訂，仍按原程序辦理，對國內(nèi)用戶必須按本文件規(guī)定執(zhí)行。1

15、1考核辦法111對已簽訂的合同，由子公司營銷部每月定期進(jìn)行審核，檢查，子 公司企管部每月進(jìn)行抽查，凡發(fā)現(xiàn)未按本辦法規(guī)定執(zhí)行的，如結(jié)算條件、 價格不符合規(guī)定，合同項目填寫不全等，每份合同扣罰100元，并按該合 同給公司造成損失的額度對責(zé)任部門及責(zé)任人予以處罰。11.2凡因裝配前確認(rèn)不準(zhǔn)確造成產(chǎn)品裝配后10日內(nèi)不能發(fā)貨的，一個 合同扣罰責(zé)任部門100元，并按占用資金利息對責(zé)任部門予以處罰，此項 工作的檢查考核由營銷部每月進(jìn)行檢查匯總。11.3企管部負(fù)責(zé)對發(fā)貨確認(rèn)工作的檢查考核工作，凡發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定程 序確認(rèn)發(fā)貨的，每項次扣罰責(zé)任部門100元，重點(diǎn)項目、重大項目加倍處 罰。114營銷部負(fù)責(zé)貨物驗(yàn)收工作的檢查考核，凡未按要求及時反饋到貨 信息、驗(yàn)收信息的，每次扣罰責(zé)任部門100元，未按規(guī)定期限組織驗(yàn)收的, 每次扣罰責(zé)任部門100元，重點(diǎn)項目、重大項目加倍處罰。11.5營銷部負(fù)責(zé)對安裝調(diào)試工作的監(jiān)督檢查工作，出現(xiàn)未按規(guī)定時間 安裝調(diào)試的問題，對責(zé)任部門每次予以100元處罰，重點(diǎn)項目、重大項目 加倍處罰。11. 6營銷部負(fù)責(zé)對貨款催收及清欠工作的檢查考核。（1）凡未按合同付款