水利工程檔案管理中的問題與完善對策分析

1、    水利工程檔案管理中的問題與完善對策分析    胡海暉摘 要：在水利工程管理工作中，檔案管理屬于較為重要的環(huán)節(jié)，主要因為水利工程的檔案內(nèi)容涉及到工程建設全過程的各類資料，在設計環(huán)節(jié)、施工環(huán)節(jié)、監(jiān)理環(huán)節(jié)以及竣工驗收環(huán)節(jié)，都起到較為重要的作用，只有做好水利工程檔案管理工作，才能根據(jù)各個環(huán)節(jié)的實際情況開展各方面的管理工作，促進檔案在水利工程中的合理落實。關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理問題；完善對策目前在水利工程檔案管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，不能保證管理工作效果，嚴重影響整體工作的落實效果。因此，在水利工程各方面管理環(huán)節(jié)中，應注重檔案管理工作的貫徹落實

2、，注意各項事項，遵循科學化的管理原則，全面提升檔案管理工作水平，為其后續(xù)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。1 水利工程檔案管理重要性分析在水利工程實際管理工作中，檔案管理屬于重點內(nèi)容，關(guān)注設計環(huán)節(jié)、施工以及監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)的資料，只有合理的開展檔案管理工作，才能更好的貫徹工程質(zhì)量責任制度，提升工程質(zhì)量與安全性。且水利工程檔案具有一定的原始憑證作用，在檔案中能夠全面的了解與掌握以往工程資料，明確狀況，做好責任歸屬的管理工作，預防質(zhì)量與安全性問題。如若在水利工程各項管理工作中忽視了檔案管理任務，將會導致檔案資料的內(nèi)容出現(xiàn)不完整或是不準確的現(xiàn)象，對原始憑證的應用效果造成影響。所以，在水利工程各項管理工作中，需要樹立正確觀

3、念，充分意識到檔案管理工作的重要性，采用正確的措施開展檔案管理工作，在每項工程階段都要對原始資料進行合理記錄，保存在檔案中，以便于進行管理。2 水利工程檔案管理問題分析在水利工程檔案管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，嚴重影響管理工作效果，難以保證檔案管理的科學性與合理性。具體問題表現(xiàn)為：1）缺乏責任制度。在水利工程檔案管理期間未能建設完整的責任制度，缺乏正確觀念。首先，不能保證檔案資料的全面性以及真實性，沒有認真的對表格進行填寫。而在水利工程中存在較多關(guān)于構(gòu)建物建設的大量信息，需要進行檢驗，如若檢驗期間未能認真的對報告進行填寫，或是檔案數(shù)據(jù)雷同，將會導致檔案信息真實性受到影響。且一些工作人員在

4、填寫檔案的過程中，很容易會發(fā)生隨意填寫的問題，甚至虛假事實，導致檔案內(nèi)容缺乏依據(jù)性。其次，在對檔案進行保管的過程中，未能落實責任制度，而檔案的數(shù)量很多，內(nèi)容較為繁瑣，經(jīng)手的人員數(shù)量多，如若不能保證管理工作的科學性，將會引發(fā)檔案管理工作問題，無法對整體工作內(nèi)容與形式進行協(xié)調(diào)控制。2）未能創(chuàng)建科學化的管理制度。在對水利工程檔案進行管理期間，未能完善相關(guān)管理制度，尚未創(chuàng)建標準化以及制度化的管理體系，缺乏規(guī)范化的模式。在管理制度不完善的情況下，不能保證各方面管理工作的有效性。雖然部分企業(yè)在管理過程中，已經(jīng)編制了關(guān)于檔案管理的相關(guān)制度，在辦公室的墻上粘貼，但是，難以將其落實在實際工作中，缺乏操作性，存在

5、流于形式的問題。部分區(qū)域的管理工作人員只重視實體情況的管理，不重視檔案管理工作的落實，未能合理的對資料進行收集處理，只有在工期末尾的時候才能開展臨時的檔案收集工作，很容易出現(xiàn)資料遺忘或是錯誤的現(xiàn)象。且在管理期間未能制定較為完善的管理亦或是責任方面制度，難以進行獎懲與提升積極性。3）缺乏高素質(zhì)人才隊伍。水利工程檔案管理工作中未能樹立正確觀念，缺乏高素質(zhì)人才隊伍，沒有建設專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才系統(tǒng)。在領(lǐng)導層方面、管理層方面、操作層方面應當開展思政的建設工作，全面提升管理素養(yǎng)，并保證檔案管理工作質(zhì)量與水平。且在檔案管理期間還需了解是否存在漏洞現(xiàn)象，通常情況下檔案管理漏洞主要是因為工作人員缺乏正確觀念

6、，未能充分意識到細節(jié)管理的重要性，例如：在質(zhì)量檢測期間出現(xiàn)差錯，或是出現(xiàn)較為嚴重的工程事故問題。與此同時，在科學技術(shù)發(fā)展的背景之下，檔案管理工作人員未能與時俱進的使用信息技術(shù)進行管控，難以將計算機技術(shù)合理應用其中，導致工作效率受到影響。3 水利工程檔案管理完善措施在水利工程檔案管理工作中需要做好各方面的完善工作，遵循科學化的原則，統(tǒng)一標準更好的進行檔案管理，達到預期的管控目的。具體措施為：1）充分完善責任制度。對于責任制度而言，屬于檔案管理中較為重要的內(nèi)容，只有合理的進行責任管理，才能全面提升整體工作水平。首先，需要做好責任制度方面的管控工作，結(jié)合工程項目特點，因地制宜的完善制度內(nèi)容，保證可操

7、作性，例如：在檔案移交管理的過程中，需要明確工作人員的每日工作職責與每月工作職責，每天都要進行檔案交接的處理，開展資料內(nèi)容的處理工作。如若為偏遠區(qū)域，需要配置有線互聯(lián)網(wǎng)或是無線互聯(lián)網(wǎng)設備，以便于提升檔案交接管理工作水平。其次，需要提升整體工作的執(zhí)行力，樹立正確的觀念，充分意識到檔案管理的重要性，并且創(chuàng)建分管與專業(yè)操作管理模式，更好的對各個管理環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，遵循公平性的獎懲原則，創(chuàng)建較為良好的管理系統(tǒng)。與此同時，還需結(jié)合檔案管理工作與制度之間的關(guān)系，更好的進行獎勵與懲罰。最后，應做好責任教育工作，加大監(jiān)理工作人員以及檔案管控工作人員的責任教育力度，使其可以充分意識到自身責任的重要性，重點關(guān)注工程

8、質(zhì)量信息以及安全性信息在檔案中的完整性，更好的對責任制度進行落實1。例如：創(chuàng)建責任制度，明確水利工程檔案管理的職責，將檔案管理劃分成為編制、收集以及處理等責任區(qū)域，一旦出現(xiàn)問題，就要對負責人進行懲罰，以此提升其工作積極性。2）做好全過程的檔案管理工作。在水利工程檔案管理期間需要做好全過程的檔案管理工作，更好的對信息資料進行收集與整理，并創(chuàng)建科學化的工作模式。首先，在收集資料的過程中，應當重點關(guān)注設計類型、管理類型、技術(shù)類型、施工類型以及質(zhì)量檢測類型資料的收集，關(guān)注細節(jié)問題，如若出現(xiàn)收集問題將會影響檔案完整性，因此，需要重點對其進行管控。其次，應當對保存環(huán)節(jié)進行管理，在資料收集工作完成之后，合理

9、的對其進行保存2。要求管理人員按照分類收集的要求開展相關(guān)工作，按照不同類型進行檔案的收集，并規(guī)范化的進行編號處理，結(jié)合檔案管理工作特點以及需求，更好的對其進行保存，保證檔案信息的安全性與有效性。最后，在檔案資料利用環(huán)節(jié)中，應當充分貫徹落實資料利用方面的管理制度，創(chuàng)建相關(guān)的檔案檢索系統(tǒng)，使得各個部門可以便捷的對資料進行查閱。與此同時還需進行檔案資源的共享，促進資料的合理流通，加快工程建設速度。尤其在計算機技術(shù)快速發(fā)展的社會背景之下，可以為檔案管理提供多元化的工具，因此，在檔案收集、保存以及利用的過程中，可以借助計算機技術(shù)對其進行處理，創(chuàng)建專業(yè)化的電子表格，除了可以通過無紙化辦公方式預防紙張消耗問題之外，還能通過網(wǎng)絡對各類資料進行傳遞，使得各個部門利用網(wǎng)絡高效化的共享檔案。在檔案資料保存過程中還可以使用保密技術(shù)提升安全性，更好的預防信息丟失或是損毀問題3。3）加大監(jiān)管力度。水利工程檔案管理的過程中需要做好監(jiān)督管理工作，編制完善的監(jiān)管計劃方案，通過科學合理的監(jiān)督與管理方式，完成當前的動態(tài)化監(jiān)測任務，以此形成良好的促進模式。4 結(jié)語在水利工程檔案管理過程中需要制定完善的責任制度，編制計劃方案，樹立正確觀念，建設高素質(zhì)人才隊伍，通過科學化與合理化的方式對檔案進行管理，并使用網(wǎng)絡信息技術(shù)提升檔案管理工作效率與水平，充分發(fā)揮各方面管理工作的