淺談人力資源在辦公室管理中的應用

1、    淺談人力資源在辦公室管理中的應用    【摘 要】 本文結(jié)合辦公室人力資源的實際，提出了一些切實可行的建議和措施：堅持人本管理，尊重員工價值，通過發(fā)展人來發(fā)展團隊;打造一支堅強有力的辦公室人才隊伍;建立公平公正的激勵機制;拓展辦公室服務領(lǐng)導、信息服務等重要職能。【關(guān)鍵詞】 人力資源;辦公室管理辦公室要想管理好，最重要的是人力資源的管理。辦公室應該充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢和潛力，加強團隊管理，形成和諧友好、凝心聚力的辦公氛圍，員工工作的積極性、創(chuàng)造性得到最好發(fā)揮，辦公室各項職能得到完善、拓展。本文在此著重談談人力資源在辦公室管理中的應用，具體闡述如何

2、采用科學的人力資源管理方法，最大化地發(fā)揮辦公室作用，從而推動單位整體運轉(zhuǎn)更加高效。一、堅持人本管理，尊重員工價值，通過發(fā)展人來發(fā)展團隊以人為本，是科學發(fā)展觀的核心?！耙匀藶楸尽钡墓芾碇匾暼说男枰詫崿F(xiàn)人的全面發(fā)展為目標。在管理過程中，管理者以人為出發(fā)點和中心，圍繞著如何激發(fā)和調(diào)動人的積極性、主動性、創(chuàng)造性，鼓勵、培養(yǎng)員工，實現(xiàn)人與單位共同發(fā)展。辦公室是一個單位內(nèi)外溝通、上下銜接、左右聯(lián)結(jié)的“橋梁”和“紐帶”，辦公室工作是與人打交道、服務于他人、服務于整個單位的。因而，“以人為本”的管理理念非常適合辦公室工作特點。對于辦公室員工來說，只有以人為本，充分尊重人、理解人，才能做好溝通協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)籌

3、兼顧部門、單位之間的關(guān)系，平衡意見分歧。對于辦公室管理者來說，只有尊重每個人的人格，重視每個人的能力，鼓勵每個人積極提升業(yè)務水平及綜合素質(zhì)，才能實現(xiàn)辦公室整體工作效率和工作質(zhì)量的較大突破。以人為本，要關(guān)注人的需求，凝聚人的智慧，激發(fā)人的潛能，提升人的技能，促進人的發(fā)展。管理者要幫助員工實現(xiàn)職業(yè)愿景，增強員工的集體歸屬感。管理者應當鼓勵員工將自我價值的實現(xiàn)與單位的發(fā)展目標相融合，將個人才智與辦公室團隊發(fā)展結(jié)合起來，群策群力做好辦公室工作。辦公室的發(fā)展以人的發(fā)展為基礎(chǔ)，依賴于人的發(fā)展。因此，辦公室的管理活動應該以發(fā)展人為根本目的，以發(fā)展辦公室、進而推動單位整體長遠發(fā)展為終極目標。管理者可以為員工提

4、供多方面的發(fā)展機會，比如晉升職位、增加福利、崗位歷練、外出培訓等等，這些都有助于單位和員工獲得較好的發(fā)展。二、打造一支堅強有力的辦公室人才隊伍擁有一支政治素質(zhì)強、業(yè)務能力精的辦公室干部隊伍，是做好辦公室工作的根本前提。辦公室每個工作人員素質(zhì)和能力的高低，責任心的強弱，直接關(guān)系到辦公室工作質(zhì)量的優(yōu)劣和效率的高低，關(guān)系著辦公室的團隊建設，進而影響到一個單位的整體運轉(zhuǎn)。因此，如何吸引、培養(yǎng)、留住、儲備一批有用之才，發(fā)展一支訓練有素、精干上進、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝的辦公室人才隊伍，對單位和辦公室管理者來說都具有十分重要的現(xiàn)實意義。首先要在選人用人上科學設崗，按崗選人。辦公室的各個崗位都有與之相適應的素質(zhì)

5、、能力要求，這就必須根據(jù)崗位需求選用合適的人才，做到揚長避短、人盡其用。辦公室工作內(nèi)容繁多，崗位之間的職能有一定的交叉重疊，每個崗位的工作有主有次，要抓住主要職能來劃分崗位，不要把職能區(qū)分過細，界限過嚴。可設可不設的崗位盡量不設，有利于各個崗位之間形成互補關(guān)系，減少工作中因推諉扯皮產(chǎn)生的阻力。選用人才時要兼顧學歷、專業(yè)、實踐技能和品德素養(yǎng)等各方面的因素，要重視真才實學，重視解決實際問題的能力。二是要做好“留進”的加法，“留出”的減法。辦公室工作接觸領(lǐng)導多，工作機遇多，所以具有較強的吸引力。與此同時，辦公室工作十分艱巨難干、繁雜單調(diào)、瑣碎枯燥，常常要處理頭緒多、時間緊、任務重的工作，往往是一件工

6、作還沒結(jié)束，新的工作又接踵而至，加班加點是家常便飯。所以辦公室工作并不容易長久地留住人才，員工一旦遇到更好的工作機會便會離開。因此，辦公室管理者要在“留住人才”上出真招，從發(fā)展前景的規(guī)劃，再到情感歸屬的營造，旨在讓人才更好地“留住”與“留下”。辦公室管理者要帶頭吃苦帶頭干，指導督促辦公室人員不斷提高業(yè)務水平，積極主動地幫助他們解決工資、職稱、福利待遇、個人發(fā)展等方面的困難和問題，為辦公室人員各方面的發(fā)展提供較好的平臺。三是提高辦公室工作人員的能力。人事部門要幫助辦公室配齊配強工作班子，特別是秘書等關(guān)鍵崗位，一定要選配政治立場堅定、具備較強政治鑒別力和敏銳性、文字駕馭能力好、善于處理矛盾的人選擔

7、任。辦公室工作很雜，頭緒也多，要做好辦公室工作，必須結(jié)合辦公室工作實際加強學習。要不斷提高文字駕馭能力，保證文件材料質(zhì)量。提高組織協(xié)調(diào)能力，善于與人相處，與部門協(xié)調(diào)，善于處理各種矛盾。時時處處從工作大局出發(fā)，堅持工作原則，堅持是非標準，敢于把關(guān)、嚴于把關(guān)，維護各項政策措施、規(guī)章制度的嚴肅性。三、建立公平公正的激勵機制辦公室工作點多、線長、面廣，事無巨細，必須杜絕紕漏、精益求精，工作標準很高。所以，在辦公室管理中，科學設置適合的激勵機制和獎勵措施是最為有效的管理手段之一。要建立公平公正的激勵約束機制，對于優(yōu)秀員工，應該給予充分激勵，有效促進員工不斷提高工作效率和質(zhì)量，提升員工忠誠度，實現(xiàn)員工與部

8、門、單位共贏的目標。同時要嚴格執(zhí)行處罰制度，用制度管事，用責任管人。落實處罰制度時，要注意不能“雷聲大雨點小”、搞變通、講人情，這樣會使制度形同虛設，組織渙散，比沒有制度的危害還要大。管理者要充分認識辦公室的地位和作用，經(jīng)常性地與員工談心，目的是為了幫助每一位同志改正缺點，發(fā)揮長處，不斷取得更大的進步。要多看到員工的優(yōu)點和對工作的辛苦付出，領(lǐng)導的表揚和肯定是激勵員工工作的不二法寶。只有在領(lǐng)導的不斷激勵下，才能讓員工產(chǎn)生成就感和自信心，才能源源不斷地激發(fā)其內(nèi)在的工作積極性。相反，批評多了，就會有挫折感，喪失信心，對工作失去興趣，甚至產(chǎn)生抵觸情緒。此外，管理者還要真正關(guān)懷每一名員工及其家庭，讓員工

9、切實感受到組織的關(guān)心，才能讓員工有歸屬感，對組織產(chǎn)生認同感，才會真正把工作當作自己的一份事業(yè)來做，而不僅僅是謀生的手段。四、拓展辦公室服務領(lǐng)導、信息服務等重要職能目前，我國發(fā)展的機遇與挑戰(zhàn)并存，優(yōu)勢與困難同在，各項改革不斷深入，新問題層出不窮，作為辦公室人員應該認識到，新的環(huán)境變化勢必對辦公室工作和管理者提出了新的更高要求：各級領(lǐng)導需要從宏觀上著力把握行業(yè)發(fā)展方向，民主決策、科學決策需要準確的信息并得以貫徹實施，這就需要辦公室做好領(lǐng)導的“參謀”。首先要拓展辦公室服務領(lǐng)導的職能，增強服務領(lǐng)導的主動性，減少被動性。在領(lǐng)導面臨著一系列紛繁復雜的新情況、新問題時，辦公室人員要多思多想，為領(lǐng)導出主意、想

10、辦法，要上知方向、下知實情，遠知信息、近知意圖。要增強對全盤工作的了解和認知。充分借助辦公室的信息樞紐地位，通過文件、會議等多種渠道，準確地把握領(lǐng)導對各項工作的要求和意見，全面了解各項工作開展的情況和責任部門，及時掌握各項工作在推進中出現(xiàn)的問題和困難，憑借辦公軟件實現(xiàn)信息資源共享，讓全單位的人員盡可能全面、對稱地了解工作信息，增強全局意識和大局觀念，增強工作的方向感和目標意識，增強相互之間的銜接和協(xié)調(diào)。二是拓展辦公室信息服務的職能。努力加強政務信息的采編。圍繞單位中心工作和重點、難點、熱點問題，刊載上級單位對工作的要求，本單位對工作的具體部署，單位重要工作的進展動態(tài)，基層工作的新經(jīng)驗和新措施，工作中出現(xiàn)的新問題，突發(fā)事件的發(fā)生以及處理，有關(guān)專家、學者對單位所在業(yè)務領(lǐng)域工作的研究以及本行業(yè)人員的工作思考，立足服務于領(lǐng)導決策和中心工作的推進?！緟⒖嘉墨I】1 佘慶.論人力資源在辦公室管理中