《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點解讀（之四）

1、    會計檔案管理辦法修訂內(nèi)容要點解讀（之四）    編者按：2015年12月11日，新修訂的會計檔案管理辦法（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就會計檔案管理辦法進行全方位解讀，本期對會計檔案管理辦法保管期限的修訂內(nèi)容進行解讀。向單位檔案管理機構(gòu)移交時間更加靈活原辦法要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。實際工作中，很多單位會計機構(gòu)的需要應(yīng)對會計師事務(wù)所的審計以及業(yè)務(wù)主管部門、審計部門、稅務(wù)部門等

2、的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新辦法第十一條規(guī)定，“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構(gòu)臨時保管一年后移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。會計機構(gòu)臨時保管會計檔案最多不超過三年?！泵鞔_會計檔案出境要求對于會計檔案能否攜帶出境，原辦法規(guī)定“我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經(jīng)國務(wù)院批準，國家檔案局發(fā)布的中華人民共和國檔案法實施辦法（國家檔案局令第5號）規(guī)定檔案出境實行分級審批制度。據(jù)此，新辦法第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

3、。”中華人民共和國檔案法實施辦法第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關(guān)憑批準文件查驗放行?！睍嫏n案出境根據(jù)其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單

4、位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關(guān)行政審批事項辦理方法。關(guān)于加強在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當依法報有審批權(quán)限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當報有關(guān)保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)

5、機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當依法報國家檔案局批準?！睂挝婚g會計檔案交接的修改會計檔案的移交有可能發(fā)生在以下兩種情況中：第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新辦法第二十一條規(guī)定“單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！鄙鲜鲆笾小皬?/p>

6、制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案”和“單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存”均會發(fā)生會計檔案交接。第二種情況是單位業(yè)務(wù)移交而引起的移交。新辦法第二十一條規(guī)定“單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！钡诙龡l規(guī)定“建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！鄙鲜鰳I(yè)務(wù)移交和建設(shè)項目移交也會發(fā)生會計檔案交接。對于上述發(fā)生

7、會計檔案交接，根據(jù)新辦法第二十四條規(guī)定，紙質(zhì)會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據(jù)的格式可參照檔案交接文據(jù)格式（gb/t 13968-1992）中第三條和第四條相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行；新辦法對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案的交接的有關(guān)要求解讀請參照中國檔案2016年第3期&l

8、t;會計檔案管理辦法>修訂內(nèi)容要點解讀（之二）對違反會計檔案管理辦法處罰的修改原辦法并沒有對違返其管理規(guī)定進行處罰的條款，給會計檔案管理責任追究帶來了困難，不利于規(guī)范會計檔案的管理。對原管理辦法修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責的意見。為此，新辦法增加了第二十七條，規(guī)定“違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)中華人民共和國會計法中華人民共和國檔案法等法律法規(guī)處理處罰。”盡管新辦法并沒有對違反有關(guān)規(guī)定如何處罰作出具體的規(guī)定，但由于違返新辦法均屬檔案違法違紀，可依據(jù)以下法律法規(guī)進行處罰。一是依據(jù)刑法第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，

9、處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規(guī)定。二是依據(jù)中華人民共和國檔案法第二十四條、第二十五條的規(guī)定；三是依據(jù)監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定（國家檔案局令第30號）中有關(guān)規(guī)定；四是依據(jù)中華人民共和國會計法第四十二條、第四十四條規(guī)定。其他修改內(nèi)容一是完善會計檔案利用的有關(guān)要求。原辦法規(guī)定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新管理辦法規(guī)定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。

10、確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。”二是對不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定。針對小微企業(yè)等不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應(yīng)當建賬的個體工商戶，新辦法規(guī)定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行?！保ǖ诙藯l）。此外，隨著我國會計服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小微企業(yè)委托中介機構(gòu)代理記賬，因此，新辦法明確了代理記賬中涉及的會計檔案管理問題，規(guī)定“單位委托中介機構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責任?！比菍ξ写碛涃~機構(gòu)的檔案管理責任明確了要求。新辦法第二十六條規(guī)定，委托人委托代理記賬機構(gòu)代理記賬，應(yīng)當在相互協(xié)商的基礎(chǔ)上，訂立書面委托合同。委托合同除應(yīng)具備法律規(guī)定的基本條款外，應(yīng)當明確下列內(nèi)容：（1）雙方對會計資料真實性、完整性各自應(yīng)當承擔的責任；（2）會計資料傳遞程序和簽收手續(xù)；（3）編制和提供財務(wù)會計報告的