信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

1、    信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用    摘要：信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用效果顯著，已經得到了社會的廣泛關注。本文將圍繞信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用意義進行闡述，詳細的分析其具體的應用方式，旨在為日后研究應用工作的順利進行奠定基礎。關鍵詞：信息技術;事業(yè)單位;檔案管理;云存儲和備份前言：信息技術在事業(yè)單位中檔案管理中的應用意義較為突出，但是在實際操作環(huán)節(jié)中仍然存在一些顯著的問題。需要充分根據(jù)當前檔案管理工作的實際情況注重提升工作人員的計算信息技術應用水平，認識到其具體應用的重要性，使之適應當前事業(yè)單位發(fā)展的實際需要。一、信息技術在事

2、業(yè)單位檔案管理中的應用意義將信息技術應用在事業(yè)單位檔案管理中可以提升整體管理效率，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的更新與完善，并逐步朝著電子檔案管理的方向發(fā)展，有助于實現(xiàn)檔案管信息的集中化管理。在此環(huán)節(jié)中，借助信息技術的優(yōu)勢對檔案資源進行處理與篩選，準確的對其進行歸類，與計算機信息系統(tǒng)相結合，將有效的檔案數(shù)據(jù)進行自動化的分類，并設置不同的專題欄目，在搜索欄中可以準確的篩選出所需要的檔案信息，有助于減少人為操作的誤差。其信息技術以其共享功能的優(yōu)勢可以加強事業(yè)單位各個部門之間的溝通與協(xié)作，將檔案數(shù)據(jù)信息通過計算機技術的方式進行傳播，有助于提升事業(yè)單位的整體工作效率，節(jié)約人力資源的消耗，減少運行管理成本。同時

3、，還可以優(yōu)化事業(yè)單位的結構，事業(yè)單位規(guī)模逐漸擴大，人員數(shù)量也呈現(xiàn)上升的趨勢，在對檔案進行管理時，如果使用傳統(tǒng)的檔案管理方式將會造成更大的成本，部分事業(yè)單位的檔案管理人員由別的部門臨時借調進行管理，對相關檔案管理的專業(yè)知識掌握不透徹，而借助信息技術的優(yōu)勢可以減輕工作人員的工作壓力，全身心的投入到各自的崗位中，有助于提升檔案管理效率1。二、信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用方式（一）云儲存和備份的應用信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的被廣泛應用，主要借助信息技術中的云儲存和備份功能開展工作，并始終堅持循序漸進的原則。第一，在進行檔案管理的過程中，與計算機系統(tǒng)相連接，將事業(yè)單位的檔案信息準確的輸入單位管

4、理系統(tǒng)中，為了減輕工作壓力，可以通過掃描的方式進行，有助于提升檔案信息的準確性，并搜索云終端設備，將檔案信息進行儲存。第二，部分地區(qū)事業(yè)單位在檔案管理的過程中，長期受到傳統(tǒng)管理理念的影響，管理方式單一，采用紙質版的檔案進行管理，而將信息技術應用其中時，可以保證檔案管理朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，將紙質版的檔案轉化為數(shù)字版，為了防止檔案信息的丟失，借助信息技術中的云備份功能進行及時的備份，方便了管理人員對其進行集中管理。第三，云儲存與云備份功能在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢較為顯著，將具體的檔案信息展示在管理人員的面前，并將整理好的檔案信息進行整合，將需要保存的信息輸入到云端設備中，添加密碼保護，相關的工

5、作人員需要登錄密碼以及用戶名的方式才能訪問，一定程度上可以有效的避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。（二）計算機程序進行管理隨著現(xiàn)代化科學信息技術的不斷發(fā)展，計算機程序逐漸完善，并在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮作用，有助于提升檔案管理效率。第一，事業(yè)單位要始終堅持引進來與走出去相結合的原則，積極借鑒優(yōu)秀單位檔案管理專業(yè)程序，取其精華，去其糟粕，應用在本單位的檔案管理中，構建完善的檔案信息管理程序，并對檔案信息進行實時的監(jiān)測，針對其檔案管理環(huán)節(jié)中存在的問題進行及時的調整，保證程序設計的有效性。第二，事業(yè)單位由于人事調動或是其它工作的需要，會用到工作人員的檔案信息，在此環(huán)節(jié)中，借助計算機專業(yè)程序的方式有針對性的

6、調取需要的檔案信息，為工作人員減輕了工作壓力，減少人力資源的消耗，可以有效的避免在工作中存在的誤差。第三，在檔案管理環(huán)節(jié)中，對管理人員的計算機應用水平要求較高，為此，在實際操作的前期階段，要對計算機程序進行優(yōu)化，并做好前期的培訓工作，引導相關的管理人員掌握計算機相關硬件以及軟件的使用方式，熟悉計算機操作流程，并在實際的操作環(huán)節(jié)中嚴格按照流程開展工作，有助于從整體上提升事業(yè)單位檔案管理質量2。（三）有效實現(xiàn)共享管理隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的逐漸到來，為計算機技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用提供了技術支撐，以此順應當前社會發(fā)展的實際需要。第一，云技術已經廣泛的應用在社會的各個領域，并在實際的應用過程中獲

7、得了認可，在事業(yè)單位中的檔案管理工作也是如此，當前的手機以及電腦終端設備發(fā)展較為健全，在云終端的傳輸入口中可以將檔案信息進行實時的傳輸，有助于提升檔案管理水平。第二，云共享功能在事業(yè)單位檔案管理中將發(fā)揮優(yōu)勢，借助信息技術的方式，將檔案管理工作進行集中管理，利用云管理的作用提升檔案信息的共享程度，并注重加強部門之間的交流于合作，使之符合當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理工作發(fā)展的實際情況。第三，檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)理念逐漸滲透，部門之間可以根據(jù)自身的需要按照規(guī)定對其檔案進行下載，并將關鍵的檔案信息進行上傳，做好檔案信息管理系統(tǒng)的維護工作，及時消除安全隱患為，為事業(yè)單位檔案管理營造安全的氛圍，防止出現(xiàn)信息泄露的問題。構建檔案信息網(wǎng)，根據(jù)檔案管理工作的實際情況構建完善的信息溝通機制，并對檔案信息管理流程進行優(yōu)化，保證檔案信息準確的傳輸，并為檔案管理工作的進行提供安全保障。結論：信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用方式具有多樣性，主要借助信息技術中的云儲存和備份有效的實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。建立健全完善的監(jiān)督運行保障機制，針對在實際監(jiān)督運行中存在的問題進行及時的糾正，有助于提升檔案管理效率，保證事業(yè)單位平穩(wěn)