淺談AP1000核電站文件控制管理

1、    淺談ap1000核電站文件控制管理    馬明波摘要：核電工程建設(shè)周期長(zhǎng)，分工細(xì)致，專業(yè)化強(qiáng)，參建單位眾多，信息準(zhǔn)確有序的流轉(zhuǎn)非常重要，文件是信息的載體，因此文件控制工作的重要性就凸顯出來。本文從文件控制體系的建立、文件收發(fā)管理以及文件的前端控制和過程控制幾個(gè)方面來介紹和闡釋文件控制管理，以期使文件控制更好地發(fā)揮作用，促進(jìn)工程項(xiàng)目有序進(jìn)展，同時(shí)形成工程經(jīng)驗(yàn)的積累和共享。關(guān)鍵詞：ap1000核電站;文件控制一、建立完善的文件控制體系（一）突出文件控制部門的權(quán)威性建立文件控制體系一個(gè)重要的前提，就是應(yīng)突出文件控制部門的權(quán)威性，“文件作為項(xiàng)目管理過程中

2、溝通管理的主要信息紐帶，對(duì)其管理的水平直接影響項(xiàng)目溝通的有效性。因此，要突出文件管理部門的權(quán)威性，并賦予相應(yīng)權(quán)力”1。在項(xiàng)目執(zhí)行程序和管理大綱中，文件控制部門應(yīng)定位為對(duì)外是與各接口單位聯(lián)系的窗口，對(duì)內(nèi)它既是文件控制管理的龍頭部門也是各部門之間的紐帶。在項(xiàng)目管理過程中，應(yīng)突出文件控制部門對(duì)內(nèi)對(duì)外起信息樞紐的作用。（二）文件控制組織體系組織是保障，只有建立了完善的組織體系，才能確保文件控制工作的有效開展。作為epc總包商現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部，項(xiàng)目之初，應(yīng)建立獨(dú)立的文檔部門，作為項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)的中心，所有項(xiàng)目上正式傳遞的文件均須經(jīng)過文檔部門。除文檔部門配備有專職的文件控制人員，項(xiàng)目各專業(yè)部門和職能管理部門也應(yīng)配

3、備專/兼職文件協(xié)調(diào)員，負(fù)責(zé)本部門文件的日常流轉(zhuǎn)、收集和預(yù)歸檔工作。（三）文件控制程序體系程序文件是日常工作開展的基礎(chǔ)，特別是在核電工程領(lǐng)域，核安全文化的核心內(nèi)容之一就是“凡事有章可循”，因此項(xiàng)目管理必須建立完善的文件控制程序體系。文件控制程序體系的內(nèi)容應(yīng)涵蓋文件控制的各個(gè)方面，包括通訊接口、文件編碼要求、文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、文件編制要求、版本控制、文件收發(fā)和流轉(zhuǎn)要求、電子文件管理、文件密級(jí)管理、文件預(yù)歸檔、文件作廢處理等。并且應(yīng)隨著管理不斷改進(jìn)、業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化，應(yīng)對(duì)程序不斷進(jìn)行補(bǔ)充、修改，更新程序版本。項(xiàng)目部應(yīng)建立后臺(tái)程序和項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)程序配套使用的文件控制程序體系，若后臺(tái)程序能夠直接適用于項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)

4、，則項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)不必再編制相應(yīng)程序，若后臺(tái)程序不能完全適用于項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，則項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)可以在后臺(tái)程序的基礎(chǔ)上再編制適用程序，同時(shí)應(yīng)根據(jù)具體的業(yè)務(wù)流程編制工作指導(dǎo)書，作為程序文件的補(bǔ)充。（四）文件控制培訓(xùn)體系培訓(xùn)是提高員工知識(shí)、技能以及意識(shí)的重要途徑之一。文件控制培訓(xùn)應(yīng)包括全員培訓(xùn)及文檔人員培訓(xùn)，一方面不斷增強(qiáng)全員的文控意識(shí)，一方面文件控制人員也要不斷增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)。文控人員不能僅限于掌握文檔專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理及其它工程專業(yè)知識(shí)，應(yīng)能對(duì)文件的內(nèi)容及專業(yè)進(jìn)行更加高效的識(shí)別和分類，提高文控管理的專業(yè)性和精確性。因此，建立完善的文件控制培訓(xùn)體系尤為必要。二、做好文件的收發(fā)管理（一）文件管理工作流

5、程作為epc總承包商現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部，文檔管理部門首先從外部單位以及本項(xiàng)目部各部門接收項(xiàng)目文件，分發(fā)至項(xiàng)目有關(guān)部門和單位，同時(shí)對(duì)所接收的文件向現(xiàn)場(chǎng)文件庫(kù)進(jìn)行歸檔，在整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)向業(yè)主以及總承包商企業(yè)自身的檔案館進(jìn)行移交。文檔部門作為文件管理的歸口部門，對(duì)工程文件的接收、錄入、分發(fā)、保存、立卷歸檔到檔案移交，實(shí)施全過程控制，并將檔案管理要求落實(shí)到文件的前端管理，力求使文件從產(chǎn)生開始便符合檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，并通過采用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔信息化管理。（二）文件編碼核電站文件種類繁多，數(shù)量巨大，每個(gè)文件必須給予唯一的標(biāo)識(shí)，這種標(biāo)識(shí)就是文件編碼。ap1000核電工程文件使用的是ap

6、1000編碼，規(guī)則如下：lll xxxx xxx nnnnnn電站識(shí)別碼 定位代碼 文件類型碼 序列號(hào)ap1000編碼的特點(diǎn)是字段固定，每一字段都有明確的含義，便于理解，特別是序列號(hào)，長(zhǎng)度不固定，前兩位數(shù)字可以賦予其特定的含義，提高了編碼的自由度與靈活性。經(jīng)過實(shí)際應(yīng)用，ap1000文件編碼系統(tǒng)是一套非常好的編碼系統(tǒng)，對(duì)文件的收發(fā)處理、分發(fā)歸檔以及利用都提供了很大便利。 （三）文件收發(fā)控制文件是工程建設(shè)各參與方和各部門正式溝通的渠道，是維系工程建設(shè)有序進(jìn)展的紐帶。作為epc總承包商現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部的文檔管理部門，文控人員應(yīng)建立“零滯留”和“零缺陷”的工作目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)迅速、準(zhǔn)確地將收到的文件傳遞給相關(guān)單位

7、和業(yè)務(wù)部門，同時(shí)也應(yīng)注重文件質(zhì)量的把控，做到效率與質(zhì)量并重。（四）信息化管理工程項(xiàng)目應(yīng)建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，所有通過正式渠道傳遞的文件均應(yīng)通過統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)發(fā)布。信息管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)行域帳號(hào)認(rèn)證機(jī)制，應(yīng)能實(shí)現(xiàn)根據(jù)不同專業(yè)、不同文件夾和不同文件對(duì)操作權(quán)限進(jìn)行分級(jí)控制，系統(tǒng)內(nèi)任何一個(gè)文件的任何一次修改，都應(yīng)形成可追溯的審計(jì)記錄，以確保系統(tǒng)內(nèi)文件的安全有效。系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)對(duì)所有存儲(chǔ)的文件進(jìn)行分類，并形成標(biāo)準(zhǔn)化的目錄樹結(jié)構(gòu)，以方便文件的查詢利用。系統(tǒng)應(yīng)有導(dǎo)出各類報(bào)告清單的功能，例如每日最新發(fā)布文件的清單、變更文件與受影響文件關(guān)聯(lián)的清單、文件與關(guān)聯(lián)傳遞單的清單等等。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)與、業(yè)主、設(shè)計(jì)方及承包商等

8、單位的信息管理系統(tǒng)信息交換功能，以實(shí)現(xiàn)信息快速、安全、準(zhǔn)確的傳遞。三、注重前端控制和過程控制“文件管理和檔案管理是一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，文件管理是檔案管理的前提，檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，它們之間存在相互促進(jìn)的關(guān)系”2。如果把檔案可以看作是“廣義”文件的第二階段，那么文件在第一階段，也就是文件產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)階段的健康與否，對(duì)檔案的管理產(chǎn)生很大的影響。因此，具有良好的前端控制和過程控制意識(shí)尤為重要，并且應(yīng)制定具體措施來實(shí)現(xiàn)前端控制和過程控制。 （一）合同管控將文件控制的相關(guān)要求，例如：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、收集整理標(biāo)準(zhǔn)以及考核標(biāo)準(zhǔn)等，納入與承包商簽訂的合同中，合同條款應(yīng)詳盡明確，以合同來規(guī)范承包商的管理，對(duì)

9、各參建單位的工作和活動(dòng)進(jìn)行控制、協(xié)調(diào)和溝通的唯一經(jīng)濟(jì)手段和解決爭(zhēng)端的有效依據(jù)是合同。并在合同簽訂前，完成所有文件控制程序的編制工作，在簽訂合同時(shí)，能夠及時(shí)釋放給承包商。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)與承包商進(jìn)行交底，將合同中的相關(guān)文件控制要求向其明確。合同結(jié)算及關(guān)閉時(shí)，應(yīng)有文控人員的簽字。（二）熟悉文件檔案標(biāo)準(zhǔn)目前國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)，大部分是檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，文件控制相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)很少。文件控制人員除根據(jù)項(xiàng)目管理要求建立文件控制標(biāo)準(zhǔn)，例如文件管理大綱、程序、工作指導(dǎo)書等，同時(shí)應(yīng)熟悉并掌握各類檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求，將檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求前置到文件控制階段，強(qiáng)調(diào)前端控制意識(shí)和文檔一體化意識(shí)，確保文件的有效性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三

10、）建立文件質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)法規(guī)、合同、程序等要求，建立文件質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)。在日常文件收發(fā)過程中，對(duì)文件進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)行“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”，對(duì)有問題的文件進(jìn)行記錄，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成質(zhì)量趨勢(shì)分析。對(duì)于突出的重點(diǎn)問題，采取具體措施要求承包商進(jìn)行整改，例如開啟質(zhì)量文件、進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督、通過項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)進(jìn)行協(xié)調(diào)等。（四）深入施工現(xiàn)場(chǎng)檢查文件文件是施工活動(dòng)的有效憑證，在施工現(xiàn)場(chǎng)每天都會(huì)產(chǎn)生大量的各種類型和載體的文件，作為epc總包商現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部，應(yīng)確保承包商對(duì)施工文件按照檔案的要求進(jìn)行及時(shí)有效的收集和整理。文件控制人員應(yīng)定期進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，根據(jù)施工文件收集整理計(jì)劃，對(duì)承包商文件的收集整理情況及文件質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，除要求承包商進(jìn)行整改外，同時(shí)應(yīng)對(duì)檢查出的問題經(jīng)驗(yàn)反饋至文件收發(fā)環(huán)節(jié)，更好的做好文件的前端控制工作。四、結(jié)束語(yǔ)文件控制水平是衡量項(xiàng)目管理水平的指標(biāo)之一。良好、有效的文件控制管理不僅能促進(jìn)項(xiàng)目管理的有效運(yùn)行和工程