淺析檔案管理現(xiàn)代化

1、    淺析檔案管理現(xiàn)代化    【摘要】檔案管理工作是一項(xiàng)具有保密性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、條理類別清晰的專業(yè)性工作。而隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化提供了更好、更方便、更快捷的管理工具，那就是盡可能的運(yùn)用當(dāng)今的科技成果提高檔案管理的安全性和工作的效率和水平?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)代化隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技水平的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的高科技產(chǎn)品為我們的工作和生活提供了便利。檔案管理工作是一項(xiàng)具有機(jī)密性、條理性和安全性強(qiáng)的管理性質(zhì)工作。而傳統(tǒng)的檔案管理工作有著效率低等缺陷，為此，我們應(yīng)學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化工具解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題。一、檔案管理

2、工作的現(xiàn)狀1、檔案管理工作簡(jiǎn)介亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。2、傳統(tǒng)的檔案管理工作傳統(tǒng)的檔案工作大體包括檔案收集、檔案整理、檔案保管和檔案編目等工作，在檔案收集過(guò)程中會(huì)采用紙質(zhì)填寫的方式，收集檔案所屬者的相關(guān)信息;檔案館（室）對(duì)收集來(lái)的檔

3、案分門別類組成有序體系的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，是檔案管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作;檔案保管，即將整理好的檔案進(jìn)行系統(tǒng)和安全的存放，是檔案管理中一項(xiàng)重要的工作，它的基本任務(wù)和要求就是保護(hù)檔案的完整與安全，而傳統(tǒng)的檔案管理是將收集好的紙質(zhì)檔案收集在檔案館;檔案編目是將檔案進(jìn)行有組織的制作目錄，供以后進(jìn)行查詢等工作。3、傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端傳統(tǒng)的檔案管理工作從檔案收集到檔案編目過(guò)程中相對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理存在著諸多弊端。傳統(tǒng)的檔案管理工作在檔案收集過(guò)程中使用填寫紙質(zhì)信息，這不僅僅是對(duì)資源的一種消耗，而且如果檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)，將會(huì)出現(xiàn)筆記褪色等現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p壞了檔案的信息;另一方面，檔案收集過(guò)程中，比較浪費(fèi)人力資源，工作效

4、率低下。傳統(tǒng)的檔案整理采用人工整理分類，耗費(fèi)人力資源多，效率相對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理工作非常低。傳統(tǒng)的檔案保管是將紙質(zhì)檔案放入檔案室，不僅僅占據(jù)較大的空間，而且存在著許多不安全因素，如果生天災(zāi)人禍，檔案容易損壞，損失不可估量，安全系數(shù)低。傳統(tǒng)的檔案編目，由于檔案數(shù)量龐大，又采用人為編目的方式，導(dǎo)致工作效率低，而后期的檔案查詢等工作由于數(shù)量的龐大，不方便檔案的查詢?，F(xiàn)在就目前針對(duì)自己身邊的現(xiàn)狀進(jìn)行分析：雖然檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性都很強(qiáng)的工作，同時(shí)檔案資料也需要專人管理，單獨(dú)存放。但由于管理人員編制不足，管理工作量大，大部分檔案管理都是屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的

5、計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，從而導(dǎo)致檔案資料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況等各種問(wèn)題，需要在以后的工作中逐步改善。二、現(xiàn)代化檔案管理工作1、現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)越性現(xiàn)代化檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，可以解決很多傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn);首先，現(xiàn)代化檔案管理從收集檔案資料過(guò)程中可以節(jié)省人力資源和時(shí)間;其次，現(xiàn)代化檔案管理不僅可以節(jié)省檔案管理的空間，而且可以長(zhǎng)時(shí)間保存，方便備份等，也不會(huì)因?yàn)樘鞛?zāi)人禍造成檔案信息的泄露、丟失等;在此，檔案整理過(guò)程中可以按照多種方式篩選和匯總等，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案工作中的人工整理極大地提高了工作效率;最后，檔案編目中可以實(shí)現(xiàn)一鍵查詢，相對(duì)于

6、傳統(tǒng)的檔案管理工作中面對(duì)于龐大數(shù)量的檔案不僅僅是效率的提升，而且是時(shí)間上的節(jié)約。2、現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)現(xiàn)檔案收集，隨著網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了普及，這使得網(wǎng)絡(luò)收集信息成為可能，我們可采用網(wǎng)絡(luò)收集檔案所有者的基本信息，一鍵提交到服務(wù)器，這樣不僅僅節(jié)約了資源的消耗，而且節(jié)約了人力資源和檔案收集的時(shí)間;檔案整理，隨著計(jì)算機(jī)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，越來(lái)越多的數(shù)據(jù)管理軟件浮現(xiàn)于世，這使得檔案整理變得越來(lái)越快捷，我們可以采用excel電子表格或者是其他數(shù)據(jù)管理工具對(duì)檔案進(jìn)行整理，這樣則節(jié)省了大部分的人力資源;檔案保管，隨著科技的進(jìn)步，硬件發(fā)展越來(lái)越迅速，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間越來(lái)越大，這使得大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)成為

7、可能，我們可以將檔案信息存在大空間硬盤中或者服務(wù)器集群中，這樣不僅節(jié)約了存儲(chǔ)空間，而且方便備份保存，方便快捷，也不會(huì)像傳統(tǒng)檔案保存過(guò)程中由于保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)丟失檔案所有者信息等現(xiàn)象;檔案編目，在現(xiàn)代化檔案管理工作中我們可以采用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢的方式，方便快捷，提高了工作效率。這些不僅僅提高了檔案管理過(guò)程中的工作效率，而且提高了檔案的安全性。三、總結(jié)綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我們需要應(yīng)用現(xiàn)代化的思想，學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化工具，這樣不僅僅能提高我們的工作效率，還能給我們的工作帶來(lái)意想不到的效果。另一方面，檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容都是檔案資源信息的建設(shè)，這一目標(biāo)將不斷推動(dòng)著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，因此，檔案管理現(xiàn)代化還需要我們不斷的探索分析，利用已有的知識(shí)和專業(yè)技能去完善它。【參考文獻(xiàn)