淺談企業(yè)加強人事檔案管理的重要性

1、    淺談企業(yè)加強人事檔案管理的重要性    游多梅【摘 要】人事檔案是體現(xiàn)人才價值的佐證，社會經(jīng)濟發(fā)展、科技創(chuàng)新驅(qū)動都要依靠人才，人事檔案是企業(yè)進行人才管理的一項重要措施。人事檔案管理是企業(yè)人力資源部門一項重要的、嚴謹?shù)墓芾砉ぷ?，與人力資源建設(shè)的鉚合具有不可分割的關(guān)系。所以加強和做好人事檔案管理工作，對于加強企業(yè)人才隊伍建設(shè)，持續(xù)推動企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義?；诖?，對企業(yè)加強人事檔案管理的重要性進行研究，僅供參考?！娟P(guān)鍵詞】人事檔案;企業(yè)管理;措施引言在收集、整理、編目企業(yè)人事檔案的過程中，常遇到檔案材料不齊全或不完備，內(nèi)容不清楚的材料進

2、入檔案，在接待檔案利用者過程時，部分閱檔者不清楚企業(yè)人事檔案的內(nèi)容和分類，不知如何查閱，也時常遇到不具備查閱檔案條件的人員前來要求查閱和利用檔案等情況。究其原因多是對企業(yè)人事檔案不了解造成的。因此，強化企業(yè)人事檔案及管理意識，理解企業(yè)人事檔案概念對企業(yè)實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理意義重大。1企業(yè)職工檔案管理概述伴隨國家法律法規(guī)的不斷健全，給企業(yè)發(fā)展提出的要求也日益增加。企業(yè)在破產(chǎn)前需先向法院提出申請，通過之后才能處理破產(chǎn)后續(xù)問題。在企業(yè)符合破產(chǎn)申請要求的情況之下，當?shù)貦n案部門可實施對破產(chǎn)企業(yè)檔案的全面清查和管理，形成對企業(yè)破產(chǎn)情況的初步了解。檔案部門擔當?shù)闹匾熑问窃谄髽I(yè)進入破產(chǎn)階段之后，封存企業(yè)職

3、工檔案，確保所有檔案有效追回，實施對全部人力資源管理的封鎖。在收回檔案之后，還需要針對檔案真實性與完整性展開核實檢查工作，對其中檔案有缺失的職工檔案資料實施補齊說明，并結(jié)合分類要求加強分類管理。考慮到不同的企業(yè)有著不同的涉及面，企業(yè)職工的檔案信息更是千差萬別，復雜繁瑣。所以，在破產(chǎn)開始階段就要做好有效的分類管理工作，針對破產(chǎn)企業(yè)檔案實施全面了解，以科學處理，使得職工在企業(yè)破產(chǎn)之后利益不受損失。2人事檔案在企業(yè)管理中的作用2.1人才保障作用企業(yè)具備的人事檔案越詳細、完備，越有利于管理者從中抓取和捕獲他們所需要的各類信息。從人事檔案中，用人單位能夠了解員工的家庭情況、健康情況、成長情況、培訓情況等

4、，從而分析員工的個人職業(yè)發(fā)展方向，根據(jù)員工的思想、政治、文化等方面，以人為本，制定科學合理的員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，讓員工在企業(yè)主管推動及個人能動下，不斷提升自我技能，實現(xiàn)自我價值，從而獲得自我認同感和企業(yè)歸屬感。員工個人的成長，是企業(yè)留住人才、保障人才的重要方式，是企業(yè)獲得人效力量的重要基礎(chǔ)。2.2有利于促進改革的持續(xù)推進市場經(jīng)濟體制全面深化改革的大背景下，行業(yè)轉(zhuǎn)型、產(chǎn)業(yè)升級步伐不斷加快。對于企業(yè)來說，也要積極深化改革。人事檔案作為記載個人信息的重要資料，已經(jīng)被納入人才信息庫之中。因此，有效開展人事檔案管理工作，并確保其系統(tǒng)化、科學化以及規(guī)范化，有利于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人員招聘、人才隊伍建設(shè)、人才應

5、用、人力資源配置、崗位聘任、職稱晉升、績效考核、考評等方面的不足與缺陷，為領(lǐng)導決策提供有效的信息支持，這對于企業(yè)的持續(xù)深化改革來說，有著重要的意義。2.3戰(zhàn)略統(tǒng)籌作用在企業(yè)人事管理中，通過對員工人事檔案進行分析，能夠發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)勢和劣勢，并梳理整合出指導企業(yè)開展人事工作的資源數(shù)據(jù)庫，從而將人力資源戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略統(tǒng)籌思考，制定科學的、針對性的人力資源規(guī)劃。同時，根據(jù)企業(yè)總體規(guī)劃，結(jié)合市場動態(tài)，統(tǒng)籌兼顧，不斷完善企業(yè)人力資源開發(fā)與管理，根據(jù)企業(yè)各個部門對于不同層面的人才需求，組織合理的人員結(jié)構(gòu)，使部門內(nèi)部形成人效合力的最大化，最終提高企業(yè)人事管理的效率。3加強管理的措施3.1加強管理的意識我國企

6、業(yè)在人事檔案管理工作方面仍然需要解決不少問題。其中，企業(yè)負責人需要加強對人事檔案管理工作的重視，嚴格要求人事管理檔案人員的業(yè)務(wù)水平，以此提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。首先，人事檔案管理人員應該深化對管理工作的認識，對于人事檔案管理工作有清晰的理解，樹立新的管理工作觀念，明白這項工作的現(xiàn)實意義，積極參與檔案管理培訓工作，以嶄新的工作態(tài)度參與到管理工作中，并且明確管理規(guī)則與管理內(nèi)容，牢記管理工作的重心，在不斷的學習與實踐中落實人事檔案管理工作。其次，企業(yè)的領(lǐng)導階層也需要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想，不能再忽略人事檔案管理工作，務(wù)必將人事檔案管理工作擺在重要的位置，提高檔案管理人員的意識。在企業(yè)內(nèi)部加強營造人

7、事檔案管理的氛圍，大力宣傳人事檔案管理工作的重要性。在企業(yè)中起到良好的帶頭作用，引導全體員工加強對人事檔案管理的意識，鼓勵員工全員參與到檔案管理工作中來。3.2提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，積極創(chuàng)新大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和成熟，對于中小企業(yè)從事人事檔案信息化管理的工作人員有更高的要求，亟需創(chuàng)建一支高水平、強能力的專業(yè)化檔案人才隊伍。建立人才隊伍有以下幾點要求：一是提高檔案人員的政治素養(yǎng)和保密安全意識，能夠保證人事檔案信息的隱私安全;二是確保檔案工作人員的專業(yè)化能力，選拔具備優(yōu)秀專業(yè)知識和能力的人才，保證業(yè)務(wù)水平和工作能力，為公司開展完善、準確、高效的人事檔案工作;三是保障員工熱愛本職工作以及有高度的

8、責任心和行動力，對所管理的檔案內(nèi)容清晰，在人事檔案信息化管理的初步階段實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。3.3加強信息化管理在信息化時代，企業(yè)人事檔案管理工作應隨勢而動。一方面，檔案信息化能提升管理效率。通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫，運用人事檔案管理軟件進行檔案收集整編、檢索利用等工作，提高歸檔完整性、利用便捷性。同時通過信息系統(tǒng)，提取對比數(shù)據(jù)，開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計、編研開發(fā)，能夠形成具有操作性的意見，用以指導企業(yè)在實踐中更好地實現(xiàn)人效管理;另一方面，信息化手段是時代科學技術(shù)發(fā)展的要求，是企業(yè)管理工作現(xiàn)代化的必要手段。利用現(xiàn)代化的手段和技術(shù)，開展人事檔案數(shù)字化，創(chuàng)新管理模式，能有效優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理水平，讓

9、企業(yè)人事檔案工作更加科學實效、安全可靠。信息化對于檔案人員的要求也更加高，人事檔案部門在注重加強本企業(yè)檔案人員的計算機技能的同時，也可以采取“引進來”的方式，招聘一些懂專業(yè)知識和掌握信息化技能的人才從事企業(yè)人事檔案管理工作，讓企業(yè)人事檔案管理更符合時代發(fā)展。結(jié)束語在企業(yè)中，人事檔案管理工作至關(guān)重要。但是在大多數(shù)的企業(yè)中，人事檔案管理工作依然存在一些問題。因此，企業(yè)必須采取一些創(chuàng)新性的措施改善這一局面，包括，加強員工的管理意識，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，完善檔案管理機制，開展信息化管理等，以此完善人事檔案管理工作，始終運用科學、有效的方式提高人事檔案管理工作的效率，不斷致力于人事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，使人事檔案發(fā)揮出最大的價值，從而促進企業(yè)的全面發(fā)展。參考文獻：1單金玲.如何做好企業(yè)人事檔案管理的思考j.青春歲月，2019（09）：247.2陶麗琴.信息技術(shù)高速發(fā)展時期企業(yè)人事檔案管理思考j.辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：168.3宋良雨，尚文欣.當前