書面商務(wù)文件之內(nèi)部溝通文件

1、6 6第六章第六章 書面商務(wù)文件書面商務(wù)文件 內(nèi)部溝通文件內(nèi)部溝通文件學(xué)習(xí)內(nèi)容學(xué)習(xí)內(nèi)容備忘錄備忘錄會議議程會議議程會議記錄會議記錄123報告報告通告通告企業(yè)內(nèi)部刊物企業(yè)內(nèi)部刊物456學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)( (一一) )掌握內(nèi)部溝通文件的定義掌握內(nèi)部溝通文件的定義( (二二) )理解內(nèi)部溝通文件的主要形式理解內(nèi)部溝通文件的主要形式( (三三) )能夠作為讀者或者作者使用這些溝通形式能夠作為讀者或者作者使用這些溝通形式商務(wù)溝通實例一商務(wù)溝通實例一u某日，總經(jīng)理給新來的總經(jīng)理助理曹小姐布置了一個任務(wù)，要求她向各個部門下發(fā)崗位職責(zé)空白表格，并要求各個部門在當(dāng)天下午兩點之前上交總經(jīng)辦。總經(jīng)理問曹小姐是否明白

2、意思？她說完全明白，于是就去執(zhí)行。 u結(jié)果到了下午，事情出來了：到了規(guī)定的時間，技術(shù)部沒有按時上交。總經(jīng)理問曹小姐：你向技術(shù)部怎么傳達的？曹小姐說，完全按正確的意思傳達的?？偨?jīng)理又問為什么技術(shù)部沒上交？曹小姐說技術(shù)部就是沒上交，不知道為什么。 商務(wù)溝通實例一商務(wù)溝通實例一u總經(jīng)理把曹小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)總經(jīng)理把曹小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會議室，問這個事情。技術(shù)部負(fù)責(zé)人辦會議室，問這個事情。技術(shù)部負(fù)責(zé)人回答說，當(dāng)時他沒有聽到曹小姐傳達關(guān)回答說，當(dāng)時他沒有聽到曹小姐傳達關(guān)于上交時間的要求。而曹小姐說，自己于上交時間的要求。而曹小姐說，自己確實傳達了，為什么公司十二個部門就確實傳達了，為什么公

3、司十二個部門就技術(shù)部沒聽清楚？技術(shù)部負(fù)責(zé)人說，確技術(shù)部沒聽清楚？技術(shù)部負(fù)責(zé)人說，確實沒有聽到。實沒有聽到。 u到底是曹小姐沒傳達，還是技術(shù)部沒聽到底是曹小姐沒傳達，還是技術(shù)部沒聽到？沒有書面的東西，說不清楚。到？沒有書面的東西，說不清楚。啟示：啟示：u辦公人員在傳達文件的時候，一定辦公人員在傳達文件的時候，一定要嚴(yán)格按照要嚴(yán)格按照ISO9001:2000的文件管的文件管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，一定要有傳達的書理標(biāo)準(zhǔn)的要求，一定要有傳達的書面函件，該簽字的要求簽字，該署面函件，該簽字的要求簽字，該署名的要求署名。否則，出現(xiàn)上述情名的要求署名。否則，出現(xiàn)上述情況，既耽誤了工作，又難以說清責(zé)況，既耽誤了工作，

4、又難以說清責(zé)任，同時還反映了管理水平的落后任，同時還反映了管理水平的落后和管理方式的不足。和管理方式的不足。商務(wù)溝通實例二商務(wù)溝通實例二u某日，某日，某某公司外派維修的售后服務(wù)公司外派維修的售后服務(wù)工程師陳某電話要求工廠售后服務(wù)工程師陳某電話要求工廠售后服務(wù)部門為其在安徽蕪湖的維修現(xiàn)場發(fā)部門為其在安徽蕪湖的維修現(xiàn)場發(fā)送配件一個，按規(guī)定要求，陳某應(yīng)送配件一個，按規(guī)定要求，陳某應(yīng)當(dāng)書面?zhèn)髡婢唧w的規(guī)格型號然后發(fā)當(dāng)書面?zhèn)髡婢唧w的規(guī)格型號然后發(fā)貨，以保證準(zhǔn)確性。貨，以保證準(zhǔn)確性。u結(jié)果陳某講自己干了三年多，都很結(jié)果陳某講自己干了三年多，都很熟，聲稱要節(jié)省傳真費用，且客戶熟，聲稱要節(jié)省傳真費用，且客戶很急

5、，要求電話口頭報告型號，售很急，要求電話口頭報告型號，售后服務(wù)部擔(dān)當(dāng)人員鑒于這種情況，后服務(wù)部擔(dān)當(dāng)人員鑒于這種情況，就相信了陳某，按陳某說的型號發(fā)就相信了陳某，按陳某說的型號發(fā)去了配件，結(jié)果發(fā)到現(xiàn)場后，型號去了配件，結(jié)果發(fā)到現(xiàn)場后，型號錯誤，又要重發(fā)，造成出差費用、錯誤，又要重發(fā)，造成出差費用、運輸費用等的增加，更重要的是影運輸費用等的增加，更重要的是影響客戶生產(chǎn)。響客戶生產(chǎn)。u事后處理此事，陳某一口咬定自己事后處理此事，陳某一口咬定自己當(dāng)初報告的就是第二次發(fā)的正確型當(dāng)初報告的就是第二次發(fā)的正確型號；而售后服務(wù)擔(dān)當(dāng)人員則堅持陳號；而售后服務(wù)擔(dān)當(dāng)人員則堅持陳某當(dāng)初報告的就是第一次錯誤的型某當(dāng)初報

6、告的就是第一次錯誤的型號。但是沒有書面函件，該相信誰號。但是沒有書面函件，該相信誰？最后因為雙方都在明知公司規(guī)定？最后因為雙方都在明知公司規(guī)定的情況下，違反了書面溝通程序規(guī)的情況下，違反了書面溝通程序規(guī)定，造成了損失，都有責(zé)任，分別定，造成了損失，都有責(zé)任，分別進行了處理。進行了處理。 啟示：啟示：u處理不是目的，目的保證正常的執(zhí)處理不是目的，目的保證正常的執(zhí)行到位。光有相關(guān)書面溝通函件的行到位。光有相關(guān)書面溝通函件的要求還不行，關(guān)鍵是執(zhí)行中要嚴(yán)格要求還不行，關(guān)鍵是執(zhí)行中要嚴(yán)格要求，如果不執(zhí)行，結(jié)果還是會造要求，如果不執(zhí)行，結(jié)果還是會造成損失，耽誤事情。不是雙贏，而成損失，耽誤事情。不是雙贏，

7、而是雙損。是雙損。 u從以上實例和分析可以看出：在從以上實例和分析可以看出：在商商務(wù)溝通務(wù)溝通實踐中，書面溝通實踐中，書面溝通文文件不但件不但重要，而且必要，對企業(yè)來說，應(yīng)重要，而且必要，對企業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)采納執(zhí)行并監(jiān)督執(zhí)行到位。當(dāng)采納執(zhí)行并監(jiān)督執(zhí)行到位。 6.1.1 內(nèi)部溝通文件的含義內(nèi)部溝通文件的含義u內(nèi)部溝通文件是指在組織內(nèi)部人們互相內(nèi)部溝通文件是指在組織內(nèi)部人們互相溝通的書面方面溝通的書面方面6.1.2 內(nèi)部溝通文件的要求內(nèi)部溝通文件的要求u全面而準(zhǔn)確全面而準(zhǔn)確在充分的信息交流的基礎(chǔ)上做出決策向全體員工發(fā)布指令必須告知員工該做什么，以使企業(yè)順利運作組織內(nèi)部同一層級員工之間的互相溝通同部門

8、與不同部門向員工提供相關(guān)信息向員工提供對他們至關(guān)重要的信息 6.2.1 備忘錄的含義和類型備忘錄的含義和類型u備忘錄是記錄有關(guān)活動或事務(wù)，起備忘錄是記錄有關(guān)活動或事務(wù)，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。記事性文書。u備忘錄的類型主要有個人備忘錄、備忘錄的類型主要有個人備忘錄、交往式備忘錄、計劃式備忘錄。交往式備忘錄、計劃式備忘錄。6.2.2 備忘錄的特點備忘錄的特點u事務(wù)性事務(wù)性記錄的事項兩類：一類是記錄發(fā)生過的事實真相。如談判中雙方表達的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是提前記下的計劃辦理的事項。如上級發(fā)給下級的工作要點備忘條；u提醒性提醒性提示當(dāng)事

9、人避免忘卻的特性。 6.2.2 備忘錄的特點備忘錄的特點u可以寫在白紙上，而不一定是印有組可以寫在白紙上，而不一定是印有組織抬頭的信箋?？椞ь^的信箋。u要求簡明扼要，較長信息采用附件。要求簡明扼要，較長信息采用附件。u四個基本要素：日期、主題、送交、四個基本要素：日期、主題、送交、發(fā)送發(fā)送u有時可包括附件和復(fù)印件有時可包括附件和復(fù)印件u不需附加的問候、地址或簽名不需附加的問候、地址或簽名6.2.3 備忘錄的結(jié)構(gòu)和寫法備忘錄的結(jié)構(gòu)和寫法u標(biāo)題標(biāo)題u兩種寫法：兩種寫法：直接寫文種名稱，即備忘錄。由單位、事由和文種組成。如：公司與集團公司合作開發(fā)機電產(chǎn)品會談備忘錄u正文正文商務(wù)談判備忘錄正文。個人備

10、忘錄和計劃式備忘錄的正文寫法自由，不拘一格，寫下事項要點即可。商務(wù)談判備忘錄正文的一般寫商務(wù)談判備忘錄正文的一般寫法法u1.導(dǎo)言。記錄談判的基本情況，包導(dǎo)言。記錄談判的基本情況，包括：雙方單位名稱、談判代表姓名括：雙方單位名稱、談判代表姓名、會談時間、地點、會談項目等。、會談時間、地點、會談項目等。u2.主體。記錄雙方的談判情況，包主體。記錄雙方的談判情況，包括：討論的事項、一致或不一致的括：討論的事項、一致或不一致的意見、觀點和做出的有關(guān)承諾。主意見、觀點和做出的有關(guān)承諾。主體內(nèi)容的記錄類似于意向書的寫法體內(nèi)容的記錄類似于意向書的寫法，通常采用分條列項式記錄。，通常采用分條列項式記錄。商務(wù)談

11、判備忘錄正文的一般寫商務(wù)談判備忘錄正文的一般寫法法u結(jié)尾。多數(shù)不另寫結(jié)尾。結(jié)尾。多數(shù)不另寫結(jié)尾。u商務(wù)談判備忘錄落款。各方談判商務(wù)談判備忘錄落款。各方談判的代表簽字、標(biāo)明時間。的代表簽字、標(biāo)明時間。u注意事項：內(nèi)容詳實、具體、完備注意事項：內(nèi)容詳實、具體、完備。語言要樸實、準(zhǔn)確。語言要樸實、準(zhǔn)確 備忘錄樣例備忘錄樣例1u 發(fā)給：發(fā)給：秘書秘書 發(fā)自：發(fā)自：行政部經(jīng)理行政部經(jīng)理 日期：日期：2003年年1月月6日日 u 內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排 總經(jīng)理將于總經(jīng)理將于2003年年1月日月日8星期三到星期三到達北京，并將于達北京，并將于1月月10日下午離開返日下午離開返回香港

12、。希望你安排一下總經(jīng)理在回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程。并經(jīng)我確認(rèn)后發(fā)北京期間的行程。并經(jīng)我確認(rèn)后發(fā)到香港辦公室。到香港辦公室。點評點評u企業(yè)內(nèi)部計劃式備忘錄，格式規(guī)范，包企業(yè)內(nèi)部計劃式備忘錄，格式規(guī)范，包含的內(nèi)容齊全含的內(nèi)容齊全u正文首部寫收、發(fā)對象、時間和內(nèi)容提正文首部寫收、發(fā)對象、時間和內(nèi)容提要要u主體部分內(nèi)容是上司對下級近期工作的主體部分內(nèi)容是上司對下級近期工作的提示提示u這種企業(yè)自印的工作計劃備忘錄稿箋，這種企業(yè)自印的工作計劃備忘錄稿箋，使用時只要填上收、發(fā)人和正文內(nèi)容即使用時只要填上收、發(fā)人和正文內(nèi)容即可，很方便可，很方便u重點應(yīng)放在明確正文的首部應(yīng)撰寫什么重點應(yīng)放在

13、明確正文的首部應(yīng)撰寫什么內(nèi)容內(nèi)容 備忘錄樣例備忘錄樣例2u股份有限公司股份有限公司(以下簡稱甲方以下簡稱甲方)和和公司公司(以下簡稱乙方以下簡稱乙方)的代表的代表，于，于年年月在甲方公司本部就技術(shù)引進一事進行了初步協(xié)商，雙方交月在甲方公司本部就技術(shù)引進一事進行了初步協(xié)商，雙方交換了意見，達到了了解，形成了以下初步意向：換了意見，達到了了解，形成了以下初步意向：u一、一、產(chǎn)品技術(shù)轉(zhuǎn)讓問題產(chǎn)品技術(shù)轉(zhuǎn)讓問題u合資雙方共同努力會加快技術(shù)引進速度。先期可進行技術(shù)引進談判合資雙方共同努力會加快技術(shù)引進速度。先期可進行技術(shù)引進談判，若談判成功，雙方先簽定合同，編寫可行性研究報告。，若談判成功，雙方先簽定合同

14、，編寫可行性研究報告。u二、乙方的合作意向二、乙方的合作意向ul年年月，乙方組織了一批考察團對中國生產(chǎn)企業(yè)進行了考查之后月，乙方組織了一批考察團對中國生產(chǎn)企業(yè)進行了考查之后，經(jīng)董事會決定，只選擇甲方談技術(shù)轉(zhuǎn)讓或合資。，經(jīng)董事會決定，只選擇甲方談技術(shù)轉(zhuǎn)讓或合資。u2.公司董事會認(rèn)為，主要以技術(shù)轉(zhuǎn)讓為主，基本上不與國內(nèi)公司董事會認(rèn)為，主要以技術(shù)轉(zhuǎn)讓為主，基本上不與國內(nèi)客車廠談合資，即使合資，也只是象征性地投入非常少的資金。客車廠談合資，即使合資，也只是象征性地投入非常少的資金。u三、甲方公司技術(shù)引進的意向三、甲方公司技術(shù)引進的意向u1.甲方董事會已決定和外國公司進行技術(shù)合作。乙方是首先考慮的甲方董

15、事會已決定和外國公司進行技術(shù)合作。乙方是首先考慮的合作對象。并且認(rèn)為若雙方不盡快進行談判，則會失去許多國內(nèi)外的市合作對象。并且認(rèn)為若雙方不盡快進行談判，則會失去許多國內(nèi)外的市場，因此甲方希望盡快在合作上有所進展。場，因此甲方希望盡快在合作上有所進展。u2.甲方談了和有關(guān)公司談判的進度情況。并承諾保留和乙方談判的甲方談了和有關(guān)公司談判的進度情況。并承諾保留和乙方談判的優(yōu)先權(quán)。優(yōu)先權(quán)。備忘錄樣例備忘錄樣例2（續(xù)）（續(xù)）u四、甲方與乙方公司合作方式：四、甲方與乙方公司合作方式：u1.雙方認(rèn)為以引進技術(shù)的合作，則能生產(chǎn)國際性的最雙方認(rèn)為以引進技術(shù)的合作，則能生產(chǎn)國際性的最有競爭力的產(chǎn)品。這種國際問資源

16、組合是產(chǎn)品成本降低的有競爭力的產(chǎn)品。這種國際問資源組合是產(chǎn)品成本降低的最有效途徑。最有效途徑。u2.雙方均不贊成雙方均不贊成50%+50%股份的合作方式。股份的合作方式。u3.認(rèn)為開始合作時，最好以貿(mào)易方式進行。認(rèn)為開始合作時，最好以貿(mào)易方式進行。u4.技術(shù)引進的主要產(chǎn)品為：技術(shù)引進的主要產(chǎn)品為：(略略)u五、這次洽談，雖未能解決主要的問題，但雙方都表達了五、這次洽談，雖未能解決主要的問題，但雙方都表達了合作的愿望。期望在爭后的兩個月內(nèi)再進行接觸，以便進合作的愿望。期望在爭后的兩個月內(nèi)再進行接觸，以便進一步商洽合作亭宜，具體時間待雙方磋商后再定。一步商洽合作亭宜，具體時間待雙方磋商后再定。u中

17、國中國股份有限公司股份有限公司 國際股份有限公司國際股份有限公司u代表代表(簽字簽字) 代表代表(簽字簽字)u年年月月日日點評點評u正文導(dǎo)言簡介了談判的基本情況和寫作本文的目的。正文導(dǎo)言簡介了談判的基本情況和寫作本文的目的。u主體部分分條列項記錄了會談中的一致或不一致的意見和主體部分分條列項記錄了會談中的一致或不一致的意見和愿望，內(nèi)容實在、具體，可為下一次雙方繼續(xù)談判起提示愿望，內(nèi)容實在、具體，可為下一次雙方繼續(xù)談判起提示作用，或者提供基礎(chǔ)平臺。作用，或者提供基礎(chǔ)平臺。u全文語言樸實，格式規(guī)范，頗能體現(xiàn)交往備忘錄的特點。全文語言樸實，格式規(guī)范，頗能體現(xiàn)交往備忘錄的特點。u注意商務(wù)談判紀(jì)要與商務(wù)

18、談判備忘錄的區(qū)別：注意商務(wù)談判紀(jì)要與商務(wù)談判備忘錄的區(qū)別：u效力不同。商務(wù)談判紀(jì)要有一定的約束力，商務(wù)談判備忘效力不同。商務(wù)談判紀(jì)要有一定的約束力，商務(wù)談判備忘錄只起提示、備忘作用，沒有約束力。錄只起提示、備忘作用，沒有約束力。u內(nèi)容不同。商務(wù)談判紀(jì)要中記的主要是雙方的一致性意見內(nèi)容不同。商務(wù)談判紀(jì)要中記的主要是雙方的一致性意見，商務(wù)談判備忘錄記的不一定是談判達成的一致意見，是，商務(wù)談判備忘錄記的不一定是談判達成的一致意見，是為日后談判、洽談或磋商所提示的問題。為日后談判、洽談或磋商所提示的問題。 單元綜合測試二單元綜合測試二u第三題第三題全真模擬演練一全真模擬演練一u第六題第六題P87 P8

19、7 課堂練習(xí)課堂練習(xí)1 1 寫一份備忘錄寫一份備忘錄 6.3.1 會議議程的定義會議議程的定義u會議議程是對會議所要通過的文件會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來，會冠以序號將其清晰地表達出來，會前發(fā)給與會者。前發(fā)給與會者。6.3.2 會議議程的內(nèi)容會議議程的內(nèi)容u列出將在會議上討論的重要事項以及討列出將在會議上討論的重要事項以及討論的次序。需指明公司名稱、與會人員論的次序。需指明公司名稱、與會人員、會議舉行的時間與地點。、會議舉行的時間與地點。u首先受到邀請而不能出席的表達缺席歉首先受到邀請而不能出席的表達缺席歉

20、意意u每次會議都要做會議記錄每次會議都要做會議記錄u其他需要討論的議題也會被安排在會議其他需要討論的議題也會被安排在會議議程中議程中u進度報告進度報告u其他事項其他事項u確定下一次會議的時間確定下一次會議的時間6.3.2 會議議程的內(nèi)容會議議程的內(nèi)容u缺席致歉缺席致歉u對上次會議記錄的確認(rèn)對上次會議記錄的確認(rèn)u由上次會議記錄提出的問題由上次會議記錄提出的問題u本次會議要討論的事項本次會議要討論的事項u其他事項其他事項u下次會議的日期及時間下次會議的日期及時間6.3.3 會議議程的設(shè)計會議議程的設(shè)計u編制會議議程表時，首先應(yīng)注意編制會議議程表時，首先應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和議題所涉各

21、種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。明確規(guī)定。u議程表中，第一項是宣布議程，議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起。質(zhì)的問題集中排列在一起。u保密性較強的議題，一般放在后保密性較強的議題，一般放在后面面單元綜合測試二單元綜合測試二u第四題第四題全真模擬演練二全真模擬演練二u第六題第六題P88 P88 課堂練習(xí)課堂練習(xí)2 2 寫一份會議議程寫一份會議議程 6.4.1 會議記錄的含義會議記錄的含義u會議記錄是用來概括會議所討論的會議記錄是用來概括會議所討論的要點，并被存檔以

22、供今后參考。要點，并被存檔以供今后參考。u一般會議記錄的格式包括兩部分：一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人明會議名稱、時間、地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內(nèi)、記錄人等。另一部分是會議的內(nèi)容，要求寫明發(fā)言、決議、問題。容，要求寫明發(fā)言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。這是會議記錄的核心部分。6.4.2 會議記錄的特點會議記錄的特點u會議記錄具有原始性和憑據(jù)性的特會議記錄具有原始性和憑據(jù)性的特點點。u原始性是指按會議發(fā)展順序，將發(fā)原始性是指

23、按會議發(fā)展順序，將發(fā)言人的講話內(nèi)容、研究認(rèn)定的問題言人的講話內(nèi)容、研究認(rèn)定的問題，如實記錄下來，一般不許加工、，如實記錄下來，一般不許加工、整理。整理。u憑據(jù)性是指會議記錄是會議原始情憑據(jù)性是指會議記錄是會議原始情況的真實記錄。因此，更為可靠，況的真實記錄。因此，更為可靠，是會議查對情況的真實憑據(jù)。會議是會議查對情況的真實憑據(jù)。會議記錄的寫法和寫作要求記錄的寫法和寫作要求會議記錄的寫作要求會議記錄的寫作要求u（1）做好準(zhǔn)備。）做好準(zhǔn)備。事先要了解會議的議程，以便事先要了解會議的議程，以便于在記錄過程中注意各有關(guān)方面的關(guān)系，將一于在記錄過程中注意各有關(guān)方面的關(guān)系，將一些事宜有機地聯(lián)系起來，加快記

24、錄的速度；記些事宜有機地聯(lián)系起來，加快記錄的速度；記準(zhǔn)、記全。會議記錄是原始憑證，所以貴在準(zhǔn)準(zhǔn)、記全。會議記錄是原始憑證，所以貴在準(zhǔn)確、齊全。采用速記和錄音的辦法，也是保證確、齊全。采用速記和錄音的辦法，也是保證“記錄記錄”準(zhǔn)確、齊全的有效方法。準(zhǔn)確、齊全的有效方法。u（2）記錄方法。）記錄方法。會議記錄既可采用符號速記，會議記錄既可采用符號速記，也可采用文字記錄。重要會議、重要領(lǐng)導(dǎo)人講也可采用文字記錄。重要會議、重要領(lǐng)導(dǎo)人講話可速記。一般會議，可使用文字摘要記錄的話可速記。一般會議，可使用文字摘要記錄的方法。方法。u（3）注意整理。）注意整理。通常情況下，現(xiàn)場記錄是原始通常情況下，現(xiàn)場記錄是

25、原始記錄，一般需要整理。整理的要求是，在原始記錄，一般需要整理。整理的要求是，在原始記錄的基礎(chǔ)上增補遺漏、糾正錯誤、核實決議記錄的基礎(chǔ)上增補遺漏、糾正錯誤、核實決議，糾正語法錯誤，合理劃定段落。，糾正語法錯誤，合理劃定段落。會議記錄的基本要求會議記錄的基本要求u準(zhǔn)確寫明會議名稱（要寫全稱），開會準(zhǔn)確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質(zhì)時間、地點，會議性質(zhì)u詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象

26、和總?cè)藬?shù)，性大會，只要記參加的對象和總?cè)藬?shù)，以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。署姓名、單位、職務(wù)等。會議記錄的基本要求會議記錄的基本要求u忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。的會

27、場情況等，也應(yīng)予以記錄。u記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。決議或表決等情況。會議記錄的重點會議記錄的重點u會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動； u會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；u權(quán)威人士或代表人物的言論；權(quán)威人士或代表人物的言論； u會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論； u會議已議決的或議而未決的事項；會議已議決的或議而未決的事項；u對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論

28、或活動。例文一：例文一：u 會議名稱會議時間會議名稱會議時間 u會議地點記錄人會議地點記錄人 u出席與列席會議人員出席與列席會議人員 u缺席人員缺席人員 u會議主持人審閱簽字會議主持人審閱簽字 u主要議題主要議題 u發(fā)言記錄：發(fā)言記錄： 例文二：例文二： u 公司辦公會議記錄公司辦公會議記錄 u時間：一九時間：一九年年月月日日時時 u地點：公司辦公樓五樓大會議室地點：公司辦公樓五樓大會議室 u出席人：出席人： u缺席人：缺席人： u主持人：公司總經(jīng)理主持人：公司總經(jīng)理 u記錄人：辦公室主任劉記錄人：辦公室主任劉 u主持人發(fā)言：主持人發(fā)言：(略略) u與會者發(fā)言：與會者發(fā)言： u u散會散會 u

29、主持人：主持人：(簽名簽名) u記錄人：記錄人：(簽名簽名) u(本會議記錄共本會議記錄共頁頁) 全真模擬演練三全真模擬演練三u第六題第六題P93 P93 課堂練習(xí)課堂練習(xí)3 3 寫一份會議議程記錄寫一份會議議程記錄 6.5.1 報告的含義報告的含義u報告是涵蓋一個特定的正式的書面交流形式，通常為內(nèi)部使用。u報告是由某些人收集并研究材料，然后將它送達給那些為某特定目的而要求收集研究這些資料的他人或小組的一種書面交流形式。報告通常是形成決策的依據(jù)。6.5.2 報告的應(yīng)用領(lǐng)域報告的應(yīng)用領(lǐng)域u以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄工作中的意外或因以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄工作中的意外或因病缺勤等情況病缺勤等情況u提交某些調(diào)查研究的結(jié)果

30、，并建議提交某些調(diào)查研究的結(jié)果，并建議后續(xù)行動后續(xù)行動u評估政策變更的可能性評估政策變更的可能性6.5.3 報告的特點同時必須具備以下特點內(nèi)容完整內(nèi)容完整邏輯清晰邏輯清晰簡潔直觀簡潔直觀主題明確主題明確優(yōu)秀圖表優(yōu)秀圖表6.5.3 報告的特點主題明確并且符合TOPS標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)名稱標(biāo)題行小標(biāo)題清晰描述整份報告的主要信息章節(jié)傳遞的主要信息一頁報告?zhèn)鬟f的主要信息符合TOPS標(biāo)準(zhǔn)某個欄目傳遞的主要信息 T - Targeted to our audience瞄 準(zhǔn) 觀 眾 O - Over- arching周 延 完 整 P - Powerful擲 地 有 聲 S - Supportable言 之 有 據(jù)

31、 報告概述報告概述6.5.3 報告的特點您能用一句話介紹您的這本大作嗎您能用一句話介紹您的這本大作嗎? ?主題簡潔, 力求一句話表達6.5.3 報告的特點內(nèi)容完整: 以MECE原則為檢驗標(biāo)準(zhǔn)相互之間具有排他性整體而言毫無遺漏(不重疊)(不遺漏)M E C EMutually Exclusive Collectively Exhaustive(No overlaps) (No gaps) 6.5.3 報告的特點1.修理車頂?shù)钠贫?2.買新的車內(nèi)地毯 3.寫報紙廣告稿 4.買新的頂燈 5.修理車身凹陷處 6.噴漆遮蓋銹斑7.寫后窗售車廣告 8.寫公告板的售車海報 9.將車內(nèi)吸塵 賣舊車前的準(zhǔn)備練習(xí)

32、一6.5.3 報告的特點車體修理車內(nèi)部打理準(zhǔn)備廣告修理車頂破洞修理車身凹陷處噴漆遮蓋銹斑買新的車內(nèi)地毯買新的頂燈將車內(nèi)洗塵寫報紙廣告稿寫后窗售車廣告寫公告板的售車海報準(zhǔn)備出售舊車練習(xí)一答案邏輯清晰 運用金字塔原理和MECE原則 注意每頁之間的連續(xù)性與內(nèi)在邏輯關(guān)系 關(guān)注圖表的邏輯性6.5.3 報告的特點將文字轉(zhuǎn)化為圖表更令人印象深刻圖表盡量簡潔明了改進6.5.3 報告的特點使用不使用 簡單圖表 平面圖形 演示報告可適當(dāng)使用動畫 使用動畫時圖形按照順時針順序出現(xiàn) 復(fù)雜圖表 立體圖形 圖表的陰影 多于5種顏色的圖示 動畫過于頻繁6.5.3 報告的特點圖表與標(biāo)題相輔相成少而精每張圖表傳達一個明確信息格

33、式簡單明了并且前后連貫清晰易讀成功的圖表成功的圖表都具備以下五項關(guān)鍵要素6.5.4 報告的結(jié)構(gòu)報告的結(jié)構(gòu)u標(biāo)題頁標(biāo)題頁u目錄目錄u執(zhí)行摘要執(zhí)行摘要u授權(quán)范圍授權(quán)范圍u程序程序u研究結(jié)果研究結(jié)果u結(jié)論結(jié)論u建議建議u附錄附錄6.5.5 如何寫報告寫報告的方法如何寫出一份一篇好報告？常煩惱自己寫不出好的報告或者企劃書？其實寫作能力也是專業(yè)度的表現(xiàn)，如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，也不知道該如何回應(yīng)你的信息。以下列出12項原則，可以有效幫助你改善寫作技巧。寫報告的方法 知道你的目標(biāo)是什么？在你寫作之前，先想想你的目標(biāo)是什么？你要寫的是篇只有一頁篇幅的摘要，或是長達5頁的

34、報告？試著先回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情、或者要他們做什么？1寫報告的方法 列清單寫下所有你想要涵蓋的想法，可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法，反復(fù)推敲腦中的想法，可以幫助你理清目標(biāo)。2寫報告的方法 整理你的想法我們都有過在雜亂的抽屜里找東西的經(jīng)驗，你很難在這種情況下找到你要的東西。同樣的，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。 你可以用一些方法來組織你的想法： 依據(jù)重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然后再寫 次重要的資訊； 依先后順序排列：描述一開始發(fā)生了什么，接著又發(fā)生 了什么 解決問題的模式：先解釋問題所在，再提出解決方法

35、； 問答方式：先提出問題，再提出你的答案。3寫報告的方法4寫報告的方法 區(qū)隔重要論點每個段落開頭必須要有主題句，清楚說明這段內(nèi)容要討論的重點觀念。5寫報告的方法 善用標(biāo)識記號或數(shù)字6如果你要列出或者討論一串事項，請用數(shù)字或其他標(biāo)識記號來排列。寫報告的方法 盡量使用簡短的語句一個句子涵蓋的字?jǐn)?shù)最多不要超過12-15個字。根據(jù)美國新聞協(xié)會統(tǒng)計，讀者看懂15個字以內(nèi)的句子的概率是90%，但是看懂8個字以內(nèi)的句子，概率是100%。7寫報告的方法 用字精確一個句子涵蓋的字?jǐn)?shù)最多不要超過12-15個字。像是“大的”、“小的”、“盡快”等這些詞都是語意模糊、不精確的，讀者對這些詞的解讀和你想要表達的意思有落

36、差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要，請也對某些詞匯下明確的定義。8寫報告的方法 適當(dāng)使用逗號、頓號將三個以上的事項用逗（頓）號隔開來。9寫報告的方法 避免贅字、贅詞沒必要用許多意思相同的詞來形容同一件事。10寫報告的方法11 要有結(jié)論你真的喜歡看沒有結(jié)局的電影或一場沒有結(jié)果的運動比賽嗎？當(dāng)然不會，讀者會想知道“最后的比數(shù)”是什么。文章最后的結(jié)論可以連接你所有的重點，加深讀者的印象。寫報告的方法12 進行最后的編輯將寫好的內(nèi)容反復(fù)念幾次，甚至大聲地念給你朋友聽，看看他們是否能充分了解你想表達的意思，或者有哪些地方需要改進。好的報告需要反復(fù)的修改、潤色。多一份細(xì)心，就可以減少錯誤的發(fā)生

37、，別讓小小的錯誤搞砸了一切。做完以上這些，再讓我們來打造你的版面結(jié)構(gòu)吧！漂亮的版面、合理的結(jié)構(gòu)會讓讀者更輕松地看完報告。報告的審核 查驗表 6.6.1 通告的含義通告的含義u制作并張貼通告，是用以告知員工制作并張貼通告，是用以告知員工有關(guān)他們可能感興趣的某些事宜。有關(guān)他們可能感興趣的某些事宜。通過可用來支持或批注已發(fā)送給員通過可用來支持或批注已發(fā)送給員工的其他信息。工的其他信息。6.6.2 通告的特點通告的特點u通告不應(yīng)該被用于批評或評論員工通告不應(yīng)該被用于批評或評論員工個體，而應(yīng)用來提供那些可能影響個體，而應(yīng)用來提供那些可能影響到每個人的信息到每個人的信息u必須是與當(dāng)前問題相關(guān)的，而且沒必須

38、是與當(dāng)前問題相關(guān)的，而且沒有失去失效，所以必須有人負(fù)責(zé)清有失去失效，所以必須有人負(fù)責(zé)清除那些不再適用的通告除那些不再適用的通告u通告不會觸犯任何人，而是試圖向通告不會觸犯任何人，而是試圖向大多數(shù)員工進行呼吁大多數(shù)員工進行呼吁全真模擬演練四全真模擬演練四u第五題第五題P97 P97 課堂練習(xí)課堂練習(xí)4 4 寫一份通告寫一份通告 6.7.1 企業(yè)內(nèi)部刊物的含義企業(yè)內(nèi)部刊物的含義u企業(yè)內(nèi)部刊物是傳播企業(yè)信息的一企業(yè)內(nèi)部刊物是傳播企業(yè)信息的一種方式。種方式。u它們由公司出版并分發(fā)給員工，通它們由公司出版并分發(fā)給員工，通常常1周或周或1月出版月出版1期，內(nèi)容可能十分期，內(nèi)容可能十分詳盡。詳盡。6.7.2

39、 有效的企業(yè)內(nèi)部刊物的特點有效的企業(yè)內(nèi)部刊物的特點u有一個老齡員工專欄有一個老齡員工專欄u設(shè)置專注于員工事宜的版塊設(shè)置專注于員工事宜的版塊u關(guān)注運動及社交活動關(guān)注運動及社交活動u開辟杰出員工專欄開辟杰出員工專欄u設(shè)置討論專區(qū)設(shè)置討論專區(qū)u關(guān)注公司未來可能發(fā)生的變化關(guān)注公司未來可能發(fā)生的變化u由組織支持的任何慈善事業(yè)的詳情由組織支持的任何慈善事業(yè)的詳情u關(guān)注一兩場比賽關(guān)注一兩場比賽課堂練習(xí)課堂練習(xí)美樂冷凍食品公司有則最新新聞：美樂冷凍食品公司有則最新新聞：Gary是配送部的一名叉車司機，他是配送部的一名叉車司機，他已婚并酷愛足球，周末的一場足球已婚并酷愛足球，周末的一場足球比賽上，他打入制勝一球

40、，以比賽上，他打入制勝一球，以1:0擊擊敗了勁敵新銳食品公司的足球隊。敗了勁敵新銳食品公司的足球隊。并且，他把這個進球送給剛剛出生并且，他把這個進球送給剛剛出生的兒子的兒子Zen。他的兒子在周五降生。他的兒子在周五降生的，出生時的，出生時3.5公斤，非常健康。對公斤，非常健康。對Gary來說，可謂雙喜臨門。來說，可謂雙喜臨門。請依次為企業(yè)內(nèi)刊寫一篇時事通訊請依次為企業(yè)內(nèi)刊寫一篇時事通訊參考答案：參考答案：美樂冷凍食品公司時事通訊美樂冷凍食品公司時事通訊月刊，月刊，2013年年3月，第三期月，第三期妻子順利產(chǎn)子，他攻入制勝一球妻子順利產(chǎn)子，他攻入制勝一球工作周里，工作周里，GaryGary是配送

41、部的一名叉車是配送部的一名叉車司機，他已婚并酷愛足球。他的兒子司機，他已婚并酷愛足球。他的兒子周五在醫(yī)院順利降生，取名周五在醫(yī)院順利降生，取名ZenZen，體，體重重3.53.5公斤，非常健康。他們?nèi)胰斯?，非常健康。他們?nèi)胰硕汲磷碓诘谝粋€孩子到來的喜悅中。都沉醉在第一個孩子到來的喜悅中。 Gary Gary是公司足球隊的一員，恰好周是公司足球隊的一員，恰好周末有比賽。為了末有比賽。為了給出生不久的兒子給出生不久的兒子送上一份禮物，他在比賽中特別努送上一份禮物，他在比賽中特別努力，并在比賽中打入制勝一球，以力，并在比賽中打入制勝一球，以1:01:0擊敗了勁敵新銳食品公司的足球擊敗了勁敵新銳食品公司的足球隊。隊。 對于對于GaryGary來說，這真是一個難忘的來說，這真是一個難忘的周末！周末！P103 P103 課堂練習(xí)課堂練習(xí)5 5 寫一份你自己寫一份你自己的時事通訊的時事通訊考綱要求考綱要