文件控制程序73805

1、1目的對(duì)與公司質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的所有文件進(jìn)行控制，確保文件的充分性、適宜性 和有關(guān)場(chǎng)所都能使用文件的有效版本。2適用范圍適用丁與公司質(zhì)量管理要求有關(guān)的所有文件的控制。3 術(shù)語(yǔ)3. 1 采用 gb/t19001-2000 idt 1s09001： 2000 的定義。3.2受控文件：指對(duì)文件的批準(zhǔn)、評(píng)審、發(fā)放、使用、報(bào)廢、標(biāo)識(shí)和回收等按規(guī)定進(jìn) 行控制的文件。4職責(zé)4. 1工程技術(shù)部負(fù)責(zé)木程序的制訂、修訂、解釋和實(shí)施的歸口管理，并負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文 件發(fā)放、更改的控制與管理。4.2項(xiàng)口辦公室負(fù)責(zé)上級(jí)及其它單位來(lái)文的審批和發(fā)放，對(duì)項(xiàng)n部辦公室的管理工作進(jìn) 行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。4. 3各職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部

2、門(mén)與質(zhì)量體系相關(guān)的文件的制訂、修訂、解釋的實(shí)施的管理。5 工作程序5. 1文件的分類(lèi)、編號(hào)和標(biāo)識(shí)5. 1. 1文件分類(lèi)小質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理文件、不同類(lèi)別過(guò)程控制綱要和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；b）合同及設(shè)計(jì)（圖紙）文件；c）項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)、方案和質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目的各項(xiàng)管理辦法和規(guī)章、建設(shè)單位、 監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)站和其他管理部門(mén)等的通知、來(lái)往信函及相關(guān)文件；d）相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)文獻(xiàn)、本公司技術(shù)文件；e）上級(jí)主管部門(mén)文件；f）除以上級(jí)受控文件外，其它均為非受控文件。5. 1.2文件的編號(hào)5. 1.2. 1手冊(cè)、程序、管理文件編號(hào)：qb / ys1 sc （cx、gl） xxqb： 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代

3、號(hào)ys：項(xiàng)口部代號(hào)1：第一經(jīng)理部cx：質(zhì)量管理體系程序文件代號(hào)sc：質(zhì)量管理體系手冊(cè)文件代號(hào)gl：管理辦法代號(hào)xx :質(zhì)量管理體系程序文件序號(hào)xxxx：文件發(fā)布年代號(hào)5. 1.2.2質(zhì)量記錄的編號(hào)按記錄控制程序的規(guī)定辦理。5. 1.2.3紅頭文件、上級(jí)來(lái)文的編號(hào)直接使用年號(hào)和分發(fā)序號(hào)。5. 1.2.4行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙使用標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)，其它質(zhì)量文件的編號(hào)由各管理部門(mén)自行 規(guī)定。5.1.3各部門(mén)負(fù)責(zé)提出本單位的“受控文件清單”，并由項(xiàng)目部各部門(mén)的負(fù)責(zé)人簽認(rèn)后, 文件資料管理員負(fù)責(zé)控制并進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。5. 1.4受控文件均應(yīng)加蓋“受控”卬章，作為受控標(biāo)識(shí)。圖紙技術(shù)資料已有明確標(biāo)識(shí)的 可以認(rèn)可。現(xiàn)行標(biāo)

4、準(zhǔn)亦應(yīng)加蓋“受控”標(biāo)識(shí)。5.2文件的編寫(xiě)見(jiàn)文件分類(lèi)管理職責(zé)表5. 3文件的審批與發(fā)布見(jiàn)文件分類(lèi)管理職責(zé)表5.4文件的發(fā)放5.4. 1受控文件的發(fā)放由文件管理員編號(hào)發(fā)放，并填寫(xiě)“受控文件發(fā)放（領(lǐng)用）審批登記 表”，經(jīng)項(xiàng)目部各部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，按發(fā)放（領(lǐng)用）范圍和編號(hào)對(duì)號(hào)發(fā) 放（領(lǐng)用），確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行，起重耍作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到相應(yīng)文件的 有效版本，確保使用的每份文件都納入受控制狀態(tài)。5.4.2文件領(lǐng)用人應(yīng)在“受控文件發(fā)放（領(lǐng)用）審批登記表”上簽收注明日期以便追溯。 5. 4. 3當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到文件管理部門(mén)辦理更換手續(xù)，交 回破損文件，補(bǔ)發(fā)

5、新文件。新文件的分發(fā)號(hào)仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，文件管理員將破損文 件收回作廢。5. 4.5當(dāng)文件使用人將文件丟失后，應(yīng)按5.4.2條辦理領(lǐng)用手續(xù)，但必須申請(qǐng)說(shuō)明丟失 理由，文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件吋給新的分發(fā)號(hào)，原分發(fā)號(hào)按作廢文件處理。5.5文件的更改5. 5.1文件需要更改時(shí)，由原編寫(xiě)部門(mén)填寫(xiě)“受控文件更改通知單”，說(shuō)明更改原因， 并對(duì)被更改內(nèi)容附有充分的證據(jù)，進(jìn)行評(píng)審。5. 5.2文件的審核、批準(zhǔn)、按5. 3和5. 4條執(zhí)行。5. 5.3文件更改批準(zhǔn)后，除本程序由原制訂部門(mén)實(shí)施更改外，均以修改通知單形式，由 文件持冇者進(jìn)行修改。文件管理員按受控文件（領(lǐng)用）審批登記表要求登記，同時(shí) 收回作廢的iii

6、文件。5. 5. 4文件持有者應(yīng)嚴(yán)格按修改通知進(jìn)行手寫(xiě)修改或換頁(yè),增加內(nèi)容可在增加處注上增 加刪除者在原文字上劃兩道平行線，并在平行線上方填上正確的內(nèi)容。5.6文件的換版與作廢5. 6. 1文件經(jīng)多次修改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。原版次文件作廢,換發(fā)新 版本。5.6.2銷(xiāo)毀失效或作廢的文件時(shí)，由文件管理員填寫(xiě)“文件銷(xiāo)毀登記表”，經(jīng)文件管理 部門(mén)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。需作資料保留的作廢文件，申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)“作廢文 件留用登記表”，經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可留用。留用期限按公司文件分類(lèi) 管理職責(zé)要求由各管理部門(mén)自行規(guī)定，質(zhì)量管理體系文件保留期36個(gè)月，保留的作 廢文件應(yīng)加蓋“保留

7、”、“作廢”標(biāo)識(shí)。防止作廢文件的非預(yù)期使用。5.7文件受控狀態(tài)的管理5. 7.1文件受控的界定與標(biāo)識(shí)5. 7.1. 1發(fā)文受控由編寫(xiě)部門(mén)界定，文件發(fā)放部門(mén)（見(jiàn)5. 4）蓋受控印章作為標(biāo)識(shí)。5. 7. 1.2收文由主辦部門(mén)界定加蓋受控印章作為標(biāo)識(shí)。5. 7.2齊部門(mén)、項(xiàng)目部、作業(yè)隊(duì)按5.1.1文件的分類(lèi)要求，建立“受控文件清單”，每 年末報(bào)送主管部門(mén)，曲主管部門(mén)確認(rèn)后建立新的“受控文件資料清單”并進(jìn)行控制管理。 5.8文件的歸檔和借閱5.&1受控文件經(jīng)審批后，原稿或原版交由文件管理員填寫(xiě)“文件歸檔登記表”，并列 入受控文件清單屮。存入軟盤(pán)、光盤(pán)中的文件也應(yīng)進(jìn)行歸檔登記，并進(jìn)行軟盤(pán)、光盤(pán)的

8、 備份和標(biāo)識(shí)，以防丟失。5.&2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理辦法嚴(yán)禁外借，如需要向用戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供時(shí)， 必須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。需臨時(shí)借閱人員應(yīng)填寫(xiě)“文件借閱登記表”，經(jīng)文件管理部門(mén) 的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還文件。其它文件按公司文件分類(lèi)管 理職責(zé)耍求由各管理部門(mén)自行規(guī)定。5.9外來(lái)文件的管理5. 9.1直接引用的外部文件（如有關(guān)的法律、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的圖紙、圖樣等）由文 件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后使用。文件的發(fā)放參照5.4條執(zhí)行。5. 9.2各部門(mén)根據(jù)“受控文件清單”和“受控文件更改通知單”檢查木部門(mén)使用外來(lái)文 件的有效性。5. 9.3文件管理部門(mén)發(fā)放到項(xiàng)口外的受控文件

9、，如發(fā)放給外協(xié)廠、分包商的施工圖、技 術(shù)要求和規(guī)范等應(yīng)進(jìn)行發(fā)放登記和跟蹤更改作廢控制。6引用和支持性文件6. 1公詞文件分類(lèi)管理職責(zé)6.2公司文件管理程序圖7質(zhì)量記錄7. 1受控文件發(fā)放（領(lǐng)用）審批登記表7.2受控文件更改通知單7.3作廢文件留用登記表7.4文件歸檔登記表7.5文件借閱登記表7.6受控文件清單7.7作廢文件銷(xiāo)毀登記表8附錄& 1受控文件發(fā)放（領(lǐng)用）審批登記表8.2受控文件更改通知單8.3作廢文件留用登記表8.4文件歸檔登記表8.5文件借閱登記表& 6受控文件清單8.7作廢文件銷(xiāo)毀登記表8.8用印a）“受控”“保留件”印章模為紅色b）作廢卬模為藍(lán)色文件分類(lèi)管理職責(zé)

10、表文件類(lèi)型管理部門(mén)及職責(zé)文件審批及發(fā)放管理部門(mén)管理職責(zé)公 司 有 關(guān) 文 件項(xiàng)目部質(zhì)量手冊(cè)工程技術(shù)部質(zhì)量于冊(cè)的編寫(xiě)發(fā)放、更改控制及管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人程序文件、管理文件、技術(shù)性指導(dǎo)文件各部門(mén)相關(guān)文件的編制、指導(dǎo)、評(píng)中、修訂及動(dòng)態(tài)管理上級(jí)及公司相關(guān)方的外來(lái)文件辦公室文件的識(shí)別、確認(rèn)、并控制其分發(fā)范圍國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī) 范、規(guī)程各相關(guān)部門(mén)識(shí)別、使用控制并通知發(fā)放相關(guān)部門(mén) 和施工隊(duì)項(xiàng)a 部 有 關(guān) 文 件設(shè)計(jì)、施工文件、項(xiàng)fi部有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范項(xiàng)目部技術(shù)室文件識(shí)別、審查、發(fā)放（確定發(fā)放范 圍）、更改、修訂、和存檔管理，以 及對(duì)舊文件回收處理等、項(xiàng)目部經(jīng)理或其授權(quán)人合同文件項(xiàng)目部發(fā)放控制、保管、

11、存檔和上報(bào)審批施工組織設(shè)計(jì)（質(zhì)量計(jì)劃）項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制、修訂和管理總工程師作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、技術(shù)交底項(xiàng)目部編制、修訂和管理項(xiàng)目經(jīng)理及其授權(quán)人建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等外來(lái)m位的文件項(xiàng)目部識(shí)別、發(fā)放控制和管理竣工文件項(xiàng)目部編制、裝訂及交付受控文件復(fù)印登記表單位：cxo 01 表01序號(hào)文件名稱文件編號(hào)審批人復(fù)印時(shí)間復(fù)印 份數(shù)復(fù)印件 持有人備注受控文件發(fā)放（領(lǐng)用）審批登記表cx.01-表 02文件名稱文件編號(hào)序 號(hào)領(lǐng)用部門(mén)分發(fā)號(hào)領(lǐng)m 口期備 注序 號(hào)領(lǐng)用部門(mén)分發(fā)號(hào)領(lǐng)m 口期備 注批準(zhǔn)人/日期:制表人/日期:受控文件更改通知單cx.01 表（）3文件標(biāo)題發(fā)文字號(hào)更改內(nèi)容 更改理由更改審查 意見(jiàn)批準(zhǔn)意見(jiàn)批準(zhǔn)人：日期：更改方式更改部門(mén)（單位）核稿更改時(shí)間備注作廢文件留用登記表cx. 01 表 04留用文件名稱文件編號(hào)留用原因留用文件 保管人用期批準(zhǔn)人制表人:日期:文件歸檔登記表序 號(hào)文件名稱文件編 號(hào)文件