文件控制程序73805

1、1目的對與公司質量管理體系要求有關的所有文件進行控制，確保文件的充分性、適宜性 和有關場所都能使用文件的有效版本。2適用范圍適用丁與公司質量管理要求有關的所有文件的控制。3 術語3. 1 采用 gb/t19001-2000 idt 1s09001： 2000 的定義。3.2受控文件：指對文件的批準、評審、發(fā)放、使用、報廢、標識和回收等按規(guī)定進 行控制的文件。4職責4. 1工程技術部負責木程序的制訂、修訂、解釋和實施的歸口管理，并負責質量體系文 件發(fā)放、更改的控制與管理。4.2項口辦公室負責上級及其它單位來文的審批和發(fā)放，對項n部辦公室的管理工作進 行指導、監(jiān)督、檢查。4. 3各職能部門負責本部

2、門與質量體系相關的文件的制訂、修訂、解釋的實施的管理。5 工作程序5. 1文件的分類、編號和標識5. 1. 1文件分類小質量手冊、程序文件、管理文件、不同類別過程控制綱要和作業(yè)指導書；b）合同及設計（圖紙）文件；c）項目施工組織設計、方案和質量計劃、項目的各項管理辦法和規(guī)章、建設單位、 監(jiān)理單位、質監(jiān)站和其他管理部門等的通知、來往信函及相關文件；d）相關法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、技術文獻、本公司技術文件；e）上級主管部門文件；f）除以上級受控文件外，其它均為非受控文件。5. 1.2文件的編號5. 1.2. 1手冊、程序、管理文件編號：qb / ys1 sc （cx、gl） xxqb： 企業(yè)標準代

3、號ys：項口部代號1：第一經(jīng)理部cx：質量管理體系程序文件代號sc：質量管理體系手冊文件代號gl：管理辦法代號xx :質量管理體系程序文件序號xxxx：文件發(fā)布年代號5. 1.2.2質量記錄的編號按記錄控制程序的規(guī)定辦理。5. 1.2.3紅頭文件、上級來文的編號直接使用年號和分發(fā)序號。5. 1.2.4行業(yè)規(guī)范、標準、圖紙使用標準代號，其它質量文件的編號由各管理部門自行 規(guī)定。5.1.3各部門負責提出本單位的“受控文件清單”，并由項目部各部門的負責人簽認后, 文件資料管理員負責控制并進行動態(tài)管理。5. 1.4受控文件均應加蓋“受控”卬章，作為受控標識。圖紙技術資料已有明確標識的 可以認可?，F(xiàn)行標

4、準亦應加蓋“受控”標識。5.2文件的編寫見文件分類管理職責表5. 3文件的審批與發(fā)布見文件分類管理職責表5.4文件的發(fā)放5.4. 1受控文件的發(fā)放由文件管理員編號發(fā)放，并填寫“受控文件發(fā)放（領用）審批登記 表”，經(jīng)項目部各部門負責人或分管領導審核批準后，按發(fā)放（領用）范圍和編號對號發(fā) 放（領用），確保對質量管理體系有效運行，起重耍作用的各個場所都能得到相應文件的 有效版本，確保使用的每份文件都納入受控制狀態(tài)。5.4.2文件領用人應在“受控文件發(fā)放（領用）審批登記表”上簽收注明日期以便追溯。 5. 4. 3當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交 回破損文件，補發(fā)

5、新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，文件管理員將破損文 件收回作廢。5. 4.5當文件使用人將文件丟失后，應按5.4.2條辦理領用手續(xù)，但必須申請說明丟失 理由，文件管理員在補發(fā)文件吋給新的分發(fā)號，原分發(fā)號按作廢文件處理。5.5文件的更改5. 5.1文件需要更改時，由原編寫部門填寫“受控文件更改通知單”，說明更改原因， 并對被更改內(nèi)容附有充分的證據(jù)，進行評審。5. 5.2文件的審核、批準、按5. 3和5. 4條執(zhí)行。5. 5.3文件更改批準后，除本程序由原制訂部門實施更改外，均以修改通知單形式，由 文件持冇者進行修改。文件管理員按受控文件（領用）審批登記表要求登記，同時 收回作廢的iii

6、文件。5. 5. 4文件持有者應嚴格按修改通知進行手寫修改或換頁,增加內(nèi)容可在增加處注上增 加刪除者在原文字上劃兩道平行線，并在平行線上方填上正確的內(nèi)容。5.6文件的換版與作廢5. 6. 1文件經(jīng)多次修改或文件需進行大幅度修改時應進行換版。原版次文件作廢,換發(fā)新 版本。5.6.2銷毀失效或作廢的文件時，由文件管理員填寫“文件銷毀登記表”，經(jīng)文件管理 部門的負責人批準后統(tǒng)一進行銷毀。需作資料保留的作廢文件，申請人應填寫“作廢文 件留用登記表”，經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可留用。留用期限按公司文件分類 管理職責要求由各管理部門自行規(guī)定，質量管理體系文件保留期36個月，保留的作 廢文件應加蓋“保留

7、”、“作廢”標識。防止作廢文件的非預期使用。5.7文件受控狀態(tài)的管理5. 7.1文件受控的界定與標識5. 7.1. 1發(fā)文受控由編寫部門界定，文件發(fā)放部門（見5. 4）蓋受控印章作為標識。5. 7. 1.2收文由主辦部門界定加蓋受控印章作為標識。5. 7.2齊部門、項目部、作業(yè)隊按5.1.1文件的分類要求，建立“受控文件清單”，每 年末報送主管部門，曲主管部門確認后建立新的“受控文件資料清單”并進行控制管理。 5.8文件的歸檔和借閱5.&1受控文件經(jīng)審批后，原稿或原版交由文件管理員填寫“文件歸檔登記表”，并列 入受控文件清單屮。存入軟盤、光盤中的文件也應進行歸檔登記，并進行軟盤、光盤的

8、 備份和標識，以防丟失。5.&2質量手冊、程序文件、管理辦法嚴禁外借，如需要向用戶或認證機構提供時， 必須經(jīng)管理者代表批準。需臨時借閱人員應填寫“文件借閱登記表”，經(jīng)文件管理部門 的負責人批準后借閱，借閱者應在指定日期內(nèi)歸還文件。其它文件按公司文件分類管 理職責耍求由各管理部門自行規(guī)定。5.9外來文件的管理5. 9.1直接引用的外部文件（如有關的法律、法規(guī)標準和顧客提供的圖紙、圖樣等）由文 件管理部門負責人批準后使用。文件的發(fā)放參照5.4條執(zhí)行。5. 9.2各部門根據(jù)“受控文件清單”和“受控文件更改通知單”檢查木部門使用外來文 件的有效性。5. 9.3文件管理部門發(fā)放到項口外的受控文件

9、，如發(fā)放給外協(xié)廠、分包商的施工圖、技 術要求和規(guī)范等應進行發(fā)放登記和跟蹤更改作廢控制。6引用和支持性文件6. 1公詞文件分類管理職責6.2公司文件管理程序圖7質量記錄7. 1受控文件發(fā)放（領用）審批登記表7.2受控文件更改通知單7.3作廢文件留用登記表7.4文件歸檔登記表7.5文件借閱登記表7.6受控文件清單7.7作廢文件銷毀登記表8附錄& 1受控文件發(fā)放（領用）審批登記表8.2受控文件更改通知單8.3作廢文件留用登記表8.4文件歸檔登記表8.5文件借閱登記表& 6受控文件清單8.7作廢文件銷毀登記表8.8用印a）“受控”“保留件”印章模為紅色b）作廢卬模為藍色文件分類管理職責

10、表文件類型管理部門及職責文件審批及發(fā)放管理部門管理職責公 司 有 關 文 件項目部質量手冊工程技術部質量于冊的編寫發(fā)放、更改控制及管理項目負責人或其授權人程序文件、管理文件、技術性指導文件各部門相關文件的編制、指導、評中、修訂及動態(tài)管理上級及公司相關方的外來文件辦公室文件的識別、確認、并控制其分發(fā)范圍國家及行業(yè)標準、規(guī) 范、規(guī)程各相關部門識別、使用控制并通知發(fā)放相關部門 和施工隊項a 部 有 關 文 件設計、施工文件、項fi部有關技術標準、規(guī)范項目部技術室文件識別、審查、發(fā)放（確定發(fā)放范 圍）、更改、修訂、和存檔管理，以 及對舊文件回收處理等、項目部經(jīng)理或其授權人合同文件項目部發(fā)放控制、保管、

11、存檔和上報審批施工組織設計（質量計劃）項目部負責編制、修訂和管理總工程師作業(yè)指導書、技術交底項目部編制、修訂和管理項目經(jīng)理及其授權人建設、設計、監(jiān)理等外來m位的文件項目部識別、發(fā)放控制和管理竣工文件項目部編制、裝訂及交付受控文件復印登記表單位：cxo 01 表01序號文件名稱文件編號審批人復印時間復印 份數(shù)復印件 持有人備注受控文件發(fā)放（領用）審批登記表cx.01-表 02文件名稱文件編號序 號領用部門分發(fā)號領m 口期備 注序 號領用部門分發(fā)號領m 口期備 注批準人/日期:制表人/日期:受控文件更改通知單cx.01 表（）3文件標題發(fā)文字號更改內(nèi)容 更改理由更改審查 意見批準意見批準人：日期：更改方式更改部門（單位）核稿更改時間備注作廢文件留用登記表cx. 01 表 04留用文件名稱文件編號留用原因留用文件 保管人用期批準人制表人:日期:文件歸檔登記表序 號文件名稱文件編 號文件