匯博通文檔借閱管理系統(tǒng)軟件使用說明書

1、匯博通文檔借閱管理系統(tǒng)使用說明書匯傅通知識管理系統(tǒng)的屬性管理，實(shí)際上已提供了借閱與歸還功能，但那是針對每一份文件 或檔案而言的。這里，為客戶提供一款專門用于文檔的借閱為歸還的軟件，不但可辦理一份文件的借閱或歸 還手續(xù)，只要冇需要，也可批量辦理借閱與歸還，另外，還提供了與借閱有關(guān)的一系列統(tǒng)計(jì) 報(bào)表。發(fā)放功能與借閱類似，所不同的只是發(fā)放不必歸還，如將購買的資料、圖書發(fā)放給職員學(xué)習(xí) 等。注：借閱與歸還模塊的操作，需要獲得以下三種權(quán)限中的一種：系統(tǒng)管理員歸檔授權(quán)（檔案管理員）編號授權(quán)（文件管理員）與借閱與歸還模塊和關(guān)的系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置說明如下:mod_borrow_pltrue借閱與歸還模塊開關(guān)：tru

2、e-jf, false關(guān)。 mod borrow pl= false,模塊工具條上不會 顯示該模塊。bhrightol系統(tǒng)管理員文件白動(dòng)牛成編號（取號）授權(quán)，可設(shè) bhrighto 1bhright99共99個(gè)參數(shù)，即最 多可授予99人取號的權(quán)限，如bhrightol二'張三具備編號（文件管理）權(quán)限者，具備借閱與 歸還模塊的操作權(quán)。gdrightol系統(tǒng)管理員歸檔權(quán)限授權(quán)，獲得歸檔授權(quán)的流程郵件處 理者，當(dāng)其待處理的流程郵件處于歸檔職能 時(shí)，町將郵件轉(zhuǎn)入指定路徑，授多可授權(quán) 99 人，即從 gdrightol 至 gdright99o 如 gdrightol ='張三 j具備歸

3、檔權(quán)限者，同樣具備借閱與歸還模塊 的操作權(quán)。匯博通主頁的模塊工具條上，有一個(gè)借閱與歸還的按鈕，單擊它即進(jìn)入借閱歸還首貝。臺淹羽務(wù)6廣東紹林科技幵發(fā)有假公87593765copyright 1989-2013紹林科披 皈權(quán)所有借閱（發(fā)放）前而已經(jīng)介紹過，借閱與發(fā)放的區(qū)別在于，借閱需耍歸還，發(fā)放則不必歸還，從某種意義上 來說，發(fā)放實(shí)際上已將所有權(quán)（或有條件的所有權(quán)）轉(zhuǎn)移給接收者。借閱界面包括左右兩個(gè)子窗體，左側(cè)子窗體用于顯示町供借閱（發(fā)放）的文檔，其上部有搜 索關(guān)鍵詞輸入框，輸入相應(yīng)關(guān)鍵詞即可查找出町供借閱的相應(yīng)文檔，如果要借閱的文檔己經(jīng) 在操作者手上，并且，標(biāo)注有條形

4、碼或電子標(biāo)簽，操作者對直接通過條碼閱讀器或電子標(biāo)簽 閱讀器讀取相應(yīng)編碼直接獲取到該文檔。根據(jù)實(shí)際需要，通過點(diǎn)選左側(cè)的復(fù)選框，選擇具體文檔，然后，通過點(diǎn)擊兩個(gè)子窗體中問的 箭頭，即可將選中的文檔添加到右側(cè)了窗體的列表中，即町直接辦理借閱或發(fā)放手續(xù)?？晒┧茫òl(fā)放）:（點(diǎn)擊毎個(gè)文件圖標(biāo)可展開saz9應(yīng)的份咖單）口 e1文件箱 備已選擇借觸（發(fā)放）:（點(diǎn)擊毎個(gè)文件圖標(biāo)可展開sfit媲的份效淸單）淸空所有清除未選借閱 發(fā)放文件網(wǎng)借閱（發(fā)放）選擇勾選列表區(qū)。可供借閱（發(fā)放）輸入文件名稱、編號、責(zé)任者或主題詞等屬性，點(diǎn)擊【檢索】按鈕進(jìn)行杏找，如下圖:可供借閱（發(fā)放）:（點(diǎn)擊每個(gè)文件圖標(biāo)可展開或應(yīng)的份數(shù)清單）

5、企業(yè)12345缽|0文件責(zé)血 o公司管理系統(tǒng)及企業(yè)12345網(wǎng)站譚紹林企業(yè)1 2 3 4 5的面htm王爰瓊爭企業(yè)12345登錄頁面參考rar譚紹林-倉企業(yè)12345登錄頁面的兩種風(fēng)格譚紹林匚3關(guān)于企業(yè)12345登錄頁面設(shè)計(jì)rar譚紹襪 0企業(yè)12345網(wǎng)站登錄頁面凋整b譚紹林企業(yè)12345數(shù)據(jù)fi.htm賈扳山畫企業(yè)12345登錄界面慘改png譚紹林勾選確定后點(diǎn)擊該按鈕，即可添加到 已選擇列表區(qū)屮。為你檢索到8個(gè)象目合共8份點(diǎn)擊每份文檔名稱前的圖標(biāo)，可展開或隱藏文檔的份數(shù)清單，還可通過點(diǎn)擊表頭的口圖標(biāo) 來展開或隱藏所冇文檔份數(shù)清單，辦理借閱手續(xù)時(shí)，可針對每一份文件進(jìn)行，以方便一式多 份文件的

6、管理，如合同、資料、圖書等，勾選（取消）具體口標(biāo)對通過份數(shù)序號前的復(fù)選框 實(shí)現(xiàn)，對m文檔的所有份數(shù)操作只需通過文檔圖標(biāo)前的復(fù)選框?qū)崿F(xiàn)，同理對列表所有文檔操 作亦如此?？谖募?zé)任者耀號h o公司管理親統(tǒng)及企業(yè)12345網(wǎng)站譚紹林回序號:1借閱次數(shù):4勾選確定后，點(diǎn)擊列表右側(cè)按鈕，把所選擇的文檔及份數(shù)清單添加到已選擇列表區(qū)中進(jìn)行后 續(xù)操作。已選擇借閱（發(fā)放）從口j供借閱（發(fā)放）列表區(qū)中，勾選添加后即進(jìn)入已選擇借閱（發(fā)放）列表區(qū)中（如下圖）。 若列表中存在比較多的冗余數(shù)據(jù)，可點(diǎn)擊列表上方左側(cè)的【清空所冇】按鈕，對列表區(qū)內(nèi)的 所冇信息清除，若只對部分冗余文檔取消操作，可通過取消勾選對應(yīng)文檔，并點(diǎn)擊【清

7、除未 選】按鈕對兀余文檔進(jìn)行清除。由于匯博通容許對一式多份文件進(jìn)行管理，所以，當(dāng)一種文件存在多份時(shí)，將以序號分別顯 示，你可對不同序號的文件分別辦理借閱手續(xù)，該功能對于合同、保密文件、資料以及圖書 等的管理非常冇用。c2文件0公司曹理系統(tǒng)及企業(yè)12345網(wǎng)站am編號回序號：1伽決數(shù):40漁關(guān)于企業(yè)12345登錄頁面設(shè)計(jì).rar林回序號：11b企業(yè)12345數(shù)jg；shtms<: i: 1已選揮借聞（發(fā)放）：點(diǎn)士每個(gè)文鬼標(biāo)可展或隱磁宜的份數(shù)濟(jì)單）清空所有僧閱.你己添加3個(gè)條目.合共3份.點(diǎn)擊借閱或發(fā)放按鈕時(shí)，若列表中存在未勾選的文檔，系統(tǒng)會彈岀下圖提示:此時(shí)，請根據(jù)實(shí)際情況，點(diǎn)擊確定或取消

8、。借閱操作：點(diǎn)擊列表上方右側(cè)的借閱按鈕，系統(tǒng)會彈出借閱手續(xù)辦理操作頁面，見下圖:經(jīng)辦人實(shí)際上就是當(dāng)前 操作者。借閱人，可直接輸入， 也可雙擊彈岀組織框 架選擇輸入。批準(zhǔn)人，可直接輸入， 也可雙擊彈出組織框 架選擇輸入。到期日期,借閱期限缺 省為一個(gè)月,若不同， 可直接修改。川途，可按實(shí)際輸入文 本信息。到期提醒的各種方式, 可根據(jù)需要選用。雙擊借閱人、批準(zhǔn)人輸入框吋，將彈出組織框架，操作者可根據(jù)需要，展開并點(diǎn)擊選擇姓名 即可：xo他001紹林科技(10)o 000霹涵 0直他運(yùn)營管理部o fti 200市場部o fti 300銷售部 ©他400技術(shù)支持部(7) fi黔仁髙級技榕理 f

9、i螢永和技術(shù)支持工程師 ®劉小麗欄案業(yè)務(wù)技術(shù)顧問%|查找點(diǎn)擊下一步，系統(tǒng)彈出借閱確認(rèn)單，見卞圖:如需要打卬，點(diǎn)擊打印按鈕即可。若信息有誤，可點(diǎn)擊上一步返回修改。確認(rèn)無謀后，點(diǎn)擊確定完成借閱。發(fā)娠作：點(diǎn)擊列表上方右側(cè)的發(fā)放按鈕，將彈出發(fā)放手續(xù)辦理操作頁面，見卜圖:發(fā)放x探以下為必磁飾人：黃永和（400技術(shù)封掃）妙a： 逸襪領(lǐng)用日期：20144）5-08聚以下為選填項(xiàng)歸檔。腿：其操作方法，為借閱手續(xù)辦理類似，完成后，系統(tǒng)彈出發(fā)放確認(rèn)單，見下圖:歸還如需要打印，點(diǎn)擊打印按鈕即町。 若信息冇誤，可點(diǎn)擊上一步返回修改。 確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊確定完成發(fā)放。借閱的文檔，使用完畢或到期后，就需要?dú)w還。歸

10、還界面，同樣有左右排列的兩個(gè)子窗體，左邊的子窗體用于查找要?dú)w還的文檔，窗口標(biāo)題 為“正在借閱"，右邊的了窗體則用于顯示選定歸還的文件和辦理歸還手續(xù)，標(biāo)題為“已選擇 歸還二正在借閥：（點(diǎn)擊每個(gè)文件師可展開時(shí)應(yīng)的份數(shù)清單） 借閱人 : |檢索口文件圭氐歸已選擇歸還：（宵擊毎個(gè)文件耳桿可耍77曲社s5空所有潸涂未選對應(yīng)的份數(shù)清單）歸還s件圭任會歸還選擇勾選列表區(qū)。正在借閱可根據(jù)借閱人姓名、借閱號或電子標(biāo)簽查找出相關(guān)文檔，如下圖:正在借閱：（點(diǎn)擊每個(gè)文件圖標(biāo)可展開或隱蔵對應(yīng)的份數(shù)清單）借閱人 黃永和i曲文件劉鉛第號型奠州.xis倉關(guān)于企業(yè)12345登錄頁面設(shè)計(jì).rar遭s林為你檢素到2個(gè)條目

11、，合共2份。具體的列表操作可參看借閱（發(fā)放）的可供借閱（發(fā)放）說明。已選擇歸還從止在借閱列表區(qū)中勾選添加后即進(jìn)入本列表區(qū)中（如下圖），具體的列表操作町參看借閱 （發(fā)放）的已選擇借閱（發(fā)放）說明。已選徉歸還：（點(diǎn)擊每個(gè)文件圖標(biāo)可展開s00?應(yīng)的徳青單）e2文件葡壬者13劉恵州.xls叼序號:1借閱人：黃永和借閱次數(shù):20 §關(guān)于企業(yè)12345登錄頁面設(shè)計(jì).rar譚紹林叼序號:1借閱人：黃永和借閱次數(shù):1清空所有清除未選歸還.你已添加2個(gè)條目,合共2份。選擇確定品，點(diǎn)擊列表上方右側(cè)的歸還按蝕彈岀歸述確認(rèn)單，見下圖。如需要打印，點(diǎn)擊打印按鈕即可。 確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊確定完成發(fā)放。借閱統(tǒng)計(jì)針對

12、文檔的借閱、發(fā)放為歸還，設(shè)計(jì)了一系列滿足不同需耍的少借閱有關(guān)的報(bào)表。由于電子文檔依據(jù)授權(quán)町直接閱讀，有權(quán)限閱讀的電子文檔不必再需要辦理借閱手續(xù)，登錄 后可肓接根據(jù)需要杏找閱讀，所以，也專門設(shè)計(jì)了電了文檔的閱讀統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對于沒有權(quán)限閱讀內(nèi)容的電子文檔，如果有權(quán)限查看屬性（即條戸），亦可發(fā)送專門的電子 申請流程，申請閱讀文檔內(nèi)容，獲得批準(zhǔn)后，則可在流程郵件屮肓接閱讀文檔內(nèi)容，系統(tǒng)亦 提供了專門的電子文檔閱讀中請登記與統(tǒng)計(jì)報(bào)表。所以，借閱與歸還，原則上，是指實(shí)體文檔（一般指紙質(zhì)文檔）的借閱與歸還，這一點(diǎn)，望 管理者認(rèn)真理解和把握。第一步，選擇報(bào)表，見下圖。詩選鋒以不相應(yīng)的徒計(jì)報(bào)表:宜記類：文碼資斜借

13、聞登記表文檔資科借閱次數(shù)癲序文也資料發(fā)枚數(shù)岳舉啤.電子文文檔紐斗按借閱者借閱次數(shù)排序?。◤?fù)印文檔資科發(fā)戒按收件人領(lǐng)取敵雖排序.利躺兄.電子文樹s文檔資料閱瀆欠數(shù)排字統(tǒng)計(jì)類：電子文檔按讀者閱讀次數(shù)排序文檔紳麗8況統(tǒng)計(jì)表文檔蟲科發(fā)放情況統(tǒng)計(jì)表電子般計(jì)jr由于報(bào)表眾多，為便于操作，系統(tǒng)按報(bào)表性質(zhì)特點(diǎn)分為了登記類、排序類和統(tǒng)計(jì)類。 第二步，設(shè)置報(bào)表統(tǒng)計(jì)條件，見下圖。報(bào)表名稱：文檔資料倍閥藝記表垂新選擇倪計(jì)完成統(tǒng)計(jì)條件設(shè)置后，點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)按鈕即可生成報(bào)表。若盂選擇其他報(bào)表，點(diǎn)擊報(bào)表名稱后的重新選擇返回報(bào)表選擇操作。上圖以文檔資料借閱登記表為例，英他報(bào)表除統(tǒng)計(jì)條件有別外，操作和同。打印預(yù)覽導(dǎo)出excel文檔資

14、料借閱登記表統(tǒng)計(jì)起止日期：20144)1.01 $20144)1.16順文件文件日期號佶閱人借洌人部 nit淮人經(jīng)張人借冃時(shí)冃歸還時(shí)間用 途迂1企業(yè)1234憧錄頁面湮紹林2007-07-063b123rmm2014-01-14 10:36:522014-01-15 17:26:5524b123f苗憧銳20144)1-14 10:36:5320141-151726:563公司管理系統(tǒng)及企業(yè)1234舸站ss! 加密遭紹淋2009-10-201吳學(xué)仁技術(shù)支特 祁mm20144)1-14 11:42:494關(guān)于企1112345錄頁面設(shè)計(jì)湮紹林2009-11-121貧永和技術(shù)支持 祁物林2014-01-

15、14 11:42:502014)1-1411:47x)15企業(yè)123q數(shù)擔(dān)障酋振山2010x)1-161吳學(xué)仁技術(shù)支持 祁讒紹林20144)1-14 11:42:506oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方案書譚紹林2012x)5-161諄紹林2014.01-0408:25:037借冃與歸還測試專用42013.12-1612b123r2014-01-04 11:34:402014-01-0s *51:40s13b123rmi說2014-01-0411:34:4120144h-0s 09:514094b123t苗償悅2014-01451727:302014-02-10 09:23:4910«借冃與歸還那

16、hit專用52014-01-081b123fmt銳2014-01-0s 09:59:062014-01-15 17:26:5611僧訶與歸還測試專用6苗健悅2014-01-131b123f2014x)1-1517:22:4620141-15 17:26:57制裘日期：2014453文檔資料發(fā)放登記表打印舷 導(dǎo)出excel文檔資料發(fā)放豊記表絨計(jì)起止日期：20144)1/)1至201441.16順洋文件編號文件曰期序號荻用人領(lǐng)用人部門批準(zhǔn)人經(jīng)辦人發(fā)用時(shí)目用逢1企業(yè)口乂噬錄頁面參考詛紹林2009-11.111苗永和技術(shù)支始部誼紹林2014-01.14 11:44x)12企業(yè)12m磴錄頁矽勺兩種刃格詛

17、紹林200941.121笛永和技術(shù)支持部誼紹林笛儘慣2014.01.14 11:44)23債閱與歸還減賦專用42013.12.1614p123r2014.01-04 1135:33415p123r2014-01.04 11:35:3413p123r2014-01-08 10:17:48612p123r2014-01-03 10:17:49制表日期：2014450)電子文檔借閱登記表打印預(yù)覽導(dǎo)hexcel電子文檔借韶巻記表統(tǒng)計(jì)起止日期：2014-014)1至20144116m文件責(zé)任肯文件日期借閱人批淮人經(jīng)辦人借面時(shí)間奮注1excel 20105技巧猜粹從新手要唏手5201s4010105s王英

18、華 等編若2010-06-12吳學(xué)仁遭琳2014-01-13 14:16062dell內(nèi)卸g平板電k5刻試(2013)001 埠 1221232013-09-24遭紹林遭紹林2014)1-06 1621:523借閱與歸還測試專用62014-0143黃傕說20140143 10:56:49制衰日期：20144)54)9打印預(yù)覽導(dǎo)出excel文檔打印（復(fù)?。┑怯洷斫y(tǒng)計(jì)妃止日期：20144>1-01至2014«0509文件編e文件曰期份教小計(jì)頁瀕申請人批準(zhǔn)人經(jīng)卯人批準(zhǔn)時(shí)冃i1佛山分公5）宣11執(zhí)腮誼紹林2012-044818s2014-034315:26072會博通數(shù)宇會議系統(tǒng)主畀面

19、祥式歩 考52013-10.26111遭綁2014-03-1408:47:583交通投資孩字化檔瑋理方案2013-11-2811212遭纟瞄遭紹林2014-03-1310:28:2441222014-03-13 16:35:1551111s紹林2014.03-14 12:40286佛山市第+四屆人大常委會第+五 次會議的通知2014-01-2411010神入大20144)3.2510:44:167斬逹文件渤逹】麻逢】廣東字 【123號苗永和2014-01-2811515苗永和哥永和2014-03-1408:34:168齒改2o1w-170100bew2014-03-13 10:13:39901

20、00020144)3.1312:0233制表日期：2014-05-09文檔資料利用情況導(dǎo)出excel導(dǎo)出excel （文檔借閱及利用效果登記表）利用文檔登記表統(tǒng)計(jì)起止日期：201341至20140m1噸 序利用日期瞽內(nèi)存卷件摘錄及復(fù) 印內(nèi)吝用逢利用詛門審批人利用人檔案員歸還日期序i120144m-01«借閱與歸還童詢和繞計(jì)功能 靂求紙質(zhì)文件000總憨組122014-04-01借閱與歸還檸素岀糖紙盾文件000總裁組鐘人大2014-w-021l2014-04.01天抿借1 冃與1 歸還倫改要求紙質(zhì)文件000總就組李池2014-04.0242014-04x11批塑借閱與歸還功能基本方案紙質(zhì)

21、文件000總瑟組李彳驚2014-ow152o14-o4x>1僧閱與歸y濮塊鼻于用途與效 果僅）信息返回河題紙質(zhì)文件000總裁組李d晾鐘人大2014-04.02162014.04)1天抿廣場借閱勻丿3還修改更束紙質(zhì)文件000總栽組黃遨a2014-04-02172014-04-01f昔聞與歸還樽塊新增按東奈求說 明及設(shè)計(jì)方案紙兩文件000總裁組鐘人大2014-04-02182014-04x)1關(guān)于夭娛廣場對借閩與歸還提出 的腳功能耍求。紙質(zhì)文件000總瑟組mtt%2014-044)2192014-04-0!贛增的借閱與歸還拽塊，這幾天 畀面改邊很大，絕妹夠力！紙盾文件000總款組李怙神人大苗

22、砂兌2014-(m-0211020144x>i借閱與歸還用戶文檔紙質(zhì)文件000 組李< 驚2014x>w1制表日期：2014-05-09注：默認(rèn)情況下顯示的是列表形式的利用文檔登記表，導(dǎo)!li excel可選擇卡片形式的文 檔借閱及利用效果登記農(nóng)。文檔資料借閱情況統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)起止曰期：2014.01.01520144)1461文檔資料總數(shù)份件77928 份 65076ft2可供僧問6咬檔貿(mào)料教份件64351 份 6402狀3借冃總數(shù)份件17份咖4借冃人次次人10次，臥5未歸還借閱文檔資料數(shù)份件10«6 件6氫中過期未歸還文檔資軒教份件6份3件斥號統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目計(jì)星單位統(tǒng)計(jì)結(jié)

23、果劍夫曰期：20144)1-16文檔資料發(fā)放情況統(tǒng)計(jì)表打印磁導(dǎo)出excel文檔資料發(fā)放情況統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)起止日期：20144)1)152014x)1.16序號統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目計(jì)塑單位統(tǒng)計(jì)結(jié)果備注1己發(fā)敖文檔資料總技份件£樓收文檔資科入次次人玫2人制喪日期：20144)1.16電子文檔閱讀情況統(tǒng)計(jì)表導(dǎo)出excel電子文檔閱滾情況統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)起止曰期：2014-01-0132014x)146序§貌計(jì)項(xiàng)目計(jì)星單位繞計(jì)結(jié)果1文檔卿總數(shù)份侍7792s(分 65076(牛了x電子文檔閱讀數(shù)塑工總次侍32恢205件3i瞬迥電子文檔的人數(shù)人11人4電子文檔申清佶閱文件數(shù)雖匕總次科3次3件5其中同意借閱次

24、數(shù)次3次1制夷日期：2014-01.16文檔資料借閱次數(shù)排序打印預(yù)覽導(dǎo)岀excel文檔資料借閱次數(shù)排序統(tǒng)計(jì)起止曰期：2014-01-01至201j.01j6噸斥文件僑號費(fèi)任者文件日期佶測炎數(shù)1借閱與歸還"測試專用42013-12-1632企1112345登錄頁面20074)7-0623借閱與歸還級試專用,20144)1.0814借閱與歸還測試專用620144)1-1315公司管謹(jǐn)系姣及企業(yè)口出湖站ss辰幽林2009-10-2016關(guān)于企1l12345登錄頁面設(shè)計(jì)it紹林2009-11-1217企業(yè)1233數(shù)振庫黃振山20104)1461s0a辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方案書觀林20124)5-1

25、61制寒日期：2014)53文檔資料發(fā)放數(shù)量排序統(tǒng)計(jì)起止曰期：20144)1-012014-01.16文件擊任右文件曰期發(fā)誡敎里借閱與歸還則試專用2013-12464企業(yè)12強(qiáng)徑錄頁面琴考邃紹林2009-11-111企社1234澧錄頁面的兩種鳳格2009-11-121制表日期：2014-01-16文檔資料按借閱者借閱次數(shù)排序打印預(yù)克導(dǎo)出excel文檔資料發(fā)放數(shù)埜排序統(tǒng)計(jì)起止日期：20141x)12014-01.16噸序文件娛號責(zé)仟者文件日期發(fā)敢教里備注1借閱與歸還"賦專用201342-1642企業(yè)1沖遛錄頁面參考2009-11-1113企業(yè)12af登錄頁面的兩種鳳格2009-11-121制喪曰期：2014)53文檔資料發(fā)放按收件人領(lǐng)取數(shù)量排序hfflkea導(dǎo)出 excel