淺析圖書出版項目實施精細化管理的路徑

1、    淺析圖書出版項目實施精細化管理的路徑    【摘 要】 圖書出版是一個復(fù)雜且專業(yè)的系統(tǒng)工程。在圖書出版過程中實施項目精細化管理，是出版社適應(yīng)當(dāng)下激烈的市場競爭、優(yōu)化配置出版資源、建立現(xiàn)代企業(yè)制度的必由之路。文章主要從完善圖書出版項目的三項建設(shè)（流程建設(shè)、團隊建設(shè)、制度建設(shè)）和三項精細化控制（進度控制、質(zhì)量控制、成本控制），分析圖書出版項目如何實施精細化管理，以提高出版效率進而提升出版社的綜合競爭力?！娟P(guān) 鍵 詞】圖書出版；項目精細化管理；“三項建設(shè)”；“三項控制”【作者單位】張昀珠，廣西師范大學(xué)出版社集團有限公司（南寧公司）。g230 a 【do

2、i】10.16491/45-1216/g2.2020.08.010圖書出版活動需要出版社各個部門對圖書的策劃、編輯、校對、設(shè)計、印制、倉儲、宣傳、發(fā)行、回款等各項工作進行分工協(xié)作，密切配合，是一項極具專業(yè)性和復(fù)雜性的系統(tǒng)工程。一本書或一套大型叢書的出版，都可視為一個項目， 其出版過程可以實施項目精細化管理的思維、方法和手段。圖書出版項目精細化管理，就是在圖書出版活動中運用項目管理與精細化管理的基礎(chǔ)理論，以圖書出版項目為核心，運用制度化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化的手段，建立一套科學(xué)的、有效的、合理的項目管理機制，以提升圖書出版的工作效率。同時，為出版社提供一個可重復(fù)利用的圖書出版項目管理模板，并在

3、保持團隊成員目標(biāo)一致性方面具有傳統(tǒng)職能式管理模式不可比擬的優(yōu)點，有助于出版社完善內(nèi)部管理機制，增強其市場競爭力。項目精細化管理是一種企業(yè)管理模式，而圖書出版項目精細化管理作為衍生產(chǎn)品，其實施路徑可概括為“三項建設(shè)”（流程建設(shè)、項目團隊建設(shè)、制度建設(shè)）和“三項控制”（進度控制、質(zhì)量控制、成本控制）。一、“三項建設(shè)”1.流程建設(shè)流程是跨部門活動流轉(zhuǎn)的過程，是為達到特定的價值目標(biāo)而由不同的人共同完成的一系列活動?；顒又g不僅有嚴(yán)格的先后順序限定，而且活動的內(nèi)容、方式、責(zé)任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動在不同崗位與角色之間進行轉(zhuǎn)手交接成為可能1。流程建設(shè)主要是解決“完成什么任務(wù)”“什么人須

4、完成什么具體工作”“以什么順序完成工作”“可以獲得什么支持”等問題。圖書出版活動因項目的不同，具體的出版流程也會不同。根據(jù)項目周期理論的啟動、計劃、執(zhí)行、控制、收尾的階段劃分法，出版流程大致可分為選題策劃階段、編輯加工階段、印制裝訂階段、發(fā)行推廣階段。每個階段又可細分出若干子階段，即工作節(jié)點，例如，選題策劃階段可劃分出圖書信息采集與分析、編制選題策劃案、選題論證、組稿等節(jié)點；編輯加工階段可劃分出稿件編輯、裝幀設(shè)計、排版、校對等節(jié)點；印制裝訂階段可劃分出制版、印刷、樣書檢查、裝訂等節(jié)點；發(fā)行推廣階段可劃分出營銷宣傳、市場征訂、發(fā)貨、上架等節(jié)點?；陧椖烤毣芾淼某霭媪鞒探ㄔO(shè)，就是要改變以職能部

5、門為核心的管理流程體系，避免溝通不暢、職能重疊、決策遲緩、目標(biāo)不統(tǒng)一、流程不閉環(huán)等問題的出現(xiàn)，以達到縮短周期、節(jié)約成本、提高效率的目的。具體實踐中，就是在梳理出版活動所涉及的業(yè)務(wù)板塊和崗位權(quán)責(zé)等基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)項目的時間、成本及質(zhì)量目標(biāo)，對項目實施的工作進行分解，理清業(yè)務(wù)的核心路線，確定項目的實施階段，識別各階段的關(guān)鍵節(jié)點，制定各階段的工作流程；在子流程中，根據(jù)關(guān)鍵節(jié)點設(shè)定任務(wù)，明確每個崗位的工作職責(zé)、績效指標(biāo)以及相關(guān)責(zé)任人；梳理子流程之間的關(guān)系，避免流程的雜糅和重復(fù)，形成整個項目的閉環(huán)管理，從而建立起從宏觀到微觀、從整體到局部的，協(xié)調(diào)統(tǒng)一、目標(biāo)一致的業(yè)務(wù)流程體系，打破部門溝通壁壘，理順工作銜接關(guān)

6、系。2.項目團隊建設(shè)項目團隊是根據(jù)項目的規(guī)模為推動其順利實施和團結(jié)協(xié)作而成立的團隊。項目團隊的建設(shè)主要是解決完成項目任務(wù)“需要什么人”“這個人應(yīng)具備什么技能”“這些人的行動怎么協(xié)調(diào)統(tǒng)一”等問題。項目團隊需要將原本屬于各部門的管理權(quán)分離出來進行重組，建立以流程為導(dǎo)向、以項目經(jīng)理為核心的扁平化的組織機構(gòu)。項目經(jīng)理是整個項目的總指揮，負責(zé)圖書出版項目的組織、計劃、協(xié)調(diào)，控制項目的進度、質(zhì)量、成本、風(fēng)險，確保出版目標(biāo)的完成。項目經(jīng)理作為一個圖書出版項目的核心，不僅要具備該項目的專業(yè)學(xué)科背景、對該項目出版價值及市場的判斷力和洞察力，還要熟悉整個出版流程，掌握出版專業(yè)技能和項目管理經(jīng)驗，具備較強的領(lǐng)導(dǎo)能力

7、、人際交往能力、處理問題能力、團隊建設(shè)能力等，項目經(jīng)理的綜合素質(zhì)可以直接決定整個出版項目的質(zhì)量。項目團隊的組建須根據(jù)項目的特征、規(guī)模大小、難易程度以及項目的流程設(shè)計，為流程中的關(guān)鍵節(jié)點遴選相應(yīng)崗位人員。團隊組建的合理性同樣也直接關(guān)系到項目的成敗，因此，在組建項目團隊時，除了考慮每個成員的專業(yè)背景、職業(yè)能力，還應(yīng)考慮其性格特點及整個團隊的年齡結(jié)構(gòu)、性別比例，做到優(yōu)化組合、均衡搭配，以充分發(fā)揮每個成員的特長，實現(xiàn)優(yōu)勢互補。項目團隊中各成員的崗位不同，其價值的體現(xiàn)形式也就不同。因此，團隊建設(shè)過程中要在明確崗位職責(zé)和權(quán)限的基礎(chǔ)上，有針對性地進行人力資源的整合與協(xié)調(diào)，建立有效的沖突管理機制、激勵和安撫統(tǒng)

8、籌管理機制，從而激發(fā)團隊成員的積極性與創(chuàng)造性，實現(xiàn)項目團隊的良性發(fā)展，增強團隊的凝聚力。3.制度建設(shè)管理制度是企業(yè)管理活動的制度安排，即解決“做什么”“怎么做”“做的依據(jù)是什么”“做完后怎么檢驗和評價”等問題。管理制度是一系列的規(guī)范，是企業(yè)員工在生產(chǎn)經(jīng)營活動中共同遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則的總稱。精細化制度建設(shè)不僅要對項目實施過程中的各個方面實行全方位的有效把控，把各項活動納入制度規(guī)范中，還要對實施過程中的重要節(jié)點進行重點控制，確保制度體系建設(shè)的科學(xué)性、合理性、完整性。只有“面”的規(guī)范控制和“點”的規(guī)范控制達到有機結(jié)合，制度建設(shè)才能實現(xiàn)長效性并具備執(zhí)行力。圖書出版項目的制度建設(shè)，應(yīng)在國務(wù)院出臺的圖書出版

9、管理條例等法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，基于項目目標(biāo)、任務(wù)及已經(jīng)明確的工作流程，從選題策劃、編輯加工、印制裝訂、發(fā)行推廣等階段的關(guān)鍵節(jié)點入手，建立條例化、公開化并具有可度量性、可操作性的包括工作流程、崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、控制措施和績效評價等內(nèi)容在內(nèi)的制度體系，實現(xiàn)操作程序的規(guī)范、技能水平的衡量、工作成效的質(zhì)量檢驗、責(zé)任績效的評價。具體而言，圖書出版項目的制度體系既包括崗位責(zé)任制度，也包括基本管理制度，如財務(wù)制度、例會制度、績效考核制度、薪酬制度等；還可以按照項目階段制定具體的專業(yè)管理制度，如選題策劃階段的選題策劃制度、選題論證制度等，編輯加工階段的三審制度、書稿編輯工作細則、校對工作細則、裝幀設(shè)計工作細則

10、等，印制裝訂階段的印刷質(zhì)量監(jiān)督制度、成書質(zhì)量檢查制度等，發(fā)行推廣階段的儲運制度、市場宣傳推廣制度、發(fā)行渠道管理制度等。建立覆蓋全面、操作方便、合法合規(guī)合理的制度體系，是為了滿足項目團隊對項目實施全過程的控制需要，讓全體成員在工作中有章可循、有制可依、有據(jù)可查，實現(xiàn)事前預(yù)防和適時管控，增強項目內(nèi)的協(xié)作與制衡能力，降低操作程序上的風(fēng)險，提升出版工作的效率。二、“三項控制”1.進度控制進度控制是指項目經(jīng)理對項目實施過程進行檢查，監(jiān)控實際進度與計劃進度是否出現(xiàn)偏差，并及時對偏差進行糾正或調(diào)整，直至項目竣工交付使用的過程。進度控制的總目標(biāo)是項目周期，但在實施過程中，進度控制不僅僅是時間上的控制，而是要將

11、時間、成本、質(zhì)量等目標(biāo)統(tǒng)一起來，充分考慮實施過程中的客觀條件與操作風(fēng)險。圖書出版項目的精細化進度控制，需要項目團隊在系統(tǒng)剖析整個項目實施過程和細節(jié)的基礎(chǔ)上，依據(jù)圖書項目的規(guī)模與特點、各關(guān)鍵節(jié)點工期的估算、人力資源的配備情況等，將具體工作按照流程進行分解，共同編制進度總計劃。進度總計劃應(yīng)包括出版流程中各個階段的工期估算及相應(yīng)的落實措施，各種措施應(yīng)具體到責(zé)任人、任務(wù)目標(biāo)、操作標(biāo)準(zhǔn)、檢查方法等。編制計劃時要考慮到因各種因素的改變而可能導(dǎo)致的進度延遲，如編校過程中作者對稿件進行較大程度的修改等。因此，計劃編制在保證整個項目按時保質(zhì)完成的前提下，可以給各項工作的時間安排稍留余地，使進度控制具有一定的彈性

12、。在進度計劃執(zhí)行的過程中，應(yīng)將進度總計劃與周、日計劃相結(jié)合，推動進度計劃的控制與管理。即將各階段的工作進行細化，制定相應(yīng)的周計劃和日計劃，項目經(jīng)理便可通過工作日記或項目例會等方式收集進度信息，及時了解工作落實情況，掌握項目進度動態(tài)。對項目進度信息的收集，主要是關(guān)注關(guān)鍵工作的時間節(jié)點與計劃是否一致，工作節(jié)點間的銜接是否順暢，各項工作所占用的資源是否沖突。若與原定計劃不一致，則分析偏差產(chǎn)生的原因，評估偏差對項目整體進程的影響，并及時采取有效措施調(diào)整計劃，協(xié)調(diào)各節(jié)點的銜接。進度控制是一個動態(tài)過程，常隨著項目的推進而不斷調(diào)整。在實際工作中，進度控制應(yīng)有主次之分，即項目整體進度與局部性的階段進度之分，而

13、關(guān)鍵節(jié)點與關(guān)鍵工作是進度控制的重點，在項目進程中可以通過改變局部性的階段進度來適當(dāng)調(diào)整工作節(jié)點間的銜接，以確保項目整體進度目標(biāo)的實現(xiàn)。2.質(zhì)量控制質(zhì)量控制是指為達到和保持質(zhì)量而進行控制的技術(shù)措施和管理措施方面的活動2。質(zhì)量控制的基礎(chǔ)是過程控制，要求將產(chǎn)品質(zhì)量管理的目標(biāo)分解到生產(chǎn)全過程中的各個節(jié)點?？刂坪妹總€節(jié)點特別是關(guān)鍵節(jié)點的規(guī)范性操作，是實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)的根本保證。就圖書質(zhì)量控制而言，除圖書質(zhì)量管理規(guī)定圖書質(zhì)量保障體系書刊印刷產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法印刷品質(zhì)量評價和分等導(dǎo)則等國家制定的質(zhì)量監(jiān)督管理制度以外，還應(yīng)以“讀者滿意度”作為重要的衡量指標(biāo)，并從內(nèi)容、形式、服務(wù)等方面滿足讀者的需求。因此，精

14、細化的圖書質(zhì)量控制，還需要從選題策劃、編輯加工、文字校對、裝幀設(shè)計、印刷裝訂、營銷發(fā)行等角度，分階段地分析讀者的需求點，相應(yīng)地設(shè)計圖書質(zhì)量的效果特征作為每個工作節(jié)點的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并制定完整詳細的質(zhì)量控制細則，增強質(zhì)量控制的標(biāo)準(zhǔn)性和可行性。在具體實踐中，首先要求每一個成員都要摒棄“無錯不成書”的觀念，樹立“零缺陷管理”的理念，強調(diào)發(fā)揮主觀能動性，以零缺陷的主體意識貫徹執(zhí)行質(zhì)量控制機制；其次是在項目實施過程中，各崗位要嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)履行其崗位責(zé)任，利用pdca循環(huán)不斷監(jiān)測、持續(xù)改進，做到對每一個節(jié)點的質(zhì)量可控，防止質(zhì)量缺陷傳遞到下一節(jié)點。3.成本控制成本控制是企業(yè)根據(jù)一定時期預(yù)先建立的成本管理目標(biāo)

15、，由成本控制主體在其職權(quán)范圍內(nèi)、在生產(chǎn)耗費發(fā)生以前和成本控制的過程中，對各種影響成本的因素和條件采取一系列預(yù)防和調(diào)節(jié)措施，以保證成本管理目標(biāo)實現(xiàn)的管理行為。它包括成本預(yù)測、成本計劃、成本控制、成本核算、成本考核和成本分析3。我國現(xiàn)行的會計管理制度中，圖書出版的總體成本由直接成本、間接成本和期間費用構(gòu)成。成本控制的關(guān)鍵是改變當(dāng)前行業(yè)內(nèi)的成本核算體系，將與圖書項目生產(chǎn)直接相關(guān)的直接成本列為成本控制的對象，而排除與圖書生產(chǎn)無直接關(guān)聯(lián)的費用。這種成本核算方式有助于做好圖書項目生產(chǎn)的成本預(yù)算，提高決策的正確性。從出版活動來看，成本控制的精細化管理強調(diào)全面性原則，即全部、全過程、全員。全部控制是對圖書生產(chǎn)

16、過程中的全部直接成本進行細化分解、量化處理，并在管理過程中將成本控制責(zé)任具體化、明確化；全過程控制是指成本控制要關(guān)注整個圖書出版流程，對選題策劃、編輯校對、裝幀設(shè)計、印刷裝訂、營銷宣傳、市場發(fā)行等各個節(jié)點設(shè)定具體的成本管理目標(biāo)，使成本控制貫徹項目的始終；全員控制是指將成本控制的理念貫徹到項目組內(nèi)，讓每個成員都認識到成本控制的重要性，并明確每個成員的成本控制責(zé)任，調(diào)動全體成員積極、主動地采取成本控制措施，從而提升整個項目的成本控制水平，真正實現(xiàn)降低成本，提高效益的目的。圖書出版項目在成本控制的過程中，整個項目團隊要明確各崗位的責(zé)任劃分，注重各崗位之間的溝通配合，建立嚴(yán)格的成本控制體系，并科學(xué)規(guī)范

17、地對圖書出版成本進行預(yù)核算。然而，由于圖書出版項目具有特殊性，其文化屬性要求項目應(yīng)把社會效益置于首位并兼顧經(jīng)濟效益，因此，成本控制并不是簡單地以成本最低化作為管理重點，還應(yīng)充分考慮與成本目標(biāo)相關(guān)聯(lián)的進度、質(zhì)量等目標(biāo)，尤其是質(zhì)量目標(biāo)。如果在項目實施過程中，各節(jié)點的溝通銜接不順暢、進度控制不到位，就可能會造成出版周期的延長及出版資源的浪費。同樣，質(zhì)量控制不到位，即便是采取了質(zhì)量改進措施，也仍然會發(fā)生實際成本偏離計劃的情況。此外，成本控制還應(yīng)考慮各階段控制的重點，針對可能造成成本超支的關(guān)鍵因素制定成本控制措施。只有綜合考核各階段、各因素、各糾偏措施之間的相互影響，才能建立起良好的成本控制實踐基礎(chǔ)。三、結(jié)語“三項建設(shè)”和“三項控制”并不是相互獨立的，而是相輔相成、彼此滲透且相互制約，統(tǒng)一于圖書出版項目構(gòu)建精細化管理的全過程中。隨著市場分割的加劇以及讀者需求復(fù)雜化、閱讀方式的多樣化，圖書出版行業(yè)的生存和發(fā)展愈加艱難，市場的競爭也逐步由靠數(shù)量和種類取勝的“粗放型競爭”進入靠質(zhì)量和服務(wù)取