基層民政系統(tǒng)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、    基層民政系統(tǒng)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策    梁思宇摘 要：近年來(lái)，各級(jí)民政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，把檔案管理、達(dá)標(biāo)升級(jí)作為一項(xiàng)重要工作，在資金緊張、辦公用房緊張的情況下，撥專(zhuān)款、騰專(zhuān)房、定專(zhuān)人，修訂完善了一系列行之有效的檔案管理規(guī)章制度，建立了上下統(tǒng)一協(xié)調(diào)的檔案管理體系，從而使民政機(jī)關(guān)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。但從目前民政機(jī)關(guān)檔案管理情況來(lái)看，還存在著收集難、管理不規(guī)范、利用效率不高的問(wèn)題。如何加強(qiáng)民政檔案管理，充分發(fā)揮其為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的作用，筆者就此問(wèn)題談?wù)劥譁\認(rèn)識(shí)。關(guān)鍵詞：基層民政系統(tǒng)；檔案管理工作；問(wèn)題；對(duì)策民政部門(mén)作為主管社會(huì)行政事

2、務(wù)的職能部門(mén)，承擔(dān)著最低生活保障、社會(huì)團(tuán)體和民辦非企業(yè)單位登記管理、優(yōu)撫、安置、軍休、救災(zāi)、社會(huì)救濟(jì)、基層政權(quán)建設(shè)、基層群眾自治組織建設(shè)、社區(qū)建設(shè)、婚姻管理、行政區(qū)劃管理、地名管理、行政區(qū)域界線(xiàn)的勘定和管理、社會(huì)福利、殯葬改革、救助等多項(xiàng)工作。民政檔案管理就是按照檔案管理的法律法規(guī)，運(yùn)用科學(xué)的管理手段，對(duì)各項(xiàng)民政工作中形成的具有保存價(jià)值的不同種類(lèi)和不同載體的文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用等。能否科學(xué)地管好用好民政檔案，不僅直接影響民政部門(mén)職能作用的充分發(fā)揮，各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，還密切關(guān)系著民政工作的深化改革和民政事業(yè)的健康發(fā)展，關(guān)系著國(guó)家檔案財(cái)富的積累和檔案事業(yè)的發(fā)展。1

3、存在的主要問(wèn)題1.1 檔案意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)不重視雖然各級(jí)民政部門(mén)都統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，加大了對(duì)檔案工作的投入力度，但由于檔案宣傳力度不大等原因，機(jī)關(guān)檔案整體意識(shí)仍然薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)務(wù)工作輕檔案管理工作，認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，對(duì)檔案工作不過(guò)問(wèn)、不關(guān)心，對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)力度不夠，加之民政干部對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和法律法規(guī)知之甚少。1.2 檔案資料收集難、歸檔不齊全由于部門(mén)民政機(jī)關(guān)管理檔案工作存在各自為陣的現(xiàn)象，致使檔案工作人員在收集和整理檔案材料時(shí)，往往收集不齊全，一些有價(jià)值的必須歸檔的資料被遺漏，給機(jī)關(guān)檔案工作造成損失。個(gè)別部門(mén)或個(gè)人只從局部和自己暫時(shí)使用的角度考慮，沒(méi)有為全局的發(fā)展與

4、建設(shè)考慮，不及時(shí)移交平常機(jī)關(guān)活動(dòng)圖片，致使這些反映機(jī)關(guān)活動(dòng)、對(duì)今后工作具有查考利用價(jià)值的“真品”散存在業(yè)務(wù)承辦部門(mén)，有的甚至流落在個(gè)人手中，部分檔案出現(xiàn)空缺現(xiàn)象，影響了檔案的完整性和利用率，最終對(duì)服務(wù)日常工作造成不利。1.3 檔案作用發(fā)揮不夠由于近幾年來(lái)各級(jí)部門(mén)把檔案升級(jí)工作與某些指標(biāo)掛鉤，實(shí)行了獎(jiǎng)勵(lì)制度，使一些單位領(lǐng)導(dǎo)不得不重視檔案升級(jí)工作，花費(fèi)人力、物力、財(cái)力，使檔案管理工作達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)。個(gè)別單位在達(dá)標(biāo)升級(jí)工作中只重視硬件建設(shè)而忽視軟件建設(shè)，投入大量資金購(gòu)置檔案用品和檔案保護(hù)設(shè)備，而沒(méi)有真正按照有關(guān)規(guī)定歸檔整理，存在缺、漏現(xiàn)象。檔案作用發(fā)揮沒(méi)有得到有效發(fā)揮。1.4 機(jī)關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)素

5、質(zhì)不高近幾年來(lái)，民政機(jī)關(guān)雖然按照上級(jí)部門(mén)具體要求，開(kāi)展了檔案升級(jí)工作，健全了檔案機(jī)構(gòu)，明確了專(zhuān)兼職檔案員，建立了以辦公室為主體、有關(guān)職能部門(mén)配合的上下統(tǒng)一聯(lián)系的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，但在實(shí)際工作中，這種網(wǎng)絡(luò)體系的作用并沒(méi)有很好地發(fā)揮出來(lái)。究其原因，可以從兩個(gè)方面來(lái)看：一方面是專(zhuān)職檔案員調(diào)換頻繁，精力不能集中，且部分檔案管理人員有看攤守業(yè)思想，沒(méi)有積極主動(dòng)地指導(dǎo)或參與業(yè)務(wù)科室檔案的管理活動(dòng)之中；另一方面從業(yè)務(wù)科室管理工作來(lái)看，有些兼職檔案員認(rèn)為只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡(jiǎn)單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交機(jī)關(guān)檔案室，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。因此，機(jī)關(guān)上下并沒(méi)有真正形成協(xié)調(diào)指導(dǎo)關(guān)系，

6、不利于以后的檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范。以上問(wèn)題存在的原因是多方面的，其中既有一些民政部門(mén)對(duì)檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)不深、理解不透、執(zhí)行不力的因素，也有檔案行政管理部門(mén)未給予必要的監(jiān)督和指導(dǎo)的因素。如果這些問(wèn)題不加以解決，繼續(xù)長(zhǎng)期存在下去，無(wú)論是對(duì)民政部門(mén)的各項(xiàng)工作，還是對(duì)國(guó)家的檔案事業(yè)，都會(huì)帶來(lái)不應(yīng)有的損失。因此，我們應(yīng)當(dāng)積極配合各級(jí)檔案行政管理部門(mén)，認(rèn)真研究和解決存在的問(wèn)題，采取相應(yīng)的對(duì)策，加強(qiáng)民政檔案的管理。2 解決的可行對(duì)策2.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)力度首先，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要身先士卒，將檔案工作與其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作放在同等重要地位，將其納入日常工作規(guī)劃，列為目標(biāo)管理考核項(xiàng)目之中，做到機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

7、親自過(guò)問(wèn)，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)。其次，加強(qiáng)檔案宣傳工作，使相關(guān)部門(mén)及人員要充分認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下民政機(jī)關(guān)工作的重要地位和作用，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，讓廣大干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高廣大干部參與檔案管理工作的主動(dòng)性、積極性、自覺(jué)性。再次，動(dòng)員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對(duì)日常各類(lèi)文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對(duì)不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。2.2 加強(qiáng)檔案規(guī)范管理實(shí)踐證明，各級(jí)民政機(jī)關(guān)開(kāi)展檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)對(duì)于增強(qiáng)民政干部的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理有著明顯的推進(jìn)作用，它也是發(fā)展檔案事業(yè)的一種有效

8、的手段；規(guī)范化即健全規(guī)章制度，規(guī)范管理檔案，各個(gè)環(huán)節(jié)都要達(dá)到升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；科學(xué)化即采取有效歸檔方法，結(jié)合部門(mén)自身實(shí)際需要制定的“三合一”制度，逐步形成一個(gè)門(mén)類(lèi)比較齊全、管理有序的綜合檔案規(guī)范體系；現(xiàn)代化即改善檔案保管條件，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為規(guī)范化管理檔案提供必要條件。同時(shí)，把機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)工作納入機(jī)關(guān)綜合工作目標(biāo)考核中去，讓民政檔案事業(yè)與民政業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。2.3 充分發(fā)揮檔案作用，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)一是歸檔資料要齊全，這樣才能保證查借檔案內(nèi)容的廣泛性。二是建立各項(xiàng)查借閱制度，編制檢索工作，為查找和利用檔案提供方便。三是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，利用微機(jī)管理檔案，全面、準(zhǔn)確、快速地提供檔案資料，充分發(fā)揮檔

9、案為民政工作服務(wù)的作用。四是收集檔案利用的實(shí)際效益，促進(jìn)檔案利用率的提高。2.4 加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)也是搞好檔案工作的首要前提。要挑選合格的干部擔(dān)任檔案員，檔案人員必須在思想上具有高度的責(zé)任心、政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性，在業(yè)務(wù)上要求做到熟、精、勤。民政機(jī)關(guān)檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀(guān)念，消除等待調(diào)卷利用檔案的思想，積極思考如何更好地的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際工作能力，尤其要注重計(jì)算機(jī)管理檔案等各種知識(shí)的培訓(xùn)，以便適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展。三是要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系作用，一方面要主動(dòng)收集散存在科室和個(gè)人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作人員加強(qiáng)聯(lián)系，不僅在業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)，還應(yīng)在具體操作上積極參與，使科室檔案和機(jī)關(guān)檔案