大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案電子化管理研究

1、    大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案電子化管理研究    劉冰摘 要：近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的很快，在各行各業(yè)中應(yīng)用的非常廣泛，能夠給工作帶來極大的便利，促進(jìn)各項工作的順利開展。在檔案信息管理中，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)也能起到良好的管理效果。電子化的檔案管理能夠在利用科學(xué)信息技術(shù)手段的基礎(chǔ)上，增加更多的人性化與專業(yè)化功能，提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作能夠在優(yōu)化的過程中，實現(xiàn)理想的管理效果。本文從實際出發(fā)，對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的特點、存在的問題和相關(guān)措施等進(jìn)行了詳細(xì)分析，旨在促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；檔案；電子化管理；信息技術(shù)在單位的日常

2、管理中，檔案管理是一項非常重要的工作，在單位有效進(jìn)步與發(fā)展中承擔(dān)著重要功能，是人才培養(yǎng)與日常管理的重要工具，為上級部門的考察提供了有效依據(jù)，在社會進(jìn)程不斷加快的過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的越來越快，在單位的管理中發(fā)揮著積極有效的作用。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作呈現(xiàn)出一系列新的特點，在降低人力資源成本的同時，為檔案信息的儲存、調(diào)閱和整理帶來了極大便利，使檔案管理工作的效率得到有效提高。1 檔案電子化管理的原則1.1 效益性原則需要對檔案電子化管理的成本與效益進(jìn)行充分衡量，站在員工的角度，對員工自身的需求進(jìn)行充分了解和把握。在考慮經(jīng)濟(jì)成本的基礎(chǔ)上，將人力、物力、財力等進(jìn)行充分整合，在可承受的范圍內(nèi)，

3、選擇合適的管理方法，在實際操作的過程中不斷優(yōu)化，增加利潤空間，實現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)利益。1.2 真實性原則檔案管理最重要的原則是真實性，必須保證檔案信息的真實，符合實際情況。在檔案信息真實性缺失的情況下，檔案的價值就會大大降低，檔案管理工作在推進(jìn)的過程中會受到較大的阻礙。在實際管理的過程中，必須保證信息的真實有效，避免出現(xiàn)遺漏和誤導(dǎo)現(xiàn)象，增強(qiáng)信息的完整性與科學(xué)性。1.3 可用性原則除了人事檔案外，財務(wù)會計信息檔案也是檔案電子化管理的重要內(nèi)容?，F(xiàn)階段，基本已經(jīng)普及了會計電算化系統(tǒng)，會計信息本身就已經(jīng)以電子化形式存在，但由于會計系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間存在技術(shù)上的不一致，甚至是不兼容，因此有可能導(dǎo)致部分會計

4、信息無法錄入，或在不同的系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換過程中造成數(shù)據(jù)偏誤，影響檔案信息的可用性。1.4 安全性原則安全性是電子檔案管理中的一項重要工作，與傳統(tǒng)的防范檔案物理毀損不同，電子化檔案管理需要建立完整的安全運作系統(tǒng)，對電腦本身的漏洞進(jìn)行防御，同時設(shè)置相應(yīng)的安全防護(hù)網(wǎng)，避免黑客的入侵，使檔案信息不被盜取，增強(qiáng)電子檔案信息的嚴(yán)密性，為單位各項工作的順利進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)。2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案電子化管理工作存在的問題2.1 檔案信息電子化不足大數(shù)據(jù)以信息電子化為基礎(chǔ)，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，需要明確檔案信息的電子化程度。在實踐的過程中，很多檔案與單位發(fā)展過程中的相關(guān)現(xiàn)象類似，在一定程度上阻礙了實現(xiàn)電子化的過程

5、。同時，現(xiàn)有的檔案數(shù)量較多，在整理檔案的過程中需要耗費較多的人力、物力和財力，而相關(guān)檔案管理人員較少，對于數(shù)據(jù)電子化的應(yīng)用和實施處在比較片面的階段，在很大程度上影響了檔案的電子化進(jìn)程，海量的數(shù)據(jù)信息無法通過有效渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)化與傳播。在人手不足的情況下，電子化的錄入成為一個比較嚴(yán)重的問題，檔案信息電子化程度較低，與當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下的各項要求不符合，不能滿足實際的需求，存在著非常明顯的弊端。2.2 電子化檔案未能有效整合檔案電子化管理，與大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的趨勢具有一致性，在詳細(xì)整合檔案信息框架與模板的基礎(chǔ)上，使大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠充分與檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效結(jié)合，實現(xiàn)兩者的協(xié)調(diào)發(fā)展。當(dāng)前，在整理檔案的時候，不

6、能按照大數(shù)據(jù)技術(shù)的相關(guān)要求進(jìn)行歸類，在一定程度上影響了數(shù)據(jù)整理的效果。在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的時候，很多檔案管理人員的技能嚴(yán)重欠缺，不能在有效的時間內(nèi)對檔案的電子化信息進(jìn)行詳細(xì)整合。同時，檔案管理人才隊伍建設(shè)相對滯后，在整合信息的時候，缺乏有效的凝聚力和專注力，與大數(shù)據(jù)技術(shù)的要求存在較大差距，在一定程度上影響了檔案電子管理工作的順利開展。2.3 信息安全性存在一定的風(fēng)險信息系統(tǒng)的安全性在大數(shù)據(jù)時代下是一個比較明顯的問題，雖然很多單位設(shè)置了相應(yīng)的信息防護(hù)網(wǎng)，在一定程度上保障了電子信息的安全性。但是，由于各種因素的影響，信息網(wǎng)絡(luò)和電子化系統(tǒng)本身也存在比較明顯的安全風(fēng)險，使檔案管理工作存在一些不可避免的危

7、險性因素，對電子檔案的安全性造成較大的影響。另外，部分工作人員忽視了電子信息的安全性，在操作相關(guān)步驟的時候，沒有嚴(yán)格依照規(guī)定的步驟和章程，降低了系統(tǒng)的安全防護(hù)水平，甚至出現(xiàn)資料泄露的情況，對單位員工的切身利益造成比較嚴(yán)重的影響，需要引起單位管理者的高度重視。3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下加強(qiáng)檔案電子化管理的建議3.1 重視人才隊伍建設(shè)人才在檔案電子化管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，尤其是一線技術(shù)人員，在電子檔案管理中扮演著不可替代的角色，在人才培養(yǎng)不到位的情況下，檔案信息往往出現(xiàn)電子化不足、檔案整合有誤等現(xiàn)象，導(dǎo)致信息安全性存在一定的風(fēng)險。因此，必須重視人才的質(zhì)量，使人才在電子檔案信息管理中充分發(fā)揮出自身的作用

8、。具體來說，需要在結(jié)合實際情況的基礎(chǔ)上，招聘質(zhì)量高、專業(yè)技能豐富、知識理論完備的人員進(jìn)行檔案的管理，加強(qiáng)招聘環(huán)節(jié)在人才隊伍中的力度，為檔案信息的電子化管理儲備更多的優(yōu)秀人才。同時，需要加強(qiáng)對檔案信息管理人才的培養(yǎng)，幫助員工掌握計算機(jī)技術(shù)和電子信息技術(shù)，強(qiáng)化其專業(yè)理論知識基礎(chǔ)。除此以外，可以定期進(jìn)行考核，使檔案信息管理人員能夠找到自身的不足，在實際工作中不斷提升自身的專業(yè)技能，提高履職能力，不斷適應(yīng)新時代下對檔案管理人員的要求，增強(qiáng)檔案信息管理的電子化進(jìn)程，使檔案信息管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)自身的價值，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。3.2 加快檔案電子化建設(shè)現(xiàn)階段，管理者需要充分重視大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，在利用

9、這項技術(shù)的過程中，增強(qiáng)檔案電子化管理的科學(xué)性與有效性，使管理人員的積極性與主動性得到有效提升。在實踐的過程中，檔案管理者需要對現(xiàn)有存量的檔案及時進(jìn)行轉(zhuǎn)換，建立并維護(hù)好現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，保證信息系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定的運行，避免在使用過程中出現(xiàn)一些不可解決的問題，為檔案管理的電子化建設(shè)提供便利性條件。加快檔案電子化建設(shè)，還要建立必要的制度，強(qiáng)化電子管理方式的使用，結(jié)合單位的實際情況不斷進(jìn)行優(yōu)化，逐漸適應(yīng)大數(shù)據(jù)的要求，實現(xiàn)檔案電子化建設(shè)。比如，在會計檔案信息化管理中，傳統(tǒng)的會計憑證是紙質(zhì)的，在保存過程中需要耗費較多的人力，并且占用較大的空間。信息技術(shù)的發(fā)展使會計憑證能夠在電腦上自動生成，電子發(fā)票、電子合同

10、和電子憑證等的數(shù)量明顯增加，在有效整合數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上，采取合適的方式及時進(jìn)行保存，強(qiáng)化電子檔案的落實與管理。3.3 優(yōu)化檔案電子化管理方法在優(yōu)化電子檔案的過程中，需要將電子檔案的格式放在一個重要性位置，保證其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)整化。比如，在簽訂業(yè)務(wù)合同的時候，可以在范式合同文本的基礎(chǔ)上，將信息進(jìn)行整理和校對，減少信息之間的差距和不同，增強(qiáng)信息的一致性。同時，不同信息具有各自的識別特征，如合同對方、合同金額、合同內(nèi)容等，在標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，可以使檔案管理工作能夠在正確的軌道上順利進(jìn)行，在短時間內(nèi)進(jìn)行信息的查找和歸類，使信息能夠快速高效的整合，進(jìn)一步提高電子化管理水平。同時，可以使用檔案資源電子化目錄超鏈

11、接到檔案的方法，經(jīng)過詳細(xì)分類，將電子信息進(jìn)行匯集和整理，即先將電子信息進(jìn)行適當(dāng)分類，整理成方便使用者查詢和檢索的目錄信息，在超鏈接關(guān)聯(lián)之后，使目錄和檔案內(nèi)容能夠更加清晰明確。采用這種方法，是從使用者的角度出發(fā)，使用部分信息鏈接到檔案信息里，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，使檔案搜索和管理的效率得到有效提高。3.4 加強(qiáng)電子檔案信息共享需要重視電子檔案信息的內(nèi)在價值，在相互共享的過程中，在規(guī)定的范圍內(nèi)，使檔案信息能夠積極的活躍起來，增強(qiáng)信息的流動性與適應(yīng)性，最大程度的挖掘出信息的內(nèi)涵，提高信息的使用效率。電子檔案信息不是單個的，具有多樣的類型，在管理的過程中能夠發(fā)揮出各自的用途，使信息在整合的同時，能夠

12、實現(xiàn)最大化的效果。不同部門、院系的管理人員需要明確自身的職責(zé)，通過登錄電子檔案信息管理系統(tǒng)，對學(xué)校內(nèi)的電子檔案信息及時進(jìn)行獲取，提高檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量，在一體化整合的過程中，實現(xiàn)信息資源服務(wù)的“一站式”，滿足不同用戶的不同需求。在著眼于單位內(nèi)部檔案電子信息管理的同時，需要將視野放在外部，積極走出去，不斷學(xué)習(xí)檔案電子化管理的重點，借鑒其模式中的優(yōu)點，積累豐富的經(jīng)驗，與本單位的實際情況相互結(jié)合，為單位的順利發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)單位檔案電子化管理的進(jìn)程，實現(xiàn)理想的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。4 結(jié)語在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案電子化管理呈現(xiàn)出信息化、科技化和專業(yè)化的特點，需要在結(jié)合實際情況的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作實現(xiàn)新的進(jìn)步與發(fā)展。在實際管理的過程中，需要對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，在整合各種有效資源的基礎(chǔ)上，加快檔案電子化建設(shè)，重視人才隊伍建設(shè)，優(yōu)化檔案電子化管理方法，加強(qiáng)電子檔案信息共享等，使檔案管理的電子化水平能夠得到不斷提高，為單位的健康穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)1張晶.醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化的重要性與