芻議出版社檔案管理的信息化建設(shè)

1、    芻議出版社檔案管理的信息化建設(shè)    那仁陶格蘇摘 要：檔案信息是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的綜合應(yīng)用，在國(guó)家檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織的框架內(nèi)，提供、管理和交付檔案信息資源的使用。檔案是人類活動(dòng)和客觀權(quán)利的真實(shí)記錄明白。用檔案可以更好地了解過(guò)去、了解現(xiàn)在、預(yù)測(cè)未來(lái);通過(guò)檔案，有利于不同企業(yè)的順利發(fā)展。工作檔案的發(fā)展歷史表明，工作是根據(jù)社會(huì)的需要而創(chuàng)造的，是隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展的，檔案也是公司的基本管理。關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);檔案信息行政檔案在各項(xiàng)工作特別是現(xiàn)代公司檔案的發(fā)展中起著非常重要的作用，反映了一個(gè)單位的基本結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)工藝。自然科學(xué)

2、研究等活動(dòng)的技術(shù)文件，包括圖紙、照片、報(bào)告等，具有保存價(jià)值，按表文等制度作為實(shí)際歷史文獻(xiàn)集體保存，不僅在生產(chǎn)、建設(shè)和研究中具有參考價(jià)值，而且具有積累經(jīng)驗(yàn)的作用，保存歷史特征和憑證參考。是工礦企業(yè)生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和科研的真實(shí)歷史記錄，也是企業(yè)發(fā)展和轉(zhuǎn)型的重要依據(jù)?，F(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息高速公路時(shí)代，計(jì)算機(jī)和多媒體逐漸進(jìn)入生活的各個(gè)領(lǐng)域，成為各種工作的必備助手。檔案信息管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。1 檔案管理信息化的意義檔案管理信息是指通過(guò)檔案信息的處理、數(shù)字原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的應(yīng)用，可持續(xù)地傳播、開(kāi)發(fā)利用檔案資源、社會(huì)交流檔案信息資源、促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用。信息時(shí)代發(fā)生了巨大

3、的變化，高校在自動(dòng)化和信息化領(lǐng)域，開(kāi)展了各種與框架相關(guān)的工作。檔案管理必須引入信息。目前，信息時(shí)代大多數(shù)檔案部門的管理水平仍以媒體為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的管理方法必須被基于計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代管理方法所取代。利用計(jì)算機(jī)管理檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，不僅可以取代人工處理，而且可以用現(xiàn)代化的框架改造傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)。把檔案工作的技術(shù)水平提高到一個(gè)更高的水平，即服務(wù)管理現(xiàn)代化和信息化。這是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息社會(huì)和檔案時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是時(shí)代的呼喚。檔案管理信息不僅可以提供數(shù)據(jù)和服務(wù)，還可以與國(guó)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)連接。為大學(xué)和大學(xué)的內(nèi)部和社會(huì)用戶研究和咨詢不同的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，以便進(jìn)行資源交流、進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和了解最新發(fā)展。自動(dòng)化和信息管理的

4、趨勢(shì)是勢(shì)不可擋的。2 檔案管理信息化存在的問(wèn)題2.1 檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)檔案的意識(shí)是不重視的。檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益也沒(méi)有得到廣泛的傳播，檔案信息更沒(méi)有得到人們的重視1。很多人重視“收藏”而不是“使用”。有使用文件的好處的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，只有一些專業(yè)人員和技術(shù)人員使用。檢查只是一些圖紙，而大多數(shù)員工對(duì)使用文件的好處知之甚少，更不用說(shuō)建筑管理信息文件了。從缺乏重視、檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不足、基于信息的基礎(chǔ)信息檔案資源保護(hù)和開(kāi)發(fā)不足、檔案利用水平低等方面看，檔案在利用中不會(huì)發(fā)揮作用。2.2 沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和平臺(tái)隨著公司檔案數(shù)量逐年增加，檔案保管的負(fù)擔(dān)越來(lái)越重，檔案人員的負(fù)擔(dān)越來(lái)越重，

5、檔案的自然老化和人為破壞已成為各種問(wèn)題，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和一個(gè)信息管理平臺(tái)，這些問(wèn)題就無(wú)法得到更好的解決2。2.3 檔案信息化存在安全問(wèn)題一方面，在檔案管理信息化的過(guò)程中，我們往往注重檔案信息在信息技術(shù)中的傳播和傳遞，只注重檔案信息工作的參考和借鑒作用，而忽略了檔案角色憑證的根本作用。檔案是檔案館發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)3。在這種情況下，文件單元將被忽略，其安全性將得不到保證。另一面，在傳遞文件信息的過(guò)程中，管理者往往只關(guān)注使用文件信息，而忽略了使用文件信息的安全問(wèn)題。檔案信息在提供公司信息過(guò)程中的重要性，包括檔案信息單位的安全和檔案管理人員所要求的檔案信息流通的安全，以確保檔案管理系統(tǒng)和

6、設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性，確保沒(méi)有策略。電子檔案從設(shè)備的有效性、信息與媒體的分離、信息的交流與交換能力等方面都會(huì)導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期保存的困難。為確保其安全，應(yīng)采取有效措施，打擊開(kāi)發(fā)和使用過(guò)程中嚴(yán)重缺乏安全保障的現(xiàn)象。3 推進(jìn)檔案信息化的對(duì)策3.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)積極開(kāi)發(fā)和建設(shè)適合高校檔案信息的管理系統(tǒng)，即開(kāi)發(fā)綜合檔案信息管理軟件開(kāi)發(fā)。這個(gè)軟件系統(tǒng)能夠有效地管理、控制、收集、儲(chǔ)存、評(píng)估、統(tǒng)計(jì)、檢索、使用、編輯和研究大學(xué)檔案等，實(shí)現(xiàn)工作檔案的自動(dòng)化。對(duì)于檔案管理信息的引進(jìn)，是建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快建立數(shù)據(jù)規(guī)模，計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。特別是要注意加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，通過(guò)制定不同的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫(kù)，如網(wǎng)

7、絡(luò)通信標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)軟件和系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、傳輸標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)、機(jī)器可讀格式標(biāo)準(zhǔn)、描述規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、文檔注釋標(biāo)準(zhǔn)等。3.2 加強(qiáng)檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)在高校信息管理過(guò)程中，檔案工作者是信息資源與用戶之間的橋梁和紐帶，是高內(nèi)容信息產(chǎn)品知識(shí)的設(shè)計(jì)者、生產(chǎn)者和經(jīng)營(yíng)者。因此，高校和諧發(fā)展對(duì)于檔案院校創(chuàng)建一支高素質(zhì)、復(fù)合型的人才隊(duì)伍具有十分重要的意義4。3.3 完善檔案信息化工作目前，在絕大多數(shù)高校中，信息工作是一個(gè)比較明確的狀態(tài)，分離。是的，分離已經(jīng)成為管理科學(xué)的嚴(yán)重障礙。因此，還需要建立有效的工作機(jī)制，完善檔案管理。3.4 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化共享信息網(wǎng)絡(luò)的原則是開(kāi)放和分享網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為高校檔案工作擺脫自信、走向社會(huì)創(chuàng)造了條

8、件，為高校檔案信息交流和跨文化建設(shè)創(chuàng)造了新途徑合作在這種情況下，充分發(fā)揮自身資源優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建特色數(shù)據(jù)庫(kù)并上網(wǎng)，加強(qiáng)橫向交流與合作，充分利用檔案綜合優(yōu)勢(shì)，要切實(shí)彌補(bǔ)信息匱乏、數(shù)據(jù)庫(kù)分散創(chuàng)建、數(shù)據(jù)庫(kù)集中交換、服務(wù)分散和資源交換的不足，建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)制，制定一系列切實(shí)可行、可執(zhí)行的有約束力的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前，要改革自治局面，創(chuàng)建全國(guó)統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的交流。我們應(yīng)該充分利用大學(xué)資源的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)集體資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，全面實(shí)施資源共享，為高校和社會(huì)提供豐富的信息資源和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4 結(jié)語(yǔ)隨著先進(jìn)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求將越來(lái)越高，對(duì)檔案管理人員的要求也將越來(lái)越高。要搞好檔案管理，就要把管理與現(xiàn)代技術(shù)更好地結(jié)合起來(lái)，不斷提高技術(shù)信息的操作、開(kāi)發(fā)和改進(jìn)能力。運(yùn)用從合格的信息技術(shù)到檔案管理，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率，讓它成為一種真正有效的檔案管理工具，以達(dá)到其最大的效率。參考文獻(xiàn)1靖敏杰.淺談人事檔案管理信息化建設(shè)j.華章，2012，000（035）：304-304.2張力英.淺談干部人事檔案管理信息化建設(shè)