會議住宿安排方案

1、會議住宿安排方案會議住宿安排方案大家知道會議住宿安排方案要怎么寫呢有什么優(yōu)秀的范文可以 借鑒的會議住宿安排方案一大型會議活動的住宿組織需求事前制定計 劃，內(nèi)容通常要包含所住賓館的地點、標準、費用、房間分配原則等。 這一計劃也能夠同飲食組織方清(2) 計算住宿人數(shù)?？煞譃閮刹?，第一步依據(jù)會議活動告訴的回 執(zhí)、報名表計算到會的大致人數(shù)，并據(jù)此核算預定的房間數(shù)量;第二 步是計算實踐簽到的人數(shù)，這一數(shù)字對比精確，是最終落實房間和床 位的依據(jù)。住宿人數(shù)應當包含需求住宿的記者、與會者的隨行人員以 及會務工作人員。(3) 剖析與會者的狀況。要合理組織住宿就要先剖析與會者的性 別、年齡、職務、職稱、專業(yè)以及生

2、活習慣、相互關系等。通常狀況 下，應當恰當照看女人、年長者和職務較高者。假如組織兩人一間房 間，把一樣附近專業(yè)的與會者組織在一起有利于交流。與會者如帶隨 行人員，可把他們組織在一起或組織在相鄰的房間，以便于他們開展 工作。但有專門規(guī)定的在外。(4) 斷定預定房間的數(shù)量。預定房間的數(shù)量既要思考與會者的人 數(shù)和他們的具體狀況，同時也要依據(jù)會務辦理和效勞的實踐需求。比 如，有時會務工作部分需在賓館建立值班室或暫時單位，有時與會者需求在賓館內(nèi)會晤客人，這就需求恰當預定若干會客廳。假如分組討論的 會議組織在賓館內(nèi)舉辦，還應預定巨細適中的會議室。有時需求留出 機動房間，以便遇到特殊狀況時做暫時調(diào)劑。（5）

3、與會者簽到時分發(fā)房間鑰匙并由效勞人員引導進入房間。會議住宿安排方案二 （一）安排方式：這里有幾種方法來處理會議 的團體住宿，最簡單的方法是由參會者自己安排住宿，但是更有效和 考慮經(jīng)濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間, 會產(chǎn)生下列問題：1. 遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使參會者住在距離 會場較遠的地方。2. 參會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因為個人無法有講價的能力。3. 會場租金可能較高（如會場也在飯店），通常飯店以預訂房間數(shù) 多寡來考慮場租可否講價。因為會議公司經(jīng)常與灑店合作，酒店都有協(xié)議價給到會議服務公 司，所以客房和會場預訂最好選擇會議公司合作，善達公關就是您理 想

4、選擇之一。（二）住宿程序：一旦預訂的房間決定后，決定用哪4種基木住宿 程序是你需要的：1. 告訴飯店所有參會者住宿經(jīng)由團體（主辦單位）訂房卡或申請 表為憑。2. 告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。3. 經(jīng)由專業(yè)會議服務公司代為處理。4. 經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負責。（三）預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些 都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可 能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。訂房卡：如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或 會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡 再由參會者直接向飯店訂房。這

5、份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做 一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注 明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或服務 費。另外還有一點也很重要，就是強調(diào)訂房截止日，以鼓勵參會者盡 早預訂。截止H的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。 將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房 間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店 收款方式，內(nèi)容包括1. 注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。2. 注明雜費由誰負責（如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等）。

6、3. 房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權(quán)負責。4. 要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他 們。一旦房數(shù)被確定后，住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料，讓 你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務代表談房價。如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助 于你房價的'講價，同時提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人 員答復，同時也可以了解飯店預訂作業(yè)和前臺服務情形。特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數(shù)間給特定的 人或團體，并給予特別處理，例如：總計預訂400間，40間為VIPs（貴 賓）使用，其余360間為參會代表，使用特別預訂是因為有些

7、記者和 參展商都要特別小心接待。詳細與飯店業(yè)務代表討論細節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：1. 特別預訂多少房間，什么類別和房價。2. 預訂的作業(yè)程序。3. 什么時限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預約中。在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以 用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓（VIPs）則注明不同身分并由 你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預訂和免費房間：在一般參會者住宿安排開始前, 先分派好工作人員住宿和免費房間。一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業(yè)務人員， 包括名字和地址、職稱或注明他（她）在會議中的工作角色、需要什么 類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和 附帶費用（如電話、洗衣等）。工作人員所住的房價通常會提供較優(yōu)惠 價格，來降低主辦單位的成本。最好注明他們的身分，因為飯店經(jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓 （逮VIPs）特別禮遇（如送水果、小禮物等），你可能也希望將確認函直 接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。（四）住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦 單位卬制，但準備表格前先確認有關作業(yè)原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、 是否接受電話詢問。雖