采購流程優(yōu)化管理咨詢報告

1、流程優(yōu)化管理咨詢報告采購倉存部分討論稿2制定采購戰(zhàn)略3制定采購戰(zhàn)略說明輸入流程K200產(chǎn)品市場預(yù)測 輸出流程L-010制定物流戰(zhàn)略L-020制定物料管理策略P-020實施采購戰(zhàn)略 P-030采購政策管理 P-100管理代管存貨 P-170管理物料需求訂單目的制定所有采購活動的中長期戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容說明確定所需物料的管理流程和規(guī)劃，確定短期和長期的采購戰(zhàn)略，完善和改進與供應(yīng)商的關(guān)系，確定采購的操作技術(shù)。采購戰(zhàn)略主要包括：組織、人員、質(zhì)量、技術(shù)、風險、市場、行業(yè)趨勢、價格變化等等。參與部門采購部 生產(chǎn)部市場部主要文檔說明主要文檔：主要文檔：公司戰(zhàn)略計劃：公司戰(zhàn)略計劃：公司長期發(fā)展的規(guī)劃，主要包括在未來

2、的5到10年內(nèi)公司主要的發(fā)展方向戰(zhàn)略成本分析：戰(zhàn)略成本分析：從中長期的發(fā)展來看，公司的成本構(gòu)成情況和變化趨勢物料接收政策：物料接收政策：作為公司統(tǒng)一的物料管理指導性文件，其中應(yīng)該集中描述：存儲設(shè)備的自建要求、租賃設(shè)備的程序和辦法、第三方加工的程序和管理辦法、物料返工、返回和報廢處理的原則、危險物品的管理辦法、收貨質(zhì)量檢驗的方法、收貨差異的處理方法、質(zhì)量問題的解決方法等等。采購調(diào)查分析：采購調(diào)查分析：采購調(diào)查主要包括的項目有物料的價值分析、大宗采購商品調(diào)查、供應(yīng)商調(diào)查、采購過程調(diào)查。質(zhì)量管理手冊：質(zhì)量管理手冊：這里需要確定采購過程中的質(zhì)量控制程序和檢驗方法，主要包括：原材料和設(shè)備的合格標準、檢驗

3、程序、質(zhì)量評級辦法。中長期采購戰(zhàn)略：中長期采購戰(zhàn)略：這是本流程形成的最終文件，作為對整個采購活動的綱要，應(yīng)該主要包括的內(nèi)容有：采購的目標要求、質(zhì)量（質(zhì)量與成本）、數(shù)量、采購方式（集中式或者分散式、長期的或者短期的、主動或者被動）、采購的人員與組織、采購時機的確定原則、采購價格的原則、采購的區(qū)域和供應(yīng)商選擇等等。4制定采購戰(zhàn)略主要活動描述主要活動：主要活動：確定長期客戶需求：確定長期客戶需求：根據(jù)公司中長期的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、戰(zhàn)略成本分析和市場預(yù)測，確定公司產(chǎn)品的長期市場需求和發(fā)展變化的趨勢。制定物料接收政策：制定物料接收政策：主要制定物料接收的原則和政策，包括：自有或者租用存儲設(shè)備、采用第三

4、方供應(yīng)商、檢驗流程、再加工原則、返回和報廢原則、危險物品的處理、數(shù)量差異情況的處理辦法等等。進行采購預(yù)測：進行采購預(yù)測：確定供應(yīng)服務(wù)和生產(chǎn)、存儲設(shè)備的能力，主要包括：數(shù)量、質(zhì)量、成本和其他屬性。這個活動還要將經(jīng)營預(yù)測轉(zhuǎn)換為對采購和供應(yīng)的要求，例如對化工原材料和生產(chǎn)設(shè)備的需求，對存儲設(shè)備的技術(shù)要求，對存儲能力的要求等等。進行供應(yīng)市場分析進行供應(yīng)市場分析：供應(yīng)市場分析是制定供應(yīng)戰(zhàn)略的重要步驟，主要基于采購調(diào)查的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 的老流程的新流程缺少從供應(yīng)戰(zhàn)略方面的流程，采購工作的戰(zhàn)略工作依賴于個人的經(jīng)驗。通過中長期采購戰(zhàn)略和計劃的制定和實施，能夠更好地組織采購活動，并且有利于形成和供應(yīng)商的戰(zhàn)略關(guān)系。公司

5、應(yīng)該制定3到5年的中長期采購規(guī)劃來指導采購工作。這個規(guī)劃并不是一成不變的，它要根據(jù)市場、內(nèi)部環(huán)境等各種因素進行調(diào)整。這種調(diào)整通常每半年到一年進行一次，每兩到三年進行一次比較大的評價和調(diào)整。新舊業(yè)務(wù)流程對比分析5實施采購戰(zhàn)略流程6實施采購戰(zhàn)略說明輸入流程P-010制定采購戰(zhàn)略輸出流程P-130到貨質(zhì)檢 P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-050采購合同及詢價管理（主要物料）P-060采購合同及詢價管理（非主要物料）M-060制定生產(chǎn)計劃目的為實施長期采購戰(zhàn)略確定組織結(jié)構(gòu)，以滿足采購的要求。通過制定半年、一年或者兩年的采購計劃來實現(xiàn)采購戰(zhàn)略中的目標。內(nèi)容說明建立公司采購政策和購買流程，并且建立最佳的組織

6、完成采購工作，管理控制主要供應(yīng)商的選擇和庫存的目標，制定中短期的采購計劃，并且通過采購預(yù)算提供給公司管理層。參與部門采購部 生產(chǎn)部研發(fā)部主要文檔說明主要文檔：主要文檔：供應(yīng)商名單：供應(yīng)商名單：供應(yīng)商名單至少應(yīng)該包括的信息有：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方法、供應(yīng)商能力和設(shè)備的評估情況、供應(yīng)商的交貨情況、供應(yīng)商的優(yōu)先順序等等新產(chǎn)品研發(fā)物料需求：新產(chǎn)品研發(fā)物料需求：在新產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)的初期，應(yīng)該制定比較詳細的物料需求計劃，這個計劃將指導采購活動的具體實施，例如決定購買還是自己制造、購買物料的技術(shù)要求和價值情況。物料目標庫存管理辦法：物料目標庫存管理辦法：應(yīng)該根據(jù)公司的要求對物料進行必要的分類，針對不同的物料分

7、別設(shè)定其庫存水平，并且確定庫存補充的方法和周期。采購組織結(jié)構(gòu)和崗位職責：采購組織結(jié)構(gòu)和崗位職責：建立和調(diào)整崗位職責時應(yīng)該著重考慮采購的組織形式、人員的崗位設(shè)置、崗位的職責描述、與其他部門協(xié)調(diào)工作的方法和程序以及關(guān)鍵的業(yè)績考核指標等等。采購計劃：采購計劃：采購計劃應(yīng)該確定在一定時期內(nèi)（半年或者一個季度）應(yīng)該采購的數(shù)量、價格范圍、供應(yīng)商和侯選供應(yīng)商、交貨要求等等。采購計劃是一個中短期采購活動指導書，應(yīng)該每年或者半年進行一次，并且通過半年、季度和月度的評價進行及時更新和修訂。7實施采購戰(zhàn)略主要活動說明主要活動：主要活動：確定采購計劃：確定采購計劃：基于公司的采購戰(zhàn)略制定采購計劃用以完成采購的戰(zhàn)略目標

8、要求。采購計劃制定應(yīng)該包括：對不同類型物料的計劃、市場變化對采購物料的影響、采購的優(yōu)先級、選擇供應(yīng)商的標準和確定長期的供應(yīng)商名單等活動。進行采購可行性分析：進行采購可行性分析：根據(jù)初步的采購計劃，確定物料采購的可行性和一些具體的實施方法，主要包括：確定供應(yīng)商的供應(yīng)能力、調(diào)查外包情況、采購區(qū)域的劃分、能否通過自己制造完成等等。確定供應(yīng)商名錄：確定供應(yīng)商名錄：根據(jù)公司產(chǎn)品市場、生產(chǎn)技術(shù)、需求數(shù)量等方面的需求考察所有可能的供應(yīng)商，并且根據(jù)一定的規(guī)則進行排序，產(chǎn)生供應(yīng)商名單。確定經(jīng)濟采購量：確定經(jīng)濟采購量：根據(jù)不同物料和選定的供應(yīng)商，確定最經(jīng)濟的采購批量，使采購物料的成本和價值相匹配。確定關(guān)鍵件的備選

9、計劃：確定關(guān)鍵件的備選計劃：首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應(yīng)商和備選供應(yīng)商。對于關(guān)鍵件的備選供應(yīng)商，同樣應(yīng)該嚴格滿足對物料的各種要求。確定物料庫存目標：確定物料庫存目標：根據(jù)不同物料的需求情況和公司庫存對資金占用等的要求，確定每種物料的安全目標庫存，并制定目標庫存的管理原則和方法。確定物料接收的檢驗程序：確定物料接收的檢驗程序：根據(jù)公司整體的質(zhì)量管理手冊，確定物料檢驗的程序和檢驗的內(nèi)容。確定合適的采購組織：確定合適的采購組織：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和采購目標的要求，確定適合的采購組織完成采購活動。在確定采購組織過程中應(yīng)該重點關(guān)注：采購組織的形式（集中式或者非集中式的）

10、、采購組織的崗位設(shè)置、每個崗位的職責說明、業(yè)績考核的主要指標。 8新老業(yè)務(wù)流程的對比的老流程的新流程的采購計劃是根據(jù)生產(chǎn)能力和安排制定的采購數(shù)量計劃，缺少對采購價格、采購周期、采購時間等的計劃和預(yù)測。通過本流程形成的采購計劃來實施的采購戰(zhàn)略。在實施過程中，應(yīng)該通過采購年度預(yù)算進行控制和考核，確保采購計劃的有效性。9制定采購政策流程10制定采購政策輸入流程P- 010制定采購戰(zhàn)略輸出流程P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-050采購合同及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管理（非主要物料） P-080采購物料和服務(wù)目的確定和更新采購政策，用以執(zhí)行采購活動，指導供應(yīng)商選擇和評價活動。內(nèi)容說明

11、采購政策管理包括：確定采購決策、采用組合采購策略、確定流程和政策（例如采購訂單批準、供應(yīng)商選擇和評價等等）、建立采購總成本的模型等等參與部門采購部 主要文檔說明主要文檔：主要文檔：采購授權(quán)管理制度：采購授權(quán)管理制度：根據(jù)不同物料、訂單性質(zhì)、采購數(shù)量和金額等不同因素，劃分不同的權(quán)限，然后共過正式文件的型式授予不同的采購人員。完成以后將是一個授權(quán)表。例外采購管理制度：例外采購管理制度：針對例外采購管理制度，應(yīng)該著重描述例外采購的界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限。相關(guān)法律問題和服務(wù)：相關(guān)法律問題和服務(wù)：在制定標準采購合同規(guī)范的時侯，應(yīng)該聘用法律服務(wù)機構(gòu)并參照必要的法律文件。費用歸結(jié)和分配表：費用歸結(jié)

12、和分配表：根據(jù)總成本和計算模型，編制費用歸結(jié)和分配表。采購管理政策：采購管理政策：經(jīng)過采購政策的制定過程，應(yīng)該形成采購政策和工作程序手冊。該手冊能夠?qū)π聠T工進行培訓，能夠使其快速熟悉并進入崗位。采購政策是一個公司在一定時期內(nèi)的采購教科書和指導文件。在采購實施過程中應(yīng)該嚴格按照各種管理規(guī)定執(zhí)行，同時應(yīng)該根據(jù)采購環(huán)境的變化定期修訂采購政策。11制定采購政策流程說明主要活動：主要活動：確定主要物料的分類管理政策：確定主要物料的分類管理政策：首先列出本公司所有需要采購的物料，然后根據(jù)物料的不同性質(zhì)進行分類，我們建議將生產(chǎn)中使用的物料劃分成化工原材料和技術(shù)物料。化工原材料是指化工主料和輔料，技術(shù)物料是指

13、備品備件、機電儀表、閥門等生產(chǎn)設(shè)備中使用的物料。然后針對不同類別的物料，制定符合其特點的管理政策。確定采購訂單管理政策：確定采購訂單管理政策：無論供應(yīng)商是否需要采購訂單，公司都應(yīng)該采用訂單管理的方法進行采購的規(guī)范管理。因此在制定采購訂單管理政策時要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級、如何針對不同的訂單進行跟蹤和審計控制等等制定爭端解決流程：制定爭端解決流程：采購活動中的爭端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。公司應(yīng)該制定標準的工作流程來解決出現(xiàn)的爭端。制定報價評審制度：制定報價評審制度：針對供應(yīng)商的報價，公司應(yīng)該針對不同的物料制定不同的評審制

14、度，確保能夠采購質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。建立標準采購訂單批準制度：建立標準采購訂單批準制度：應(yīng)該根據(jù)訂單的性質(zhì)采用不同的授權(quán)管理審批制度。這樣做的好處在于可以提高采購審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當?shù)姆稚?，降低人為因素的風險。建立例外采購管理制度：建立例外采購管理制度：在公司運營過程中經(jīng)常會出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對這種情況發(fā)生的采購，應(yīng)該具有應(yīng)急的辦法，參照這種辦法能夠盡快滿足生產(chǎn)和運營的需要。確定定額采購政策：確定定額采購政策：對于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時間進行結(jié)算。對于這些采購，公司應(yīng)該制定相應(yīng)的政策進行管理。制定供應(yīng)商資質(zhì)評估和審查制度：制定供應(yīng)商資質(zhì)評估和審查制度：以制度

15、化的形式對供應(yīng)商的評估和審查進行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。確定總成本的計算模型：確定總成本的計算模型：與財務(wù)部門一起確定采購的總成本，并且按照一定的模型計算各個部分的費用。 12新老業(yè)務(wù)流程對比的老流程的新流程目前的采購政策管理尚未形成一個標準的流程。通過定期的制定和更新采購政策，能夠形成更適合發(fā)展需要的采購管理方式，相應(yīng)的授權(quán)制度和采購手冊。13供應(yīng)商資質(zhì)管理(P-040)14管理供應(yīng)商資質(zhì)說明輸入流程P-020實施采購戰(zhàn)略/P-030采購政策管理 /P-050 采購合同及詢價管理（主要物料）P-130到貨檢驗輸出流程P-120收到原材料 P-050采購合同及詢價管理（主要物料）目的用于確定

16、和管理供應(yīng)商的資質(zhì)內(nèi)容說明 資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來評價供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購過程中的審計、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標準、確定衡量業(yè)績的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。供應(yīng)商選擇和評價管理應(yīng)該針對不同的物料分別進行。其中化工原材料屬于程序性、重復性的標準采購，因此供應(yīng)商的選擇和評價可以定期進行，一般是半年到一年進行一次。而在評價過程中出現(xiàn)的嚴重問題，可以采用緊急方式進行。對于研發(fā)和技改以及生產(chǎn)中使用的儀器儀表、機電設(shè)備等則可以根據(jù)一定的金額標準執(zhí)行本流程進行規(guī)范采購管理。參與部門采購部生產(chǎn)部 主要文檔說明主要文

17、檔：主要文檔：供應(yīng)商信息：供應(yīng)商信息：用于記錄供應(yīng)商的地點、聯(lián)系方法、質(zhì)量標準、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價格范圍、折扣折讓等信息，作為評審的標準。供應(yīng)商評審標準：供應(yīng)商評審標準：用于數(shù)量化評價供應(yīng)商的標準性文件，其中規(guī)定了供應(yīng)商評價的指標體系、評分標準和計算方法。供應(yīng)商評價表：供應(yīng)商評價表：用于填寫供應(yīng)商評價信息的表格。供應(yīng)商名單：供應(yīng)商名單：記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點、聯(lián)系方式等等。特別重要的是名單是按照評價的標準進行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。問題應(yīng)對方案：問題應(yīng)對方案：可能存在問題的類型、原因、重要程度和解決辦法，并且應(yīng)該規(guī)定如何確定這些問題。1

18、5管理供應(yīng)商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動描述進行供應(yīng)商評價：進行供應(yīng)商評價：根據(jù)評分標準進行評分，并且按照一定的權(quán)重進行計算，最后按照綜合得分進行供應(yīng)商排序。通知供應(yīng)商：通知供應(yīng)商：以書面形式通知供應(yīng)商。更新供應(yīng)商名單：更新供應(yīng)商名單：將評審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。商訂詳細條款：商訂詳細條款：根據(jù)法律條文和法律顧問的意見和供應(yīng)商商訂詳細的供應(yīng)合同條款。供應(yīng)商履約情況監(jiān)督：供應(yīng)商履約情況監(jiān)督：通過與供應(yīng)商的不斷溝通和從生產(chǎn)、質(zhì)檢、財務(wù)和倉儲部門收集的信息監(jiān)督供應(yīng)商的履情況。執(zhí)行階段性的供應(yīng)商評定分級：執(zhí)行階段性的供應(yīng)商評定分級： 根據(jù)供應(yīng)商的履約情況和交付貨物的情況以及供應(yīng)商的歷史記錄，進行階段性的分

19、級評定。制定針對有問題供應(yīng)商的應(yīng)對方案：制定針對有問題供應(yīng)商的應(yīng)對方案：存在問題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標準解決方案，在出現(xiàn)問題時參照執(zhí)行。將供應(yīng)商從侯選名單中去除：將供應(yīng)商從侯選名單中去除：更新整個供應(yīng)商名單，將不合格的供應(yīng)商從名單中去除。應(yīng)該注意不能簡單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商資料進行單獨的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 的老流程的新流程供應(yīng)商的管理缺乏標準化的流程，沒有指標化的供應(yīng)商評審方法。采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標準的供應(yīng)商挑選和評價程序，能夠形成供應(yīng)商的評價的數(shù)

20、量化方法和標準，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。新舊流程對比16合同和詢價管理(主要物料)（）17合同及詢價管理(主要物料)流程說明輸入流程P-020實施采購戰(zhàn)略P-030采購政策管理 P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-070采購需求的生成和保存 P-090采購合同的監(jiān)控管理輸出流程P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-070采購需求的生成和保存 P-080采購物料和服務(wù)目的確定短期和長期的物料和服務(wù)的需求，并進行招標管理。內(nèi)容說明與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標過程并且和供應(yīng)商簽訂合同。對于生產(chǎn)中需要的主要化工原材料、儀器儀表、機電設(shè)備等應(yīng)該盡量采用標準的招標管理流程。對于化工原材料，可以采用每年

21、集中招標的方式進行，可以在招標完成后簽訂靈活的供貨合同。對于氧化鋁無法招標采購的,則應(yīng)執(zhí)行其他非招標環(huán)節(jié).對于一次性采購，應(yīng)該嚴格執(zhí)行本流程中的環(huán)節(jié)。參與部門采購部 主要文檔說明物料檔案：物料檔案：在采購活動的初期就應(yīng)該建立物料檔案對物料進行集中的標準化管理，物料檔案應(yīng)該包括：物料的名稱、所屬的物料大類、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應(yīng)商等等信息。物料招標書：物料招標書：標準化的標書文件，用于公司所有采購中的招標活動。特殊采購合同：特殊采購合同：針對的情況，在一般的標準合同文本中加入特殊的時間、進度、服務(wù)等條款。在一次性采購中，尤其要形成這樣的合同。18流程關(guān)鍵活動描述主要活動描述確定招標需求：確

22、定招標需求：在確定招標需求時，需要綜合考慮每次招標活動需要完成的目標，統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量，初步確定標書的發(fā)放范圍等等。確定物料要求：確定物料要求：針對一次招標中的所有物料，應(yīng)該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、交付時間等等。建立物料檔案：建立物料檔案：在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。物料檔案中應(yīng)該包括全面的物料信息和物料的規(guī)格說明。尋找潛在的供應(yīng)商：尋找潛在的供應(yīng)商：針對非標準化的儀器儀表、機電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標準的重復性的采購應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。管理招標過程：管理招標過程：從編制標書到評標、開標是一個非常程序化的

23、過程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標公司進行管理。與供應(yīng)商初步協(xié)商：與供應(yīng)商初步協(xié)商：在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進行一定的接觸，確定標書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。確定供應(yīng)商：確定供應(yīng)商：經(jīng)過考察，最終確定供應(yīng)商。簽訂特殊條款：簽訂特殊條款：針對非標準的物料，需要考慮簽訂進度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。如果是標準化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。制定合同：制定合同： 合同應(yīng)該采取標準合同，合同應(yīng)該采取標準合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定19合同及詢價管理（主要物料）新舊

24、對比的老流程的新流程具有采購招標管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標準化。采用標準的招標流程對化工原材料和技術(shù)采購進行集中管理，有利于降低采購成本，增強與供應(yīng)商的關(guān)系。20合同及詢價管理（非主要物料）P-06021合同及詢價管理（非主要物料）流程說明輸入流程P-020實施采購戰(zhàn)略 P-030采購政策管理 P-070采購需求的生成和保存 P-090采購合同的監(jiān)控管理 M-090 生產(chǎn)計劃組織安排輸出流程P-080采購物料和服務(wù) P-070采購需求的生成和保存目的確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價管理內(nèi)容說明建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標過程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購物品的需求。

25、本流程主要適用于那些標準的、常規(guī)的、重復性物料的采購活動。參與部門采購部 生產(chǎn)部主要文檔說明合同需求書：合同需求書：合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下，制定標準的采購合同供應(yīng)商詢價單：供應(yīng)商詢價單：供應(yīng)商詢價單是管理供應(yīng)商報價的重要文件，其中應(yīng)該包括詢價和供應(yīng)商報價的信息，使用這些信息能夠?qū)?yīng)商的反饋進行處理，并基于這些信息與供應(yīng)商談判，最終簽訂供應(yīng)合同。22關(guān)鍵活動描述匯總需求：匯總需求：在采購各種標準化物料的時侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量。通過各種途徑把需求進行匯總集中，根據(jù)采購策略確定采購的

26、經(jīng)濟批量和采購的最佳時間。確定合同需求：確定合同需求：確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。制作供應(yīng)商詢價單：制作供應(yīng)商詢價單：根據(jù)需要采購的物料種類和數(shù)量，制作詢價單。與供應(yīng)商談判：與供應(yīng)商談判：與供應(yīng)商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。簽訂特殊條款：簽訂特殊條款：根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。 的老流程的新流程可以集中進行標準的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟采購批量和最佳的采購時間。新舊流程對比23采購需求的生成和保存（P-070）24采購需求產(chǎn)生和采購計劃（P-070）輸入流程M-060生產(chǎn)計劃制定M-090生產(chǎn)計

27、劃組織安排 P-050采購合同及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管理（非主要物料） L-020制定物料管理策略 O-020獲取訂單流程輸出流程P-080采購物料和服務(wù) P-090采購合同的監(jiān)控管理 P-050采購合同及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管理（非主要物料）目的通過內(nèi)部溝通確定采購物料的需求內(nèi)容說明通過計算機系統(tǒng)（例如MRP-系統(tǒng)、庫存補充系統(tǒng)）或者手工系統(tǒng)確定物料的需求并且建立物料需求書。本過程包括確定采購需求書中的具體內(nèi)容。該采購需求書用于指導以后的采購活動。參與部門采購部 、生產(chǎn)部、客戶服務(wù)部、物流部主要文檔說明采購審批申請程序：采購審批申請程序：

28、這是一個根據(jù)公司采購組織而制定的采購管理程序。通過這個程序確定分級的審批過程和權(quán)限。采購申請書：采購申請書：是標準的采購申請文件，其中包括采購物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應(yīng)商等等要素，同時采購申請書中應(yīng)該有相應(yīng)的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級領(lǐng)導的審核簽字）。采購需求書：采購需求書：經(jīng)過審批后確定的采購需求，可以據(jù)此制作采購訂單。通知書：通知書：當采購申請沒有被批準時，應(yīng)該采用書面的形式通知有關(guān)部門，并且告知原因25采購需求及采購計劃確定物料需求：確定物料需求：確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統(tǒng)（例如MRP-II系統(tǒng)）自動生成的，一種是通過手工進行集中。采購申請：采購申請：將需要采購的物料

29、進行匯總，并且形成采購申請書。執(zhí)行申請審批程序：執(zhí)行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應(yīng)該具有分級授權(quán)管理辦法。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進行逐級審批過程。的老流程的新流程存在二各個車間的二級庫存各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金對采購需求的產(chǎn)生可以通過這個程序標準化，并且采購審批過程比較明確。新業(yè)務(wù)流程當中二級庫存取消，由倉儲部門統(tǒng)一集中管理新流程中各個車間根據(jù)生產(chǎn)計劃提出用料計劃，由倉儲部門統(tǒng)一平衡庫存，確定采購數(shù)量新業(yè)務(wù)流程不僅采用了ERP系統(tǒng)的支持提高了效率和準確性，而且集中管理庫存可以最大化，減少庫存資金

30、的占用新舊流程對比26采購物料（P-080）27采購物料流程說明輸入流程P-030采購政策管理 P-060采購合同及詢價管理（非主要物料） P-050采購合同及詢價管理（主要物料）P-070采購需求的生成和保存 輸出流程P-090采購合同的監(jiān)控管理 P-120 收到原材料P-150支付貨款目的用于指導實際采購過程中的所有相關(guān)活動內(nèi)容說明手工或者自動（通過計算機系統(tǒng)）檢查采購訂單并且傳送給供應(yīng)商、將采購需求轉(zhuǎn)化為采購訂單、確定適合的供應(yīng)商滿足采購的要求等等。參與部門采購部 主要文檔說明采購訂單：采購訂單：用于指導和跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況。確認函：確認函：用于確認收到和處理問題的文件。28流程主要活

31、動描述將訂單發(fā)送給供應(yīng)商：將訂單發(fā)送給供應(yīng)商：將制作完成的訂單發(fā)送給供應(yīng)商，以備訂單的確認，防止發(fā)生誤解和問題。監(jiān)督訂單執(zhí)行情況：監(jiān)督訂單執(zhí)行情況：在訂單執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)該經(jīng)常和供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，確認訂單完成的情況，及時解決出現(xiàn)的問題。使用采購信用卡（零庫存管理工具之一）：使用采購信用卡（零庫存管理工具之一）： 對于經(jīng)常發(fā)生的采購，可以和供應(yīng)商一起建立采購信用卡管理制度。在采購時可以使用采購信用卡，一定金額或者一定時間進行集中支付處理。 的老流程的新流程采購訂單管理不嚴格，可能和供應(yīng)商產(chǎn)生誤解（例如到貨時間要求、數(shù)量要求等），因此需要多次溝通。通過強制使用采購訂單，能夠標準化管理，最小程度

32、減少和供應(yīng)商的誤解，并且為以后ERP系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。流程主要活動描述29采購合同的監(jiān)控管理（P-090）30采購合同的監(jiān)控管理輸入流程P-080采購物料和服務(wù)P-090采購合同的監(jiān)控管理 M-060制定生產(chǎn)計劃輸出流程P-050采購合同及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管理（非主要物料） P-090采購合同的監(jiān)控管理 P-120收到原材料目的監(jiān)督供應(yīng)商的安排、技術(shù)和成本表現(xiàn)內(nèi)容說明監(jiān)督合同完成的情況和物料交付情況，與供應(yīng)商協(xié)商和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。參與部門采購部 生產(chǎn)部主要文檔說明采購問題管理規(guī)定：采購問題管理規(guī)定：是針對采購過程中發(fā)生的所有問題和解決辦法的參考信息列表。

33、其中還應(yīng)該規(guī)定問題確定的程序，參與的主要部門的人員等等。合同修正方案：合同修正方案：用文本的方式記錄解決問題的修正方案，為了避免日后出現(xiàn)的分歧和糾紛，修正方案應(yīng)該經(jīng)過雙發(fā)簽字認可。終止合同通知：終止合同通知：書面通知不合格的供應(yīng)商終止執(zhí)行合同，并且明確終止合同的善后事宜。31流程主要活動描述監(jiān)督采購合同執(zhí)行：監(jiān)督采購合同執(zhí)行：對于采購合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督（尤其是特殊采購，要求時間比較嚴格的物料）是采購活動中非常重要的工作。針對不同的物料，應(yīng)該從供應(yīng)商的表現(xiàn)、進度情況、技術(shù)情況等多個方面進行監(jiān)督，盡快發(fā)現(xiàn)問題并提供解決的方案。與供應(yīng)商確定問題：與供應(yīng)商確定問題：出現(xiàn)問題的確認是十分重要，公司必須

34、和供應(yīng)商一起就出現(xiàn)的問題達成共識，并且確定問題的范圍和性質(zhì)。值得強調(diào)的是，公司應(yīng)該針對采購合同執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問題編制問題列表和管理辦法，以便出現(xiàn)問題時依照執(zhí)行。確定修正方案：確定修正方案：確定修正方案主要是針對出現(xiàn)的問題提出解決的方法，主要的解決方法是：降低價格、要求供應(yīng)商給予一定的補償、降低質(zhì)量要求、延長交貨時間等等。修正方案的確定應(yīng)該參照問題解決管理辦法的規(guī)定進行，并且靈活結(jié)合現(xiàn)實情況。 的老流程的新流程合同的監(jiān)控管理缺乏事中控制，只是在出現(xiàn)問題后采才采取必要的措施進行處理。通過流程化和制度化的合同執(zhí)行監(jiān)控，達到預(yù)先知道并解決問題的良好狀態(tài)，為解決問題和更換供應(yīng)商爭取時間。流程主要活動描

35、述32管理代管存貨（ P-100）33管理代管存貨流程說明輸入流程P-010制定采購戰(zhàn)略 L-130管理代管物料輸出流程P-150支付貨款 L-130管理代管物料目的管理供應(yīng)商的代管貨物內(nèi)容說明主要管理供應(yīng)商在本地設(shè)庫、和采購代管等活動參與部門采購部 物流部主要文檔說明補充庫存訂單：補充庫存訂單：針對不同的代管物料，設(shè)定其安全庫存水平和最低庫存水平，當庫存水平低于最低庫存時，應(yīng)該產(chǎn)生庫存補充訂單。訂單的內(nèi)容主要包括：物料的種類、物料的數(shù)量、到達的時間要求、質(zhì)量等級要求。34管理代管存貨主要活動說明確定供應(yīng)商物料代管的數(shù)據(jù)：確定供應(yīng)商物料代管的數(shù)據(jù)：針對代管的每種物料、相應(yīng)的供應(yīng)商和工廠等確定代

36、管的數(shù)據(jù)，例如價格、價格的變動處理等等。簽訂代管物料合同：簽訂代管物料合同：與代管物料的供應(yīng)商簽訂合同，確定代管物料的管理方式、使用方式、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移方式、結(jié)算方式等。建立補充庫存訂單：建立補充庫存訂單：由生產(chǎn)商或者供應(yīng)商產(chǎn)生補充庫存訂單，補充庫存水平。使用代管物料時標明供應(yīng)商：使用代管物料時標明供應(yīng)商：由于代管物料可能有多種，而每種物料可能有多個供應(yīng)商提供，因此在使用物料時應(yīng)該標明供應(yīng)商。為支付貨款計算代管物料的使用量：為支付貨款計算代管物料的使用量：定期進行使用情況匯總并通知供應(yīng)商，以便進行貨款結(jié)算工作。 的老流程的新流程沒有代管物料的情況。通過采購代管物料管理，可以有效地節(jié)省采購資金，并且能

37、夠滿足生產(chǎn)的時間要求。管理代管存貨主要活動說明35收到原材料（P-120） 36收到原材料流程說明輸入流程L-030管理運輸 P-090采購合同的監(jiān)控管理L-020制定物料管理政策 L-080 管理工廠之間運送貨物P-080 采購物料和服務(wù)P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理輸出流程L-030管理運輸 P-150支付貨款 L-090管理物料報廢和處置 P-130到貨質(zhì)檢 L-060管理庫存存儲移送 P-140差異材料處理 目的管理和控制收到物料和服務(wù)的過程內(nèi)容說明管理采購實物的收到過程，如果需要質(zhì)檢則進行質(zhì)檢，否則將物料放置在庫房和相應(yīng)的存儲地點。參與部門采購部 物流部主要文檔說明貨物提單：貨物提單：由供

38、應(yīng)商提供，采購部門應(yīng)該有專門的人員進行保存和處理，并且在需要的時侯進行匯總和查詢。入庫單：入庫單：記錄收到貨物的憑證。37受到原材料主要活動描述核對收到貨物和提單：核對收到貨物和提單：核對收到的貨物和提單中的數(shù)量規(guī)格是否一致。接收貨物：接收貨物：接收貨物過程中需要根據(jù)貨物的來源進行必要的處理工作。應(yīng)該明確貨物的接收方式：按照貨運通知單、按照分廠之間的轉(zhuǎn)移單、按照訂單、按照合同等不同的方式。根據(jù)不同的方式確定不同的倉庫和帳務(wù)處理方式。按照實際數(shù)量收貨：按照實際數(shù)量收貨：在采購過程中經(jīng)常發(fā)生數(shù)量差異的現(xiàn)象，尤其是化工原材料，其實際收到的數(shù)量和訂單或者提貨單中的數(shù)量往往不一致，應(yīng)該針對此種情況制定可

39、以接受的數(shù)量差異范圍。 38到貨質(zhì)檢（P-130 ）39到貨質(zhì)檢流程說明輸入流程P-020實施采購戰(zhàn)略 L-040收到產(chǎn)品 P-120收到原材料 P-140差異材料處理輸出流程P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 L-060 管理庫存存儲移送P-140差異材料的處理目的用于管理與收到樣品、檢驗和測試物料的所有活動。內(nèi)容說明確定收到的物料是否符合供應(yīng)合同中的質(zhì)量要求，質(zhì)量檢驗人員通過標準的操作流程進行質(zhì)量檢驗。參與部門采購部 物流部主要文檔說明初步檢驗單：初步檢驗單：記錄初步檢驗的結(jié)果，例如物料的外觀、包裝的損壞情況等等。檢驗記錄單：檢驗記錄單：記錄檢驗的結(jié)果，如果必要應(yīng)該注明質(zhì)量檢驗部門的意見和建議。付款計劃：付款計劃