會議組織籌備管理制度及工作流程

1、會議組織流程圖相關(guān)負責人I辦公室I參會人員、公司級會議的組織工作會議分為：大、中、小大型會議一般較少，以年終總結(jié)會議為代表 中型會議以競崗、辦公會議等為主 小型會議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會議為代表如何組織大型的會議呢絕大多數(shù)是在會前的工作： 會議的前期， 參加會議的人都會關(guān)注會場環(huán)境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。1、前期的籌備：1.1 會前通知：有 2 大工作：一是通知，二是反饋1.1.2 先說通知，方式有：書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議；口頭：小型的、小范圍的會議 內(nèi)容：時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容、要求（筆記等）?注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）

2、 如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！ ） 所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時記錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！”1.1.3 準備會議需要的資料：設(shè)立接待處，一般在進場入門處， 講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份） 會議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表） 簽到表，一般小型的技術(shù)性會議，如果是社會性大會議，可以不用。 橫幅（會議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會議的日程：中型以上會議：1、主持人 2、講話人 3、發(fā)言人是誰 4、發(fā)獎人是誰一定要書面的第一、第二、三、四 時間 某某作什么

3、某某做什么如對主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求） ，也可以委托 講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。如有發(fā)言人必須要挑選、 是門店的必須與店長或其上級主管溝通、 推薦后， 我們再排查！排查內(nèi)容： 1、發(fā)言稿件 2、儀容要求 3、聲音 4、是否能行選好后再安排召集所有發(fā)言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰 發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時間稿子上報審核稿件必須要 審核！1.3 會場的布置1.3.1 會（徽）標：（必須要體現(xiàn)出本次會議的內(nèi)容） 、1.3

4、.2 主席臺的安排：誰、幾個人、怎樣安排是否需要銘牌位置如何安排、會場的 衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購用怎樣安排是多個分店（部門）的來的，除主管和中 層外，其他要分區(qū)坐（座） ，一個團隊一個區(qū)域。1.3.3 給與會代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。1.3.4 懸掛橫幅1.3.5 非常重要的會議，請速記員。1.3.6 國際性會議，準備同音翻譯。1.4 現(xiàn)場的安排：要求參會者提前 10 分鐘入場，1、在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐坐到 什么地方例如：競崗的人坐在那里旁聽的人坐那里2、安排誰服務(wù)應(yīng)該注意什么3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排！（設(shè)備

5、最好準備 2 套以上）4、如果發(fā)放獎品：要提前準備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但 要注意不要混淆、 怕壓的物品要注意單放） 。準備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時 間、路線、方式穿戴是否整齊、符合要求會前是否進行過演練二、會議中：問題往往出現(xiàn)在會議中！ 如：空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效） ，這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負責！因為成年人最容易受到外界的干擾！所以，溫度非常重要！案例： 02 年在青島某賓館夏天，講師著

6、西裝領(lǐng)帶，聽課的人都著夏裝，結(jié)果，未結(jié)束，人員就走掉一般！效果非常差！如果人在特冷或特熱的環(huán)境下一段時間，人就不能聚精會神！切記！服務(wù)人員： 1、著裝（因為除講話人之外，服務(wù)人員是唯一走動的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發(fā)出聲響。2、動作要輕、慢、柔、避免快、重！沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。給主席臺上公司級領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場（如市長或更高級的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。沖水的服務(wù)人員最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引會場

7、參與者的目光主持人也要避免少走動， 如有特急的事情， 可以通過寫紙條的形式來傳遞 上面是會議的組織及注意事項，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。下面說一下培訓(xùn)：一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細節(jié)的水平！二、前期的工作： 1、調(diào)研2 、確定培訓(xùn)公司3 、與培訓(xùn)公司溝通 溝通是一個詳細的過程： 1 ）老師是誰幾位幾點到怎樣到 2）課程的安排：6 小時還是 7 小時還是 7.5 個小時 （ 一般在 6 7 個小時 ） ，課程從幾點開始上午幾個小時下午幾個中間怎樣安排休息休息多長時間休息幾次3）講師來時：怎樣安排巡店交流還是需要休息（此小環(huán)節(jié)要

8、向上級主管匯報）第二天講課的內(nèi)容是那些有什么疑惑誤區(qū)是什么座談：如果安排座談（交流）有誰來參加怎樣座談組織服務(wù)意識：講師的飲食習慣茶水礦泉水還是咖啡要注意花了錢還做不好的誤區(qū)?。ò阉腥俗鳛橐粋€人來對待是錯誤的！ ?。┲v師必須要尊重!有的講師習慣在授課時喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準備好，如果和咖啡，我們要根據(jù)其身份來選擇不同檔次的咖啡主持人：從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問題，第一個快速反應(yīng)的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要！在一節(jié)課程結(jié)束時，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注意在中間休息快到時間的時候要主持：“請外面（室外）的人員 回到位子上來，課程（會議馬上幵始）”。在中間結(jié)束時主持

9、人要先帶動鼓掌，再主持感謝詞！主持人：在介紹時，應(yīng)先拋出幾個現(xiàn)在存在的問題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的目的是什么然后再重點介紹老師。中午或晚上的就餐：選擇對應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去吃什么不吃什么在那里組織會議的時候不可能是一個部門全部完成，是需要其他部門來協(xié)調(diào)的， 但必須有一個部門主導(dǎo)，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協(xié)調(diào)、 互助，主導(dǎo)的部門主管必須作到細致、周到。事先要考慮問題，如果出現(xiàn)怎么辦其他的一些問題：1、在會議（培訓(xùn)）課見休息的時候，參會人不能按時返回怎么辦答：這需要我們在平時的會議中留意這些問題， 要注意會議中的這些問題， 那些是好的，那些不好，下一次怎

10、樣解決方法： 1、制定會議管理制度 2 、下一次會議時提前強調(diào)例如：手機鈴聲的問題和中間休息不能按時返回是一樣的，在主持時提前 強調(diào)要記錄好， 對于到晚的如何處理對手機鈴聲如何處理對于一而再出現(xiàn)的問題， 也可以強調(diào)，如果不按規(guī)定，我們對部門的負責人進行批評或在下課時讓其上臺 表演節(jié)目。如果還不行那就直接納入個人的考核不要強調(diào)了的事情還犯，就是要改正！注意：會議前最好進行點名，我們可以了解到人數(shù)、實際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的原因2、中間休息的時間可否放音樂答：當然可以，但要注意幾個問題 1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕 音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太

11、吵，因為開會大腦都容易類，在下一節(jié)會議時會產(chǎn)生疲勞感3、在快開始前 1-2 分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入 座。3、如何作好與老師之間的禮儀或者說尺度 答：在講師來之前要先了解講師的資歷、職務(wù)，然后有對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門 進行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提 前預(yù)定，是否有早餐如果沒有，怎樣安排并告知客人另外，在課間、在路上，我們都要進行溝通，把需要辦理的事情提前了解 清楚，有時候，我們只需要一個電話、一句話就可以解決的要馬上辦理4、對于會場中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決答：在會議中、授課中，參會者有人直接接打電話，能反映出

12、一個企業(yè)的 管理水平和個人的素質(zhì)，我們要求大家在會議中把手機調(diào)整到靜音狀態(tài)，而不強行說必須關(guān)機 （極特殊情況除外） ，因為我們是企業(yè)， 以經(jīng)營為主， 不是黨政部門， 如果是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級主管或者非常重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到 會場外面接打。在前面我們也談到， 如何會議中的手機鈴聲或其他違紀的一直是某幾個人， 那么我們可以在會議結(jié)束時說：“在前幾次的會議時我們一再強調(diào)但還是出 現(xiàn)了（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負責人看一下是誰的手機響了這樣， 我們請他們到前臺來表演個節(jié)目或者”或者：“圓滿結(jié)束，但還有問題那些部門希望下一次不要出 現(xiàn)類似的問題”5、對會議中的溫度如何進行控制和把握答

13、：對于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適 中是一個大學問。老師來之前我們要作好交流，我們當?shù)氐臏囟扔卸嗌倮蠋煹姆?飾是否與參會人員的服飾及溫度相符會議中是否溫度過高（低）如何控制是否需 要輔助材料（如增加電風扇、電暖氣）6、倒（沖）水的過程中還要注意什么問題答：1、整個會議的過程中要保證有飲用水2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。 3、對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺、主持人、特殊人物一定 要保證有水，參會者不一定照顧到。7、關(guān)于課間與老師交流時要注意什么答：課間要主動與老師交流，應(yīng)針對工作中的問題、老師講課不理解的問 題進行，但要注意幾點： 1、看老師的勞累程度 2、整個會議中是否留有單獨交流 的時間另外，我們公司培訓(xùn)制度中也有規(guī)定，在外參加公開課程時，要將我們的 同