信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與策略

1、    信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與策略    石述科【摘要】隨著信息時代的來臨和發(fā)展，可能導(dǎo)致檔案信息安全受到威脅的各類因素不斷增多，使得各類檔案信息泄露、篡改等問題出現(xiàn)的頻率顯著提升，對社會乃至國家的發(fā)展造成了不利影響。本文主要圍繞信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新展開探討，其中針對創(chuàng)新的必要性及有效策略也進行了分析，以期為更好地維護檔案信息安全、提升檔案管理水平作出貢獻?！娟P(guān)鍵詞】信息時代;檔案管理工作;創(chuàng)新策略檔案信息的作用十分重要，不論是就國家、企業(yè)，還是個人而言，均會將較為關(guān)鍵的信息存儲于檔案之內(nèi)。而信息的保密工作在任何一個國家占據(jù)的地位都較高，信息

2、泄露導(dǎo)致的各種問題帶來的后果不堪設(shè)想，嚴重時可能會導(dǎo)致個人、企業(yè)甚至國家的安全受到威脅，基于此，信息時代開展高質(zhì)量的檔案管理工作創(chuàng)新是必要的。一、信息時代檔案管理工作概述檔案管理和信息化之間存在的關(guān)聯(lián)性較為密切，所以，基于信息時代開展各環(huán)節(jié)檔案管理工作的過程中，需要充分發(fā)揮信息采集、存儲以及管理工作的實效性。照以往比開展的檔案管理工作來講，信息時代的檔案管理工作改變了傳統(tǒng)單純依靠人力開展相關(guān)工作的模式，強調(diào)利用信息技術(shù)、計算機等進行檔案管理，可達到有效促進整體工作效率提升的目的。（一）概念。檔案管理信息化具體指的是，基于檔案管理機構(gòu)的設(shè)計和要求，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)及計算機技術(shù)應(yīng)用并滲透到檔案管

3、理的各個環(huán)節(jié)中，進而達到促進檔案管理實效性及合理性提升目的的一種方式。檔案管理信息化建設(shè)，從本質(zhì)層面上而言，即為傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理發(fā)展的過程。（二）特點。第一，檔案信息化管理的過程中，需要依照的法律規(guī)定及相關(guān)政策等均為行政部門制定。第二，最常用的管理形式為電子檔案以及電子文件，同時，也是政府、企業(yè)及相關(guān)結(jié)構(gòu)推動檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵手段及突出特點。第三，可促使信息資源的作用有效發(fā)揮出來，加快檔案管理規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的實現(xiàn)速度，有助于優(yōu)化檔案服務(wù)及管理整體水平。二、信息時代檔案管理工作創(chuàng)新策略的相關(guān)分析（一）創(chuàng)新必要性分析。時代不斷發(fā)展，社會不斷進步，人們對于創(chuàng)新的重要

4、性有了越來越明確的認識，也開始重視如何采取有效手段開展創(chuàng)新。針對信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新來講，基于檔案信息自身的重要性及特殊性使然，對其開展有效的管理本身具有較大難度，加之傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作量大、流程較為煩瑣等，針對加以有效創(chuàng)新，積極推動檔案管理工作數(shù)字化、自動化發(fā)展進程，提高檔案管理、使用人員查閱和調(diào)取檔案的效率，不僅有助于節(jié)省雙方時間，且可解決傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性問題，有助于促進檔案管理工作整體水平的提升。（二）創(chuàng)新內(nèi)容。1.管理隊伍。信息化背景下，人才是各項科學(xué)研究及生產(chǎn)活動開展的基本要素，因此，檔案部門應(yīng)重視強化檔案管理人才隊伍業(yè)務(wù)能力、提升綜合素質(zhì)質(zhì)量，經(jīng)由多種有效且針對性較

5、高的教育手段以及多元化的培訓(xùn)模式，優(yōu)化人才職業(yè)素養(yǎng)及信息化技術(shù)掌握能力，有助于提升其整體工作水平。2.標(biāo)準規(guī)范。信息時代，推動檔案管理創(chuàng)新進程的基礎(chǔ)性手段即為開展有效的標(biāo)準規(guī)范建設(shè)操作，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)重視結(jié)合自身現(xiàn)實發(fā)展情況及根本需求，基于國家及有關(guān)部門制定的規(guī)范及要求等，在確保自身發(fā)展質(zhì)量的同時，積極推動檔案資源共享的實現(xiàn)進程，為社會發(fā)展貢獻更多的力量。3.信息資源。為了充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用優(yōu)勢及重要價值，積極推動檔案信息資源平臺建設(shè)進程，結(jié)合我國基本國情有針對性地開展公共檔案資源庫以及數(shù)字檔案館等的建設(shè)，加快檔案資源共享的實現(xiàn)速度。4.基礎(chǔ)設(shè)施。推動檔案管理創(chuàng)新進程的有效措施和基本條

6、件為開展高質(zhì)量的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)操作，其同時也是推動檔案信息化建設(shè)進程的重要基礎(chǔ)?；谛畔r代背景下，為了確保各環(huán)節(jié)信息化平臺建設(shè)操作均發(fā)揮出較高實效性，有關(guān)部門需要根據(jù)國家規(guī)定標(biāo)準及要求進行相關(guān)各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)操作，有助于確保檔案資源共享的有效性和科學(xué)性。（三）創(chuàng)新方式。1.創(chuàng)新思想及觀念。信息時代，想要開展高效的檔案管理工作創(chuàng)新操作具有一定難度，且無法在短時間內(nèi)看見成效，需要優(yōu)化思想觀念，提升思想的先進性、現(xiàn)代化程度，有助于更好地確保各環(huán)節(jié)創(chuàng)新工作的順利開展。反之，基于創(chuàng)新理念、創(chuàng)新方法等缺乏的影響，所開展的創(chuàng)新操作勢必會出現(xiàn)空洞、形式化等問題，無法獲得預(yù)期成效?；诖?，創(chuàng)新思想觀念是檔案管

7、理創(chuàng)新的首要前提，具體做法為：首先，檔案管理相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)層人員需要樹立起優(yōu)良、現(xiàn)代化的創(chuàng)新理念及意識，并可以做到以長遠眼光看待檔案管理工作及相關(guān)創(chuàng)新操作，促使檔案管理各環(huán)節(jié)工作的開展可以做到不受現(xiàn)有環(huán)境影響，促使各類現(xiàn)代化、先進的信息及計算機技術(shù)等能夠和檔案管理工作有效的融合在一起，促使各環(huán)節(jié)管理工作可以依靠科技的力量開展更高效的創(chuàng)新。同時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層人員基于優(yōu)良、現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識，也能夠?qū)n案管理人員進行更好的幫助和指導(dǎo)，促使各工作人員可以摒棄陳舊觀念，重視積極創(chuàng)新，更好的投入到自身工作及其創(chuàng)新進程中，為推動檔案管理工作的創(chuàng)新貢獻出自身力量，基于創(chuàng)新性的思想觀念提升創(chuàng)新效果。2.創(chuàng)新檔案管理模

8、式。針對檔案管理工作開展創(chuàng)新操作的主要目的是為優(yōu)化人們檔案服務(wù)體驗，提高其檔案使用便捷性。結(jié)合相關(guān)經(jīng)驗，可以得知，現(xiàn)階段實際開展檔案管理工作的過程中，各項服務(wù)功能對工作實效性的影響十分重要。日常生活中，大部分人存在檔案調(diào)取和查閱的需求，但基于紙質(zhì)化檔案內(nèi)容較為煩瑣、數(shù)量較多、管理難度較高等因素的影響，想要做到在較短的時間內(nèi)準確的查找或者調(diào)取某一份檔案具有困難，倘若檔案的排序和擺放未做到有效遵循相關(guān)標(biāo)準，那么想要開展上述操作堪比大海撈針?；诖?，推動檔案管理創(chuàng)新，探尋出多種高質(zhì)、高效的檔案管理創(chuàng)新手段已經(jīng)急不可待。（1）優(yōu)化檔案采集，實現(xiàn)電子文化自動化傳輸。就檔案來講，最關(guān)鍵的作用即為供人使用及

9、查閱?；诖?，確保檔案信息的準確性十分重要。實際開展檔案管理創(chuàng)新的過程中，首先需要考量的便為對各種相關(guān)的檔案信息開展高質(zhì)量、系統(tǒng)化的整合操作，并確保定期核對操作的有效性，避免檔案誤用以及錯誤檔案信息外傳等問題出現(xiàn)。其次，待相關(guān)收集工作完成以后便需要進行檔案的傳輸，傳統(tǒng)檔案傳輸模式為單機上傳，不僅需要調(diào)檔，還要利用硬盤進行數(shù)據(jù)的拷貝操作，具體更新過程中，由于針對檔案開展的管理工作需要發(fā)揮出相應(yīng)的服務(wù)職能，因此需要重視推動檔案的共享進程，變更傳統(tǒng)單機模式。具體而言，相關(guān)人員需要積極利用各類信息及計算機技術(shù)的優(yōu)勢，通過和技術(shù)人員合作的方式，共同創(chuàng)建出一套可以發(fā)揮自動化傳輸功能的電子文件工作系統(tǒng)，如此

10、一來，不僅可以確保各類檔案的傳輸具備較高的及時性和完整性，同時，具有訪問權(quán)限的人員還可以通過瀏覽網(wǎng)頁的方式獲知相關(guān)的檔案信息，無須再利用硬盤開展繁瑣的信息拷貝工作，對于優(yōu)化檔案服務(wù)體驗具有積極影響。（2）發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)實效性。現(xiàn)階段，人們對于新聞、即時信息等的關(guān)注程度較高，越來越多的人不愿意在過時消息上花費太多時間，換而言之，人們對時效性信息的依賴程度越來越高。但現(xiàn)階段多數(shù)檔案管理機構(gòu)應(yīng)用的模式需要人們親力親為，親自去到相應(yīng)地點開展檔案信息的查詢和調(diào)取操作，不僅會花費較多時間，且流程多較為繁瑣，有悖于信息時代人們對于檔案服務(wù)的基本需求，再加之對檔案管理來講，有效發(fā)揮相應(yīng)服務(wù)職能至關(guān)重要，因此，創(chuàng)

11、新檔案的應(yīng)用模式十分重要。具體而言，可在各相關(guān)區(qū)域的檔案管理部門中分別創(chuàng)立單獨的數(shù)字檔案庫，并將該區(qū)域的檔案信息單獨納入相應(yīng)檔案庫中，或者通過創(chuàng)建獨立檔案網(wǎng)站或者電子信箱服務(wù)站的方式實現(xiàn)對該區(qū)域檔案的存儲，如此一來，人們通過網(wǎng)絡(luò)便可以實現(xiàn)足不出戶獲取相關(guān)檔案信息的目的。此外，創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫也十分重要，并需要確保其公開性、架構(gòu)感及體系性，重視強化和社會群眾的聯(lián)系，可通過創(chuàng)建微信、微博公眾號的方式，將值得關(guān)注的關(guān)鍵內(nèi)容及時發(fā)布至公眾號中，供人們查閱。3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)領(lǐng)域?；诙喾N因素的影響，真正實現(xiàn)到檔案部門開展檔案查詢的人較少，且時間不固定，這導(dǎo)致檔案部門費盡心力創(chuàng)設(shè)的檔案系統(tǒng)得不到有

12、效利用，進而造成了資源大量浪費的問題。針對這種情況，通過有效創(chuàng)新檔案管理工作的方式，吸引群眾視線，促使檔案的價值實現(xiàn)，更為深入的挖掘和發(fā)揮十分必要。簡單來講，基于信息時代，對檔案管理工作開展創(chuàng)新操作的過程中，應(yīng)重視創(chuàng)新檔案服務(wù)領(lǐng)域。現(xiàn)階段檔案使用頻率最高的是政府，因此檔案管理人員應(yīng)重視將目光放置在普通群眾和企業(yè)身上，有針對性的擴增自身服務(wù)范圍?，F(xiàn)今大眾對于檔案信息的印象為枯燥、無趣，針對此類現(xiàn)狀，檔案管理人員需要改變社會大眾對檔案的傳統(tǒng)認知，具體可通過對檔案信息開展細化選擇，再利用一些趣味性的形式、搭配一些符合大眾興趣的圖片、文字等進行加工，更新檔案信息在人們心中的印象，為檔案信息樹立起有趣、

13、豐富的標(biāo)簽，有助于激發(fā)人們查詢檔案的興趣。同時，在信息時代背景下，創(chuàng)新檔案管理工作的過程中也應(yīng)注重開展高質(zhì)量的群眾會員擴張操作，不僅有助于培養(yǎng)出固定的檔案咨詢?nèi)后w，通過其開展的檔案知識宣傳相關(guān)操作，檔案管理工作的實效性及價值也可以更為充分地發(fā)揮出來。三、結(jié)語綜上所述，檔案對于國家、社會乃至個人來講均十分重要，其存在不可替代性。基于信息時代，各種新型科學(xué)技術(shù)不斷涌現(xiàn)和發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展速度均有效提升，并逐漸趨于現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，檔案管理工作也需要跟隨時代發(fā)展潮流，重視和各類信息、計算機技術(shù)有效融合，有效發(fā)揮檔案管理創(chuàng)新實效性，對提升我國檔案管理工作整體水平存在積極影響。【參考文獻】1劉海英.水利水電勘測設(shè)計檔案管