醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的幾點措施

1、    醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的幾點措施    康紅巖【摘要】醫(yī)院基建檔案具有特殊的意義和作用，不能夠單純采取提升重視程度的方法，而應(yīng)當(dāng)在信息化的時代下以全新的眼光面對其管理，即通過科學(xué)的定位、科學(xué)的手段、科學(xué)的思維、規(guī)范的制度等實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理。【關(guān)鍵詞】醫(yī)院基建檔案；科學(xué)化管理；信息化醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)檔案的簡稱，主要是指醫(yī)院在各個基礎(chǔ)建設(shè)階段所涉及的各種文本、圖像、表格、圖紙、材料、攝影、錄音等資料按照一定科學(xué)、合理的管理手段和布局形成的有體系的、有規(guī)模的檔案，其涉及到醫(yī)院基本建設(shè)的階段包括立項、設(shè)計、籌劃、修正的總起設(shè)計階段，

2、在報項報批、審批、修改、招標、投標、勘察的施工準備階段，在簽訂委托合同、施工組織成立、正式施工、成立監(jiān)理組織、施工監(jiān)理、竣工、成立驗收小組、驗收、投產(chǎn)的施工及竣工階段。隨著信息化時代的到來，檔案管理也進入了全新的時代，檔案的建成、整理、保存、展示、利用、修整的過程已經(jīng)不再仰賴于實物和載體，而更加注重信息和數(shù)據(jù)的運用，但這也對專業(yè)知識提出了更高的要求，對科學(xué)化的程度與合理化的標準均產(chǎn)生了較大的影響?？偲饋砜矗瑢τ卺t(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的問題應(yīng)當(dāng)從以下兩個層面展開：第一，當(dāng)前醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的意義；第二，當(dāng)前醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的幾點措施。一、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的意義對于醫(yī)院而言，基建

3、檔案具有三重意義：第一，基礎(chǔ)意義，像其他檔案所起到的作用一樣，基建檔案首先起到的是對于客觀事實忠實地予以記錄的作用，是對于當(dāng)時發(fā)生的客觀事實的佐證，故其起到了證據(jù)的基礎(chǔ)作用；第二，建設(shè)意義，醫(yī)院基建檔案所記錄的內(nèi)容是醫(yī)院進行基礎(chǔ)建設(shè)時的方方面面，如果醫(yī)院進行基礎(chǔ)設(shè)施的增減或者進行擴建，基建檔案則是進行此類建設(shè)的基礎(chǔ)，否則工程建設(shè)便無法正常展開；第三，文化意義，醫(yī)院基建檔案在一定程度上代表了人們對于醫(yī)院從設(shè)計到施工到落成的全過程的記憶。因此，對于醫(yī)院基建檔案管理科學(xué)化的意義應(yīng)當(dāng)有以下三個：（一）專門性作用。保存醫(yī)院基建檔案，發(fā)揮其原本作用。醫(yī)院常常面臨著基建檔案滅失的情況，從而難以在擴建、裝修、

4、轉(zhuǎn)型過程中很好地與原本基本建設(shè)相一致。對于紀檢檔案的科學(xué)化管理，有利于該檔案的保存，并且科學(xué)化管理主要指向一套完整并且詳細的基建檔案，加以儲存和科學(xué)化管理，有利于其原本作用的完全發(fā)揮。（二）綜合性作用。提升醫(yī)院綜合化建設(shè)的水平。醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理是手段的創(chuàng)新，在面臨員工不注重保存檔案、隨意丟棄或者恣意破壞、僅僅注重提取而不注重放回的背景下，實現(xiàn)管理手段的科學(xué)化能夠培養(yǎng)醫(yī)院的員工意識和員工素養(yǎng)，實現(xiàn)對人的提升作用；另外，醫(yī)院綜合化建設(shè)并不僅僅指醫(yī)院功能的提升、醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的完善以及醫(yī)院服務(wù)水平的提高，而且指醫(yī)院形成了一個在功能上綜合化、具有相當(dāng)自給自足性的整體，因此紀檢檔案的科學(xué)化管理是其

5、中的重要一環(huán)。（三）生態(tài)性作用。實現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)化管理的整體生態(tài)圈建設(shè)?；n案應(yīng)該與其他檔案相輔相成、互相作用才能形成醫(yī)院檔案整體的生態(tài)意義上的和諧，在所有種屬的醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院基建檔案遠不如其他受到重視的程度高，這一方面與其本身發(fā)揮作用的時間線較長（醫(yī)院建設(shè)后很長一段時間才會重新修整），另一方面也與醫(yī)院基建檔案發(fā)揮直接作用較少而發(fā)揮間接作用較多有關(guān)。因此，實現(xiàn)科學(xué)化管理，按照發(fā)揮作用的先后以及大小，在某一方面有需要之時對于某個檔案進行提取和利用之時便將該檔案提取出，并且在單一檔案無法起到相應(yīng)的證明、激發(fā)情感的作用時實現(xiàn)檔案的相互促進，進而進一步建設(shè)起生態(tài)圈。二、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的

6、措施（一）建立新時代下科學(xué)化管理的意識。對于基建檔案而言，單單提升對于此的意識水平是不夠的，原因在于：從心理學(xué)的角度講，醫(yī)院基建檔案并不能夠像其他類型的檔案一樣實時發(fā)揮著作用，并且不具備可視化的功能，因此，管理人員心理上無法對其產(chǎn)生足夠的重視，而如果派專人進行管理則又要面對成本過高且管理人員拖沓、消極怠工的情形，因此強調(diào)該意識是沒有意義的。信息化的時代，應(yīng)當(dāng)采取新的思路對于醫(yī)院基建檔案進行管理，即首先建立科學(xué)觀，科學(xué)定位醫(yī)院基建檔案而不是隨意以“提升”“認識到”一言以蔽之，其次以全局的眼光看待基建檔案管理，以系統(tǒng)的思維和管理學(xué)的先進理論武裝自己。（二）運用新技術(shù)、新手段對檔案進行管理。醫(yī)院基建

7、檔案是城市治理中的重要一環(huán)。對于醫(yī)院基建檔案，不能夠采取傳統(tǒng)技術(shù)的眼光，即運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖像、文本、錄像等加以記錄，更重要的是采取數(shù)字化的特征，建立一個檔案數(shù)據(jù)庫，檔案毀損、滅失、丟失、被盜的幾率會大大降低，而管理的成本、人力、物力、財力也會得到節(jié)省；除了通過數(shù)字化的手段，還有其他技術(shù)手段可以加以利用，例如：影印的手段、矢量圖的手段、修復(fù)數(shù)碼的手段等?？茖W(xué)化、技術(shù)化手段的利用對于醫(yī)院基建檔案具有重要作用，這是由于其本身具有儲存的長久性和利用的間歇性，二者形成了沖突從而造成科學(xué)化管理的需求急劇增加。（三）建立完整的規(guī)范制度。對于檔案管理而言，規(guī)范的作用是毋庸置疑的，“無規(guī)矩不成方圓”。必須要建立一整套規(guī)范制度從而使得醫(yī)院基建檔案的操作規(guī)范化、系統(tǒng)化、秩序化。對于基建檔案而言，鑒于其使用