開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的做法和體會(huì)

1、開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的做法和體會(huì) 摘要本文從檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化總結(jié)了在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上的幾點(diǎn)思考。 關(guān)鍵詞檔案信息化 網(wǎng)絡(luò)化 服務(wù) 一、開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn) （一）把檔案信息化納入院信息化建設(shè)的總體目標(biāo) 全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要明確把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。我院信息化建設(shè)開(kāi)創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入院信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開(kāi)展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，并率先在全國(guó)檢察機(jī)關(guān)中開(kāi)發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息

2、系統(tǒng)。在每?jī)赡暾匍_(kāi)的院信息化工作會(huì)議中，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，專題回顧，認(rèn)真展望，使加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)深入人心。 （二）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模 近年來(lái)，我院在辦公用房緊張的情況下，院里始終高度重視檔案管理工作，專門(mén)建設(shè)了檔案管理的專用庫(kù)房。整個(gè)檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)引入了先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫(kù)房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為我院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 （三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化 檢察機(jī)關(guān)的檔

3、案按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，主要分為七類：訴訟檔案、文書(shū)檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、榮譽(yù)檔案。目前，我院的文書(shū)檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書(shū)檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級(jí)管理；訴訟檔案歸檔采用我院自行開(kāi)發(fā)的檢察業(yè)務(wù)辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個(gè)軟件今后均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，并通過(guò)應(yīng)用軟件開(kāi)啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)階段。上述三類檔案的軟件實(shí)現(xiàn)，初步構(gòu)建我院立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開(kāi)發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。 （四）檔案信息化配套機(jī)制初步完善 1制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強(qiáng)院檔案

4、信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我院訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。 2形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，改變過(guò)去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書(shū)記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。 3形成了與技術(shù)部門(mén)相互依托的銜接機(jī)制?；鶎釉簷n案室和技術(shù)部門(mén)在開(kāi)展信息化建設(shè)的過(guò)程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的關(guān)系。檔案部門(mén)具有檔案專業(yè)知識(shí)的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門(mén)開(kāi)展信息

5、化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門(mén)在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門(mén)的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的態(tài)勢(shì)是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。我院檔案部門(mén)和技術(shù)部門(mén)通過(guò)多年合作，基本實(shí)現(xiàn)了所有檔案的案卷級(jí)目錄機(jī)檢、部分檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢和部分檔案的全文機(jī)檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為我院檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運(yùn)行提供了技術(shù)保障。 二、當(dāng)前開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的主要不足 （一）軟件開(kāi)發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重 存在以下現(xiàn)象：一是上級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，

6、單靠行政手段予以推廣。而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開(kāi)發(fā)軟件，其個(gè)性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動(dòng)，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開(kāi)發(fā)工作混亂無(wú)序。二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開(kāi)發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來(lái)開(kāi)展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫(kù)。 （二）部門(mén)重視程度存在不平衡 業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無(wú)的想法，在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中部分同志還存在等和靠的想法，

7、不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門(mén)的軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。檔案管理部門(mén)因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。 （三）復(fù)合型人才不足 目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開(kāi)發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。 （四）檔案信息安全保障體系還有待完善 要加強(qiáng)對(duì)計(jì)

8、算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過(guò)程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。 三、對(duì)今后開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的展望 （一）總體規(guī)劃，分步實(shí)施 檔案信息化在我國(guó)是一項(xiàng)新事物，目前并沒(méi)有形成一套較完整的理論，沒(méi)有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國(guó)家檔案局2002年發(fā)布全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉

9、。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和院信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來(lái)的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。 （二）突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)毛福民在2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上指出：“十五期間，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣

10、有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門(mén)。對(duì)庫(kù)藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過(guò)程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。國(guó)家檔案局2002年發(fā)布全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。市院條線考核、區(qū)檔案局的督導(dǎo)中都體現(xiàn)了這一要求。因此，我們要立足檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際，對(duì)于文書(shū)檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對(duì)于訴訟檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭(zhēng)在市院職能部門(mén)的指導(dǎo)下，積極探索出基層院業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。 （三）規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù) 檔案信息

11、化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市院檢察實(shí)務(wù)工作手冊(cè)，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對(duì)于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國(guó)際、國(guó)內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對(duì)照提高，保持浦東院先行先試的活力。同時(shí)要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)；也要未雨綢繆，結(jié)合電子簽名法等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。 （四）多方籌措，加強(qiáng)保障 1機(jī)制保障。要將檔案信息化作為院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會(huì)議的常設(shè)議題，進(jìn)行專項(xiàng)研究落實(shí)。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，處長(zhǎng)負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。 2經(jīng)費(fèi)保障。要積極爭(zhēng)取新區(qū)財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，在每年院信息化專項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。 3人才保障?？沙浞掷闷謻|“人才高地”和我院實(shí)行分類管理的優(yōu)勢(shì)，適時(shí)引進(jìn)檔案專業(yè)