中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題與改進建議

1、    中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題與改進建議    楊晶摘 要 發(fā)票管理對于企業(yè)內(nèi)部控制具有重要意義，但往往容易被忽視，尤其在中小企業(yè)中問題更為突出。找出企業(yè)發(fā)票管理中的問題，針對問題提出建立更加完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度，能讓中小企業(yè)規(guī)避一些因發(fā)票管理不善帶來的不必要的財稅風險。關鍵詞 中小企業(yè) 發(fā)票管理 內(nèi)部控制發(fā)票作為會計核算成本、費用及收入的重要原始憑證，凸顯出在企業(yè)內(nèi)部控制的重要地位。而很多中小企業(yè)因在發(fā)票取得、開具上比較隨意，相關的業(yè)務人員缺乏財務基本知識，大多也沒有有效的管理及監(jiān)管制度，給中小企業(yè)的發(fā)展壯大帶來了一定的障礙。因此，完善中小企業(yè)發(fā)

2、票管理內(nèi)部控制有重要意義。一、中小企業(yè)發(fā)票管理存在的問題（一）在正常的經(jīng)營活動中不索取發(fā)票一些中小企業(yè)的采購人員在采購單位所需的物資時，以不要發(fā)票為條件，要求銷售方降低銷售價格，看似節(jié)約了采購成本，卻沒有意識到由此多繳納的稅金反而有可能高于價格優(yōu)惠。例如：某一般納稅人企業(yè)的采購人員采購一批價值10萬元的貨物，因不索要發(fā)票，以8萬元的價格成交，因此獲得價格優(yōu)惠2萬元。但因為沒有取得增值稅專用發(fā)票，企業(yè)會發(fā)生不能抵扣的進項稅額8/（1+13%）×13%=0.92萬元，并且因為沒有取得正規(guī)的發(fā)票，貨物成本不能從利潤中扣除，需要多繳企業(yè)所得稅8×0.25=2萬元，兩項稅款合計0.9

3、2+2=2.92萬元，比實際優(yōu)惠的2萬元還多出0.92萬元。（二）不重視合同與發(fā)票的關聯(lián)市場交易靈活復雜，有些中小企業(yè)為控制成本，會將客戶的訂單直接下達給廠家，讓廠家代發(fā)貨至客戶所在地，從而節(jié)省中間的物流費用，但本企業(yè)未有收發(fā)貨記錄，并且也未在合同中明確指出，從而有可能造成企業(yè)虛開發(fā)票的嫌疑。一些中小企業(yè)在日常的經(jīng)營活動中，有時因為業(yè)務簡單、金額小，覺得麻煩，就忽視了合同簽訂這一環(huán)節(jié)，合同簽訂很隨意，甚至不簽訂。簽訂合同的時候未規(guī)定付款的時間、開票開具的時間、發(fā)票類型、發(fā)票信息、稅率等，合同簽訂的雙方不是開具發(fā)票的購貨方和銷售方等，這些都有可能給企業(yè)帶來一些涉稅風險。企業(yè)行業(yè)類別不同、服務內(nèi)容

4、不同，都會存在稅率的差異，如果不在合同內(nèi)明確地列出，都會給企業(yè)帶來不同程度的風險。實務工作中的業(yè)務模式多樣化，常常一項經(jīng)濟活動中包含適用于多種稅率的業(yè)務，對于屬于混合銷售的業(yè)務，如果企業(yè)不分開簽訂合同，對于兼營業(yè)務，如果不分開核算，根據(jù)稅法規(guī)定要從高適用稅率。（三）“先開票后付款”的法律風險很多中小企業(yè)不重視預開發(fā)票的法律風險。正常的商業(yè)交往步驟為：賣方先向買方交付貨物，買方收到貨物后當即或者在約定的時間內(nèi)向賣方結(jié)清貨款，賣方再向買方開具發(fā)票。但基于商業(yè)交往的一般信賴，“先開發(fā)票后付款”的這種商業(yè)習慣普遍存在。最高人民法院關于審理買賣合同糾紛案件適用法律問題的解釋第八條規(guī)定：合同約定或者當事人

5、之間習慣以普通發(fā)票作為付款憑證，買受人以普通發(fā)票證明已經(jīng)履行付款義務的，人民法院應予支持，但有相反證據(jù)足以推翻的除外。銷售發(fā)票在法律上是付款方的一個重要憑證。當出現(xiàn)糾紛時，若無相反證據(jù)予以證明的情況下，法院一般會認定發(fā)票是付款的憑證。在經(jīng)濟往來中，很多付款方會要求收款方先交付發(fā)票，然后再付款。那么當收款方開過發(fā)票后，付款方因賴賬、倒閉等其他原因沒有付款，而合同對此也沒有約定或約定不明時，付款方難以向法院主張權利。（四）電子發(fā)票的管理問題在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的推動下，有了全新的開票模式，企業(yè)開具電子發(fā)票越來越普及，未來也將逐漸替代紙質(zhì)發(fā)票。然而目前很多中小企業(yè)未發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，反而在事務工作中存

6、在新的管理障礙。例如，某企業(yè)員工使用電子發(fā)票報銷差旅費，因為取得的電子發(fā)票不能直接對接財務部門，員工需要把電子發(fā)票打印出來，而財務部門只能通過稅務網(wǎng)站對電子發(fā)票查驗，并且打印出來的發(fā)票失去了原來紙質(zhì)發(fā)票的一些防偽功能。電子發(fā)票可以重復打印，如果企業(yè)發(fā)票管理不夠細致，財務人員將無法識別，這不僅會加大企業(yè)財務部門的工作量，增加企業(yè)發(fā)票管理的難度，也會增大稅務部門對企業(yè)電子發(fā)票的監(jiān)管難度。二、中小企業(yè)加強發(fā)票管理的建議（一）規(guī)范合同中的發(fā)票條款，防范發(fā)票風險1.合同具體條款的控制。合同中必須明確基本條款，尤其是質(zhì)量、價格、收付款方式、時間、交貨地點。應盡可能將價格描述清楚，如含稅或不含稅、出廠價或目

7、的地價、離岸價或到岸價等。2.明確按規(guī)定提供發(fā)票的義務。中華人民共和國發(fā)票管理辦法第二十條規(guī)定：“銷售商品、提供服務以及從事其他經(jīng)營活動的單位和個人，對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務收取款項，收款方應當向付款方開具發(fā)票;特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。”據(jù)此，企業(yè)向供應商采購貨物或提供勞務，必須在合同中明確供應商按規(guī)定提供發(fā)票的義務。企業(yè)選擇供應商時應考慮發(fā)票因素，選擇供應商時，對能提供規(guī)定發(fā)票的供應商優(yōu)先考慮。3.明確供應商提供發(fā)票的時間。購買、銷售貨物或提供勞務，有不同的結(jié)算方式，企業(yè)在采購接受時，必須結(jié)合自身的情況，在合同中明確結(jié)算方式，并明確供應商提供發(fā)票的時間。4.明確供應商提供發(fā)票的類型。不

8、同稅種間存在稅率差，而同一稅種又可能存在多種稅目，各稅目的稅率差別可能更大。供應商在開具發(fā)票時，為了減輕自己的稅負，可能會開具低稅率的發(fā)票，或者提供與實際業(yè)務不符的發(fā)票。根據(jù)中華人民共和國發(fā)票管理辦法及其實施細則的規(guī)定，開具發(fā)票要如實開具，不能變更項目與價格等，否則所開具的屬于不符合規(guī)定的發(fā)票。因此，在交易合同中，必須明確發(fā)票的開具要求，開具發(fā)票的類型。5.明確不符合規(guī)定發(fā)票所導致的賠償責任。企業(yè)采購時不能取得發(fā)票，或者取得的發(fā)票不符合規(guī)定，如發(fā)票抬頭與企業(yè)名稱不符、未填寫納稅人識別號等，都會導致企業(yè)的財產(chǎn)損失。為防止發(fā)票問題所導致的損失，企業(yè)在采購合同中應當明確供應商對發(fā)票問題的賠償責任。6

9、.購銷合同中的涉稅風險控制。一是避免采購合同的稅收陷阱。在采購合同中要避免出現(xiàn)如下合同條款：“全部款項付完后，由供貨方開具發(fā)票?！币驗樵趯嵨锕ぷ髦校捎诋a(chǎn)品質(zhì)量、標準等方面的原因，采購方往往不會支付全款，而根據(jù)合同條款，采購方可能無法取得發(fā)票，不能進行進項稅抵扣。因此，需要將合同條款改為“根據(jù)采購方實際支付金額由供貨方開具發(fā)票”。二是合理確定采購合同的價款。在簽訂合同時，應該在價格中明確款項總額、具體結(jié)算方式、稅款的負擔等。從小規(guī)模納稅人處購進貨物時，采購方可以通過談判將購貨的價格壓低，以補償無法取得發(fā)票帶來的稅收損失。三是明確合同中違約金條款。采購方在簽訂采購合同時，對銷售方支付的違約金如與

10、商品銷售量、銷售額無關，在合同中注明與商品銷售量、銷售額無關。（二）加強企業(yè)發(fā)票管理內(nèi)部控制1.定期培訓以增強發(fā)票管理理念。為增強企業(yè)全體員工的發(fā)票管理意識，要建立完善的培訓機制。一方面，財務部門內(nèi)部定期學習最新的政策，不斷提高財務隊伍的業(yè)務水平;另一方面，由財務部門根據(jù)各部門業(yè)務類型的不同，定期組織有針對性的培訓講座，讓企業(yè)各部門員工對如何規(guī)范發(fā)票類型、稅率，如何在合同中規(guī)范約定等有更專業(yè)的認識，以便相關人員在工作中規(guī)避風險，強化發(fā)票涉稅常識，有利于業(yè)務部門制定稅負最低的營銷策略。2.建立健全發(fā)票管理內(nèi)部控制制度。由財務部門按照企業(yè)各類型費用報銷、預算標準等相關制度制定發(fā)票管理制度，并在財務

11、部門內(nèi)部設立發(fā)票審核小組，審核小組成員參考企業(yè)與上下游公司簽訂的購銷合同中的發(fā)票條款對發(fā)票的準確性、規(guī)范性、真實性及合法性進行嚴格審核，在各類報銷中重點審核電子發(fā)票是否存在串改發(fā)票內(nèi)容、重復打印使用等情況，對審核出問題的小組成員給予一定的獎勵，并對各部門發(fā)票管理實行責任制，對于審核出發(fā)票不符合財務部門發(fā)票管理制度規(guī)定的與責任人的績效相掛鉤。動員企業(yè)各部門管理層上行下效，配合財務部門做好發(fā)票審核工作。財務部門根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的特點制定發(fā)票開具申請流程，由銷售部門的業(yè)務員發(fā)起開票申請流程，申請內(nèi)容可包括貨品名稱、型號、數(shù)量、單價總金額、對應合同編號及所需備注的內(nèi)容，經(jīng)財務部門審核無誤后，由業(yè)務員簽

12、字領取。這樣不僅可以降低開具發(fā)票的作廢率，也能保障企業(yè)開具發(fā)票的規(guī)范性，從而增強財務部門管理與監(jiān)督職能。（三）關于電子發(fā)票的政策建議信息時代不斷發(fā)展，促使越來越多的中小企業(yè)實現(xiàn)跨地區(qū)經(jīng)營，但各區(qū)的電子發(fā)票平臺分散管理、平臺構(gòu)建不完善，后臺不能給予充分的技術支持，致使企業(yè)不能有效地整合信息資源實現(xiàn)統(tǒng)一管理，所以希望國家能夠進一步開發(fā)增值稅發(fā)票綜合服務平臺的功能，讓企業(yè)實現(xiàn)不僅提取增值稅專用發(fā)票，還可以提取所有普通發(fā)票，包括電子發(fā)票，這樣可以讓企業(yè)更方便進行發(fā)票管理。對電子發(fā)票的開具增加打印次數(shù)的功能，使企業(yè)能夠有效避免重復打印利用的現(xiàn)象，各企業(yè)財務部門從源頭上有效地監(jiān)管發(fā)票，從而從根本上降低企業(yè)發(fā)票管理風險。三、結(jié)語中小企業(yè)應把發(fā)票管理作為企業(yè)內(nèi)部控制的重中之重，強化發(fā)票管理理念，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建合理完善的發(fā)票管理制度，財務部門充分發(fā)揮管理職能，能讓企業(yè)在瞬