會博通10單用戶版用戶操作指引

會博通10會博通10單用戶版用戶操作指引PAGEPAGE368會博通10文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)用戶操作指引概述歡迎使用會博通10文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)。會博通是一個綜合性的以文檔為基礎的管理系統(tǒng)，其歷史可追朔到1988年以前，在三十余年的開發(fā)進程中，積聚了數(shù)十家高等院校與科研院所、數(shù)百位工程師的智慧，緊跟技術發(fā)展的步伐，精益求精，特別是在本世紀初引入流程化和知識管理概念后，其功能更加切合用戶需求，應用面更加廣泛，已被各行各業(yè)的客戶用于包括辦公自動化、文件管理、檔案管理、圖書資料管理、網(wǎng)站內(nèi)容管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、資產(chǎn)管理、物品管理、在線交流、論壇、微博以及政務管理等以文檔為基礎的信息化管理的各個方面。會博通10單用戶版，是專門為適應簡捷管理和部門打造的精簡版的會博通系統(tǒng)，以便用戶更為方便、快捷而又不失專業(yè)的解決文檔管理、人力資源信息管理、證照管理、綜合檔案管理等方面的問題，并且，其功能可在全面記錄用戶成長過程的同時，跟隨用戶組織的成長而拓展。會博通10，必將給你的工作與生活帶來便捷、滿足與快樂。安裝運行環(huán)境要求硬件：INTELCoreI5以上CPU，內(nèi)存16GB或以上。軟件：Windows10、11專業(yè)版或企業(yè)版。說明：有些安全管理軟件，如360、qq管家等，在進行軟件安裝時，會阻止安裝程序的運行或阻止生成連接網(wǎng)站的快捷方式等，所以，在安裝會博通系統(tǒng)之前，可暫時關閉這些軟件。運行安裝程序在會博通10的單用戶版安裝U盤上，有一個HbtSetup.exe的執(zhí)行程序，這就是會博通的安裝程序，執(zhí)行該程序，即會顯示：安裝的先決條件安裝會博通系統(tǒng)，除Windows操作系統(tǒng)外，還需要一個基本的軟件環(huán)境，也就是先決條件，即：.NET框架，需要.NET框架4.6.1以上版本IIS，即互聯(lián)網(wǎng)信息服務，需要IIS7.0以上版本MSSQLServer，即數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，需要2012以上版本對于Windows10或以上版本，.NET框架和IIS可能已集成安裝好，即使沒有安裝好，根據(jù)系統(tǒng)的提示，選擇安裝即可。安裝MSSQLServer數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安裝，也是會博通系統(tǒng)運行的先決條件：會博通系統(tǒng)的安裝程序，會自動檢測，如果電腦上已安裝有實例名為SQLEXPRESS_HBT的MSSQLServer2012以上版本，系統(tǒng)會跳過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安裝步驟，如果用戶確認已安裝符合要求的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，亦可自主取消安裝數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的復選框，跳過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安裝步驟。會博通10單用戶版安裝程序內(nèi)置的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)版本為MSSQLServer2019Express，這是微軟提供的輕量版本，應該可滿足大部份單用戶版用戶的需要。MSSQLServer2019Express的安裝，會博通采用了全自動化的靜默安裝方式，用戶不必任何干預即可自動安裝好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。待安裝的會博通程序安裝完數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以下提示的是下一步將要安裝的會博通程序列表：包括會博通Web服務器程序、文件閱讀服務程序以及數(shù)據(jù)庫維護工具和桌面工具。會博通Web程序：會博通10是一個B/S架構(gòu)的程序，該程序也稱為會博通Web服務器軟件。文件閱讀服務：專門處理電子文檔閱讀的程序，會博通會將不同格式的文檔，如DOC、XLS、PPT等，統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式來提供在線閱讀，包括下載、添加水印、在線編輯等處理，這種轉(zhuǎn)換都是在服務器端進行的，為了提高文檔處理的吞吐量，會博通開發(fā)了專門的文檔閱讀服務處理程序，對于單用戶版而言，該程序是與會博通Web程序部署在一起的，但對于高并發(fā)量的大型系統(tǒng)，也可以獨立部署。數(shù)據(jù)庫維護工具：包括數(shù)據(jù)庫的備份、恢復等功能，如果文檔存儲采用文件服務器方式，電子文檔的備份需要另行處理。會博通桌面工具：一組用于增強瀏覽器功能的瀏覽器組件與程序，如獲取機器指紋、批量上傳文件、圖片管理器等。電子文檔存儲方式設置點擊下一步，即進入電子文檔存儲方式設置界面：會博通10單用戶版，對于電子文檔的存儲，提供了兩種存儲方式供選擇：數(shù)據(jù)庫方式：即將電子文檔保存在數(shù)據(jù)表的二進制字段中，這種存儲方式的優(yōu)勢是內(nèi)容存儲與文檔信息屬性（元數(shù)據(jù)）的存儲有機的結(jié)合在一起，管理和備份都比較方便，但MSSQLServerExpress的數(shù)據(jù)庫存儲容量最大為10GB，所以，當電子文檔內(nèi)容的數(shù)據(jù)量較大時，需要購買更高級的數(shù)據(jù)庫版本。文件服務器方式：即指定電腦的一個本地路徑，用于存儲會博通管理的電子文檔：存儲路徑的缺省設置為D:\Files，操作者可通過瀏覽按鈕重新選擇存儲路徑。采用文件服務器存儲方式時，會博通會自動采用Windows搜索作為全文搜索引擎，請根據(jù)Windows相關用戶文檔的指引，準確配置Windows搜索，并確保其運行正常。說明不管是采用數(shù)據(jù)庫存儲方式時利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供的全文檢索功能，還是文件服務器方式時的Windows搜索，在進行全文搜索時，都有賴于篩選器，微軟內(nèi)置了一些常用格式的篩選器，但有一些篩選器，屬于第三方的商業(yè)產(chǎn)品，用戶需要獨立采購，具體情況可向你的系統(tǒng)維護工程師了解。會博通數(shù)據(jù)庫設置包括連接的數(shù)據(jù)庫服務器、連接方式、數(shù)據(jù)庫登錄名以及數(shù)據(jù)庫名稱等。如果是預先安裝好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這里，應輸入有數(shù)據(jù)庫管理權(quán)限的數(shù)據(jù)庫登錄名和密碼，如SA，如果是會博通10安裝程序內(nèi)置安裝的MSSQLServerExpress，缺省的數(shù)據(jù)庫用戶為：數(shù)據(jù)庫用戶名：SA密碼：a123456!@#可通過點擊測試SQL連接按鈕來測試輸入是否正確，如顯示連接成功！則可點擊下一步，創(chuàng)建一個專門用于登錄會博通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫登錄賬號，當然，也可直接采用SA賬號。安裝會博通10程序點擊下一步，即顯示：此時，點擊安裝，等待一會兒，即可完成會博通10單用戶版的安裝工作：登錄與用戶驗證會博通系統(tǒng)安裝完成后，會在windows桌面形成一個快捷圖標：點擊該圖標，即啟動系統(tǒng)缺省的瀏覽器，進入登錄狀態(tài)：此時，輸入admin用戶的登錄密碼（初始為123），即可進入會博通系統(tǒng)：通過用戶授權(quán)驗證，即可成為會博通的正式版用戶。用戶授權(quán)的獲得，是依賴于運行環(huán)境的，會博通提供了兩種授權(quán)認證方式，即：手工授權(quán)方式和網(wǎng)絡授權(quán)方式。手工驗證方式在操作用戶驗證之前，請準確填寫《會博通用戶授權(quán)信息登記表》，通過傳真或郵件發(fā)送給紹林科技，將用戶名稱、軟件系列號、服務器名（用戶驗證頁面顯示的，區(qū)分大小寫）等信息告訴紹林科技，紹林科技的授權(quán)管理人員將為你提供一個用于用戶驗證的授權(quán)碼。下圖，是會博通的系統(tǒng)菜單：點擊系統(tǒng)菜單中的關于菜單項，進入關于頁面：再點擊用戶驗證按鈕，即顯示用戶驗證信息輸入窗口：輸入用戶名稱、軟件系列號和授權(quán)碼等用戶驗證信息，點擊確認按鈕，用戶驗證即告完成。當日，如果具備互聯(lián)網(wǎng)連接條件，亦可直接采用以下網(wǎng)絡授權(quán)方式進行用戶驗證。網(wǎng)絡驗證方式進行網(wǎng)絡授權(quán)驗證時，安裝會博通系統(tǒng)的機器需要有互聯(lián)網(wǎng)連接條件。在用戶驗證頁面，準確輸入用戶全稱、軟件系列號后，在授權(quán)碼輸入框輸入網(wǎng)絡驗證碼，點擊申請網(wǎng)絡授權(quán)按鈕，系統(tǒng)就會通過互聯(lián)網(wǎng)，自動連接紹林科技的授權(quán)驗證網(wǎng)站，進行驗證授權(quán)。無論采用哪種授權(quán)方式，用戶驗證通過后，就可以根據(jù)自己的需要，使用會博通的各項功能了。無論采用那種授權(quán)驗證方式，通過驗證授權(quán)后，運行環(huán)境改變需要申請再授權(quán)。如果在獲得授權(quán)后再輸入不正確的授權(quán)信息，很可能會喪失授權(quán)而需要申請再授權(quán)。會博通單用戶版所提供的功能模塊，包括綜合知識管理、檔案管理、文件資料管理、人力資源信息管理、借閱與歸還、搜索平臺、系統(tǒng)維護和回收站等模塊，后面將對這些模塊做一簡單介紹，更詳細的說明，可參考《會博通10系統(tǒng)管理員手冊》和《會博通10用戶使用手冊》。綜合知識管理綜合知識管理是會博通系統(tǒng)功能最為全面的應用模塊，幾乎包含整個知識管理框架，以及相應的管理功能，比如，檔案管理、證照管理、文件資料管理等模塊，只是綜合知識管理中的一個節(jié)點，或稱管理對象。上圖中，左側(cè)是整個知識框架的分類樹，稱為分類管理器，右邊則包含功能快捷按鈕、工具條、搜索框和信息列表顯示區(qū)。信息列表顯示的內(nèi)容與樣式，可通過其右上角的設置按鈕，點擊進入設置頁面進行設置，具體設置方法，請參考相關用戶手冊。在分類管理器的焦點位置的左邊，有一個帶下拉按鈕的小圖標，這是會博通工具條的另一種展現(xiàn)形式，展開可看到當前節(jié)點具備的功能菜單項：功能的含義和具體操作方法，可參考《會博通10用戶使用手冊》。在分類管理器中，比較特殊的節(jié)點是：即：信息收集中心、模板和回收站。信息收集中心主要用于接收第三方系統(tǒng)等移交過來的信息，所以，與第三方系統(tǒng)對接和傳入數(shù)據(jù)時才需要。模板包括附加屬性模板、正文模板、分類模板和打印格式模板，每一種模板都有特定的作用。附加屬性模板：當信息的基本屬性不足以全面描述信息的特征時，就要借助于附加屬性來描述。對于一些經(jīng)常要用到的信息類型，如合同、檔案、客戶資料等，可建立附加屬性模板來減少附加屬性定義的工作量。正文模板：正文模板實際上就是將電子文件的版面格式設計成規(guī)范的標準樣式，供需要時套用，分為普通正文模板、屬性關聯(lián)正文模板和套紅正文模板三大類。分類模板：就是將常用的分類框架，設計成標準樣式，存放于分類模板中，需要時直接套用而不需要重新創(chuàng)建相同的分類框架。打印格式模板：又稱表格模板，是打印各種表格時可供采用的表格樣式。用戶可參照Excel的操作方式，設計自己的表格打印樣式，如文件登記表、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、人員信息登記表等，系統(tǒng)中已內(nèi)置各種常用的表格樣式，應該已基本滿足大部份用戶的需求，當然，用戶也可根據(jù)自己的需要，新增或重新設計與修改。要在相應的節(jié)點使用表格模板，需要通過表格連接來與需要特定格式的分類建立關聯(lián)，關于表格連接的具體方法，請參考檔案管理-目錄打印一節(jié)中的介紹。表格連接有繼承特性，即上位類連接的表格，下位類亦可使用?；厥照荆河脩粼趧h除信息條目時，并不是真正刪除，而是將其放入回收站中，只有刪除回收站中的信息，才是真正的徹底刪除。文件資料管理會博通提供了一個初始的文件資料管理分類框架，包括公文管理、會議文件管理、合同文件管理、規(guī)章制度、營銷業(yè)務、財務管理以及資料庫等，用戶可根據(jù)自行需要進行增減。無需歸檔，又覺得有保存價值的文件，可以存放在資料庫中。創(chuàng)建分類會博通將類型節(jié)點依次分為大類、類和文件夾三種層級，會博通功能工具條上的新建菜單組，提供了相應的新建選項：點擊文件夾菜單項，即顯示：輸入所需要創(chuàng)建的分類名稱，點擊提交，文件夾即創(chuàng)建完成。說明：性質(zhì)是指類型的種類，包括大類、類、文件夾，對于檔案還包括檔案定義的最底層分類。用途包括：普通：即信息的一般用途，是信息的基礎存儲對象。搜索：即搜索類，用于存儲搜索名和搜索條件等。點擊相應的搜索類，即可按預設的搜索條件獲得相應的信息。鏈接：鏈接類，關聯(lián)會博通的某一個類型，點擊鏈接類標題即會自動進入該類型。對象：是指信息的種類，包括基本、人員、單位、資產(chǎn)、物品、檔案等。類目名稱：即類型的名稱。標識起點：標識是指當該類型下面為文件時，系統(tǒng)會為每一個文件都設定一個唯一的標識，這里設置的就是標識的起點，缺省為1。在該類型下面新建文件時，會以設定的標識起點作為第1份文件的標識，如20190001，然后，每次在該類型下面新建文件時，新的標識都將在已有最大標識的基礎上自動加1.分類模板：選擇套用所需要的分類模板，即自動在該新建類型下面，創(chuàng)建與模板一致的分類架構(gòu)。鏈接對象：如果用途選擇鏈接，會出現(xiàn)鏈接選項，你可在會博通的知識框架上，選擇一個節(jié)點作為該鏈接類的鏈接對象，實際上，就是將選定的分類節(jié)點鏡像為當前分類節(jié)點。新建文件點擊新建菜單組的文件按鈕：即彈出文件新建頁面：新建文件的操作，主要分為三個部份，首先，是屬性輸入，如題名、編號、責任者等，然后，是正文的處理，可通過正文編輯，直接編輯輸入網(wǎng)頁格式的文件內(nèi)容，也可以采用正文上傳方式選擇磁盤文件上傳，利用掃描儀掃描上傳，套用正文模板并在線編輯后上傳，也可以編輯帶條款的草案內(nèi)容等。輸入完成后，點擊保存按鈕，即完成當前文件的創(chuàng)建。說明：系統(tǒng)提供的缺省的文件新建方式如上圖，為網(wǎng)頁新建，但實際上，會博通提供了多種新建文件的方式，即：單用戶版除沒有鏈接文件新建的權(quán)限外，其它五種新建方式都可為用戶服務，用戶可通過系統(tǒng)參數(shù)設置來改變文件新建的缺省方式。新建文件的屬性顯示內(nèi)容與方式，用戶可以自定義，具體請參閱更詳細的用戶文檔。資料庫不需要歸檔的文件信息，又有一定的保存價值，希望暫存利用，此時，就可分門別類保存在資料庫中。檔案管理的歸檔編輯功能，提供了將不需要歸檔但有保留價值的文件移入資料庫的功能。證照管理每個企業(yè)，都擁有營業(yè)執(zhí)照，加上各種經(jīng)營資格、資質(zhì)證書以及與資歷資質(zhì)有關的個人證件，與資產(chǎn)有關的房產(chǎn)證、車船執(zhí)照、專利證書、注冊商標證等，種類繁多，如何有效地管理好這些證照，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供及時高效的管理與應用服務，已是擺在所有企業(yè)面前的一項非常緊迫且重要的工作。證照管理分類框架的創(chuàng)建和證照文件的拍照、掃描錄入與上傳等，與前述文件資料管理是類似的，會博通提供的較有價值的使用功能還包括（但不限于）：利用二維碼管理證照可采用證照屬性中的某一個具有唯一性的屬性，如證照編號、順序號等，制作成二維碼，并將打印好的二維碼標簽貼在證照的適當位置，在進行證照管理的相關操作時，掃描二維碼即可快速定位到該證照信息。提醒會博通的每一條信息都可啟動提醒服務，并可按日、周、月、年或自定義時間間隔等進行一次或多次提醒，非常適合于那些周期性、重復性工作的提醒。證照的年檢、年審等相關工作，都是周期性的工作，可按規(guī)定的時間再加上一定的提前量來設置提醒，以免過期延誤而造成不必要的損失。證照統(tǒng)計可以按類型、年度以及所屬機構(gòu)等，對證照進行統(tǒng)計。人力資源信息管理可分門別類管理人事檔案及相關人事信息，并可辦理人事文件的借閱與歸還手續(xù)等。人力資源管理的分類框架可根據(jù)需要自主創(chuàng)建，每一個人的檔案內(nèi)容，即可套用模板和根據(jù)模塊內(nèi)容框架上傳對應內(nèi)容，也可直接創(chuàng)建與上傳。按干部人事檔案管理的要求，分十大類管理干部人事檔案：會博通對于人力資源文件的管理，將按件（份）進行管理，對于紙質(zhì)文件的掃描，提供了專門工具，將一份文件掃描形成的多頁圖片自動拼裝成一個PDF文件，以便統(tǒng)一管理。檔案管理檔案管理是會博通最為基礎的功能之一，檔案管理要解決的問題，實際上就是檔案的收集、整理、保存、管理、查詢、利用與鑒定處置等。檔案分類如何對檔案進行分類，既有國家標準，也有行業(yè)規(guī)范，到了組織內(nèi)部，也會有針對性的管理辦法，會博通的自定義檔案分類架構(gòu)功能，將管理方式的決策權(quán)交給了用戶，可滿足用戶不同的管理需求。會博通將歸檔文件放入檔案的最底層分類的規(guī)則，在統(tǒng)一的管理原則中，較好的解決了按卷歸檔、按件歸檔裝盒和按件歸檔不裝盒的管理問題。歸檔號的編制完整的檔號一般應包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等。編號可以是文字、字母、數(shù)字或其組合，依管理規(guī)則而定。檔案定義時輸入的檔號，應輸入類目編號的完整長度，并且，在同一個檔案庫中，應該具備唯一性。由于有按卷歸檔和按件歸檔之分，檔號以往都是以卷為單位定義的，但按件歸檔后，每件也存在檔號，為了區(qū)分，會博通將對案卷的編號稱為檔號，需要裝盒時盒號也可視為檔號，以件為單位的檔案編號則稱為歸檔號，歸檔號將根據(jù)檔案的最底層編號和一定的規(guī)則自動形成。檔案文件錄入歸檔時，可按新建文件的方式，在新建時錄入屬性數(shù)據(jù)，引入電子文檔，或通過掃描儀、高拍儀掃描、拍攝錄入電子文檔。會博通還提供了一個歸檔文件錄入的功能，以表格方式批量錄入歸檔文件條目。點擊歸檔文件錄入菜單項，即進入錄入界面：點擊新增按鈕，即可新增條目，并且，如果選擇了新增時繼承，還可將上一份文件的題名、文件日期、文件編號、責任者等關鍵屬性內(nèi)容繼承到新增條目。歸檔編輯會博通提供的歸檔編輯功能，在一個界面內(nèi)，解決了將文件歸為檔案的全過程，用戶通過搜索，查找出某一類待歸檔文件，一鍵即可將其歸入對應的檔案類目下。需要注意的是，文件只能歸入檔案的最底層分類中，這個最底層分類，是采用檔案定義功能形成的，可以是案卷，也可以是檔案盒，或者，不分盒的電子文檔。自動歸檔自動歸檔，實際上，就是針對選定的一批文件，依設定的規(guī)則由計算機程序輔助歸為檔案。歸檔位置，可選定一個檔案分類，則選定的文件將歸入該類型下。待歸檔文件區(qū)歸檔位置，可選定一個檔案分類，則選定的文件將歸入該類型下。待歸檔文件區(qū)歸檔條件，也是編制檔號（歸檔號）的規(guī)則，如下：歸檔條件的可選項包括四項，即全宗號、歸檔年度、保管期限和類型，也可選擇不包含全宗號。后三項的排列順序可根據(jù)需要設定，如下圖：即可按歸檔年度-保管期限-類型排列，也可采用保管期限-類型-歸檔年度排列，類型是可省略的選項。類型需要采用附加屬性，所以，當包含類型時，需要指定類型的附加屬性名稱。執(zhí)行自動歸檔后，待歸檔文件區(qū)中的滿足歸檔條件的文件，都將按規(guī)則轉(zhuǎn)移到設定的檔案類型下面，但待歸檔文件區(qū)的目錄架構(gòu)仍然保留。目錄打印要打印目錄，首先，要在打印格式模板中，設計所需要的打印格式，系統(tǒng)中已預設常用的打印格式模板，用戶可根據(jù)需要新增和修改。然后，采用表格連接功能，在要打印表格的類目下，與表格格式建立關聯(lián)：點擊表格連接菜單項，即顯示：此時，可根據(jù)需要，選擇所需要的表格模板，并通過編輯按鈕，對表格進行標注：在標注中，可設置某些對打印格式要求的參數(shù)，具體請參考相關更詳細的用戶文檔。表格連接有繼承特性，即在上位類連接的表格，下位類可使用。表格連接完成后，即可在需要打印的地方，點擊工具條上的表格打印按鈕，即會彈出表格打印窗口：選擇要打印的表格，點擊打印按鈕，即開始打印。查詢會博通的查詢功能，可以說是無處不在，對文檔進行管理與利用，首先都需要查詢，定位到所需要的文檔信息后，對應的操作才能啟動。在出現(xiàn)放大鏡和搜索按鈕的地方，輸入關鍵詞，即可查找出包含關鍵詞的文檔信息，高級搜索功能，更能形成復雜的搜索條件來實現(xiàn)更精準的查詢。處置對文檔的處置，一般是指移交接收、鑒定延期、銷毀等功能。會博通可通過收納盒的方式，將選中的一批文檔放入收納盒中，然后，再啟動移交功能來辦理移交接收手續(xù)。但對于單用戶版來說，由于只有一個操作者，該功能可略過。檔案到期后，要進行銷毀鑒定，需要繼續(xù)保存的，可調(diào)整保管期限延期保存，需要銷毀的則需要通過審批后銷毀。對實體紙質(zhì)檔案進行銷毀，并不一定要同時對電子檔案進行銷毀，可將檔案實體已銷毀的電子文檔，保存到已銷毀庫中，繼續(xù)備查。當然，如果認為沒有繼續(xù)保留的必要，也可將電子文檔信息在實體文檔銷毀時一并刪除。借閱與歸還可辦理實體文檔的借閱、歸還以及領取手續(xù)等。借閱過程中，可打印借閱確認單（借條），借閱者簽字后，還可將確認單掃描上傳。借閱和歸還過程中，可進行利用情況與利用效果登記。搜索平臺前面已經(jīng)介紹過，會博通的搜索功能無處不在，搜索平臺則是用于搜索的專門模塊。會博通的搜索平臺，與互