申格公司企業(yè)控制制度信息管理部分

1、申格公司企業(yè)內(nèi)部控制制度-信息管理部分公司各部電腦使用管理規(guī)定 為了保護(hù)公司信息資料的安全，提高辦公效率，創(chuàng)造一個(gè)良好的辦公環(huán)境，現(xiàn)對(duì)公司各部電腦的使用管理規(guī)定如下：1、 公司的數(shù)據(jù)資料屬于公司所有。任何人未經(jīng)公司同意不得將公司資料、數(shù)據(jù)、影音資料及存儲(chǔ)公司信息的載體拷貝或轉(zhuǎn)交他人，以防丟失泄密。情節(jié)嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。2、 公司計(jì)算機(jī)由信息部統(tǒng)一安裝、調(diào)試，未經(jīng)信息部同意不得私自安裝其它軟件或更改默認(rèn)設(shè)置。3、 不得利用公司計(jì)算機(jī)進(jìn)行看電影、聽(tīng)音樂(lè)、玩游戲等一切與工作無(wú)關(guān)的事情。不得向電腦里拷貝與工作無(wú)關(guān)的文檔、圖片及音視頻等內(nèi)容。4、 在使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行文件存儲(chǔ)前，一定要先對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)

2、設(shè)備進(jìn)行病毒掃描。以確保電腦及網(wǎng)絡(luò)的使用安全。5、 辦公使用的電腦設(shè)備屬于公司財(cái)產(chǎn)，員工只有使用權(quán)。因此員工在日常工作中一定要愛(ài)護(hù)電腦設(shè)備，非本電腦使用人員不得善自對(duì)本機(jī)進(jìn)行操用。6、 各部員工在電腦使用時(shí)要自行設(shè)置系統(tǒng)密碼，對(duì)使用的進(jìn)銷(xiāo)存或信息管理軟件要經(jīng)常更換密碼，并且不能將所設(shè)定的密碼透漏給其他人員。如要長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)隨時(shí)關(guān)閉正在使用中的軟件及系統(tǒng)。按以上使用規(guī)定要求的內(nèi)容，信息部將不定期進(jìn)行檢查，請(qǐng)各部員工嚴(yán)格遵守上述使用規(guī)定，以保證公司的信息安全。對(duì)檢查的結(jié)果在全公司公布，并進(jìn)行相應(yīng)的處罰處理。歐普記賬員的工作流程和要求1、 店面銷(xiāo)售操作流程：每日錄入完成銷(xiāo)售后，必須打印出單

3、據(jù)讓品牌導(dǎo)購(gòu)核對(duì)與實(shí)際銷(xiāo)售的明細(xì)是否相同，如有差異必馬上修改，在沒(méi)有問(wèn)題的情況下需品牌導(dǎo)購(gòu)簽字確認(rèn)。在本店各品牌確認(rèn)銷(xiāo)售明細(xì)正常的情況下，才能審核單據(jù)，（注：在單據(jù)審核時(shí)一定要保證審核日期與開(kāi)單日期一至）。在確保全部單據(jù)全部審核完成后，在進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳操作，（數(shù)據(jù)傳輸完成后一定要進(jìn)行數(shù)備份）串款串色的與正常的銷(xiāo)售單據(jù)分開(kāi)入，修改同一個(gè)串款串色的單據(jù)需在同一天內(nèi)完成。（在錄入單據(jù)時(shí)、數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中或意外事情發(fā)生時(shí)請(qǐng)與信息部及時(shí)連聯(lián)）2、 店面移店單操作流程：移店出庫(kù)單：每日必須保證各品牌的貨品調(diào)出單能按時(shí)開(kāi)出。并且在調(diào)出貨品出店的同時(shí)保證所對(duì)應(yīng)的單據(jù)及時(shí)審核并上傳。（此操作需要記賬員和品牌導(dǎo)購(gòu)合作

4、完成）移店入庫(kù)單：記賬員必須保證每日核對(duì)移入單據(jù)都在本店系統(tǒng)中出現(xiàn)，并且保證本店接收到的入庫(kù)打印單據(jù)與本店歐普賬目系統(tǒng)一至。3、 店面配貨單審核流程：記賬員必須核對(duì)本店接收到的送貨單和退貨單是否與實(shí)際送退貨情況相符，實(shí)時(shí)檢查單據(jù)是否到位，如單據(jù)有問(wèn)題需及時(shí)與物流或信息人員聯(lián)系。（做到及時(shí)檢查、及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)提出、及時(shí)解決）4、 店面貨品對(duì)賬流程：每個(gè)店的記賬員制定出與各品牌對(duì)賬時(shí)間表，作到每個(gè)品牌每個(gè)月最少與品牌對(duì)賬兩次，在對(duì)賬過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要做出及時(shí)處理，（如庫(kù)存負(fù)數(shù)或與實(shí)際尺碼不符及時(shí)調(diào)整、單據(jù)不全及時(shí)跟蹤）。注：（1）、信息人員將對(duì)各店面的庫(kù)存情況每日進(jìn)行跟蹤，要求各店面庫(kù)存負(fù)數(shù)在三天

5、內(nèi)解決掉，有特殊情況出現(xiàn)需和信息人員說(shuō)明或解決。在沒(méi)有特殊情況時(shí)如有存在三天以上的將進(jìn)行相應(yīng)處罰。（2）、對(duì)于庫(kù)存出現(xiàn)的串碼、串色的款號(hào)要單獨(dú)生成單據(jù)。5、 店面數(shù)據(jù)傳輸流程：當(dāng)每日銷(xiāo)售數(shù)據(jù)錄入審核完成之后，要進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳操作，保證你的店面的數(shù)據(jù)全部上全。另外當(dāng)有新的數(shù)據(jù)需要你接收的情況，可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸（如接收基礎(chǔ)信息）注：每日數(shù)據(jù)在當(dāng)日必須及時(shí)上傳。如有特殊情況需電話請(qǐng)示信息人員。6、 店面數(shù)據(jù)備份流程：要求店面每日最少作備份一次。注：每次備份的文件名稱(chēng)必須與上一次備份文件名不同。7、 倉(cāng)庫(kù)單據(jù)操作流程：倉(cāng)庫(kù)在每月結(jié)帳之前，必須將當(dāng)月歐普里所有已開(kāi)單并已審核上傳數(shù)據(jù)的貨品和單據(jù)配送到店

6、面。對(duì)于店面已收一貨品所存在的串款、多配、少配、未收到達(dá)貨等情況，倉(cāng)庫(kù)必須在當(dāng)月解決，不能延期到下個(gè)月.另注：1、 店面記賬員將下各月的“品牌對(duì)賬時(shí)間表”要在每個(gè)月的30之前上報(bào)到信息部?jī)?nèi)勤手中.2、 店面所有的調(diào)拔入庫(kù)單和送貨單的黃聯(lián)都要收集到記賬員手中，核對(duì)歐普單據(jù)后，票據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)部。3、 本店所開(kāi)出的全部單據(jù)必須及時(shí)審核，特別是月底之前的單據(jù)一定要及時(shí)審核并上傳到總部。以下為附表：附表一：品牌對(duì)賬時(shí)間表；附表二：?jiǎn)螕?jù)傳遞表附表三：店計(jì)帳員與品牌對(duì)賬表附表一：品牌對(duì)賬時(shí)間表以下為附表：附表一：品牌對(duì)賬時(shí)間表；附表二：?jiǎn)螕?jù)傳遞表附表三：店計(jì)帳員與品牌對(duì)賬表附表一：品牌對(duì)賬時(shí)間表 店記帳員與

7、品牌導(dǎo)購(gòu)對(duì)帳時(shí)間表制表人： 年 月對(duì)帳日期品牌記帳員姓名 品牌導(dǎo)購(gòu)姓名 備注附表二單據(jù)傳遞表_店單據(jù)傳遞表取單日期單據(jù)編號(hào)單據(jù)總數(shù)取單人財(cái)務(wù)接單人備注附表三：店計(jì)帳員與品牌對(duì)賬表_店計(jì)帳員與品牌對(duì)賬表日期品牌開(kāi)始時(shí)間結(jié)束時(shí)間對(duì)帳結(jié)果品牌確認(rèn)簽字記帳確認(rèn)簽字備注歐普記賬員操作處罰制度1、 單據(jù)錄入制度：店面單據(jù)錄入出現(xiàn)數(shù)量金額錯(cuò)誤一次處罰款10元錄入的單據(jù)出現(xiàn)漏審一次處罰款10元錄入的單據(jù)誤刪或錄入錯(cuò)誤的單據(jù)罰款10元錄入的單據(jù)出現(xiàn)審核日期出錯(cuò)一次處罰款5元2、 單據(jù)核對(duì)制度：店面接收到的單據(jù)(送貨單、退貨單、移入單)沒(méi)有及時(shí)核對(duì)，造成問(wèn)題長(zhǎng)時(shí)間存在沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)，一次處罰款20元3、 品牌對(duì)賬制度

8、：各品牌庫(kù)存在沒(méi)有特殊情況，存在負(fù)數(shù)三日上的按款處罰，每罰商品負(fù)數(shù)處罰1元。各記賬員在每個(gè)月的30日之前將下個(gè)月的”品牌對(duì)賬時(shí)間表”上交信息部?jī)?nèi)勤處,沒(méi)按時(shí)上交的人員一次處罰20元.記賬員按月初制定的各品牌對(duì)賬時(shí)間表來(lái)完成品牌對(duì)賬工作。如有沒(méi)按制定時(shí)間完成對(duì)賬工作的人員，發(fā)現(xiàn)一次處罰款20元。4、 數(shù)據(jù)傳輸制度：各店面必須當(dāng)日完成本店當(dāng)日銷(xiāo)售的數(shù)據(jù)上傳工作。如有特殊情況需電話至信息部。在沒(méi)有任何情況下無(wú)故未傳數(shù)據(jù)而下班的人員,每次處罰10元5、 數(shù)據(jù)備份制度：各店面每日在下班前最少進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份,信息部將對(duì)各店面進(jìn)行不定期檢查,如有一日數(shù)據(jù)沒(méi)有備份,將處罰店面記賬直接負(fù)責(zé)人10元.注：以上制

9、度信息部將聯(lián)合品牌中心、財(cái)務(wù)部一同執(zhí)行。信息人員管理制度 信息維護(hù)人員管理制度：11 店面維護(hù)管理：在維護(hù)時(shí)必須攜帶并填寫(xiě)護(hù)記錄表。對(duì)所維護(hù)的店面必須要認(rèn)真處理每一個(gè)問(wèn)題，并且將處理結(jié)果告知操作人員。分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，如是操作方法上造成的問(wèn)題，要在維護(hù)后將正確的操作方法告知操作人員，以免重復(fù)出錯(cuò)。對(duì)維護(hù)工作不徹底的維護(hù)人員，經(jīng)核實(shí)將據(jù)情況進(jìn)行10-50元不等的處罰。12 店面檢查管理：負(fù)責(zé)店面維護(hù)的人員要不定期檢查所管理的店面電腦使用情況，并且認(rèn)真填寫(xiě)信息部巡店檢查表，根據(jù)查出的問(wèn)題按要求進(jìn)行相應(yīng)的處罰以示警戒。如有維護(hù)人員在檢查時(shí)不按要求執(zhí)行的，將進(jìn)行相應(yīng)的10-50元處罰。13 辦公室維

10、護(hù)管理：辦公室的維護(hù)工作分為軟件維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)硬件維護(hù)。在進(jìn)行軟件維護(hù)時(shí)當(dāng)有需要進(jìn)入機(jī)房維護(hù)的，必須填寫(xiě)機(jī)房維護(hù)記錄表。如果有在解決問(wèn)題時(shí)涉及到軟件升級(jí)更新的需填寫(xiě)系統(tǒng)維護(hù)更新記錄表。14 維護(hù)工作管理：在上級(jí)指定的工作內(nèi)容，沒(méi)有在指定的完成時(shí)間內(nèi)去做或未完成者將處以50-100元的處罰。信息操作人員管理制度：21 基本操作管理：對(duì)店面或其它數(shù)據(jù)錄入相關(guān)部門(mén)，在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中必須要認(rèn)真嚴(yán)格按要求進(jìn)行錄入，并且確定錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、屬實(shí)。如發(fā)現(xiàn)錄入的數(shù)據(jù)未達(dá)以上要求，將進(jìn)行相應(yīng)的警告或處罰。22 檢查操作管理：對(duì)店面或其它數(shù)據(jù)錄入相關(guān)部門(mén)，在日常工作當(dāng)中必須要定時(shí)核對(duì)及檢查數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。

11、對(duì)于在工作中沒(méi)做到按要求及時(shí)核對(duì)賬目、檢查數(shù)據(jù)的操作人員將按操作人員管理規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處罰。23 數(shù)據(jù)安全管理：各店面及各數(shù)據(jù)相關(guān)部門(mén)，每日必須完成數(shù)據(jù)備份工作。要求每日至少進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份操作，如在檢查中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)未進(jìn)行日備份，將對(duì)相關(guān)操作人員進(jìn)行20-50元的處罰。附表一:信息部維護(hù)記錄表；附表二:信息部巡店檢查表；附表三:機(jī)房維護(hù)記錄表附表四:系統(tǒng)維護(hù)更新記錄表附表一:信息部維護(hù)記錄表；信息部_維護(hù)記錄表序號(hào)日期申報(bào)部門(mén)申報(bào)人申報(bào)內(nèi)容處理結(jié)果處理時(shí)間申報(bào)人簽字備注1附表二:信息部巡店檢查表；_店信息部巡店檢查表 巡店日期:2007年 月 日檢查項(xiàng)目檢查內(nèi)容處罰金額電腦系統(tǒng)1.影音文件 2.游

12、戲 3.網(wǎng)頁(yè) 4.小說(shuō) 5.圖片 6.與工作無(wú)關(guān)的軟件 50 元 收發(fā)單據(jù)1.無(wú)接收單據(jù)記錄 2.有空單據(jù) 3.單據(jù)內(nèi)容不全 4.有三日以上未審核單據(jù) 20 元 對(duì)賬執(zhí)行情況 按計(jì)劃對(duì)賬: 1.是 2.否 20 元 庫(kù)存明細(xì) 庫(kù)存細(xì)碼中有負(fù)數(shù) : 1.可處理 2.無(wú)法處理 1元/款 銷(xiāo)售單據(jù)1.自營(yíng)品牌未錄入完成 2.聯(lián)營(yíng)品牌未錄入完成 3.錄入日期與銷(xiāo)售日期不符 50 元 檢查結(jié)果被檢查人簽字:店經(jīng)理簽字: 到店時(shí)間: 離店時(shí)間:備注:附表三:機(jī)房維護(hù)記錄表機(jī)房維護(hù)記錄表日期維護(hù)人員進(jìn)入時(shí)間維護(hù)事項(xiàng)離開(kāi)時(shí)間附表四:系統(tǒng)維護(hù)更新記錄表系統(tǒng)維護(hù)更新記錄表日期系統(tǒng)升級(jí)人員升級(jí)的軟件升級(jí)的目地升級(jí)處

13、理結(jié)果信息安全制度隨著公司的規(guī)模不斷壯大,信息安全保障難度也隨之增加.為加強(qiáng)信息安全的重視程度,對(duì)信息安全有一個(gè)規(guī)范化的管理,現(xiàn)制定以下信息安全管理制度:1、 公司的全部電腦系統(tǒng)都要求使用人員自行設(shè)置使用密碼。密碼長(zhǎng)度為6-18位，密碼內(nèi)容為數(shù)字與字母的組合形式。2、 要求公司各部操作使用人員對(duì)自行設(shè)定的密碼進(jìn)行周期性更換，更換周期為3個(gè)月。3、 公司信息部設(shè)定信息安全專(zhuān)管員，對(duì)公司的各項(xiàng)安全錯(cuò)施及維護(hù)情況進(jìn)行管理和檢查。4、 對(duì)公司現(xiàn)使用的企業(yè)管理軟件，要求使用操作人員進(jìn)行定時(shí)、定項(xiàng)及完整的數(shù)擾備份，并且要求備份文件存儲(chǔ)的位置與原數(shù)據(jù)不在同一個(gè)存儲(chǔ)空間內(nèi)，保證數(shù)據(jù)存入的安全性。數(shù)據(jù)備份的時(shí)間

14、要求每日最少一次，并且要求在下班前一定要做好備份。5、 對(duì)電腦使用人員制做的文檔及表格，要求分類(lèi)歸檔存放，并且禁止隨意查看或者轉(zhuǎn)存他人文件，更不許在未經(jīng)公司批準(zhǔn)的情況下將文件轉(zhuǎn)遞給外人。6、 建立信息編輯、審核、發(fā)布責(zé)任制及流程，信息發(fā)布之前必須經(jīng)過(guò)相關(guān)人員審核。7、 不得擅自刪除系統(tǒng)操作日志文件，所有日志文件最少保存30天。8、 公司所有的電腦必須安裝有效的殺毒軟件，對(duì)于可以登陸外網(wǎng)的電腦要進(jìn)行及時(shí)的病毒庫(kù)升級(jí)。9、 禁止在使用的公司電腦上私自安裝任何軟件，如有工作需要必須經(jīng)過(guò)信息部同意后，在信息人員的監(jiān)督下進(jìn)行安裝。10、 除信息維護(hù)人員外，其它工作人員不得隨意打開(kāi)及拆卸電腦機(jī)箱設(shè)備。11、 所有工作人員不得隨意接收或打開(kāi)不明來(lái)歷的電子郵件。12、 對(duì)于可以上外網(wǎng)的工作人員，不得