關于運用ERP系統(tǒng)加強企業(yè)內部控制的研究

1、    關于運用erp系統(tǒng)加強企業(yè)內部控制的研究    唐至渝摘 要 隨著國家經濟的飛速發(fā)展，企業(yè)經營管理也從傳統(tǒng)模式向信息化、精細化、資源化方向轉變。自國家2008年頒布了企業(yè)內部控制基本規(guī)范以來，內部控制管理已成為企業(yè)經營管理的重點。erp系統(tǒng)因其在實施目標、控制范圍等方面與內部控制的高度一致性，成為實施內部控制的最佳載體和工具。本文分析erp的發(fā)展和演變，對其與企業(yè)內控結合中的幾個重點問題進行分析，并提出建議。關鍵詞 erp系統(tǒng) 企業(yè)內部控制 財務管理一、erp的含義和作用（一）erp的含義erp（enterprise resource plann

2、ing），即企業(yè)資源計劃，由美國著名的計算機技術咨詢和評估集團gartner group公司于1990年提出。經歷了30年的發(fā)展，在我國，erp所代表的含義已經被擴大，超越了傳統(tǒng)邊界，成為以數據庫為基礎，融合設計、制造、庫存、物流、采購、銷售、財務、成本、預算、人力資源等各方面的資源集成和優(yōu)化方案。（二）erp的作用1.直接效益經濟效益的提升。根據apics（美國生產與庫存控制學會）數據統(tǒng)計，企業(yè)引進erp系統(tǒng)成功后，庫存平均下降30%50%，庫存周轉率提高50%，制造成本普遍降低12%。2.間接效益企業(yè)競爭力提升。通過erp集成，企業(yè)實現了數據共享，打破了傳統(tǒng)“信息隔離”和“信息孤島”的狀態(tài)

3、，使信息得以及時、準確、動態(tài)地更新，大大提高了管理效率。同時通過erp流程，企業(yè)內控制度也得到了很好的實施，加強了公司的風險管理。二、erp與企業(yè)內部控制的關系自國家2008年頒布了企業(yè)內部控制基本規(guī)范以來，內部控制管理從央企、國企、上市公司的強制要求轉變?yōu)榇蠖鄶灯髽I(yè)管理者的自主要求。erp系統(tǒng)作為企業(yè)內部控制的最佳載體，成為眾多企業(yè)的首選。（一）兩者目標的一致性內部控制的目標是通過控制經營合規(guī)，保證資產安全、財務信息真實完整，來提高經營效率和效果，促進企業(yè)實現發(fā)展戰(zhàn)略。它要求建立一套合理的內部組織結構，有科學的授權形成高效的業(yè)務流程，強化風險管理，防止和發(fā)現舞弊與錯誤，從而保障資產安全與信息

4、完整性。erp系統(tǒng)則是以企業(yè)組織結構為框架、以制度為基礎、以業(yè)務為紐帶來部署和實施的，通過對系統(tǒng)內角色、人員的權限設置，業(yè)務流程的表單設計和流轉限定，來防范越權和舞弊，同時減少錯誤和失誤。在erp系統(tǒng)環(huán)境下，各項工作嚴格有序、權責分明，所有的結果和過程均有數據留存，強化了風險控制。因此erp系統(tǒng)與內部控制的目標具有高度的一致性，它能夠更加合理化、科學化、規(guī)范化地改造管理流程，提升管理效率。（二）控制范圍的一致性內部控制在企業(yè)層面涉及組織架構控制、發(fā)展戰(zhàn)略控制、人力資源控制、社會責任控制、企業(yè)文化控制;在業(yè)務層面包括資金控制、采購控制、資產管理、銷售業(yè)務控制、研發(fā)管控、工程管理、擔?？刂?、外包業(yè)

5、務控制、合同管理、財務報告、全面預算等等。內部控制客觀上要求對各個業(yè)務板塊、各個環(huán)節(jié)進行整合、優(yōu)化和完善。許多企業(yè)過去的信息化建設都是比較分散的，不同的業(yè)務板塊使用不同的管理軟件，如人力資源的hr軟件，銷售業(yè)務的crm軟件，生產管理的mes系統(tǒng)，財務核算的金蝶、用友、新浪等等。這些系統(tǒng)相互之間信息不流通，形成了許多“信息孤島”，數據的挖掘和利用程度不高，業(yè)務不能順暢有效地執(zhí)行和控制。結合內部控制的客觀要求，erp系統(tǒng)最突出的優(yōu)勢就是資源的整合和優(yōu)化。利用erp系統(tǒng)實現資源的整合，有效地消除“信息孤島”，讓數據從分散變得集中，大大降低信息的管理難度，實現資源共享，降低運營成本，并更加有利于大數據

6、的利用，提升企業(yè)決策效率。從這個意義上來說，erp系統(tǒng)與內部控制的控制范圍具有一致性特點。（三）內控效果的強化沒有erp系統(tǒng)的時候，我們缺乏對過程的監(jiān)控與數據搜集，沒有足夠的數據用來分析過程與結果之間的因果關系，在內部控制過程中更多的是依賴董事會、監(jiān)事會、經理層的管理者或者專家、顧問等“關鍵人物”，通過他們的經驗、直覺、敏感性來作出預警和決策。erp系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)對過程的監(jiān)控與數據搜集日益豐富，結果數據和過程數據的對比分析，使原因和結果之間的關聯性更加明確。可見，erp系統(tǒng)的運用使企業(yè)內部控制從后臺向前端轉移，從結果向過程覆蓋，一線員工也可以成為內部控制的“關鍵人物”，大大提升了內部控制的管

7、理效果，可以更好地控制風險。三、運用erp系統(tǒng)加強內控存在的問題（一）erp系統(tǒng)選型與企業(yè)需求不匹配的問題目前市面上的erp系統(tǒng)多種多樣，集成的、模塊的、國內的、國外的，很多企業(yè)在做erp選型的時候由于經驗欠缺、技術知識不足或者預算有限等原因，沒有選擇與企業(yè)自身需求相匹配的產品，從而造成實施效果不理想，甚至失敗，給企業(yè)造成更大的資源消耗。所謂“成也蕭何，敗也蕭何”，因此erp系統(tǒng)對企業(yè)來說也是一把“雙刃劍”。（二）erp系統(tǒng)環(huán)境下內部控制的管理柔性問題在erp系統(tǒng)環(huán)境下，原來主要依賴“人”對生產經營活動管理轉變成主要依托“系統(tǒng)”對生產經營活動產生的大數據進行管理，越來越多的決策將會是數據驅動的

8、。但由于數據的冰冷、程序的限制，erp的管理柔性較差，主要表現在：第一，erp系統(tǒng)實施后，業(yè)務流程轉變成電子信息的傳送，實際操作人員不能對業(yè)務流程、信息數據進行人為干預。這種剛性的要求會改變管理者和員工的工作習慣，需要投入一定的時間和培訓來使其發(fā)揮功效。第二，無法主動識別外部環(huán)境的變化對風險因素的影響，不能結合企業(yè)錯綜復雜的內部環(huán)境因素對風險預警指標進行合理分析。在erp輸出各項指標數據后，還需要人為確認數據，分析這些指標設置的合理性，并對潛在風險作出判斷，如不注重內部控制活動中關鍵點的建設，erp就很難發(fā)揮出它對風險管控的預警優(yōu)勢和作用。（三）erp系統(tǒng)數據管理的問題在erp系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)

9、的各項資源、所有的業(yè)務都轉化為數據，數據本身就成為企業(yè)最重要的資產之一。這些數據體積大、增長快，數據之間的相互關聯性更強，對數據安全管理和數據質量管理也提出了更高的要求。erp系統(tǒng)將企業(yè)各項資源以數據方式整合存儲，服務器、數據庫、訪問對象權限管理的安全性顯得尤為重要，一旦數據泄露或者數據庫被破壞，遭受的損失也要大得多。因此，數據安全管理應該是“一把手”工程，需要企業(yè)高層的高度重視。有了數據，如何有效利用，也是數據質量管理在內部控制過程中存在的一種風險。面對海量數據，無法進行有效的搜集、處理和分析，企業(yè)管理人員就不能及時獲得所需的信息，無法預測出潛在的業(yè)務風險和機會。四、運用erp系統(tǒng)提升內控系

10、統(tǒng)的建議（一）結合企業(yè)自身特點做好erp系統(tǒng)選型1.結合企業(yè)發(fā)展周期選擇好erp系統(tǒng)的上線時機。通常來說，erp系統(tǒng)適合成長期和成熟期的企業(yè)。成長期企業(yè)已經完成了業(yè)務積累，解決了生存問題，隨著業(yè)務的增加、人員的增加，內部管理跟不上業(yè)務快速增長，數據跟不上決策需要，迫切需要提高管理效率、完善信息管理。成熟期因業(yè)務發(fā)展受限，迫切需要往更高層次發(fā)展，如私募、發(fā)債、上市等，或因市場占有份額的局限，需要挖掘潛力降低成本、費用。在這個周期上選擇上線erp，既有客觀需求也有主觀動因，無論從內部環(huán)境、外部環(huán)境因素分析，成功率都比較高。2.結合企業(yè)自身的優(yōu)缺點選擇合適的實施方案。erp的實施方案靈活多樣，既有大

11、而全的獨立系統(tǒng)一蹴而就，也可以利用現有管理軟件系統(tǒng)進行整合，有自主開發(fā)能力的企業(yè)，還可以采用附加模式對已有系統(tǒng)進行升級改造。企業(yè)應根據既有管理系統(tǒng)狀況、自身管理經驗的高低、人才儲備的情況，結合對實施效果的預期來選擇方案?，F有系統(tǒng)化程度不高，管理經驗欠缺的企業(yè)可以選擇購買成熟的erp產品，在實施過程中以咨詢顧問為主導，借力咨詢顧問豐富的行業(yè)經驗和對軟件的熟悉來實現目標。而現有系統(tǒng)化程度較高，管理流程已基本成形，決策者很清楚地知道需要解決的焦點問題的企業(yè)，可以選擇附加模式，由企業(yè)項目小組主導，通過整合、嵌入或者自主開發(fā)來實現目標。（二）對erp系統(tǒng)進行內部控制評價，解決其管理柔性問題erp系統(tǒng)上線

12、成功以后，企業(yè)的經營管理活動很大程度上就轉化為對數據進行識別、度量、監(jiān)控、預警的一系列管理活動。隨著企業(yè)的發(fā)展、業(yè)務的變革、產品的迭代，其erp系統(tǒng)本身也需要不斷完善和改進。為確保erp系統(tǒng)的有效性，企業(yè)需要對其建立科學合理的內部控制評價體系。內部控制評價部門應對erp系統(tǒng)運行狀況制定評價工作方案，明確流程、數據、風險指標的取樣范圍，確定設計缺陷、運行缺陷的認定標準。評價工作組應定期通過現場測試、人員訪談、調查問卷、專題討論、穿行測試、抽樣查驗等方法開展評價工作，同時根據評價結果和風險防范策略，對erp系統(tǒng)進行相應的改進和完善，以此實現pdca的閉環(huán)循環(huán)，進而確保內部控制與erp系統(tǒng)的同步發(fā)展

13、，為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。（三）利用云方案提升數據安全和質量管理過去的erp系統(tǒng)更多地依托c/s架構，為保證數據安全，企業(yè)會在機房（服務器）、兩地備份、專線及防火墻等方面持續(xù)不斷投入，使很多中小企業(yè)對erp系統(tǒng)望而卻步。近幾年隨著互聯網的發(fā)展，分布式計算、分布式儲存、公有云的建設使企業(yè)可以更方便地存儲和調用數據，云設備、云解決方案越來越受到青睞。更多的企業(yè)選擇在b/s架構下通過云服務器來部署erp軟件，一方面大大減少了企業(yè)自身硬件方面的投入，另一方面把服務器、數據庫通過“云托管”或者“租用云”的方式交給更專業(yè)的團隊，不僅大大提升了數據的安全性，更提升了數據管理的質量。市面上眾多的erp軟件供應商如oracle、sap、金蝶等也紛紛推出其云產品，并幫助客戶實現云轉化。各級政府也出臺了企業(yè)上云成效獎勵，鼓勵企業(yè)轉變。五、結語隨著物聯網技術的發(fā)展，在國家兩化融合政策的推動和扶持下，erp系統(tǒng)從差異化、高端化的競爭工具向常規(guī)化企業(yè)管理工具轉變。未來的erp系統(tǒng)會融合更多的業(yè)務系統(tǒng)，通過財務共享中心和大數據的手段實現業(yè)財融合，從而大大提高財務數據的準確性和及時性，為企業(yè)內部控制提供堅實、高效的基礎。（作者單位為華普電力有限公司）參考文獻1 代云. erp系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內部控制風險及其防范策略j.財會學習，20