公司文件管理規(guī)定流程及相關(guān)表格

1、公司文件管理規(guī)定流程一、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確 性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動 中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤 片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責(zé)1、行政中心：1) 負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作， 并負(fù)責(zé)

2、督促指導(dǎo)部門檔案管理2) 建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3) 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4) 負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案 的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。5) 提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6) 負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關(guān)人員：1) 負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建

3、檔保管財務(wù)檔案資料；3、各部門主管人員1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。4、各中心總監(jiān) / 副總1）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制 部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目 錄每季度向行政中心移交。a）歸檔范圍及移交時間b）檔案資料的標(biāo)識行政中心及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c）檔案資料的日常管理： 電子類合同或其他需要保管的電子文件， 應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或 制作專門

4、光盤進(jìn)行編號保存。 文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件檔案柜中d) 檔案借閱 借閱檔案要履行借閱手續(xù)， 填寫檔案借閱審批單 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)， 不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須 當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘 抄、

5、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e) 檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門 經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政中心人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄 上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔 永久保存。2、檔案管理細(xì)則1)檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文， 如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、 規(guī)定、命令、決定、 決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、

6、指示等；重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡 報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、 員工獎勵、處分、考核的文件材料、 本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；(11) 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；(12) 外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料；(13)

7、財務(wù)檔案資料；)各種實(shí)物檔案；(15)其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部 門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政中心以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的 備份工作。各種

8、實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔， 并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間即時歸檔列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a) 公司規(guī)定的密級文件；b) 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e) 其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政中心；b) 部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政中心； 電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時進(jìn)行、隨辦隨歸。b

9、) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。c) 每年 3 月底前必須向行政中心移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政中心 核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接 部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門負(fù) 責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政中心見證。6、檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 行政中心根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字，雙方 各保存一份；7、檔案保管檔案編號a) 檔案按類別

10、應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱， 其名稱應(yīng)簡明扼要， 以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則， 并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及 其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。c) 檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔， 以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時， 隨時增補(bǔ)之用d) 檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。 任何部門和個人不得隨意修改。e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政中心制定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度(備用)1、工具資料書籍的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后

11、由行政中 心統(tǒng)一訂購。2、期刊、雜志等的訂閱，由行政中心匯總各部門征定清單，報總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行 部門訂購。3、購回的圖書等資料由行政中心專人負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。4、凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。5、期刊、雜志等圖書資料由行政中心安排專人管理，用完收存。6、員工離開本公司時，應(yīng)歸還所借用的圖書資料。六、相關(guān)記錄1、文件（合同）管理記錄目錄2、文件檔案移交目錄3、檔案移交清單表4、檔案借閱審批單5、檔案分類編號表6、受控文件清單表7、檔案目錄記錄編號：日期:文件（合同）管理記錄目錄序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收原/復(fù)接收人備注部門記錄編號：日期:移交目錄

12、序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期:移交性質(zhì)? 離職調(diào)崗歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見?接收人：移交人（部門）?經(jīng)辦人：移交日期：年 月日接收人（部門）?經(jīng)辦人：接收日期：年 月日見證人：日期：年 月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案借閱審批單借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政中心部門經(jīng)理使用目的序號借閱 內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：目錄號：部門：日期:案卷順序 號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表FLS+部門+類別+年份+編號文件部門 類別市場 部SC行政XZ財務(wù)CW貨品HP直營ZY電子商務(wù)DS營銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會議資料HYSCHYXZHYCWHYHPHY