會計電算化系統(tǒng)_日常賬務(wù)處理

1、第五章 日常賬務(wù)處理第一節(jié) 憑證管理任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，進(jìn)行月末對賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報表等。進(jìn)行月末對賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報表等。同時對個人往來和單位輔助賬進(jìn)行管理同時對個人往來和單位輔助賬進(jìn)行管理。使用次序使用次序填制憑證審核憑證 稽核憑證并簽字填制、修改憑證憑證匯總表 選定一批憑證憑證正確無誤記 賬是出納憑證嗎出納簽字是否憑證管理主要完成對記憑證管理主要完成對記賬憑證的錄入、修改、賬憑證

2、的錄入、修改、打印、匯總、出納簽字、打印、匯總、出納簽字、審核和記賬等工作。審核和記賬等工作。記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填的最主要的一個來源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開始。制憑證開始。在總賬中，記賬憑證的來源有三種：一是根據(jù)審核無誤的原始憑證直接在計算機(jī)上編制記賬憑證，或是由人工編制記賬憑證，再輸入計算機(jī)；二是從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動傳遞到總賬中的憑證；三是從外部導(dǎo)入的憑證，如憑證引入或接口開發(fā)。1、填制憑證、填制憑證在“總賬系統(tǒng)”的【憑證】菜單中，單擊【填制憑證】，打開“填制憑證”對話框，出現(xiàn)一張

3、空白憑證。 單擊【增加】按鈕或按F5鍵，增加一張新憑證。這時光標(biāo)定位在憑證類別上。當(dāng)前新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復(fù)制到下一分錄行。增加憑證增加憑證當(dāng)憑證全部錄入完畢后，按保存按鈕或F6鍵保存這張憑證，按放棄按鈕放棄當(dāng)前增加的憑證。也可用鼠標(biāo)單擊增加 則可繼續(xù)填制下一張憑證。若想放棄當(dāng)前未完成的分錄的輸入，可按刪行按鈕或Ctrl+D鍵刪除當(dāng)前分錄即可當(dāng)一批憑證填完后， 用鼠標(biāo)單擊退出或通過菜單【文件】下的【退出】制單功能。P84-90實(shí)務(wù)增加憑證增加憑證注意：會計科目必須輸入末級科目。會計科目必須輸入末級科目。憑證編號由系統(tǒng)按分類按月自動編制，每月內(nèi)的憑證編號由系統(tǒng)按分類按月自動編

4、制，每月內(nèi)的憑證日期不能倒流。憑證日期不能倒流。如：如：12月月16日收款類憑證已填日收款類憑證已填到第到第200號憑證，則填制該類號憑證，則填制該類200號以后的憑證時，號以后的憑證時，日期不能為日期不能為12月月2日。日。但用戶可通過在但用戶可通過在“選項(xiàng)選項(xiàng)”中，中，將其中的賬套參數(shù)將其中的賬套參數(shù)“制單序時制單序時”取消來解除這種限制。取消來解除這種限制。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能再憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能再修改。修改。注意：對于要使用對于要使用“支票登記簿支票登記簿”功能的用戶，功能的用戶，若希望在若希望在制單時也可進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在制單時也可進(jìn)行支票

5、登記，則應(yīng)在“選項(xiàng)選項(xiàng)”中設(shè)置中設(shè)置“支支票控制票控制”選項(xiàng)選項(xiàng)。則在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使。則在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿，用支票登記簿， 在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時，所以在支票領(lǐng)用時， 最好在支票登記簿中予以登記，最好在支票登記簿中予以登記， 以以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容

6、登記到支票登記簿中，同時填入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時填上報銷日期。上報銷日期。（二）涉及輔助核算業(yè)務(wù)的憑證處理在錄制憑證分錄過程中，當(dāng)系統(tǒng)檢測到當(dāng)前科目帶有在錄制憑證分錄過程中，當(dāng)系統(tǒng)檢測到當(dāng)前科目帶有輔助核算標(biāo)記時，就會彈出輔助信息錄入窗，要求輸入相應(yīng)輔助核算標(biāo)記時，就會彈出輔助信息錄入窗，要求輸入相應(yīng)的輔助信息的輔助信息，如部門、個人、項(xiàng)目、客戶和供應(yīng)商（在總賬，如部門、個人、項(xiàng)目、客戶和供應(yīng)商（在總賬系統(tǒng)核算），在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中系統(tǒng)核算），在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。當(dāng)需要對所錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時，可用鼠標(biāo)雙擊。顯示。當(dāng)需要

7、對所錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時，可用鼠標(biāo)雙擊。1、個人往來業(yè)務(wù)憑證的處理個人往來是企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù)，如個人借款等。例：2003年12月18日，總經(jīng)理辦公室肖劍借款3000元。會計分錄：借：其他應(yīng)收款（1133） 3000 貸：現(xiàn)金（1001） 3000【操作步驟】（1）總賬系統(tǒng)填制憑證增加（2）輸入“付”，制單日期，附單據(jù)數(shù)，摘要“借款”，科目名稱“1133”，彈出輔助項(xiàng)窗口（3）輸入部門，個人，票號，發(fā)生日期，確認(rèn)（4）輸入借方金額“3000”，第二行的摘要不變，科目名稱“1001”，貸方金額“3000”或按“=”，保存。2、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理單位往來是企業(yè)與其他企業(yè)間

8、發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，包括供應(yīng)商往來和銷單位往來是企業(yè)與其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，包括供應(yīng)商往來和銷售客戶往來。售客戶往來。如果使用應(yīng)收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，且在賬簿選項(xiàng)中沒有選如果使用應(yīng)收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，且在賬簿選項(xiàng)中沒有選擇擇“可以使用應(yīng)收系統(tǒng)受控科目可以使用應(yīng)收系統(tǒng)受控科目”時，則在制單中，不能使用客戶往來的科目，時，則在制單中，不能使用客戶往來的科目，而是到應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。供應(yīng)商往來同客戶往來處理相似。而是到應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。供應(yīng)商往來同客戶往來處理相似。2、單位往來業(yè)務(wù)憑證的處理若使用總賬系統(tǒng)來管理所有單位往來業(yè)務(wù)，則在填制憑證時，屏幕將提示用戶輸入“客

9、戶”或“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”及“票號”等信息，其中“客戶”或“供應(yīng)商”可輸入代碼或簡稱，也可通過參照功能輸入“業(yè)務(wù)員”可輸入該筆業(yè)務(wù)的銷售或采購人員，“票號”則輸入往來業(yè)務(wù)的單據(jù)號。注意：對于同一個往來單位來說，名稱要前后一致，否則系統(tǒng)會將其當(dāng)成兩個單位。3、涉及部門核算業(yè)務(wù)的憑證處理系統(tǒng)為部門核算科目自動開設(shè)部門核算輔助賬，在處理涉及部門核算業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)會自動彈出相應(yīng)輔助信息輸入窗，提示用戶輸入“部門”信息。4、涉及項(xiàng)目核算業(yè)務(wù)和憑證處理若科目為項(xiàng)目核算，則屏幕彈出輔助信息窗提示用戶輸入“項(xiàng)目”信息。（三）填制憑證的其他功能說明生成和調(diào)用常用憑證生成和調(diào)用常用憑證若某張憑證應(yīng)作為常用憑證保存

10、時，可通過菜單若某張憑證應(yīng)作為常用憑證保存時，可通過菜單“編輯編輯”下的下的“生成常用憑證生成常用憑證”制作常用憑證。制作常用憑證。調(diào)用常用憑證：在制單時單擊調(diào)用常用憑證：在制單時單擊“編輯編輯”菜單下的菜單下的“調(diào)用調(diào)用常用憑證常用憑證”，按向?qū)Р僮骷纯?。，按向?qū)Р僮骷纯伞Ｐ薷膽{證在在填制憑證填制憑證中，通過按中，通過按首頁首頁上頁上頁下頁下頁末頁末頁按鈕翻頁查找或按按鈕翻頁查找或按查詢查詢按鈕輸入查詢條件，找到要修按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證。改的憑證。修改完畢后，按修改完畢后，按保存保存按鈕保存當(dāng)前修改，按按鈕保存當(dāng)前修改，按放棄放棄按鈕放棄當(dāng)前憑證的修改。按鈕放棄當(dāng)前憑證的修改。

11、P90-91P90-91實(shí)務(wù)實(shí)務(wù)若在【選項(xiàng)】中設(shè)置了“制單序時”的選項(xiàng)，那么，在修改制單日期時，不能在上一編號憑證的制單日期之前。1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期。若在【選項(xiàng)】中設(shè)置了“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，則不能修改他人填制的憑證。若在【選項(xiàng)】中設(shè)置了“合并憑證顯示、打印”的選項(xiàng)，那么，在合并狀態(tài)下不能錄入、修改憑證，只有切換到展開狀態(tài)才可以。使用快捷鍵Ctrl+A自動切換合并/展開。如果某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改該分錄，將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修

12、改。作廢/恢復(fù)憑證在在填制憑證填制憑證中，通過按中，通過按首頁首頁上頁上頁下頁下頁末頁末頁按鈕翻頁查找或按鈕翻頁查找或按按查詢查詢按鈕輸入查詢條件，找到要作廢的憑證。按鈕輸入查詢條件，找到要作廢的憑證。用鼠標(biāo)單擊菜單用鼠標(biāo)單擊菜單【制單制單】下的下的【作廢作廢/ /恢復(fù)恢復(fù)】，憑證左上角顯示，憑證左上角顯示“作廢作廢”字字樣，表示已將該憑證作廢。樣，表示已將該憑證作廢。作廢/恢復(fù)憑證作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號，只在憑證左上角顯示作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號，只在憑證左上角顯示“作廢作廢”字樣。字樣。作廢憑證不能修改，不能審核作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理

13、，相當(dāng)。在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。于一張空憑證。在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。若當(dāng)前憑證已作廢，用鼠標(biāo)單擊菜單若當(dāng)前憑證已作廢，用鼠標(biāo)單擊菜單【制單制單】下的下的【作廢作廢/ /恢復(fù)恢復(fù)】，可，可取消作取消作廢廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。 P91-92P91-92實(shí)務(wù)實(shí)務(wù)整理憑證進(jìn)入填制憑證后，用鼠標(biāo)單擊菜單進(jìn)入填制憑證后，用鼠標(biāo)單擊菜單【制單制單】下的下的【整理憑證整理憑證】。選擇要整理的月份，按選擇要整理的月份，按確定確定后，屏幕顯示作廢憑證整理選擇窗。后，屏幕顯示作廢憑證整理

14、選擇窗。若本月有憑證已記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作若本月有憑證已記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想對已記賬憑證作憑憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想對已記賬憑證作憑證整理，請先到證整理，請先到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。作憑證整理。整理憑證若由于手工編制憑證號造成憑證斷號，若由于手工編制憑證號造成憑證斷號，也可通過此功能進(jìn)行整理，方法是不也可通過此功能進(jìn)行整理，方法是不選作廢憑證，直接按選作廢憑證，直接按

15、確定確定按鈕即按鈕即可。對由系統(tǒng)編號時，刪除憑證后系可。對由系統(tǒng)編號時，刪除憑證后系統(tǒng)提示是否整理空號憑證，若選取統(tǒng)提示是否整理空號憑證，若選取 是是 ，則將作廢憑證刪除并重新排憑證編，則將作廢憑證刪除并重新排憑證編號。號。P92-93P92-93實(shí)務(wù)實(shí)務(wù)沖銷憑證進(jìn)入填制憑證后，用鼠標(biāo)單擊菜單進(jìn)入填制憑證后，用鼠標(biāo)單擊菜單【制單制單】下的下的【沖銷憑證沖銷憑證】制作紅字沖銷制作紅字沖銷憑證。憑證。 先輸入制單月份，先輸入制單月份， 然后回答將沖銷哪個月的哪類多少號憑證，然后回答將沖銷哪個月的哪類多少號憑證， 則系統(tǒng)自動則系統(tǒng)自動制作一張紅字沖銷憑證。制作一張紅字沖銷憑證。本功能用于自動沖銷某張

16、已記賬的憑證。本功能用于自動沖銷某張已記賬的憑證。P91P91實(shí)務(wù)實(shí)務(wù)2、查詢憑證用于查詢已記賬及未記賬憑證。用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【查詢憑證】，進(jìn)入“查詢憑證”功能，屏幕顯示查詢條件窗。輸入查詢憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。在憑證一覽表中用鼠標(biāo)雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證。可用鼠標(biāo)單擊首頁上頁下頁末頁按鈕翻頁查找或按查詢按鈕查找輸入條件查找。P98-99實(shí)務(wù)3、出納簽字出納簽字查詢條件設(shè)置出納簽字查詢條件設(shè)置 簽字前需先確定會計科目中已執(zhí)行過簽字前需先確定會計科目中已執(zhí)行過“編輯編輯” “指定科目指定科目”將現(xiàn)金與銀行將現(xiàn)金與銀行存款科目指定為現(xiàn)金、銀行總賬科目，指定后才能

17、進(jìn)行出納簽字。存款科目指定為現(xiàn)金、銀行總賬科目，指定后才能進(jìn)行出納簽字。用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單【憑證憑證】下的下的【出納簽字出納簽字】，進(jìn)入，進(jìn)入“出納簽字出納簽字”對話對話框。框。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。3、出納簽字在憑證一覽表中用鼠標(biāo)雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證，在憑證一覽表中用鼠標(biāo)雙擊某張憑證，則屏幕顯示此張憑證， 如果此憑證不如果此憑證不是要進(jìn)行簽字的憑證，可用鼠標(biāo)單擊是要進(jìn)行簽字的憑證，可用鼠標(biāo)單擊首頁首頁上頁上頁下頁下頁末頁末頁按按鈕翻頁查找或按鈕翻頁查找或按查詢查詢按鈕查找輸入條件查找。按鈕查找輸入

18、條件查找。當(dāng)屏幕顯示待簽字憑證時，用戶可進(jìn)行簽字，通過菜單當(dāng)屏幕顯示待簽字憑證時，用戶可進(jìn)行簽字，通過菜單【查看查看】下的下的【科目科目轉(zhuǎn)換轉(zhuǎn)換】可切換顯示科目編碼和科目名稱，用可切換顯示科目編碼和科目名稱，用或或鍵在分錄中移動時，憑證鍵在分錄中移動時，憑證下將顯示當(dāng)前分錄的輔助信息。下將顯示當(dāng)前分錄的輔助信息。出納人員在確認(rèn)該張憑證正確后，用鼠標(biāo)單擊出納人員在確認(rèn)該張憑證正確后，用鼠標(biāo)單擊簽字簽字將在出納處自動簽上將在出納處自動簽上出納人姓名。出納人姓名。若想對已簽字的憑證取消簽字，可用鼠標(biāo)單擊若想對已簽字的憑證取消簽字，可用鼠標(biāo)單擊取消取消取消簽字。取消簽字。用鼠標(biāo)單擊用鼠標(biāo)單擊【簽字簽字

19、】菜單下的菜單下的【成批簽字成批簽字】，系統(tǒng)自動對當(dāng)前范圍內(nèi)的所有，系統(tǒng)自動對當(dāng)前范圍內(nèi)的所有未簽字憑證執(zhí)行簽字；用鼠標(biāo)單擊未簽字憑證執(zhí)行簽字；用鼠標(biāo)單擊【簽字簽字】菜單下的菜單下的【成批取消簽字成批取消簽字】，系，系統(tǒng)自動對當(dāng)前范圍內(nèi)的所有已簽字憑證執(zhí)行取消簽字。統(tǒng)自動對當(dāng)前范圍內(nèi)的所有已簽字憑證執(zhí)行取消簽字。P93-95P93-95實(shí)務(wù)實(shí)務(wù)憑證合并狀態(tài)可以進(jìn)行出納簽字，但不能填補(bǔ)結(jié)算方式和票號。已簽字的憑證，不能被修改、刪除，只能取消簽字才能進(jìn)行。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要決定是否要對出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，若不需要此功能，可在選項(xiàng)中取消出納憑證必須經(jīng)由出納簽字的設(shè)

20、置。4、主管簽字使用前提：在使用前提：在“總賬總賬- -設(shè)置設(shè)置- -選項(xiàng)選項(xiàng)- -憑證憑證”中選擇中選擇“憑證必須經(jīng)主管簽字憑證必須經(jīng)主管簽字”。幾種不能簽字的情況：幾種不能簽字的情況：已簽字憑證已簽字憑證不能再簽字；不能再簽字；未經(jīng)授權(quán)的憑證未經(jīng)授權(quán)的憑證不能簽字；不能簽字；取取消簽字消簽字必須由簽字人本人取消；必須由簽字人本人取消；簽字人不能與制單人相同簽字人不能與制單人相同；未簽字憑證不能再未簽字憑證不能再取消取消簽字；簽字前先對憑證進(jìn)行合法性檢查（簽字；簽字前先對憑證進(jìn)行合法性檢查（有錯憑證有錯憑證不能簽字），未通過的不能簽字），未通過的憑證不能簽字。憑證不能簽字。P97-98P97

21、-98實(shí)務(wù)實(shí)務(wù)5、審核憑證用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【審核憑證】，進(jìn)入“審核憑證”對話框。輸入審核憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。選中任意一張憑證，單擊“確定”，進(jìn)入“審核憑證”界面，即可進(jìn)行憑證審核。兩種方式：逐張審核，成批審核。P95-97實(shí)務(wù)審核人和制單人不能是同一個人。若想對已審核的憑證取消審核，單擊取消取消審核。取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除審核人除了要具有審核權(quán)外，還需要有對待審核憑證制單人所制憑證的審核權(quán)，這個權(quán)限在“基礎(chǔ)設(shè)置”的“數(shù)據(jù)權(quán)限”中設(shè)置。采用手工制單的用戶，在憑單上審核完后還須對錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯。已標(biāo)錯的憑證不能被審核，若想審核，需先按取消取消標(biāo)錯后才能審核。已審核的憑證不能標(biāo)錯。憑證匯總本功能可按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。6、科目匯總單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【科目匯總】，進(jìn)入“科目匯總”對話框。輸入?yún)R總憑證的條件后，按匯總，屏幕顯示科目匯