信息化背景下檔案管理改革探討

1、    信息化背景下檔案管理改革探討    摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的提升促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)信息技術(shù)開始在各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮重要的作用，直接影響著人們的日常生活。在政府部門和事業(yè)單位發(fā)展的過程中需要檔案管理，在大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化發(fā)展的今天，將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中能夠促進(jìn)檔案管理和改革進(jìn)行，在提升管理效率的同時(shí)為人們提供優(yōu)質(zhì)便利的服務(wù)。本文闡述的主要內(nèi)容是在信息化背景下的檔案管理改革。關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案管理;改革分析前言：現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)的發(fā)展中起著重要的作用，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，越來越多的人開始依賴網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)信息化操作技術(shù)也在影

2、響著人們的工作和生活，尤其是在信息化支持下的檔案管理能夠?yàn)槿藗兊牟樵兲峁┓奖?，同時(shí)提高了效率。為了促進(jìn)我國的檔案管理的健康發(fā)展，應(yīng)該在增強(qiáng)檔案管理服務(wù)功能和生活功能方面下功夫，為促進(jìn)檔案管理改革奠定基礎(chǔ)。1 檔案管理改革的必要性1）符合現(xiàn)代信息化發(fā)展的要求。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)通信基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和完善，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及效率也在大大的提升。相關(guān)的調(diào)查顯示，我國的網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)達(dá)到百分之五十，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用率也達(dá)到百分之五十以上。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，我國的手機(jī)用戶每年都在不斷的增加。而利用手機(jī)獲取信息的方式已經(jīng)成為人們生活中的日常內(nèi)容。2）符合檔案利用信息范圍增大的需求。為了獲取有效的

3、檔案信息，只有到專門的檔案館和到相關(guān)的部門進(jìn)行查找，在此過程中不僅受到時(shí)間和地點(diǎn)因素的影響，同時(shí)查找的效率比較低，最終還可能獲取不到檔案信息，即使獲取也可能對(duì)檔案造成一定程度的破壞?？梢哉f，傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅增加了檔案查詢管理的難度，同時(shí)也制約了檔案價(jià)值的發(fā)揮。為此，應(yīng)該將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，為檔案的改革和管理的便捷性奠定基礎(chǔ)。3）增強(qiáng)檔案資料的整合。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中存在一定的問題，即分類方式不科學(xué)，這在一定程度上造成各個(gè)部門協(xié)調(diào)統(tǒng)一的困難，這為查詢工作的順利開展帶來阻礙。此外，在檔案管理的過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息化程度比較低，這些因素都在一定程度上制約了檔案管理的健康發(fā)

4、展。相關(guān)的研究顯示，當(dāng)前檔案管理的信息網(wǎng)站中，有約百分之三十的網(wǎng)站鏈接都存在漏洞，同時(shí)缺乏約束的手段和措施。為此，在進(jìn)行檔案改革的過程中應(yīng)該重視人為因素的重要性，在保證檔案信息安全性的同時(shí)促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，同時(shí)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，從而為人們提供更為優(yōu)質(zhì)和全面的檔案資料。2 當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足1）信息化管理方面需要改善。社會(huì)在不斷的發(fā)展，想要單位的檔案能夠不斷的為人們服務(wù)就應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則。當(dāng)前檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)是將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到管理中，不僅提升管理的效率，同時(shí)能夠?qū)⒕_的數(shù)據(jù)展現(xiàn)給人們。然而，在實(shí)際的檔案管理的過程中有一些問題亟需解決

5、，如一些管理技術(shù)人員不能提升自身的綜合能力，不能科學(xué)的掌握和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在管理的過程中還是沿用傳統(tǒng)的管理模式，在此過程中積累的問題不僅沒有解決，還在一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展和改革。2）檔案管理體系存在滯后性。在一些地區(qū)事業(yè)單位將單位發(fā)展的焦點(diǎn)放在了發(fā)展上面，不重視檔案的管理，因而在資源調(diào)配過程中存在一定的問題，造成管理的不科學(xué)和不規(guī)范，或者在人力、物力和財(cái)力等方面的資源分配不均衡，尤其是資源的實(shí)效性和科學(xué)性需要改進(jìn)和提升。為此，檔案管理中的工作人員應(yīng)該采取科學(xué)的措施提高檔案管理的綜合效能，明確檔案管理在單位發(fā)展過程中的重要意義和作用。3）檔案管理信息化水平較低。科學(xué)的檔案管理不僅符

6、合時(shí)代發(fā)展的需求，同時(shí)有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，對(duì)檔案管理的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在檔案管理的過程中，一些單位不重視科學(xué)管理和管理的方法，在管理的過程中也沒有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要作用，因而造成管理方式和管理模式的單一性和滯后性。檔案管理具有一定的特點(diǎn)，即復(fù)雜性和繁瑣性，不僅涉及的數(shù)據(jù)多，同時(shí)工作量大，如果不能科學(xué)的建立管理體系的話，將造成管理安全出現(xiàn)問題造成管理效率的低下，所以在信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，應(yīng)該重視加強(qiáng)信息化在檔案管理中的作用。3 信息化背景下檔案管理改革的對(duì)策1）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度。檔案管理工作具有一定的特點(diǎn)，即原始的資料比較龐雜，同時(shí)存在海量的數(shù)據(jù)信息，通過人

7、工的方式進(jìn)行管理的話不僅容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)還存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。因此，在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)該科學(xué)的應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，不斷促進(jìn)信息化建設(shè)的力度，為加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。如果信息系統(tǒng)不能科學(xué)的應(yīng)用到檔案管理中將影響管理效率的提升。因此，在研究和推廣檔案管理的過程中應(yīng)該堅(jiān)持管理的要求為基礎(chǔ)，同時(shí)科學(xué)的應(yīng)用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，結(jié)合實(shí)際情況不斷完善管理中的技術(shù)，為檔案管理的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。2）增強(qiáng)檔案管理者的信息能力。在實(shí)施檔案管理的過程中應(yīng)該重視優(yōu)質(zhì)人才的引進(jìn)和使用，為檔案改革的順利進(jìn)行助力。為此，可以組織檔案管理技術(shù)人員到外地學(xué)習(xí)專業(yè)的技能和參加知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升操作人員的

8、操作能力，從而使其能夠正確的應(yīng)用管理系統(tǒng)。此外，重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，檔案管理者在進(jìn)行管理的過程中需要必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，如果發(fā)現(xiàn)問題的話必須及時(shí)采取措施解決。檔案管理者還應(yīng)該重視自身綜合素質(zhì)的提升，不斷完善自身工作的質(zhì)量和效率，進(jìn)而為人們體用優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)。3）構(gòu)建完善的信息化檔案管理設(shè)施。相關(guān)的工作部門在檔案管理的過程中起著重要的作用，為了提升管理的效率，相關(guān)的單位應(yīng)該規(guī)范的指導(dǎo)管理工作，同時(shí)重視信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為單位配備必備的儀器，如掃描儀、電腦基礎(chǔ)設(shè)施，或者結(jié)合自身發(fā)展的能力和實(shí)力引進(jìn)管理軟件，為科學(xué)的管理奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還能方便查閱、統(tǒng)計(jì)和檢索。傳統(tǒng)的管

9、理模式中，資金的缺乏也是制約檔案管理健康發(fā)展的重要因素。在進(jìn)行檔案管理改革的過程中不同的地區(qū)結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況適當(dāng)?shù)脑黾淤Y金的投入，如設(shè)立專門的檔案庫和資料閱覽室，不斷提升檔案管理和資料查詢的規(guī)范性和科學(xué)性，同時(shí)還需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求為檔案資料和磁盤提供良好的環(huán)境。4）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化時(shí)代的背景下，進(jìn)行檔案管理改革是符合時(shí)代的要求，同時(shí)也能促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，為檔案管理的效率和質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。因此，應(yīng)該科學(xué)的認(rèn)識(shí)檔案改革的重要性。此外，應(yīng)該構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，對(duì)管理的責(zé)任進(jìn)一步細(xì)化，建立科學(xué)的管理機(jī)制，在出現(xiàn)問題之后能夠及時(shí)的問責(zé)，同時(shí)還能降低管

10、理人員失誤的概率。為了保證檔案管理和改革工作的順利開展，應(yīng)該落實(shí)相關(guān)的責(zé)任機(jī)制，同時(shí)結(jié)合地區(qū)發(fā)展的實(shí)際情況加大管理機(jī)制的建設(shè)，為檔案管理質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。4 結(jié)束語在大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化時(shí)代的背景下，進(jìn)行檔案管理改革是符合時(shí)代的要求，同時(shí)也能促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展?？茖W(xué)的檔案管理能夠?yàn)槿藗兲峁﹥?yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)還能提高管理效率和質(zhì)量。此外，在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的過程中需要結(jié)合發(fā)展的實(shí)際情況選擇資金投入的力度，結(jié)合發(fā)展的情況完善設(shè)施和管理的流程，對(duì)于工作中的不足之處采取及時(shí)的措施解決，為提升檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展助力。參考文獻(xiàn)1張愛群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究j.人力資源管理，2017（07