新文字材料整理規(guī)范

1、獨(dú)立學(xué)院年檢文字材料整理規(guī)范一、年檢材料目錄規(guī)范1、年檢材料目錄的設(shè)置年檢材料目錄共分六級(jí)一級(jí)目錄：獨(dú)立學(xué)院年檢細(xì)則(試行)中的一級(jí)指標(biāo)。二級(jí)目錄：獨(dú)立學(xué)院年檢細(xì)則(試行)中的二級(jí)指標(biāo)。三級(jí)目錄：獨(dú)立學(xué)院年檢細(xì)則(試行)中的三級(jí)指標(biāo)。四級(jí)目錄：為說明“主要觀測(cè)點(diǎn)”的一些大的方面所需要的佐證材料目錄。五級(jí)目錄：為說明“四級(jí)目錄”所需要的具體的佐證材料。六級(jí)目錄：如果五級(jí)目錄下面的內(nèi)容比較多時(shí)，根據(jù)需要可以在五級(jí)目錄下設(shè)置六級(jí)目錄，以說明“五級(jí)目錄”所需要的具體的佐證材料。2、年檢材料目錄的格式（1）各級(jí)目錄的字號(hào)、字體和編號(hào)一級(jí)目錄：小二號(hào)字，黑體；編號(hào)為“1”、“2”、“3”、等。二級(jí)目錄：三

2、號(hào)字，黑體；編號(hào)為“1.1”、“1.2”、“2.1”、“2.2”、等。三級(jí)目錄：小三號(hào)字，黑體；編號(hào)為“1.1.1”、“1.1.2”、“1.2.1”、“1.2.2”、“2.1.1”、“2.1.2”等。四級(jí)目錄：小四號(hào)字，黑體；編號(hào)為“1”、“2”、“3”、等。五級(jí)目錄：小四號(hào)字，宋體；編號(hào)為“(1)”、“(2)”、“(3)”、等。六級(jí)目錄：五號(hào)字，宋體；編號(hào)為“”、“”、“”等。（2）頁邊距：上3.5(單位：厘米，下同)，下2.8，左2.8，右2.6，頁眉1.5，頁腳2.1。 （3）行間距：1.5倍行間距 （4）紙型：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm） （5）排版格式：用W

3、ord2003格式。（參見范本）二、文檔格式1、材料用紙（1）紙型：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）（2）頁邊距：上2.8(單位：厘米，下同)，下2.3，左2.8，右2.3，頁眉1.5，頁腳2.1。（3）打印方向：一般材料應(yīng)采用縱向打印。2、材料格式（1）標(biāo)題：標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題命名一般按年度、單位、分類詞、主題（中心詞）順序命名，用二號(hào)中宋體（如有副標(biāo)題，用小二號(hào)楷體），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（2）正文 正文標(biāo)題（加粗）下空一行，每自然段左空兩格，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。 正文用小

4、三號(hào)仿宋字（行距選固定值25磅、表格內(nèi)文字的字號(hào)可適當(dāng)調(diào)整），一般每頁排22行，每行28個(gè)字。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一、”，第二層為“（一）”（可省略），第三層為“1、”，第四層為“(1)”。 頁碼在下居中（-*-）。 如有多級(jí)標(biāo)題第一級(jí)標(biāo)題用黑體字，第二級(jí)標(biāo)題用楷體字（加粗），第三級(jí)標(biāo)題用仿宋字（加粗），第四級(jí)標(biāo)題用仿宋字（加粗）。所有標(biāo)題獨(dú)立成行，不加標(biāo)點(diǎn)。（3）附件 文件資料如有附件時(shí)，錄入者應(yīng)在正文下一行左側(cè)空兩格用小三號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件”（“附件”加粗），后加全角冒號(hào)和名稱，附件如有序號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件1：附件名稱”），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)； 附件材料部分，正文第一頁的

5、左上方頂格應(yīng)用小三號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件：”或“附件1：”。附件標(biāo)題應(yīng)另起一行，并居中。（4）落款：凡不需加蓋公章的材料應(yīng)在正文右下方落款處署成文單位全稱（離右邊距四至六個(gè)漢字），在下一行相應(yīng)處標(biāo)識(shí)成文日期。3、印刷和裝訂要求：?jiǎn)位螂p面印刷。左側(cè)裝訂，不掉頁。三、表格編制格式1、材料用紙（1）紙型：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）（2）頁邊距：上2.8(單位：厘米，下同)，下2.3，左2.8，右2.3，頁眉1.5，頁腳2.1。（3）打印方向：原則上應(yīng)采用縱向打印，如單元格內(nèi)文字過多，盡可能用折行（自動(dòng)換行）處理，但每行的寬度應(yīng)保持一致；如確需橫向打印的材料，上邊距應(yīng)設(shè)為2.8

6、，下邊距2.3；左右邊距各2.5。2、編輯軟件所有表格原則上要求用Excel制作。如表格確需與文字混排時(shí)，則采用Word編輯。3、材料格式(1）標(biāo)題:采用Excel自定義頁眉編輯,選16號(hào)中宋居中格式;（2）表格肩：表格左肩空兩行錄入“制表單位：船山學(xué)院*科”，右肩按“制表日期：2007年01月01日”方式錄入，外側(cè)不得超出表格右頁邊距。（3）表格正文：文字少時(shí)，正文采用四號(hào)仿宋體；文字多時(shí)，則采用五號(hào)仿宋體；左邊距2.8，右邊距2.3，上邊距2.8，下邊距2.3。文字可采用自動(dòng)換行處理，但每行寬度應(yīng)保持一致。（4）排版：表格上表目文字格式為垂直居中和水平居中，表目文字可根據(jù)本列內(nèi)容進(jìn)行必要的

7、換行處理，并設(shè)定每頁均能打印表目；表格內(nèi)容一般為垂直居中，水平左側(cè)對(duì)直（合并單元格內(nèi)容為垂直居中和水平居中）。（5）編輯文字方式 凡屬數(shù)據(jù)信息類表格，信息錄入時(shí)（數(shù)值型信息除外）應(yīng)設(shè)定為文本方式后再錄入。第一列原則上為序號(hào)列，最后一列原則上為備注列,且備注列一般用于調(diào)節(jié)表格寬度用。同一列相同內(nèi)容的信息要完全一致,不得合并單元格;文本前、后和中部均不加空格; 日期按“2007.07.01”半角方式錄入； 數(shù)值型信息且有少數(shù)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)先設(shè)定數(shù)值型，并保留兩位小數(shù)格式； 數(shù)值型信息表格內(nèi)一律不得錄入（如“元”、“人”等）單位，單位可在表目中用括號(hào)標(biāo)出，最后一行應(yīng)計(jì)算合計(jì)。（6）表尾：表中內(nèi)容如需說明時(shí)

8、，錄入者應(yīng)在表左側(cè)下緣空兩格錄入“注：1、”加以說明。（7）頁腳：采用自定義頁腳自動(dòng)編輯頁碼，在中部設(shè)定“-*-”（參照范本）。 四、單行本材料編輯要求 1、封面：分四行編輯文字。第一行為70號(hào)校體“南華大學(xué)”；第二行為30號(hào)魏碑體“船山學(xué)院2007年*（主題）”；第三行為28號(hào)楷體（或中宋）“船山學(xué)院*科”；第四行為28號(hào)楷體（或中宋）“2007年11月”。封面禁止使用豎排文字。2、目錄：采用小二號(hào)黑體居中；目錄項(xiàng)采用表格形式隱含邊框方式錄入；（1）大標(biāo)題采用小四黑體方式錄入； （2）小標(biāo)題空兩格后用小四楷體方式錄入； “大標(biāo)題（1）”“ 小標(biāo)題（2）”頁序標(biāo)識(shí)要用右對(duì)齊格式。行間距為固定值25磅(參見范本）。五、原始材料整理要求對(duì)于在日常教學(xué)管理中形成的文件、資料，要求按自然年度 問題分類法進(jìn)行分類，而屬于教學(xué)活動(dòng)中形成的原始材料（如學(xué)生考卷、成績(jī)等）應(yīng)按照教學(xué)年度 問題分類法進(jìn)行分類。所有材料要求分類準(zhǔn)確，編目清楚，整齊美觀，查找無誤，保證專家檢查調(diào)用材料時(shí)方便、快捷。六、其它1、所