福州安然房地產(chǎn)公司售樓軟件系統(tǒng)管理制度

1、13.售樓軟件系統(tǒng)管理制度1 目的和范圍：為了科學(xué)、準(zhǔn)確及時(shí)記錄、反饋銷售信息，減少因人為過(guò)失及監(jiān)管漏洞而給公司帶來(lái)的損失，提高公司的工作效率，規(guī)范使用售樓遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)及明確使用軟件的工作職責(zé)和操作程序，特制定本制度。2 職責(zé)：2.1 系統(tǒng)管理員（財(cái)務(wù)部）2.1.1 負(fù)責(zé)建立新項(xiàng)目、用戶帳戶及權(quán)限設(shè)置，屏蔽項(xiàng)目初始資料2.1.2 負(fù)責(zé)變更操作：按批件變更項(xiàng)目資料2.1.3 負(fù)責(zé)系統(tǒng)監(jiān)控操作2.1.4 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)、更新和完善經(jīng)營(yíng)銷售部房地產(chǎn)E網(wǎng) 2.22.2.1 負(fù)責(zé)按批件進(jìn)行特殊預(yù)留操作2.2.2 負(fù)責(zé)初始資料及核定產(chǎn)權(quán)面積的錄入2.2.3 負(fù)責(zé)樓盤(pán)和預(yù)留樓盤(pán)的定購(gòu)工作、定購(gòu)的變更操作2.

2、2.4 負(fù)責(zé)催收定金，并向財(cái)務(wù)部報(bào)送解除定購(gòu)協(xié)議客戶清單2.2.5 負(fù)責(zé)辦理簽約手續(xù)并提供相關(guān)優(yōu)惠批件，負(fù)責(zé)未簽約客戶的跟蹤及反饋，辦理延遲簽約批準(zhǔn)單2.2.6 負(fù)責(zé)合同審核操作，已審核合同的更改操作及審核，退房操作及退房款的報(bào)批。負(fù)責(zé)合同監(jiān)證、按揭收件送審并進(jìn)行電腦登記。倍訊易 2.2.72.2.8 負(fù)責(zé)發(fā)送交房通知書(shū)并進(jìn)行電腦登記，負(fù)責(zé)接樓申請(qǐng)及審核操作，通知財(cái)務(wù)接樓應(yīng)收相關(guān)費(fèi)用，特殊接樓通知書(shū)的送審和尾款的催收。2.2.9 負(fù)責(zé)發(fā)送辦理產(chǎn)權(quán)通知書(shū)并進(jìn)行電腦登記，通知財(cái)務(wù)辦理產(chǎn)權(quán)應(yīng)收相關(guān)費(fèi)用，并簽定補(bǔ)充合同。2.2.10 負(fù)責(zé)會(huì)員積分申請(qǐng)的錄入。2.3 財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部2.3.1 負(fù)責(zé)項(xiàng)目初始資

3、料的審核2.3.2 負(fù)責(zé)惡意預(yù)留的通報(bào)，反饋未及時(shí)簽約情況2.3.3 收取樓款、相關(guān)費(fèi)用及相關(guān)變更款并開(kāi)具相應(yīng)票據(jù)2.3.4 負(fù)責(zé)合同及變更合同的復(fù)核，票據(jù)的換發(fā)工作，退款的審核及支付2.3.5 負(fù)責(zé)確定按揭送審銀行及協(xié)調(diào)、跟蹤工作2.3.6 負(fù)責(zé)復(fù)核辦理接樓、產(chǎn)權(quán)相關(guān)費(fèi)用，收取接樓尾款2.3.7 負(fù)責(zé)接樓確認(rèn)單復(fù)核，負(fù)責(zé)發(fā)出特殊接樓催款通知書(shū)給經(jīng)營(yíng)部2.3.8 負(fù)責(zé)核定面積增減款的復(fù)核、補(bǔ)充合同的審核，開(kāi)具購(gòu)房發(fā)票并進(jìn)行電腦登記2.3.9 負(fù)責(zé)會(huì)員積分兌換審核2.3.10 負(fù)責(zé)違約客戶樓款的催收，將惡意違約客戶清單送總經(jīng)室律師處理。2.4 總經(jīng)室2.4.1 負(fù)責(zé)合同、變更合同、補(bǔ)充合同的審核

4、操作，蓋章2.4.2 負(fù)責(zé)惡意違約客戶的法律處理2.5 各部門(mén)及人員負(fù)責(zé)正確使用軟件及保密工作。3 程序3.1 初始設(shè)置管理3.1.1 新項(xiàng)目開(kāi)盤(pán)前3天內(nèi)，經(jīng)營(yíng)部應(yīng)通知系統(tǒng)管理員新建一個(gè)樓盤(pán)項(xiàng)目，同時(shí)提供一份經(jīng)營(yíng)部操作人員名單，由系統(tǒng)管理員建立用戶賬號(hào)。3.1.2 經(jīng)營(yíng)部根據(jù)樓號(hào)、層次、單元、建筑面積等建立新項(xiàng)目樓盤(pán)詳細(xì)資料：將公司已批準(zhǔn)的項(xiàng)目銷售價(jià)目表、正常折扣標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)要素錄入售樓軟件；3.1.3 經(jīng)營(yíng)部錄入公司評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的商品房買(mǎi)賣合同套打樣本。3.1.4 財(cái)務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)后的銷售價(jià)目表原件進(jìn)行核對(duì)，核實(shí)無(wú)誤后，即由系統(tǒng)管理員進(jìn)行屏蔽初始資料，只允許查看。3.1.5 因設(shè)計(jì)施工變更或公司銷售

5、策略變更需要調(diào)整樓盤(pán)銷售資料和銷售價(jià)格時(shí)，由經(jīng)營(yíng)銷售部填寫(xiě)申請(qǐng)單報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，系統(tǒng)管理員根據(jù)批準(zhǔn)單日期調(diào)整原價(jià)目表，批準(zhǔn)之后成交的樓盤(pán)以調(diào)整后新價(jià)目表為準(zhǔn)。3.1.6 權(quán)限管理各操作員按總經(jīng)理批準(zhǔn)后的權(quán)限、工作職責(zé)范圍進(jìn)行操作，各操作員權(quán)限一覽表如下：部 門(mén)操作人員預(yù)留定購(gòu)定購(gòu)更改簽約簽約更改簽約審核蓋章按揭收件按揭復(fù)核監(jiān)證接樓接樓復(fù)核產(chǎn)權(quán)產(chǎn)權(quán)復(fù)核收款對(duì)賬復(fù)核票據(jù)總經(jīng)室總經(jīng)理副總經(jīng)理蓋章經(jīng)辦經(jīng)營(yíng)銷售部銷售經(jīng)理銷售副經(jīng)理銷售主任銷售業(yè)務(wù)員按揭經(jīng)辦監(jiān)證經(jīng)辦產(chǎn)權(quán)經(jīng)辦接樓經(jīng)辦財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部財(cái)務(wù)總監(jiān)銷售會(huì)計(jì)主任銷售會(huì)計(jì)收款員所有操作權(quán)限人均有查詢權(quán)限，通過(guò)查詢環(huán)節(jié)進(jìn)行操作。3.2 預(yù)留管理預(yù)留是指由有權(quán)限的相

6、關(guān)人員按口令錄入，電腦根據(jù)設(shè)定的預(yù)留天數(shù)進(jìn)行保留，暫不對(duì)外銷售，超過(guò)預(yù)留天數(shù)后，電腦將自動(dòng)取消預(yù)留登記，轉(zhuǎn)作未售樓盤(pán)，供自由銷售。3.2.1 因特殊需要或公司銷售政策安排需預(yù)留較長(zhǎng)時(shí)間的，應(yīng)形成書(shū)面文件報(bào)經(jīng)總經(jīng)理同意，批準(zhǔn)后由經(jīng)營(yíng)部進(jìn)行特別預(yù)留操作。3.2.2 因公司關(guān)系需要或銷售現(xiàn)場(chǎng)需要，應(yīng)進(jìn)行臨時(shí)預(yù)留的，由相關(guān)權(quán)限人員直接按照各自口令錄入預(yù)留客戶姓名、聯(lián)系電話。預(yù)留時(shí)限如下圖： 權(quán)限人總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān) 銷售經(jīng)理銷售副經(jīng)理銷售主任預(yù)留天數(shù)302077513.2.3 相關(guān)權(quán)限人員及銷售主任應(yīng)催促客戶及時(shí)辦理正式認(rèn)購(gòu)手續(xù)，預(yù)留樓盤(pán)的認(rèn)購(gòu)工作由銷售主任操作，當(dāng)實(shí)際成交對(duì)象與預(yù)留登記不符時(shí)，銷

7、售主任應(yīng)先告知相關(guān)預(yù)留權(quán)限人員，征得同意后才能變更。3.2.4 項(xiàng)目開(kāi)盤(pán)第一周，預(yù)留統(tǒng)一由銷售經(jīng)理操作。3.3 定購(gòu)管理3.3.1 錄入定購(gòu)協(xié)議：與客戶簽訂定購(gòu)協(xié)議時(shí)，置業(yè)顧問(wèn)應(yīng)將相關(guān)信息及時(shí)錄入到售樓軟件中。3.3.2 交納定金：置業(yè)顧問(wèn)持定購(gòu)協(xié)議文本，帶客戶到收款員處交納定金，經(jīng)收款員確認(rèn)后，才完成定購(gòu)操作。3.3.3 對(duì)于已定購(gòu)但未按協(xié)議規(guī)定交納定金的客戶，電腦在12小時(shí)內(nèi)自動(dòng)取消定購(gòu)，轉(zhuǎn)作未售樓盤(pán)。3.3.4 根據(jù)已定購(gòu)未交足定金的客戶清單，置業(yè)顧問(wèn)應(yīng)及時(shí)調(diào)查，認(rèn)為需保留協(xié)議的應(yīng)有書(shū)面說(shuō)明原因并催促客戶及時(shí)補(bǔ)足定金，需解除協(xié)議或退房的，及時(shí)報(bào)送清單給財(cái)務(wù)部，進(jìn)行取消定購(gòu)沒(méi)收定金操作。3

8、.3.5 更名：在規(guī)定簽約時(shí)限之前，客戶提出更名或換房申請(qǐng)要求的，由銷售主任進(jìn)行更名或換房操作，同時(shí)置業(yè)顧問(wèn)持客戶申請(qǐng)書(shū)、新舊定購(gòu)協(xié)議書(shū)、原樓款收據(jù)帶客戶到收款員處換發(fā)收據(jù)，收款員根據(jù)電腦通知更名清單，辦理客戶換發(fā)收據(jù)的手續(xù)，才完成更名操作。3.3.6 定購(gòu)?fù)朔可暾?qǐng)：在規(guī)定簽約時(shí)限之前，客戶提出退房申請(qǐng)要求，由銷售主任按照協(xié)議規(guī)定允許退房的條款進(jìn)行退房操作，并填寫(xiě)退房款申請(qǐng)單上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，銷售會(huì)計(jì)根據(jù)批準(zhǔn)單和電腦通知退房清單辦理客戶退款手續(xù)，才完成退房操作。3.4 簽約管理項(xiàng)目具備簽約條件時(shí)，置業(yè)顧問(wèn)應(yīng)及時(shí)催促已交定金未簽約的客戶辦理簽約手續(xù)。3.4.1 正常簽約的普通客戶：置業(yè)顧問(wèn)詳細(xì)錄

9、入合同條款要素及客戶信息。3.4.2 優(yōu)惠客戶簽約：屬于公司關(guān)系戶的，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)“購(gòu)房?jī)?yōu)惠批示單”，詳細(xì)填寫(xiě)優(yōu)惠折扣、優(yōu)惠原因等，并按規(guī)定程序送公司審批。置業(yè)顧問(wèn)根據(jù)已批準(zhǔn)的“購(gòu)房?jī)?yōu)惠批示單”詳細(xì)錄入優(yōu)惠單內(nèi)容、合同條款要素及客戶信息。購(gòu)房?jī)?yōu)惠批示單原件應(yīng)送交財(cái)務(wù)部存檔。3.4.3 未及時(shí)簽約的客戶：銷售主任根據(jù)電腦未簽約清單進(jìn)行調(diào)查，屬于特殊關(guān)系需延長(zhǎng)簽約時(shí)間的客戶，銷售部應(yīng)將延遲簽約（超過(guò)1個(gè)月）客戶清單報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)單送財(cái)務(wù)部存檔。3.5 合同審核管理合同的審核由經(jīng)營(yíng)部銷售主任及經(jīng)理對(duì)簽約合同及時(shí)進(jìn)行審核，再由財(cái)務(wù)銷售主任及總監(jiān)進(jìn)行復(fù)核，并完成電腦簽字確認(rèn)工作。 完成審核

10、 完成復(fù)核銷售主任及經(jīng)理 會(huì)計(jì)主任及總監(jiān) 完成電腦簽字 2個(gè)工作日內(nèi) 2個(gè)工作日內(nèi) （屬于優(yōu)惠折扣合同，收到優(yōu)惠批示單原件1天內(nèi)，財(cái)務(wù)完成復(fù)核）3.5.1 所有審核通過(guò)的合同電腦將自動(dòng)列入已審核清單，經(jīng)營(yíng)銷售部在1個(gè)工作日內(nèi)將合同送往總經(jīng)室秘書(shū)蓋章，以便及時(shí)辦理合同監(jiān)證。3.5.2 合同更改：對(duì)于已審核的合同客戶又提出申請(qǐng)更名、換房等其他合同條款，由置業(yè)顧問(wèn)提出合同更改并詳細(xì)填寫(xiě)更改內(nèi)容，電腦將其自動(dòng)轉(zhuǎn)入再更改未審核清單，經(jīng)合同審核、復(fù)核人員同意更改后，完成電腦簽字確認(rèn)，電腦自動(dòng)列入已審核清單代替原合同。如合同審核、復(fù)核人員不同意更改，不做電腦簽字確認(rèn)，電腦仍以已審核原合同為準(zhǔn)。3.5.3 申

11、請(qǐng)退房：對(duì)于已審核的合同客戶又提出退房申請(qǐng)，置業(yè)顧問(wèn)填寫(xiě)退房申請(qǐng)單報(bào)經(jīng)公司批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由銷售主任進(jìn)行退房操作，財(cái)務(wù)部根據(jù)退房批準(zhǔn)單和電腦通知退房清單辦理客戶退房手續(xù)。3.6 蓋章監(jiān)證管理3.6.1 公司公章管理人員根據(jù)銷售合同與電腦上列入已審核清單合同內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方能蓋章，同時(shí)對(duì)已蓋章合同電腦簽字確認(rèn)。3.6.2 經(jīng)營(yíng)部監(jiān)證經(jīng)辦人員應(yīng)在合同蓋章及收到現(xiàn)金交款單后2天內(nèi)將合同送到交易中心辦理合同監(jiān)證，并將送交時(shí)間進(jìn)行電腦登記；對(duì)于已監(jiān)證好的合同，應(yīng)將合同監(jiān)證時(shí)間、登記編號(hào)進(jìn)行電腦登記。3.7 按揭管理3.7.1 對(duì)于選擇按揭付款方式的客戶，電腦將自動(dòng)列入申請(qǐng)按揭客戶清單，置業(yè)顧問(wèn)按合

12、同規(guī)定時(shí)間及時(shí)收取按揭材料、出具材料收取證明單，并進(jìn)行電腦登記。3.7.2 銷售按揭經(jīng)辦對(duì)置業(yè)顧問(wèn)送交的客戶按揭材料進(jìn)行復(fù)核，并在電腦上進(jìn)行登記。如果送交的材料不齊全或不符合規(guī)定，按揭經(jīng)辦將不做審核。直到資料齊全為止。3.7.3 由按揭經(jīng)辦根據(jù)已審核材料及已監(jiān)證合同的清單作出送審銀行決定，按揭經(jīng)辦根據(jù)財(cái)務(wù)部安排，及時(shí)將貸款申請(qǐng)材料送交銀行審核并進(jìn)行電腦登記，并及時(shí)跟蹤了解。3.7.4 對(duì)于銀行已通過(guò)審核的客戶，按揭經(jīng)辦及時(shí)通知客戶前往簽字，并將合同送交易所辦理抵押監(jiān)證，辦妥抵押監(jiān)證后，在電腦上進(jìn)行登記。3.7.5 對(duì)于已完成抵押登記的貸款合同，財(cái)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)催促銀行放款，財(cái)務(wù)部對(duì)銀行放款的樓房單

13、元應(yīng)及時(shí)進(jìn)行電腦登記。3.8 接樓管理3.8.1 項(xiàng)目具備接樓條件時(shí)，財(cái)務(wù)經(jīng)辦根據(jù)所有已簽約清單結(jié)清尾款、違約金利息等各類款項(xiàng)后，進(jìn)行電腦確認(rèn)后，電腦自動(dòng)列入可正常接樓清單；未交清樓款提前接樓的樓盤(pán)，財(cái)務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)單確認(rèn)，電腦自動(dòng)列入可可提前接樓清單。3.8.2 經(jīng)營(yíng)部接樓經(jīng)辦根據(jù)可正常接樓清單、可提前接樓清單與客戶辦理接樓手續(xù)，并錄入通知接樓日期、實(shí)際接樓日期，經(jīng)營(yíng)部主任復(fù)核并進(jìn)行電腦確認(rèn)，電腦自動(dòng)列入已接樓清單和已提前接樓清單。3.9 產(chǎn)權(quán)管理3.9.1 公司通過(guò)產(chǎn)權(quán)總登記后，經(jīng)營(yíng)部經(jīng)辦根據(jù)產(chǎn)權(quán)處核定的建筑面積錄入到產(chǎn)權(quán)面積表中，由經(jīng)營(yíng)部主任復(fù)核，電腦自動(dòng)計(jì)算客戶應(yīng)增（減）面積樓款。3.9.2 經(jīng)營(yíng)銷售部根據(jù)核定面積及其他各項(xiàng)扣減金額調(diào)整原合同價(jià)，并提供產(chǎn)權(quán)處核定面積表單給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部復(fù)核無(wú)誤后生成新合同價(jià)，經(jīng)營(yíng)部與客戶簽訂補(bǔ)充合同。3.9.3 財(cái)務(wù)部根據(jù)新合同價(jià)與客戶進(jìn)行結(jié)算，所有款項(xiàng)收清后，銷售會(huì)計(jì)開(kāi)出購(gòu)房發(fā)票，財(cái)務(wù)主任審核確認(rèn)后，會(huì)計(jì)與客戶辦理?yè)Q取購(gòu)房發(fā)票手續(xù)，會(huì)計(jì)錄入發(fā)票號(hào)碼，客人領(lǐng)走時(shí)間，并進(jìn)行電腦登記。3.10 會(huì)員管理