公司日常費用報銷管理制度(成本費用稿)5.12

1、公司日常費用管理及報銷制度（草案）第一章總則第一條 為加強公司內(nèi)部管理， 進一步規(guī)范公司本部及分公司日常費用報銷流程 ,合理控制費用支出，根據(jù)公司法、會計法、會計基礎工作規(guī)范等法律法規(guī)，參照集團公司（下稱集團公司）財務管理制度，結(jié)合公司實際，特制定本制度。第二條 根據(jù)公司實際情況， 將日常費用報銷分為非生產(chǎn)性日常費用（包括差旅費、辦公費、業(yè)務招待費、市內(nèi)交通費、車輛使用費、通訊費、培訓費、會議費、其他費用等）和生產(chǎn)性日常費用（包括日常維護費、零星勞務等）。第三條本制度適用公司本部及各分公司。第二章日常費用報銷及流程第四條原始憑證有效性的規(guī)定1、報銷人應取得真實合法的原始憑證（ 1）印章：稅務局

2、監(jiān)制章 +開票單位發(fā)票專用章，如少其中一個印章發(fā)票無效。（ 2）財政機關批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)或繳款書。（ 3）郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單。2、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進行核實，避免假票。3、發(fā)票抬頭：必須填寫購買方全稱及納稅人識別號，不得用簡稱或有錯別字，如果是增值稅專用發(fā)票， 需提供給開票公司的完整開票信息。4、發(fā)票版面：不允許有任何涂改痕跡，包括金額、購貨方名稱以及1其他項目，即使對方手工涂改后再加蓋發(fā)票專用章也無效。5、當報銷人獲得增值稅專用發(fā)票時，注意查看專用發(fā)票抵扣聯(lián)是否加蓋了與銷貨方名稱

3、和稅號一致的發(fā)票專用章。同時，注意專用發(fā)票抵扣聯(lián)不能折疊，不能有痕跡，避免影響發(fā)票認證。6、取得發(fā)票時，注意所開具內(nèi)容必須與發(fā)生的經(jīng)濟行為及相關附件信息一致。7、電子發(fā)票不得重復報賬，財務部應對電子發(fā)票建立備查臺賬。8、發(fā)電廠的費用發(fā)票原則上必須取得增值稅專用發(fā)票，公司本部及其他分公司的費用索取普通發(fā)票即可。第五條費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求1、報銷單據(jù)填寫應整潔美觀，不得隨意涂改。2、報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據(jù)過大時應按報銷單大小折疊好）。各票據(jù)應均勻貼在粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致。3、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等

4、），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列。4、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。5、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。6、報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額一致； 報銷單據(jù)不得涂改，票據(jù)金額小于報銷金額的不予報銷。7、報銷時經(jīng)辦人和證明人（若有）須在發(fā)票背面簽名，有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認。第六條單據(jù)類型21、員工借款填寫借款單，無需附件。2、差旅費報銷， 填寫差旅費報銷單 后附住宿費、 過路費等發(fā)票。3、除上述 1、2 條外的其他業(yè)務報銷，現(xiàn)金支付的使用支付證明單，銀行支付的使用請款單，并按要求后附發(fā)票等原始憑據(jù)。第七條費用報銷審批流程1、公

5、司本部費用支付審批經(jīng)辦人（填寫“支付證明單、請款單”并黏貼合法完整票據(jù)）部門負責人部門分管領導（若有明確部門分管領導）財務負責人審批總經(jīng)理審批董事長審批財務部辦理。2、分公司（不含）日常生產(chǎn)、經(jīng)營費用資金支付審批經(jīng)辦人（填寫“支付證明單、請款單”并黏貼合法完整票據(jù)）部門負責人部門分管領導財務負責人審批分公司總經(jīng)理審批財務部辦理。3、公司與集團、 公司與分公司之間的內(nèi)部資金劃轉(zhuǎn)流程：財務部經(jīng)辦財務負責人審核財務部辦理。4、站日常生產(chǎn)、經(jīng)營費用資金支付審批經(jīng)辦人（填寫“支付證明單、請款單”并黏貼合法完整票據(jù)）部門負責人部門分管領導上堡水電站財務負責人上堡水電站總經(jīng)理。5、領導層的開支報銷須履行互簽

6、手續(xù)：總經(jīng)理、董事長的開支互簽；副總經(jīng)理的開支，由總經(jīng)理批準；設專職書記的分公司，分公司總經(jīng)理的開支報銷須經(jīng)專職書記審批；未設專職書記的分公司，分公司總經(jīng)理的開支報銷須經(jīng)副經(jīng)理、副書記等相當級別的副職審批。領導的司機不得作為經(jīng)手人報銷相關費用（汽車費用除外）。36、備用金借款的審批（ 1）備用金是為保證公司公務需要而設的， 因私不能借備用金。 員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經(jīng)批準后到財務部領取現(xiàn)金；在原有借款未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。（ 2）借款審批程序：借款人申請部門負責人部門分管領導財務負責人總經(jīng)理（分公司為分公司總經(jīng)理）審批財務部辦理。（ 3）員工完結(jié)事

7、務后， 在報銷時扣回借款并交回剩余現(xiàn)金。 因特殊原因當時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在發(fā)放工資時扣回。員工報賬歸還跨月借款時要求財務部出具還款收據(jù)，以免重復入賬。（ 4）每年 12 月 25 日前，原則上所有備用金借款都必須結(jié)清歸還。第八條 重大事項審批權(quán)限一般專項工程項目（包括大修、技改、專項工程等）、重大專項工程項目的上報、實施嚴格按照集團公司相關規(guī)定執(zhí)行。涉及使用國家專項資金的項目完成后，須按照國家有關規(guī)定進行項目竣工結(jié)算審計。1、分公司的以下事項須經(jīng)分公司班子成員會議（1）一般專項工程項目的上報。（2）單項 3 萬元以上的非生產(chǎn)性開支，以及10 萬元以上的生產(chǎn)開支、物資或設備采購、一般專

8、項工程項目實施，其中需經(jīng)集團批復的要先批復才能實施。2、以下事項須經(jīng)實業(yè)公司總經(jīng)理辦公會議（ 1）本部及各分公司的年度預算編制和分配方案。（ 2）分公司單項 50 萬元以上的一般專項工程、重大專項工程項目上報集團公司。4（3）涉及使用國家專項資金的項目上報及實施。3、耒楊發(fā)電廠的煤炭采購定價、結(jié)算以及質(zhì)量管理等事項均須經(jīng)耒楊發(fā)電廠的煤炭管理委員會會議。相關會議紀要報實業(yè)公司備案。第九條報銷時間的規(guī)定1、原則上在完成審批流程后財務方予報銷，為了提高工作效率，遇特殊急付報銷，在領導出差情況下，允許電話請示報銷后補簽。2、原則上超過三個月以上（含三個月）的費用將不予報銷，特殊情況需經(jīng)董事長、總經(jīng)理或

9、分公司總經(jīng)理同意。第三章日常費用的審批管理第十條日常費用審批管理1、公司本部費用審批權(quán)限屬公司總經(jīng)理及董事長，分公司審批權(quán)限屬分公司總經(jīng)理及支部書記或?qū)Ｂ毟睍洝?、審批人應當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。3、資金支付的批準方式為書面形式。4、各級審批、審核人員職責：經(jīng)辦人對業(yè)務真實性合理性負責。部門負責人審核真實性和合理性。 部門分管領導審核真實合理性和可行性。財務負責人審核票據(jù)合法性、合規(guī)性，核定報銷金額，并審核是否在預算范圍內(nèi)。董事長、總經(jīng)理（或分公司總經(jīng)理）審批是否同意支出。各審批審核人員審批時必須要有明確的審核審批意見。5、公司及分公司的費用支付以“誰批準、誰負責”為原則，

10、經(jīng)辦人、審核人、批準人要對由本人經(jīng)辦、審核批準支付的費用承擔相應責任，以防范資金風險，保證資金的安全。（1）費用報銷人不得徇私舞弊、弄虛作假違規(guī)違紀報銷費用。5（ 2）審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下不得簽字準予報銷。6、財務人員在收到報銷單據(jù)后應審核報銷單據(jù)的填寫、粘貼是否規(guī)范，是否經(jīng)過有效批準，所附單據(jù)是否合法合規(guī)等，對符合要求的報銷單據(jù)應及時審核，經(jīng)逐級審批后交與出納付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。7、出納收到報銷單后應檢查部門負責人、各級審批人員簽名等是否齊全，對審批手續(xù)齊全的報銷單據(jù)應及時給予報銷，對不符合審批手續(xù)的報銷單有權(quán)拒絕報

11、銷或付款。8、本制度涉及所有費用的使用應厲行節(jié)約，并嚴格執(zhí)行集團公司的預算管理，將費用控制在年度預算范圍內(nèi)，不得無故超支。第四章非生產(chǎn)性日常費用管理第十一條差旅費1、公司本部及分公司員工因公出差時提前填寫出差審批表，出差期限應該由派遣分管領導視情況而定。員工將出差審批表交于公司或分公司人力資源管理部門， 以記錄考勤， 若因工作需要延長出差時間的，應打電話向分管領導請示。3、董事長、總經(jīng)理出差相互知會后，告知綜合辦公室。分公司總經(jīng)理出差須報告董事長或總經(jīng)理，并知會分公司綜合辦公室。4、差旅費標準出差所發(fā)生的交通費、住宿費、出差伙食補貼等按以下標準在限額內(nèi)實行實報實銷，超出部分不予報銷。職 務差旅

12、費標準6交通方式及費用住宿費伙食補市內(nèi)交通費（憑票實報報銷）（元 /人.天）（元 /人.天）出租車一二一二高鐵其他飛火輪（元/人.天）類類類類或交通機車船一類二類地地地地動車工具地區(qū)地區(qū)區(qū)區(qū)區(qū)區(qū)董事長經(jīng)濟二軟二等實報實報實報4003208050總經(jīng)理艙等臥艙實銷實銷實銷副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理助理、 分經(jīng)濟二軟二等實報實報實報3502808050公司總經(jīng)理及享受艙等臥艙實銷實銷實銷同等待遇員工公司部門正副職、分公司副總經(jīng)理經(jīng)濟二硬二等據(jù)實據(jù)實實報2802308050及享受同等待遇艙等臥艙報銷報銷實銷員工分公司部門正副硬二等據(jù)實據(jù)實實報職及享受同等待二等2402008050臥艙報銷報銷實銷遇員

13、工硬二等據(jù)實據(jù)實實報其他人員二等2001808050臥艙報銷報銷實銷4.1、地區(qū)分類：一類地區(qū)指直轄市、省會城市、深圳、珠海、杭州。二類地區(qū)指除上述地區(qū)以外的其它地區(qū)。74.2、交通方式及交通費說明（ 1）“其他交通工具”是指除出租車以外的其他市內(nèi)交通工具，如公共汽車和地鐵等。（ 2）連續(xù)乘坐火車時間超過 12 小時 ,或在當日二十時至次日七時時間段內(nèi)乘坐火車超過 6 小時的 ,可購本人標準臥鋪票。（ 3）特殊情況需要乘坐超過本人標準的交通工具時，董事長、總經(jīng)理需先征得集團公司分管領導的同意，分公司總經(jīng)理需先征得公司董事長或總經(jīng)理的同意，其他人員需先征得相關分管領導的同意 ,并由分管領導簽字后

14、方可報銷。（ 4）不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。部門正副職及其以下員工出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)分管領導批準后方可乘坐飛機。（ 5）到達目的地后，因特殊原因等需乘坐出租車的，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。4.3、住宿費報銷說明（ 1）住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票， 實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，節(jié)余部分的 30% 作為獎勵金發(fā)給個人，超出標準部分自行承擔。為同一日和同一地點往返的 ,在取得同行最高職務員工同意的前提下 ,住宿標準可以按同行最高職務員工標準封頂報銷。（ 2）住宿費標準為一個標準間標準。 同性兩人一道出差可一同住宿的，住宿標準

15、可提高 40% ，但不再計算節(jié)余部分獎勵。4.4、出差期間招待客戶需事先經(jīng)主管領導同意后方可報銷招待費，回來后補辦申請手續(xù)?；锸逞a助費按實際誤餐餐數(shù)計算。因業(yè)務需要有8宴請的 ,陪餐人員按各自標準每餐扣當天40% 伙食補助費。4.5、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。出差員工須在“差旅費報銷單”的“報銷事項的扼要說明”一欄中予以說明。4.6、未享受通訊費補貼的員工出差,按實際出差天數(shù)核定通訊費補貼,標準為 10 元/人·天,最高限額為 120 元/人·月,隨次月工資發(fā)放。4.7、由集團公司統(tǒng)一安排調(diào)配到異地工作的已婚管理人員,1 個月內(nèi)可報 4

16、次往返工作地與居住地的汽車或高鐵費用。4.8、出差人員報銷差旅費時，需填寫差旅費報銷單，并附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票，其他費用憑發(fā)票報銷。4.9、報銷差旅費須在回公司十個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預支差旅費。第十二條辦公用費用1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。由本部或各分公司的綜合辦公室統(tǒng)一負責經(jīng)辦和管理，并做好采購入庫工作。2、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報部門負責人和分管領導審批后，由綜合辦公室統(tǒng)一安排印制。3、各部門所需辦公用品， 統(tǒng)一到綜合辦

17、公室領用， 并做好領用登記。4、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。5、個人領用的辦公用品、工具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。96、綜合辦公室購買辦公用品時，需填報采購計劃經(jīng)分管領導批準后實施采購，報銷時須附購買清單并加蓋銷貨方章。對于快遞費，可以與取件人采取簽單的形式，定期開發(fā)票一次。第十三條業(yè)務招待費1、公務接待應當堅持有利公務、務實節(jié)儉、反對鋪張浪費。要根據(jù)接待人數(shù)合理安排菜色品種和份量，嚴禁大吃大喝， 杜絕浪費，做“光盤”行動典范。2、公司或分公司相關部門因公接待須事先經(jīng)主要負責人或分管負責人審核認可后，嚴格按標準安排接待,原則上

18、不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（董事長、總經(jīng)理及分公司總經(jīng)理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、嚴格按照規(guī)定標準用餐。本部及有食堂的分公司，應盡量安排在食堂就餐。嚴格控制陪餐人數(shù)， 接待對象在 10 人以內(nèi)的，原則上對口陪餐人數(shù)不得超過3 人；超過 10 人的，原則上不得超過接待對象人數(shù)的三分之一，特殊情況須經(jīng)董事長、總經(jīng)理及分公司總經(jīng)理審批。4、宴請不得提供魚翅、 燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴，不得提供香煙，特殊情況提供酒水須經(jīng)董事長、總經(jīng)理或分公司總經(jīng)理批準。不得安排到私人會所、高消費餐飲場所。5、接待住宿應當在協(xié)議酒店安排，

19、執(zhí)行協(xié)議價格，并以標準間為主。6、不得組織旅游和與公務活動無關的參觀，不組織到營業(yè)性娛樂、健身場所活動，不以任何名義贈送禮金、有價證券、紀念品和土特產(chǎn)品等。7、接待費用報銷憑證應包括接待申請（承辦）單、發(fā)票及相關附件，10并先經(jīng)接待批準領導審批。招待費發(fā)票統(tǒng)一索取普票，發(fā)票內(nèi)容不得出現(xiàn)“煙、高檔酒、禮品、土特產(chǎn)、服務費”等字樣。8、因員工加班需要發(fā)生誤餐費，須先征得分管領導同意，報銷時需注明加班事由、加班人員，經(jīng)部門負責人和分管領導的審批。9、其它非公招待客人一律個人承擔。第十四條市內(nèi)交通費市內(nèi)辦理業(yè)務的員工原則上應盡量安排公車或乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車或自用車的，必須事先取得部門

20、負責人的批準，報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內(nèi)容。第十五條車輛使用費所有公車統(tǒng)一歸口綜合辦公室或分公司綜合辦公室管理和調(diào)度。1、車輛的使用：員工外出辦事需用車的，應填寫用車登記表，注明派車事由、用車時間、出車地點、預計公里數(shù)等信息，綜合辦公室依據(jù)各部門工作的輕重緩急和業(yè)務的重要性順序派車，統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配車輛。2、車輛的保管： 公司所有車輛鑰匙由綜合辦公室統(tǒng)一保管。未出車時，車輛應停放于公司或分公司指定停車場。3、無論任何時間段， 出車返回后， 必須將車輛停放在公司或分公司指定的停車場，未經(jīng)綜合辦公室同意，任何人員不得擅自將公司車開回家存放或開出停車場私用。 節(jié)假日或業(yè)余時間車輛

21、的使用應呈請董事長、總經(jīng)理或分公司總經(jīng)理批準后方可用車。4、嚴禁公車私用，禁止使用公車參與一切私人活動。5、公司所有車輛統(tǒng)一辦理油卡加油，一車一卡， 油卡由綜合辦公室11管理，不得外借。除出差可以在異地加油外，均須憑卡加油，否則費用自理。6、因公需自駕車外出辦事， 須經(jīng)董事長、 總經(jīng)理或分公司總經(jīng)理同意，并嚴格遵守交通法規(guī)。7、車輛維修保養(yǎng)時需填制報修單，經(jīng)綜合辦公室及分管領導同意后方可維修（異地故障電話請示，后補手續(xù)）。8、車輛使用發(fā)生的加油費、路橋費、洗車費、車險等報銷時應注明費用發(fā)生時間、車輛車牌號，不得將多輛車費用合并報銷。維修保養(yǎng)報銷時須附報修單、修理單位打印或蓋章的物料及工時結(jié)算單

22、。9、每月綜合辦公室將用車登記表、加油回執(zhí)交財務部， 財務部須每月對公司車輛的行駛公里數(shù)及用油量進行核查，并及時上報。第十六條通訊費通訊費按工作需要在定額范圍內(nèi)執(zhí)行實報實銷，超支自付。（1）公司本部電話費補貼標準如下表：序號職務類別月補貼標準 (元)1黨委書記、董事長7002總經(jīng)理7003黨委副書記、副總經(jīng)理5004財務總監(jiān)5005總經(jīng)理助理5006工會主席2007中層正職（含副職主持工作）2608中層副職12012（2）分公司電話費補貼標準如下表：序號職務類別月補貼標準 (元)1支部書記、總經(jīng)理4002副支部書記、副總經(jīng)理3003總經(jīng)理助理2604工會主席2005中層正職（含副職主持工作）1

23、206中層副職80（ 3）兼任不同職務類別的人員， 只能選擇一個標準享有電話費補貼。（ 4）享有上述補貼的人員憑電話費發(fā)票在標準內(nèi)報賬。第十七條員工培訓費1、培訓費用由公司或分公司的人力資源部門統(tǒng)一備案、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。2、費用發(fā)生前受訓部門應向人力資源部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經(jīng)費，經(jīng)人力資源部門審核、主管領導審批后送一份至財務部門。3、費用使用部門應按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用，報銷時須附上審批單、培訓費發(fā)票及相關附件。第十八條會議費1、各部門因工作需要參加各種會議的，應寫申請報告， 詳細注明會議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，后附“會議邀請函”，經(jīng)部門負責人核實、主管領導簽字后方可前往。2、參會人員應嚴格控制費用開支，除會議組織方安排的食宿、交通13外，出差期間的費用參照差旅費