商務(wù)書信格式

1、商務(wù)書信格式導語：書信擁有悠久的歷史且世界各國的人們都有使 用。書信在人類的交流與溝通的歷史上占有重要地位。下面 是由小編整理的關(guān)于商務(wù)書信格式范文。歡迎閱讀！商務(wù)書信格式范文概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見的商務(wù)信函標題有以下兩種形式：1、由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付 打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函” 等。2、先寫“事由”二字，加冒號提示，然后直接標寫該 信函的內(nèi)容，如“事由：機動車索賠”。3、函號函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信 函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。函號位置一般出現(xiàn)在標

2、題右下方或信頭的左上方。常見的有兩 種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函XXXXx號”或正文正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問 題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實有 據(jù)，行文禮貌。1、問候語問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函 必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般 用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”，“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親 雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激” 等詞語表示感謝來函。2、主體主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事 項。不同的商務(wù)信函的內(nèi)

3、容是不同的。一般包括以下兩個內(nèi) 容：說明發(fā)函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等 內(nèi)容；復函則要引敘對方來函要點，以示復函的針對性。說明發(fā)函事項。主體表達信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細地 陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項，闡明 自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚， 表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事 項兩部分；答復函的正文主體包括答復緣由、答復內(nèi)容兩部 分；商品報價函的正文主體包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā) 貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等。如 果正文主體

4、內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如 果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。3、結(jié)尾語正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以 簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強調(diào)發(fā)函的日的。如請 求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回 函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語視發(fā)信人 與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當?shù)皿w。信尾部分包括四部分內(nèi)容。1、祝頌語所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身 的請候語和收信人的安好語兩部分：(1) 請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬?！薄ⅰ绊橅灐?、“恭祝”等。(2) 安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對

5、對方的 尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆” 等。2、簽署簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可 根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位 名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示 對信函的內(nèi)容負責。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。3、日期日期一般是發(fā)信具體時間。商務(wù)信函因為涉及商務(wù)業(yè)務(wù)往來，務(wù)必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式：(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如XXXX年八月十八日。(2 )阿拉伯數(shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字 寫明發(fā)信日期，如 20XX年8月18日。(3) 國際標準簡寫法形式。即在信函簽

6、署下方用阿拉伯 數(shù)字標記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0"，女口 20XX年08月18日。無論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如20XX年08月08日，不能寫成“ XX年08月08 日”。4、附件附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報價單、發(fā)票、確認書、單據(jù)等。如果需要標注附件的，在信函簽署的 下方可以標注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標注附 件一、附件二等。xx市興達貿(mào)易有限公司：貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴 20xx年1月 7日購買電腦桌合同中，所收的 35套黃花牌電腦桌部分 出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視， 現(xiàn)已就此事進行調(diào)查。經(jīng)有關(guān)邵門查實：我廠生產(chǎn)的XXXX型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分 電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造 成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司 盡快提供電腦桌受損的詳細數(shù)字及破損程度，以及公證人證 明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失